碧桂園人力資源信息化項目需求調研報告eHR

1、廣西投資集團人力資源信息化項目需求調研報告建立日期：2009-12-17文檔審批項目組中角色簽字確認客戶方項目經(jīng)理用友方項目經(jīng)理 目 錄1.需求分析41.1.人力資源41.1.1.組織機構管理41.1.1.1.概述41.1.1.2.公司目錄管理51.1.1.3.部門管理體系91.1.1.4.崗位管理體系101.1.1.5.編制管理111.1.1.6.相關關聯(lián)業(yè)務111.1.2.招聘管理121.1.2.1.概述121.1.2.2.招聘需求計劃131.1.2.3.招聘信息發(fā)布151.1.2.4.應聘人員信息登記151.1.2.5.招聘過程與人才庫管理171.1.2.6.招聘入職管理181.1.2.

2、7.招聘統(tǒng)計分析181.1.2.8.相關關聯(lián)業(yè)務191.1.3.人員基本信息管理201.1.3.1.概述201.1.3.2.人員類別管理201.1.3.3.員工編碼管理221.1.3.4.員工基本信息項目設置及維護231.1.3.5.人事信息預警241.1.3.6.信息統(tǒng)計分析241.1.3.7.相關關聯(lián)業(yè)務261.1.4.人員異動管理281.1.4.1.概述281.1.4.2.員工轉正管理281.1.4.3.人員調配、離職管理291.1.4.4.相關關聯(lián)業(yè)務321.1.5.其他人事業(yè)務管理331.1.5.1.概述331.1.5.2.儲備干部管理331.1.5.3.職稱管理341.1.5.4.

3、獎懲情況管理341.1.5.5.宿舍管理351.1.5.6.體檢管理351.1.6.人員合同管理371.1.6.1.概述371.1.6.2.合同類型管理371.1.6.3.合同文本打印371.1.6.4.合同預警處理381.1.6.5.相關關聯(lián)業(yè)務391.1.7.培訓管理391.1.7.1.概述391.1.7.2.培訓資源管理401.1.7.3.培訓需求收集整理401.1.7.4.培訓計劃制定411.1.7.5.培訓活動411.1.7.6.培訓結果應用421.1.7.7.相關關聯(lián)業(yè)務431.1.8.時間管理441.1.8.1.概述441.1.8.2.考勤管理441.1.8.3.加班管理451.

4、1.8.4.休假管理451.1.8.5.相關關聯(lián)業(yè)務471.1.9.績效管理471.1.9.1.概述471.1.9.2.集團優(yōu)秀員工評估481.1.9.3.營銷中心銷售顧問績效考核491.1.9.4.相關關聯(lián)業(yè)務531.1.10.薪資管理541.1.10.1.概述541.1.10.2.月工資管理551.1.10.3.營銷中心銷售顧問傭金管理561.1.10.4.相關關聯(lián)業(yè)務571.1.11.福利管理581.1.11.1.概述581.1.11.2.原型業(yè)務描述581.1.11.3.需求分析591.1.11.4.相關關聯(lián)業(yè)務611.1.12.自助平臺611.1.12.1.概述611.1.12.2.

5、原型業(yè)務描述611.1.12.3.需求分析611.1.12.4.相關關聯(lián)業(yè)務621.2.與其它業(yè)務的集成關系631. 需求分析1.1. 人力資源1.1.1. 組織機構管理1.1.1.1. 概述組織機構管理是HR業(yè)務的基礎，主要業(yè)務包括：a) 集團內公司目錄、集團部門管理體系、集團崗位管理體系、職務管理體系的設置和管理。各分公司的公司信息、部門信息、崗位信息的設置。b) 集團內各分公司及其部門、崗位的編制管理。c) 管理各種崗位任職資格、素質指標要求、崗位培訓要求等規(guī)則的管理。d) 各崗位繼任人選管理。e) 虛擬組織管理。1.1.1.2. 公司目錄管理1.1.1.2.1. 原型業(yè)務描述當前集團人

6、力資源部（以下簡稱：人力資源部）對全集團公司目錄的管理，主要依據(jù)現(xiàn)有的17個行業(yè)來劃分：總公司、物業(yè)管理公司、酒店和俱樂部、發(fā)展公司、營銷中心、建筑公司、裝修公司、機電公司、管樁廠、建筑設計院、建筑規(guī)劃院、裝修設計院、順茵綠化設計公司、水廠、華南房地產(chǎn)、學校、球會。在此基礎上再按照板塊來細分。售樓部、保安總部的管理是跨公司的垂直管理模式，其他類型的公司基本可以明確業(yè)務管理范圍。但是集團財務部（以下簡稱：財務部）對集團公司目錄的管理，則首先是按照上市與非上市公司來劃分。在此基礎上再按照板塊來管理，最后再按照行業(yè)、區(qū)域來進行細分。下圖為人力資源部現(xiàn)有集團公司目錄圖（圖HR01）： 圖HR011.1

