從小行政到大行政的職能轉(zhuǎn)變

1、行政部創(chuàng)新 成果展ZK從“小行政”到“大行政”的職能轉(zhuǎn)變立足行政機(jī)制創(chuàng)新構(gòu)建全新管理體系創(chuàng)新是企業(yè)的靈魂，創(chuàng)新是社會(huì)前進(jìn)不息的動(dòng)力。沒有創(chuàng)新，企 業(yè)核心競爭力就難以提升。樂山電力是一個(gè)以電力為支柱，兼營自來水、燃?xì)?、賓館、旅游等多領(lǐng)域發(fā)展的上市公司。公司 18年的發(fā)展 史，是從無到有，從小到大，依靠自主創(chuàng)新、管理創(chuàng)新不斷發(fā)展的歷 史。特別是進(jìn)入21世紀(jì)的今天，管理創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步在公司跨越 發(fā)展中發(fā)揮了越來越重要的作用， 更是公司可持續(xù)發(fā)展的源泉和 動(dòng)力。隨著公司改革的深入推進(jìn)，“2+3”事業(yè)部制管理模式的不斷 完善，為公司行政系統(tǒng)的改革及功能優(yōu)化發(fā)揮，帶來了機(jī)遇和活力，使公司行政管理工作開始從

2、傳統(tǒng)的事務(wù)性工作，向現(xiàn)代企業(yè)全方位行政管理方向邁進(jìn)。今年上半年 ,公司行政部以建立健全 現(xiàn)代企業(yè)行政管理體系為基礎(chǔ)， 對(duì)行政工作管理各要素進(jìn)行了科 學(xué)的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)了從“小行政”到“大 行政”的現(xiàn)代企業(yè)管理職能轉(zhuǎn)變，有效促進(jìn)了企業(yè)管理流程的簡 明優(yōu)化，提高了效率，降低了管理費(fèi)用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營工作 提供了有力保障。行政部正式成立半年多來，不斷創(chuàng)新管理，構(gòu) 建、整合、實(shí)施，行政部管理工作取得了良好的成果，現(xiàn)向大會(huì) 匯報(bào)如下：i1、 通過構(gòu)建行政“事業(yè)部”制體系，創(chuàng)新行政管理機(jī)制企業(yè)行政管理是企業(yè)行政部門從事管理企業(yè)行政事務(wù)的有效活動(dòng)。 經(jīng)過長期企業(yè)行政工作管理的實(shí)踐，我們

3、主張公司行政管理就是以全面提高組織效能，為生產(chǎn)經(jīng)營工作提供必要保障為目的， 并對(duì)公司內(nèi)部辦公事務(wù)等構(gòu)成要素及其流程進(jìn)行全面的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)的管理活動(dòng)。在行政部成立以前，公司行政管理工作主要是進(jìn)行日常的文書收發(fā)、會(huì)議接待、聯(lián)絡(luò)等文秘工作及后勤事務(wù)，這是企業(yè)傳統(tǒng)的“小行政”工作管理模式。這種工作管理模式偏離了公司的主營業(yè)務(wù)，成為了一個(gè)職能單一，純粹事務(wù)性工作的單元；行政管理職能不知不覺被弱化，一方面橫向協(xié)調(diào)和有效溝通不暢；另一方面，縱向管理不到位, 下屬各分廠、分公司在最大限度地使用了總公司的資源同時(shí)，卻又最大限度地?cái)[脫了總公司對(duì)它的監(jiān)控。行政管理的監(jiān)督、協(xié)調(diào)乏力，管理執(zhí)行不力，從而

4、導(dǎo)致行政管理工作在公司中擔(dān)負(fù)的組織效能、公關(guān)協(xié)調(diào)、參謀助手、企業(yè)管理等功能不能達(dá)到真正發(fā)揮, 不利于企業(yè)的集中管理和效率的提升。2005 年，在公司機(jī)構(gòu)改革的進(jìn)程中，行政管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)改革提上了議事日程。在機(jī)構(gòu)改革中，我們認(rèn)識(shí)到，公司的行政管理體系不應(yīng)局限于專門的行政部門，現(xiàn)代大型集團(tuán)化公司比較理想的行政體系是全面構(gòu)建行政事業(yè)部體制。是以總經(jīng)理為最高首長、由主管副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門具體實(shí)施、操作，其觸角深入到公司的各個(gè)部門和下屬單位內(nèi)部方方面面的一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。它的作用就是承擔(dān)公司的經(jīng)營管理指揮，對(duì)外對(duì)內(nèi)宣傳，上下左右協(xié)調(diào)，各種內(nèi)外事務(wù)處理等全面行政管理工作，推動(dòng)和保證公司生產(chǎn)經(jīng)營

