辦公室管理簡答題

1、簡答題：1、簡述辦公室的主要特點(diǎn)。答：(1)輔助性，(2)綜合性，(3)服務(wù)性2、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善某”的理解。答：( 1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。(2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“參政”意識(shí)過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動(dòng)。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、

2、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。3、簡述辦公設(shè)備使用規(guī)范。答：(1)必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。(2) 必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任務(wù)人隨意使用，除非配置給個(gè)人專用或指定公用的。(3) 注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。(4) 未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。(5)辦 公 設(shè) 備的使用環(huán)境溫度為 5OC 到 35OC,相對溫度為 20%至 85%,過低需用加溫器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5 米左右有效影響距離。( 6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。4、簡述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意

3、事項(xiàng)。答：( 1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全；( 2)儲(chǔ)藏需要的面積取決于單位的大?。? 3)合理擺放。例如在柜中和儲(chǔ)藏室放置物品，必須清楚地加標(biāo)簽，發(fā)迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊 物品的下面或后面等；( 4)儲(chǔ)藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到；( 5)辦公用品保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中；( 6)訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。5、簡述調(diào)查研究的三個(gè)階段及其主要任務(wù)。答：( 1)準(zhǔn)備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求；( 2)實(shí)施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集整理材料、

4、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果；( 3)完成階段，主要是撰寫調(diào)研報(bào)告。6、簡述辦公室督查工作的方式。答：( 1)現(xiàn)場督查； ( 2)會(huì)議督查； ( 3)書面督查； ( 4)電話督查； ( 5)互聯(lián)網(wǎng)督查。7、簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。答：( 1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。( 2)按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活動(dòng)工作環(huán)境。8、簡述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。答：( 1)定時(shí)打開信箱，及時(shí)處理電子郵件；( 2)重要信訪，及時(shí)報(bào)請；( 3)轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦；( 4)網(wǎng)絡(luò)保密，脫機(jī)閱讀

5、。9、簡述第三代時(shí)間管理的 ABCD 法則及其內(nèi)容。答：( 1)重要及緊急必須立刻做。(2)緊急但不重要在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。( 3 )重要但不緊急只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。( 4 )既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)有閑工夫再說。10、 簡要回答公文寫作的五部曲。答：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準(zhǔn)確、全面、提煉，增加“貼近度“；第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題；第三步，把握常用思維方法：模式化思維、對象化思維、辨證思維、散點(diǎn)思維、求同存異思維； 第四步，牢記擬寫公文要素及要求；第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。11、 簡要回答起草請求的“五

6、步棋” 。答：第一，因?yàn)槭裁凑埱髮υ?、目的進(jìn)行說明；第二，請求什么問題提出請示的主題內(nèi)容；第三，怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案；第四，請求上級(jí)回復(fù)結(jié)尾用語的使用；第五，有無附件需要說明根據(jù)需要確定使用附件與否。12、 簡述公文校對工作要求。 答：（1）校正、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、格式等錯(cuò)漏；（2）解決統(tǒng)行、倒板、編面等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；（3）進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理；（4）需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對符號(hào)；（5）對于重要的或者大量印刷的公文，應(yīng)實(shí)施三校，四校，以確保公文的正本不出差錯(cuò)。13、簡答電子公

7、文處理過程的五個(gè)環(huán)節(jié)。 、答：（ 1）創(chuàng)建 :根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程；（2）辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作；（3）交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞；（4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)；（5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。14、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。答：一、公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素是：1）主體：社會(huì)組織；2）客體：公眾；3）手段：傳播途徑。二、公共關(guān)系的原則是：（1）公眾利益至上；（2）實(shí)事求是；（3）互惠互利；（ 4）雙向溝通；（ 5）始終如一；（6）開拓創(chuàng)新；（7）整體統(tǒng)一。15、 衡

8、量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？ 答：（1）會(huì)議是否確有召開的客觀必要性；（2）會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；（3）會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；（4）會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位；（5）各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。16、 簡述會(huì)議的積極作用。 答：（1）交流信息，互通情報(bào)；（ 2）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策；（3）增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)；（ 4）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)；（5）帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。17、 簡述會(huì)務(wù)管理的要求。 答：（1）會(huì)前的最后檢查：工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心；（2）組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)；（3）做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)：溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)；（ 4）會(huì)議記錄與保密：業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則