7、.1.2.2. 需求分析1. 公司目錄設置根據(jù)對集團各業(yè)務部門對公司目錄統(tǒng)計管理的業(yè)務需求分析，主要問題是財務部與人力資源部對公司目錄的分類劃分過程有所不同。但是最終對公司分類的緯度是相同的。最終公司目錄的確認基本可以按照財務部提供的公司目錄確認，人力資源部在此基礎上進行調整。但是必須對以下問題進行進一步分析。a)、問題及需求：財務部門對板塊的劃分與人力資源部門的劃分方式有所不同。財務部的劃分方式是按照經(jīng)濟屬性來劃分，人力資源部的劃分方式主要是按照行政管理來劃分。這樣導致對公司上下級關系的設置有所不同。數(shù)據(jù)統(tǒng)計的歸口有所差異。建議方案：首先在用友NC系統(tǒng)（以下簡稱：NC系統(tǒng)）中，ERP各模塊是

8、在同一個平臺上面運行的，公司目錄是各業(yè)務模塊共用的，所以設置過程必須兼顧各模塊的應用需求。公司目錄上下級關系的設置對財務的影響比較大，基本可以按照財務部提供的公司上下級關系來設置，但是需要滿足人力資源業(yè)務，還須解決以下兩個問題。首先，售樓部、保安總部的管理是跨公司的垂直管理。按照財務的分類方式，他們管理的人員分布在不同的公司，發(fā)生的費用也攤分到不同的公司。但是按照人力資源業(yè)務管理，他們在同一個業(yè)務體系內，需要跨公司進行管理。兩種分類方式對人員信息維護和數(shù)據(jù)統(tǒng)計跟蹤都有影響。對于這兩方面的問題，可以通過對用戶跨公司分配權限，再在數(shù)據(jù)方面進行部門權限控制來解決。其次，由于財務部與人力資源部對于統(tǒng)計

9、的歸口不同，導致人力資源的數(shù)據(jù)統(tǒng)計方式不能完全按照財務部的公司目錄上下級進行統(tǒng)計。但是人力資源部的統(tǒng)計級次相對較小。處理方法是在公司目錄中增加項目，記錄公司的上下級關系，以便統(tǒng)計需要。集團（總公司）各樓盤（分公司）圖HR03b)、問題及需求：在原來舊的人事系統(tǒng)（以下簡稱：舊人事系統(tǒng)）中，人員主要是按照板塊來管理?，F(xiàn)在按照公司目錄來管理，需要考慮以下問題：如何確定員工應該歸屬到哪個公司帳來管理，這種分類方式對人事業(yè)務有什么影響；對財務有什么影響；對其他人力資源業(yè)務有什么影響。建議方案：首先對于歷史數(shù)據(jù)的處理，在舊人事系統(tǒng)中，人員所在公司是在人員信息項目中記錄的，在職人員基本都已維護該字段。在數(shù)據(jù)

10、整理的時候，需要對數(shù)據(jù)的準確性進行驗證。對于沒有維護所屬公司的人員，一般都是以前已離職的人員，不需再詳細追述員工以前所在公司，只需給一個默認公司統(tǒng)計即可。如果不希望這些已離職人員影響數(shù)據(jù)統(tǒng)計，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計的時候通過條件篩選就可以了。其次以后在NC系統(tǒng)中新增人員歸屬的公司，按人員主要工資發(fā)放的公司來維護。如果財務費用歸屬的公司與員工檔案維護的公司不相同，可以通過人員引用的方式來處理。對于其他人力資源業(yè)務，系統(tǒng)本身已經(jīng)提供跨公司處理的業(yè)務功能。不影響系統(tǒng)使用。 c)、問題及需求：數(shù)據(jù)統(tǒng)計要求按權限控制。建議方案：默認情況下，報表數(shù)據(jù)權限的控制是依據(jù)用戶所擁有的公司、部門、業(yè)務權限來控制。如果需要特殊