5、工作及其信息流的有效運(yùn)行和相互協(xié)調(diào)。即“扁平化”管理模式，該模式使組織結(jié)構(gòu)簡單，權(quán)限下移，行政管理的范圍更加寬廣，職能進(jìn)一步健全，功能更加完善，這符合現(xiàn)代企業(yè)行政管理系統(tǒng)的職能描述。為此我們按 “事業(yè)部”制的要求，對(duì)原總經(jīng)理辦公室進(jìn)行了重新構(gòu)建。即按現(xiàn)代企業(yè)管理“大行政”的模式，將行政管理流程進(jìn)行了再造，對(duì)行政部的職能進(jìn)行了全新定位，這就是以“參與決策、做好協(xié)調(diào)、科學(xué)管理”為宗旨，按專業(yè)分工對(duì)公司各單位上情下達(dá)，把原單一的文秘工作擴(kuò)展為五個(gè)職能中心，即： 文秘檔案中心、公關(guān)傳播中心、信息化中心、法律事務(wù)中心、綜合管理中心，從而強(qiáng)化了企業(yè)管理功能， 增強(qiáng)了為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)理念，使行政部與人力資源部

6、一同構(gòu)成了樂山電力的行政管理體系，并在公司組織機(jī)構(gòu)改革中率先擬定了行政部崗位職能描述，建立起了行政管理工作的 “法治”秩序， 使新組建的行政部不再僅僅停留在日常事務(wù)的層面上做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀與助手”，而是積極參與公司的經(jīng)營理念、管理策略、 企業(yè)文化等重大問題的決策和建設(shè)，并且在實(shí)際工作中認(rèn)真加以貫徹落實(shí)，管理執(zhí)行力得以提升。2、 通過整合，行政部在全新管理體系運(yùn)行中的效率提升行政部在公司內(nèi)部起著管理和信息的樞紐作用。半年來， 行政部工作達(dá)到了有效運(yùn)轉(zhuǎn)，特別是在公關(guān)傳播、辦公資產(chǎn)、法律事務(wù)等方面卓有成效，這些工作成績的取得，使行政部的組織效能得到了很大提高，內(nèi)部事務(wù)管理的功能得到了放大， “參謀助

7、手”的作用得到了真正發(fā)揮。（一） 注重行政工作“法治”建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行力度。制度是企業(yè)管理的基石， “沒有規(guī)矩不成方圓”。 但以往行政管理工作則側(cè)重“管”和偏重于制度的制訂，執(zhí)行力較弱，隨意性較強(qiáng)。新的行政管理體制，更加側(cè)重“理”。行政部成立半年來，不斷加強(qiáng)行政管理工作的“法治”秩序，共制訂或修訂完善了 12 個(gè)制度，加大了對(duì)制度的執(zhí)行力度，著力優(yōu)化資源配置、整合資源，控制生產(chǎn)經(jīng)營成本，努力實(shí)現(xiàn)公司資產(chǎn)的保值增值。（二）全面實(shí)行工作流程化管理，再造管理流程。行政工作總是千頭萬緒，更多“人治”的色彩，制度只是基礎(chǔ)， 但光靠制度是達(dá)不到目標(biāo)的，行政工作的許多環(huán)節(jié)需要靠清晰流程來實(shí)現(xiàn)，全新流程的建立使

8、行政工作環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點(diǎn)更加簡單明了，即“分工清晰、責(zé)權(quán)明確”，使行政的各項(xiàng)工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。加強(qiáng)了各單位的信息化網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)和指導(dǎo)，重點(diǎn)實(shí)施了公司OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)，為公司最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公打下基礎(chǔ)。目前，公司 OA系統(tǒng)的硬件配置、流程規(guī)劃、信息數(shù)據(jù)初始化等工作已基本完成，通過對(duì)系統(tǒng)工作流程的簡化，系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)測試運(yùn)行正?！，F(xiàn)已進(jìn)入公文傳遞、公告信息發(fā)布以及公司機(jī)關(guān)分級(jí)進(jìn)行“兩點(diǎn)一線”式公文流程的試運(yùn)行階段，相關(guān)培訓(xùn)工作也陸續(xù)鋪開。該系統(tǒng)基于廣域網(wǎng)技術(shù)，具開放性，能適應(yīng)公司下屬各單位點(diǎn)多、分布較廣的特點(diǎn)，克服了公司原局域網(wǎng)在地理、區(qū)域上的限制，真正實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程無紙

