ITSS實(shí)例文件-項(xiàng)目溝通管理制度-模板

1、項(xiàng)目溝通管理制度XXX有限公司項(xiàng)目溝通管理制度文檔編號ITSS-8-06密級內(nèi)部公開版本號VI. 0受控狀態(tài)受控作者XXX有限公司發(fā)布日期XX年X月X日7修訂記錄版本號修訂內(nèi)容修改人修改日期審核人VI. 0創(chuàng)建XXXX月X日XXX目錄一職責(zé)和權(quán)限41. 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人42. 項(xiàng)目經(jīng)理43. 項(xiàng)目成員4二、制度內(nèi)容51. 溝通定義52. 溝通內(nèi)容52.1 與客戶的溝通52.2 與上層領(lǐng)導(dǎo)的溝通52.3 項(xiàng)目內(nèi)部溝通62.4 與接口部門的溝通62.5 其它溝通73. 溝通執(zhí)行74. 溝通總結(jié)75. 其它7一職責(zé)和權(quán)限1 .項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1）主導(dǎo)與客戶、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、接口部門、公司決策層等干系人的溝通

2、， 確保溝通的多維度、全面覆蓋，并明確溝通的方式、頻率及相關(guān)要求，確保 溝通的有效性；2）與重點(diǎn)干系人溝通，獲取干系人需求，確保干系人理解項(xiàng)目的利益和風(fēng)險(xiǎn)， 增加項(xiàng)目成功的概率；3）定期通報(bào)項(xiàng)目溝通的進(jìn)展情況。2 .項(xiàng)目經(jīng)理1）負(fù)責(zé)干系人管理，做好項(xiàng)目成員、客戶、接口部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、公司決策 層等的溝通工作，確保信息的有效傳遞；2）選擇溝通媒介和技術(shù)，決定在項(xiàng)目中使用何種溝通方法，并決定使用的方法 和時(shí)間，通過正確的方式、正確的時(shí)間傳遞正確的信息，發(fā)揮溝通的效果；3）組織完成溝通記錄，使溝通信息有備可查。3 .項(xiàng)目成員1）明確自己的溝通范圍和途徑，在項(xiàng)目進(jìn)展中，根據(jù)需要及時(shí)與項(xiàng)目成員、項(xiàng) 目

3、團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、接口部門及決策層進(jìn)行溝通；2）進(jìn)行技術(shù)討論、經(jīng)驗(yàn)交流、培訓(xùn)需求等相關(guān)溝通；3 ）結(jié)合本職崗位提出合理化建議意見，為項(xiàng)目出謀劃策。二、制度內(nèi)容1 .溝通定義1）常見信息溝通形式:方式正式的非正式的口頭方式演講，報(bào)告，匯報(bào)，談判，會議談話，電話，打招呼書面方式合同，報(bào)告，會議紀(jì)要，報(bào)表，備忘錄筆記，便條非語言溝通手語，信號燈，音樂表情，聲調(diào)，擁抱，握手工具溝通電話、傳真、Email、手機(jī)、微信、面對面、快遞2）常見溝通方式比較:方式特點(diǎn)適用場景正式書而適合保存、內(nèi)容不走樣、有格式要求根據(jù)合同進(jìn)行的溝通正式口頭速度快，不易保存，需要很多條件項(xiàng)目啟動會非正式口頭效率高某個(gè)團(tuán)

4、隊(duì)成員表現(xiàn)不太好非正式書面適合保存，格式?jīng)]有要求團(tuán)隊(duì)成員的筆記、便條、即時(shí)貼2 .溝通內(nèi)容1.1 與客戶的溝通客戶主要關(guān)注項(xiàng)目的成本和質(zhì)量，對于增加投入，產(chǎn)品質(zhì)量及項(xiàng)目進(jìn)度方面 的問題，應(yīng)盡早溝通，說明原因，使客戶能及時(shí)理解。與客戶正式的溝通保存溝 通記錄。1.2 與上層領(lǐng)導(dǎo)的溝通項(xiàng)目經(jīng)理須及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋有關(guān)項(xiàng)目延期、成本增加、質(zhì)量問題等信息,盡早溝通，說明原因，使上層領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解并作出決策，必要時(shí)調(diào)整相關(guān)計(jì)劃。1.3 項(xiàng)目內(nèi)部溝通項(xiàng)目內(nèi)部溝通指項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目中進(jìn)行的溝通，包括技術(shù)討論、經(jīng)驗(yàn)交流、日常溝通、管理溝通和專家支持等。溝通內(nèi)容溝通方式溝通輸出應(yīng)用管理溝通面對而、會議、電話、

5、傳真、電子郵件人員績效、日志、周報(bào)、月報(bào)、項(xiàng)目問題 清單及跟蹤、項(xiàng)目過程相關(guān)資料、項(xiàng)目人 員需求、項(xiàng)目干系人登記冊及時(shí)掌握項(xiàng)目信息，根 據(jù)結(jié)果合理協(xié)調(diào)項(xiàng)目 進(jìn)展技術(shù)討論而對而、會議、電話、 電子郵件、BBS,即時(shí) 聊天工具會議紀(jì)要、總結(jié)結(jié)論將相關(guān)技術(shù)應(yīng)用到項(xiàng) 目過程當(dāng)中，協(xié)助制定 項(xiàng)目決策經(jīng)驗(yàn)交流面對而、電話會議、視 頻會議、電話、電子郵 件、BBS、即時(shí)聊天工 具會議紀(jì)要、總結(jié)結(jié)論結(jié)合己有的經(jīng)驗(yàn)做好 當(dāng)前項(xiàng)目專家支持而對而、電話會議、視 頻會議、電話、電子郵 件、BBS、即時(shí)聊天工 具會議紀(jì)要、技術(shù)方案等建立團(tuán)隊(duì)，將技術(shù)方案 應(yīng)用到項(xiàng)目中日常溝通面對而、電話會議、視 頻會議、電話、電子郵 件

6、、BBS、即時(shí)聊天工 具、傳真、快遞會議紀(jì)要、其它需要獲知的信息討論和解決與項(xiàng)目主 題相關(guān)的問題，解決沖 突，更好掌控整個(gè)項(xiàng) 目，確保按時(shí)保質(zhì)完成1.4 與接口部門的溝通溝通對象溝通內(nèi)容運(yùn)維部負(fù)責(zé)溝通了解客戶需求，了解競爭對手信息、供應(yīng)商信息等。行政部負(fù)責(zé)溝通了解供應(yīng)商信息，備機(jī)備件情況等。質(zhì)量管理組負(fù)責(zé)溝通了解、監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)展情況財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)定期審核、監(jiān)督項(xiàng)目費(fèi)用相關(guān)情況。人力資源部負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目人員的支持儲備，根據(jù)項(xiàng)目需求及時(shí)進(jìn)行增補(bǔ)、培訓(xùn)等工作1. 5其它溝通溝通還包括與其他干系人，如與供應(yīng)商的溝通等。3 .溝通執(zhí)行1）為了保證信息被接收者接到，所有的溝通方式，必須有反饋機(jī)制；2）根據(jù)溝通情況進(jìn)行溝通報(bào)告，如定期報(bào)告、階段審查和緊急報(bào)告；3）信息接收者在確認(rèn)接收到信息的同時(shí)，還必須保證正確理解信息，以確保信 息正確傳遞。4 .溝通總結(jié)項(xiàng)目所有溝通必須有結(jié)論和輸出，輸出可以是郵件、會議紀(jì)要或簡單的溝通 記錄，并經(jīng)溝通各方確認(rèn)。5