11、控制，報表制作的時候再進行調整。1.1.1.3. 部門管理體系1.1.1.3.1. 原型業(yè)務描述除公司目錄外，部門目錄也是屬于財務與人力資源業(yè)務共用的基本資料。當前財務業(yè)務應用的主要系統(tǒng)與人力資源業(yè)務應用的系統(tǒng)是不相同的。由于公司目錄基本按照財務的劃分方式來設置，所以部門的設置也可以參照財務的部門結構來處理。從當前的財務及人力資源管理業(yè)務來看，雖然各行業(yè)不同板塊間部門結構十分相似，但是從集團的角度還沒有按行業(yè)建立部門設置的集團標準。1.1.1.3.2. 需求分析a)、問題及需求：當前財務與人力資源管理的部門劃分基本相同，部分部門的含義有所差異。財務對下屬單位部門的要求沒有人力資源要求的詳細。需

12、要與財務部門協(xié)調統(tǒng)一。建議方案：對部門的劃分標準，從大的方面基本可以按照財務的劃分標準來設置，對部門的明細，由人力資源部門來設置。b)、問題及需求：雖然對于集團不同板塊的同一行業(yè)來說，由于經(jīng)營內容相似、管理方式相似，所以部門結構基本相似。但是從集團的角度來說，還沒有按行業(yè)歸納出一個部門設置標準。導致垮公司對相同性質的部門數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難。建議方案：從集團的角度，按行業(yè)建立部門設置標準。規(guī)定部門編碼、名稱、含義，各單位按照標準設置本單位部門信息。1.1.1.4. 崗位管理體系1.1.1.4.1. 原型業(yè)務描述目前碧桂園集團已經(jīng)按照行業(yè)對現(xiàn)有崗位進行了規(guī)范，規(guī)范的行業(yè)包括：總公司、項目管理類崗位；物業(yè)

13、管理崗位、酒店崗位、建筑公司崗位、高爾夫球會崗位。并對各崗位的類別、等級進行了確認。1.1.1.4.2. 需求分析a)、問題及需求：各行業(yè)崗位已基本規(guī)范，基本可以按照此規(guī)范進行系統(tǒng)設置。但是各行業(yè)所屬的等級不同，需要進一步確認。例如：下圖（圖HR02）所示各個公司人力資源部情況，每個公司的人力資源部崗位配備都有相似的地方，但崗位所處的級別是不一致的。 圖HR02建議方案：從集團的角度對各崗位的等級進行進一步的細分。考慮到以后可能發(fā)生的變化，當前設置集團崗位等級的時候，應該預留一定的代碼。b)、問題及需求：雖然集團建立了崗位設置標準，但是如果各單位按照標準設置，可能會產(chǎn)生一些錯誤。既然集團標準已

14、經(jīng)制定，系統(tǒng)應該可以由集團進行統(tǒng)一設置，公司賬引用，一方面可以避免錄入錯誤，另一方面方便集團對各公司相同崗位的信息進行統(tǒng)計。建議方案：在NC系統(tǒng)中可以分行業(yè)進行集團崗位設置，公司賬引用集團崗位。如果單位有，但是集團崗位沒有設置的，由集團人力資源部確認后加入集團崗位。集團崗位除設置基本信息外，還需要逐步補充崗位相關的內容信息。例如：崗位描述、崗位要求、崗前培訓標準、在崗培訓內容等信息。以便崗位考核、崗位培訓業(yè)務應用。1.1.1.5. 編制管理1.1.1.5.1. 原型業(yè)務描述由于集團發(fā)展很快，新的業(yè)務不斷開展，很多單位人員不斷擴充。所以從集團的角度來說，還沒有對各單位的編制進行統(tǒng)一管理。但是部分

15、管理比較成熟的單位，已經(jīng)自行進行了編制管理。單位的編制管理主要由單位總經(jīng)理進行審批，一般流程如下：單位內各部門設定本部門的人員編制數(shù) 報送HR部審批 報送總經(jīng)理審批 制定部門需求1.1.1.5.2. 需求分析a)、問題及需求：需要系統(tǒng)提供編制逐級管理功能，單位編制下放到部門編制，再下放到崗位編制。隨時可以統(tǒng)計出超編、缺編的情況。建議方案：系統(tǒng)除提供需求中所有功能外，還在人員變動的時候，提示超編情況。還可以通過報表統(tǒng)計功能，從多維度對超缺編情況進行統(tǒng)計分析。1.1.1.6. 相關關聯(lián)業(yè)務l 關聯(lián)流程圖圖HR03l 接口說明1. 組織機構管理系統(tǒng)向人員信息管理系統(tǒng)提供人員所屬公司、部門、崗位等任職