9、辦公，并滿足了公司各單位的日常辦公、事件處理、內(nèi)部信息及刊物發(fā)布等需求。（ 三 ） 運(yùn)用表格管理工具，細(xì)化基礎(chǔ)管理。表格化管理使工作流程的責(zé)、權(quán)、利明確，具體的實(shí)施就靠表格實(shí)現(xiàn)，表格是行政工作中的一個(gè)非常好的工具，許多復(fù)雜的工作只要用表格完全能說清楚，特別是一些需要有追溯性的工作，通過簡單的表格就可以實(shí)現(xiàn)。（ 四 ） 加強(qiáng)行政工作的“協(xié)調(diào)與指導(dǎo)”?！皡f(xié)調(diào)” 實(shí)際上也是行政工作的定位之一，行政工作歸根到底是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的。通過對(duì)公司各級(jí)單位的協(xié)調(diào)與指導(dǎo)，來完成行政工作的管理；同時(shí)促進(jìn)了公司各部門、各單位之間的合作。提高了公司行政管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)了企業(yè)的健康發(fā)展。（例：在萊佛士帝景

10、項(xiàng)目建設(shè)危及自來水公司市政供水設(shè)施安全事項(xiàng)中，行政部發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，配合水公司與政府協(xié)調(diào)，為公司挽回?fù)p失80多萬元。）（ 五 ） 從注重過程向重視過程管理與績效評(píng)估相結(jié)合的績效管理轉(zhuǎn)變。過去， 行政管理只注重過程管理，績效管理缺失，造成執(zhí)行不力，而現(xiàn)在行政部的管理工作，不僅注重過程，更加重視管理績效。 通過對(duì)各項(xiàng)行政管理工作的績效目標(biāo)考核，最終實(shí)現(xiàn)公司利益最大化的目的。3、 通過實(shí)施績效管理，實(shí)現(xiàn)行政管理創(chuàng)新公司“2+3”事業(yè)部制管理模式，為行政建立集中統(tǒng)一的管理體系創(chuàng)造了條件，為規(guī)范和細(xì)化管理提供了組織保證。行政管理創(chuàng)新為企業(yè)管理者和生產(chǎn)者提供了動(dòng)力機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制。（一）創(chuàng)新綜合管理，降低公司

11、辦公成本通過對(duì)公司辦公資產(chǎn)進(jìn)行優(yōu)化配置，有效監(jiān)控，實(shí)行了統(tǒng)一的集團(tuán)采購，從而降低成本；而舊流程的核心只是保障供給，因而缺乏有效的管理、監(jiān)督、控制，資源浪費(fèi)和流失大，采購成本高。今年1-6 月，通過加強(qiáng)對(duì)公司綜合財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、車輛保險(xiǎn)、辦公設(shè)備及耗材、車輛運(yùn)行等管理，共節(jié)約經(jīng)費(fèi)為118.61 萬元。（二）創(chuàng)新宣傳工作, 提升公司整體形象。公司過去的宣傳工作，管理散亂，歸口管理部門眾多，信息披露不準(zhǔn)確，時(shí)效性差，資源無法共享。行政部按照公司信息披露條例對(duì)全公司進(jìn)行了統(tǒng)一管理和指導(dǎo)，建立起了對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳工作的管理體系, 擴(kuò)大了捕捉企業(yè)信息的觸角, 簡化了信息審批流程, 實(shí)現(xiàn)了信息披露集中管理, 全力維護(hù)