9、性；（5）會(huì)議后勤保障：服從分配協(xié)作意識(shí)好。18、提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法和措施答：案例題1、問題：請你分析小曹這樣做的對不對？錯(cuò)在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 答：（1）小曹犯了多頭請求的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)公工、單身請求的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請求了，就應(yīng)該按孫的意見，不應(yīng)多頭請求；（2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照執(zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請求，遵照總經(jīng)理的意見辦，并

10、請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2、問題：陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？ 答：一、她的犯的一個(gè)錯(cuò)，分別是：（1）該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量） ；（2）該記的沒有記錄（對的姓名、公司、電話號(hào)碼） ；（3）該說的沒有說（沒有及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)） ；（4）不該說的卻說了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請求） ；（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯(cuò)誤，也沒有必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地） 。 二、她在電話禮儀方面還犯了以下兩點(diǎn)錯(cuò)誤：（1）鈴響了沒有自報(bào)家門；（2）不等對方說完，就“啪“掛上電話。3、問題

11、：（1）文秘人員接聽電話時(shí)，首先應(yīng)做些什么？電話結(jié)束后又應(yīng)做些什么？ 答：文秘人員接聽電話時(shí)，首先應(yīng)自報(bào)家門。掛斷電話應(yīng)該遵循“誰先打出誰先掛“的原則。丁秘書做錯(cuò)了。（ 2） 假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎么說？ 答：丁秘書在朱磊第二次來電時(shí)，就應(yīng)告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時(shí)，丁秘書應(yīng)該說： “你的事情，我已 經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會(huì)主動(dòng) 與你聯(lián)系的。謝謝！ “（ 3） 文秘人員怎樣審查來電？上體做法怎樣？ 答：審查來電時(shí)應(yīng)該詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號(hào)碼，然后請求上司是否想與對

12、方通話。如上司同意通話，可 打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想辦法拒絕對方。（4）文秘人員替上司審查來電時(shí)應(yīng)遵偱什么原則？ 答：在電話中應(yīng)既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕“，又不得在言語、行動(dòng)上失禮，冒犯對方。4、問題：你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤？他應(yīng)該怎么做？ 答：（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧“，辦公室人員不能替上司做主；（ 2）接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；（3）對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)給上司；（4）應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；（5）對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（ 6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。5、問題

13、：你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答：（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（ 2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意： “我替你拿可以嗎？“；（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（ 4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下“；（ 5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。6、問題：你認(rèn)為小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（1）應(yīng)該搞清楚銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（ 2）打印好書面通知

14、；（3）在 3 天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人；（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（ 5）通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間） 、地點(diǎn)；（6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作。7、問題：小萬錯(cuò)在哪里 ?應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？答：（1）會(huì)議通知缺少主題（議題） ；(2)時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；(3)請哪些人出席不明確。(4)發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議岀席者手上，可進(jìn)行說明解釋。如本人不在，應(yīng)請代收人(或秘書)簽字，打電話確認(rèn)是否岀席。二、設(shè)計(jì)題1、幾位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)布置任務(wù)怎么辦？面對兩位領(lǐng)

15、導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，李助理陷入左右為難的境地請你為李助理設(shè)計(jì)一個(gè)合理的應(yīng)對之策。答：(1 )李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項(xiàng)；(2)李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)；(3)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把參與查找人員名字講一下2、設(shè)計(jì)一份 A4 白文件紙庫存記錄卡。庫存記錄卡項(xiàng)目：A4 白文件紙單位(數(shù)量包)1 令=500 頁庫存參考號(hào)最大庫存量最小庫存量再訂貨量備注B4100 令15 令25 令物品接收物品發(fā)放接收日期接收數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商發(fā)放日期發(fā)放數(shù)量申請?zhí)柹暾埐块T余額3、設(shè)計(jì)一份電話記錄卡。電話記錄卡來電者姓名來電者姓別來電者單位部門來放時(shí)間年月日時(shí)分通話要點(diǎn)1.2.結(jié)束時(shí)間年月日時(shí)分處理要點(diǎn)1交由進(jìn)行處理2.請由一一盡快回復(fù)記錄人4、設(shè)計(jì)一個(gè)開業(yè)典禮的籌備工作流程。(1)開業(yè)典禮的輿論宴會(huì)工作可運(yùn)用傳播媒價(jià)在報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示;(2)要做好來賓邀請工作；(3)發(fā)放請柬；(4)現(xiàn)