16、信息；2. 組織機構管理系統(tǒng)向人員變動管理系統(tǒng)提供人員任職變動信息；3. 招聘管理系統(tǒng)根據(jù)崗位空缺情況發(fā)布招聘信息、制訂招聘計劃；根據(jù)崗位（職務）任職資格、素質要求、崗位職責等進行招聘甄選；4. 培訓管理系統(tǒng)可運用崗位信息設立崗前培訓、在崗培訓的內容；5. 績效管理系統(tǒng)可運用關于部門、崗位的考核指標。1.1.2. 招聘管理1.1.2.1. 概述招聘管理業(yè)務主要涉及的業(yè)務有：1、 招聘需求確認2、 招聘信息發(fā)布3、 應聘人員信息登記4、 招聘過程管理5、 人才庫管理6、 錄用管理7、 人員錄用管理8、 招聘情況統(tǒng)計由于集團自身發(fā)展比較快，新的業(yè)務不斷開展，導致人員需求很大，總體招聘業(yè)務工作量大，

17、同時內部招聘導致人員變動十分平凡。從集團的角度來看，由于很多單位發(fā)展太快，沒有設定單位編制，所以集團沒有對各分公司的編制進行統(tǒng)一管理，也沒有設定集團統(tǒng)一的招聘需求計劃。當前的招聘業(yè)務需求，主要是由各分公司根據(jù)需要設定本公司的招聘需求。人員的招聘過程一般由集團根據(jù)各分公司招聘需求進行招聘，部分職位由分公司自己進行招聘。招聘的渠道包括：人才交流會、內部招聘、廣告招聘、網(wǎng)絡招聘、校園招聘、員工介紹、接收退伍軍人等。招聘對象的類別基本可以分承：一般員工和高級管理、技術人才。一般員工招聘需求量大，但是不要求對招聘過程進行詳細跟蹤，未被聘任的人員不需要進入人才庫。高級管理人才、技術人才的招聘要求跟蹤招聘詳

18、細過程，建立招聘人才庫。如果集團統(tǒng)一招聘的人員，由集團按排入職培訓。陪訓合格后再分配到各單位工作。碧桂園招聘業(yè)務主要的需求包括：1、 被招聘人員一旦被聘任，人員基本信息自動進入HR系統(tǒng)，不需招聘專員或人事專員再重新錄入一次。2、 高級管理人才、技術人才招聘過程跟蹤、建立招聘人才庫。3、 對招聘情況進行統(tǒng)計分析，需要提供實用的統(tǒng)計分析報表。1.1.2.2. 招聘需求計劃1.1.2.2.1. 原型業(yè)務描述進兩年來，因為離職而補充人員的情況比較少，主要是業(yè)務發(fā)展而增員。當前招聘需求的制定、審核，主要是由各分公司根據(jù)自身業(yè)務需要確定，集團人力資源部根據(jù)各分公司招聘需求進行招聘，部分職位分公司也可以自行

19、招聘。集團一般不對分公司的招聘需求進行審核。很多公司在提交招聘需求的時候，給出的招聘標準多數(shù)情況下比較含糊。招聘主管無法準確的理解招聘需求，使得有時招來的人與實際需求有所偏差。部分分公司的招聘出現(xiàn)無計劃性，有時直接打電話要人，而且要人要得很急。公司內的招聘需求確認流程如下：各用人部門填寫招聘需求表，并按照規(guī)定的審批流程進行審批，審批后統(tǒng)一安排招聘活動。如：大多數(shù)員工的招聘工作主要由集團人力資源部組織完成。代公司招聘的人員由集團人力資源部面試、篩選通過后，再由用人公司面試。部分職位也可由分公司自行招聘，但比較少且固定。1.1.2.2.2. 需求分析a)、問題及需求：當前集團人力資源部的招聘工作，

20、主要是幫助各公司進行人員招聘。集團人力資源部當前主要工作還是停留在具體的招聘事務工作上。很少從集團的角度對招聘需求的制定進行引導和管理。建議方案：首先在業(yè)務成熟的分公司逐步規(guī)范崗位管理制度。明確崗位職責、技能要求、素質要求、能力要求等一系列崗位需求指標。然后根據(jù)業(yè)務需求，有效的確定各崗位人員編制。根據(jù)崗位編制滿足情況，制定招聘需求計劃。當業(yè)務需求發(fā)生變化，導致崗位編制需求變化，也應適當調整招聘需求計劃。集團人力資源部除了需要完成招聘工作，滿足各單位招聘需求外，還應該協(xié)助單位制定進行員工需求分析，以準確制定招聘需求計劃。系統(tǒng)可提供以下功能：設置部門、崗位編制，分析員工超缺編情況，設置崗位要求說明