12、和樹立公司在社會(huì)上的形象。行政部創(chuàng)新傳播手段, 建設(shè)了樂山電力網(wǎng)站和樂電通訊，改版了樂山電力報(bào)，創(chuàng)建了樂山電力報(bào)（電子版）；建立健全了公司宣傳信息網(wǎng)絡(luò)，在各部門、各單位中發(fā)展了50 余名基層信息通訊員，加強(qiáng)了培訓(xùn)和指導(dǎo)。 行政部依靠這些全新的載體大力做好公司的宣傳工作。特別是在傳統(tǒng)報(bào)紙的基礎(chǔ)上，同步推進(jìn)現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)新傳媒，實(shí)現(xiàn)了“報(bào)紙+網(wǎng)站”新模式。利用報(bào)紙和網(wǎng)絡(luò)在方便程度、受眾面大小、地域?qū)挾?、版面限制、傳播速度、視覺效果等方面的各有優(yōu)勢，實(shí)行了“報(bào)網(wǎng)”捆綁，促進(jìn)兩者互補(bǔ)、互動(dòng)，網(wǎng)站點(diǎn)擊量 4萬余人次 （改版前達(dá)到2.7 萬人次， 改版后達(dá)到了1.56 萬人次） 。而且，報(bào)網(wǎng)信息相互利用，節(jié)約

13、信息成本，提高了宣傳效率。對(duì)內(nèi) , 為員工鼓勁，營造團(tuán)結(jié)、拼搏、務(wù)實(shí)、和諧的經(jīng)營、工作氛圍；對(duì)外，大力開展多形式的宣傳，積極樹立公司新形象，特別是我公司作為上市公司，公司的未來發(fā)展規(guī)劃和重大生產(chǎn)經(jīng)營工作等都是廣大投資者非常關(guān)心的重點(diǎn)和對(duì)象，加強(qiáng)公司形象宣傳，對(duì)廣大投資者進(jìn)一步增進(jìn)對(duì)公司的了解，擴(kuò)大公司的影響，樹造公司形象起到了很好的作用。通過強(qiáng)有力的確宣傳報(bào)道，公司輿論氛圍良好，企業(yè)形象得到提升，同時(shí)也促進(jìn)了公司的企業(yè)文化建設(shè)。（三）創(chuàng)新法律事務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。行政部成立后，將原有的法律事務(wù)管理職能從董事辦分離出來， 把全公司的法律事務(wù)工作專門歸口到公司行政部法律事務(wù)中心進(jìn)行管理。為進(jìn)一步

14、規(guī)范法律事務(wù)工作，行政部逐步建立和完善了以事前防范為主，事中控制和事后補(bǔ)救為輔的法律保障體系，實(shí)現(xiàn)了專人專案負(fù)責(zé)制，權(quán)責(zé)明晰，避免互相推諉；從而降低法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司聲譽(yù)，依法保護(hù)了公司利益。同時(shí)， 進(jìn)一步明確了合同的審批流程及審批權(quán)限，積極配合公司各部門、各分廠、分公司、控股子公司做好法律保障工作，并對(duì)其提供法律咨詢，對(duì)違反法律法規(guī)的行為提出糾正意見，督促有關(guān)部門予以整改。通過規(guī)范法律事務(wù)工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供了決策依據(jù)。半年來， 行政部法律事務(wù)中心修改、審核各類合同、協(xié)議 60 余份， 參與辦理訴訟案件10 起， 為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失總計(jì) 222.45 萬元人民幣。例： 公司訴青島變壓器集團(tuán)成

15、都雙星電器有限公司變壓器供需合同糾紛一案，峨眉山市人民法院判決青島變壓器集團(tuán)向公司支付違約金11.5 萬元。黃泥埂煤礦股本權(quán)益確認(rèn)糾紛一案，確認(rèn)了公司在黃泥埂煤礦出資額210.95 萬元股權(quán)，占總股本的54.23%，并簽訂了黃泥埂“執(zhí)行和解協(xié)議”和“經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議”，進(jìn)一步保證了公司在黃泥埂煤礦的控股地位。（四）創(chuàng)新檔案管理，服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營行政部成立后，加大公司檔案管理力度，圍繞服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營工作，開發(fā)和利用好檔案資源，將文書、人力資源、財(cái)務(wù)、工程科技、聲像檔案納入統(tǒng)一管理，從而結(jié)束公司長期混亂的檔案管理局面，擴(kuò)大了行政部檔案管理的工作職能。綜合檔案室在成立的半年多時(shí)間里，交接并整理了各類別檔案，督促和指導(dǎo)下級(jí)各分公司（廠）、控股子公司檔案工作逐步規(guī)范化管理；建立完善了檔案借閱制度、 檔案保密制度、 檔案室工作職責(zé)，弁積極修訂和完善公司檔案標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，為適應(yīng)公司信 息化建設(shè)