21、，為招聘需求計劃提供直接依據(jù)。根據(jù)員工入職、離職情況，通過統(tǒng)計分析報表，提供各個緯度的流動情況分析。b)、問題及需求：公司招聘需求的制定缺乏有效的指引，靠經(jīng)驗判斷需求。導致招聘出現(xiàn)無計劃性。招聘需求不明確，不具體，操作起來十分困難。建議方案：在制定的崗位編制需求的基礎上，結合業(yè)務發(fā)展需要，客觀的制定招聘需求計劃。集團人力資源部應該幫組公司及時，有效地制定招聘需求計劃。集團人力資源部還應該，利用招聘統(tǒng)計分析報表，分析招聘的效果，逐步總結和完善招聘工作。并將結果傳達到各分公司業(yè)務部門，有效地指導各分公司的招聘工作。1.1.2.3. 招聘信息發(fā)布1.1.2.3.1. 原型業(yè)務描述招聘的渠道包括：人才

22、交流會、內部招聘、廣告招聘、網(wǎng)絡招聘、校園招聘、員工介紹、接收退伍軍人等多種渠道。所以招聘信息的發(fā)布方式也比較多。其中網(wǎng)絡招聘信息發(fā)布是一種主要的發(fā)布方式，包括：碧桂園公司自己的網(wǎng)站發(fā)布招聘信息、國內知名招聘網(wǎng)站發(fā)布招聘信息等。1.1.2.3.2. 需求分析a)、問題及需求：由于招聘信息的發(fā)布，主要是在NC系統(tǒng)以外進行的，所以對NC系統(tǒng)的要求不高。由系統(tǒng)提供招聘崗位的相關要求即可。建議方案：通過系統(tǒng)的招聘業(yè)務報表，根據(jù)條件導出招聘崗位需求信息，以供招聘工作參考。1.1.2.4. 應聘人員信息登記1.1.2.4.1. 原型業(yè)務描述當前招聘工作的主要方式是網(wǎng)絡招聘，為了擴大信息的覆蓋面，碧桂園集團

23、每年都與專業(yè)招聘網(wǎng)站簽訂合作協(xié)議。與專業(yè)招聘網(wǎng)站的合作有兩種方式：一是直接在專業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布招聘信息，應聘人員在招聘網(wǎng)站上填寫個人基本信息、投個人簡歷。招聘主管再根據(jù)應聘人提供的信息逐步完成招聘工作。一般專業(yè)招聘網(wǎng)站的主要作用是廣泛發(fā)布招聘信息，吸引盡可能多的人員來應聘。有時也利用專業(yè)招聘網(wǎng)站提供的報表功能，對招聘過程進行統(tǒng)計分析。二是利用專業(yè)招聘網(wǎng)站提供的超鏈接功能，將公司自己的招聘網(wǎng)站開放出來，可以直接進入公司招聘網(wǎng)站獲取招聘信息。應聘人員填寫的個人基本信息、投的個人簡歷，直接存入公司招聘網(wǎng)站系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。專業(yè)網(wǎng)站只起到信息傳播的作用。不管是哪種方式，都必須經(jīng)歷如下過程：應聘人員登錄招聘網(wǎng)站

24、填寫本人基本信息、投送個人簡歷。通過篩選、測試、培訓后，應聘人員成為公司員工。對于新入職人員，首先需要在三九系統(tǒng)中錄入新員工個人基本信息，為新員工制作工卡。然后再將新員工個人基本信息錄入人事系統(tǒng)。同時將新員工信息錄入綜合系統(tǒng)。1.1.2.4.2. 需求分析a)、問題及需求：應聘人員一旦被聘任，該員工的個人基本信息就將再被手工錄入三個不同的系統(tǒng)，在招聘人員很多的情況下，工作量成倍增加。而且手工錄入容易出現(xiàn)錯誤。希望能整合各系統(tǒng)的錄入工作，以減少數(shù)據(jù)錄入工作量。建議方案：不管碧桂園自己的招聘網(wǎng)站，還是專業(yè)網(wǎng)站。應聘人員自己填寫的個人基本信息對于NC系統(tǒng)外的來說，都是系統(tǒng)外登記。如果要將系統(tǒng)外信息直

25、接轉入NC系統(tǒng)，可以通過兩種方式解決。一是確定需要導入的數(shù)據(jù)，明確數(shù)據(jù)表、字段、字段含義、字段類型等信息。外系統(tǒng)導出EXCEL表，再按照NC系統(tǒng)的結構導入NC系統(tǒng)。這種方法的好處是，不需要作接口開發(fā)工作，避免了程序不穩(wěn)定帶來的風險。不會因此延長項目實施的周期。從外系統(tǒng)導出EXCEL系統(tǒng)后，可以進行很方便的修改和核對，便于調整數(shù)據(jù)。缺點是，需要手工干預，與接口自動轉入來說，會多一定工作量。二是與專業(yè)網(wǎng)站的合作，通過超鏈接方式連接到本公司招聘網(wǎng)站，應聘人員信息登記到本公司網(wǎng)站，再針對公司招聘網(wǎng)站制作數(shù)據(jù)接口。好處是，確定的入職人員自動轉入NC系統(tǒng)，減少手工干預，減少工作量。缺點是：需要作專項開發(fā)，

26、開發(fā)周期較長，測試工作量大，投入成本增加?？赡軙驗槌绦虿环€(wěn)定帶來應用風險。需要嚴謹?shù)目紤]導入規(guī)則，否則會帶來數(shù)據(jù)錯誤風險。以上風險多可能導致項目實施周期拖長。在招聘業(yè)務發(fā)生的頻率不是很高的情況下，建議使用第一種方式。第二種方式風險和投入都十分巨大。b)、問題及需求：除了解決網(wǎng)站導入NC系統(tǒng)的問題外，還存在將人員個人信息導入其他系統(tǒng)的問題。建議方案：首先從三九系統(tǒng)的操作過程來看，員工報道的時候，操作人員在三九系統(tǒng)中錄入員工個人基本信息，然后為新員工開一張員工卡。由于員工個人基本信息的錄入是在員工本人領取員工卡片的時候發(fā)生，業(yè)務發(fā)生比較分散。而且錄入三九系統(tǒng)的信息量很少，數(shù)據(jù)導入意義不大。建議按

27、原方式進行，不做任何接口。NC系統(tǒng)正式使用后，原人事系統(tǒng)將停掉，所以對原人事系統(tǒng)作導入接口意義不大，不做處理。由于綜合系統(tǒng)還需要繼續(xù)使用，只能通過開發(fā)數(shù)據(jù)接口解決。開發(fā)數(shù)據(jù)接口需要處理以下問題：a) 綜合系統(tǒng)組織架構必須與NC系統(tǒng)同步。b) 統(tǒng)一雙方相關表的數(shù)據(jù)結構。c) 制定數(shù)據(jù)導入機制。確定數(shù)據(jù)導入規(guī)則、周期、糾錯規(guī)則等。接口開發(fā)存在風險，需要有所準備。1.1.2.5. 招聘過程與人才庫管理1.1.2.5.1. 原型業(yè)務描述一般員工的招聘過程不要求做過程記錄，也不需要建立人才庫。但是高級管理人才、技術人才則需要對招聘過程進行記錄，同時需要建立人才庫。招聘結束后需要對招聘情況進行分析。1.1

28、.2.5.2. 需求分析a)、問題及需求：對高級管理人才、技術人才的招聘工作，需要詳細記錄招聘過程，通過招聘分析報表對招聘過程進行分析。同時需要建立人才庫管理。建議方案：由于招聘的發(fā)布是在NC系統(tǒng)外進行的，所以招聘過程的記錄可以有三種方式。一種是利用專業(yè)招聘網(wǎng)站的功能，對招聘過程進行記錄、分析。人才庫也在網(wǎng)站中管理。好處是，招聘過程不用在NC系統(tǒng)記錄，當前招聘過程操作模式不用改變。缺點是，由于數(shù)據(jù)在網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫中記錄，數(shù)據(jù)保存受外部條件限制較多。在NC系統(tǒng)對人員的信息記錄不夠完整，對員工全面分析可能出現(xiàn)信息缺失。第二種是應聘人員信息從專業(yè)網(wǎng)站導入（錄入）NC系統(tǒng)，招聘過程由NC系統(tǒng)來記錄，人才

29、庫也由NC系統(tǒng)管理。好處是，NC系統(tǒng)過程記錄完整，便于統(tǒng)計分析。招聘數(shù)據(jù)保存在NC系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)便于管理。缺點是，需要改變當前招聘操作模式。如果應聘人員太多，可能會使數(shù)據(jù)量迅速增大，影響其他業(yè)務的應用。由于應聘人員信息直接寫入NC系統(tǒng)，接口對NC系統(tǒng)具有一定風險。第三種是以本公司網(wǎng)站作為連接專業(yè)招聘網(wǎng)站和NC系統(tǒng)的橋梁。專業(yè)招聘網(wǎng)站提供信息發(fā)布平臺，應聘人員進入專業(yè)招聘網(wǎng)站后，通過超鏈接進入公司網(wǎng)站，在公司招聘網(wǎng)站中登記個人基本信息。招聘過程記錄、數(shù)據(jù)分析都在公司招聘網(wǎng)站中進行。最后將招聘結果導入NC系統(tǒng)。好處是，首先可以利用專業(yè)招聘網(wǎng)站發(fā)布信息，增加招聘信息發(fā)布的廣度。其次應聘人員信息保

30、存在本公司自己的系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)管理、使用都比較方便。招聘過程信息不用保存在NC系統(tǒng)中，對NC系統(tǒng)的其他操作不會產(chǎn)生不利的影響。不足的地方是，需要專業(yè)網(wǎng)站、公司招聘網(wǎng)站開發(fā)人員、用友顧問及開發(fā)人員確定數(shù)據(jù)傳輸方式。同時還需要三方進行配合測試。出現(xiàn)問題涉及面廣，協(xié)調起來比較麻煩。1.1.2.6. 招聘入職管理1.1.2.6.1. 原型業(yè)務描述員工入職需要辦理的手續(xù)比較多，首先員工入職需要收集：勞動手冊、流動人口婚育證明、相片、身份證復印件、健康證復印件等。同時需要向員工辦理：工卡（有分部四格工卡、無分部三格工卡、通用卡、商場員工證、各類型臨時出入卡）、飯卡（門禁卡、國際高職卡、行政高職卡、員工卡、非

31、員工卡、通用高職卡）、合同，并確定應該交納的押金金額，包含的交款項目生成入職證明（公司、部門、職位、姓名、工號、入職日期、交款總額等信息）。由于人數(shù)眾多，涉及多個部門，管理起來有時花費時間較長。1.1.2.6.2. 需求分析a)、問題及需求：新員工入職，需要收集的證件和需要辦理的手續(xù)很多。同時有些入職流程需要其他部門的配合。如果入職員工很多，手續(xù)完成情況跟進起來比較麻煩。為了提高工作效率，需要系統(tǒng)提供入職手續(xù)完成情況查詢功能。建議方案：首先在NC系統(tǒng)中設置一個子集，專門記錄員工入職資料提供的情況；押金繳交情況；工卡、飯卡辦理情況。根據(jù)員工個人基本信息生成員工入職證明。再在系統(tǒng)中完成勞動合同簽訂

32、工作。入職辦理人員可以根據(jù)系統(tǒng)記錄的信息來跟蹤入職手續(xù)完成情況。同時系統(tǒng)提供查詢報表，查詢多個員工入職完成情況，提高管理效率。1.1.2.7. 招聘統(tǒng)計分析1.1.2.7.1. 原型業(yè)務描述當前招聘的過程記錄基本都是在專業(yè)招聘網(wǎng)站或公司招聘網(wǎng)站上記錄的，所以對招聘的統(tǒng)計分析也是利用招聘網(wǎng)站提供的功能來處理的。雖然當前專業(yè)招聘網(wǎng)站提供的招聘分析報表比較實用，但是雙方合作一旦結束，歷史數(shù)據(jù)將丟失。1.1.2.7.2. 需求分析a)、問題及需求：希望招聘歷史數(shù)據(jù)保存在碧桂園方便管理的范圍內，歷史數(shù)據(jù)不會因外部原因丟失。建議方案：招聘過程在公司招聘網(wǎng)站或NC系統(tǒng)中保存。具體方式與前面其他招聘問題一樣處

33、理。b)、問題及需求：如果招聘信息保存在公司招聘網(wǎng)站或NC系統(tǒng)，系統(tǒng)功能需要加強，以適應招聘需要。建議方案：當前公司招聘網(wǎng)站的現(xiàn)有功能還不能達到專業(yè)招聘網(wǎng)站功能，特別是統(tǒng)計分析報表。如果利用公司招聘網(wǎng)站完成招聘過程記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，業(yè)務應用功能上、分析報表上需要作較大的改進。如果招聘過程在NC系統(tǒng)上做，報表分析功能需要通過常用查詢分析報表進行設置。1.1.2.8. 相關關聯(lián)業(yè)務l 關聯(lián)流程圖l 接口說明1. 招聘管理從組織機構管理提取部門、崗位、職務參照及崗位說明。2. 招聘管理向人員信息管理提供試用、轉正的員工信息。招聘管理向人員合同管理提供報到/入職/歸檔人員的合同記錄。1.1.3. 人

34、員基本信息管理1.1.3.1. 概述人員基本信息是HR管理的基礎。人員基本信息管理的內容主要包括：1、人員類別管理。2、 員工編碼管理。3、 員工基本信息項目設置及維護。4、 人事信息預警。5、 統(tǒng)計分析報表應用。目前碧桂園集團各公司的人員檔案資料除了學校、管樁廠以及騰越建筑公司使用另外的人事系統(tǒng)管理外，均通過Powerbuilder工具自行開發(fā)的一套人事系統(tǒng)管理（以下簡稱：Powerbuilder系統(tǒng) ），該系統(tǒng)多個地域采用多個數(shù)據(jù)庫管理，數(shù)據(jù)資料無法集中匯總。其功能操作權限主要劃分為管理員/入職崗/離職崗/薪酬考勤崗/社保職稱崗。人員信息管理主要用于對人員原始數(shù)據(jù)的采集，管理在職員工、解聘

35、員工、離退員工、其它類別人員的人事信息，提供各種人事卡片、花名冊和常用的統(tǒng)計分析功能。1.1.3.2. 人員類別管理1.1.3.2.1. 原型業(yè)務描述碧桂園集團各公司的人員在Powerbuilder系統(tǒng)上主要有以下幾種分類：人員類別編碼人員類別名稱上級人員類別1正常在職2離職已辦3離職待辦4調職5停薪留職其中，（鳳凰城）酒店雖有臨時工、連辦班學生的概念，但不要求做為一種人員的正式分類，只要求在NC系統(tǒng)上做標記用以識別。各公司存在返聘人員，此類人員在Powerbuilder系統(tǒng)上處理為把正常人員做為返聘標記即可。 管樁廠人員主要有以下分類：人員類別編碼人員類別名稱上級人員類別1計件人員11一線生

36、產(chǎn)人員計件人員12臨時工計件人員2月薪人員21管理人員月薪人員22技術人員月薪人員23辦公室人員月薪人員24倉管員月薪人員25后勤人員月薪人員1.1.3.2.2. 需求分析a)、問題及需求：人員類別是人事管理的基本信息資料。不同的人員類別代表不同狀態(tài)的人員。同時人員類別也是人員信息統(tǒng)計的一個關鍵的統(tǒng)計口徑。從Powerbuilder系統(tǒng)中設置的人員類別來看，人員類別的劃分主要是按照人員在職、離職的狀態(tài)來劃分的。管樁廠的人員分類主要是按照員工薪資類別來劃分的。對于人事信息統(tǒng)計沒有意義。需要根據(jù)系統(tǒng)管理特點重新規(guī)劃人員類別設置規(guī)則。建議方案：在NC系統(tǒng)中，根據(jù)不同狀態(tài)的人員所涉及的業(yè)務不同，分成：

37、在職人員、解聘人員、離退人員、調離人員、其他人員五大類。為了不產(chǎn)生不必要的信息，系統(tǒng)根據(jù)每大類人員的業(yè)務特點，做了一定的控制。每大類人員具體含義是：在職人員：指在冊的正式員工。解聘人員：曾經(jīng)在本單位，合同到期或其他原因解聘的員工。離退人員：曾經(jīng)在本單位，現(xiàn)在由于離休、退休等原因離開的員工。調離人員：曾經(jīng)在本單位。現(xiàn)在調離到其他單位的員工。即使員工屬于碧桂園集團內單位間調動，對于調出單位來說，該員工依然是調離人員。其他人員：本公司管理人事關系，但是并不真正屬于本單位在職員工。（特殊情況下需要代管的人員。）碧桂園集團的人員分類，建議在系統(tǒng)五大類的基礎上，再根據(jù)人事統(tǒng)計需要進行分類。人員分類不需要太

38、細，否則系統(tǒng)操作會變得很復雜。由于NC系統(tǒng)有員工異動管理功能，可以管理員工異動的過程。所以員工異動的過程狀態(tài)不要以人員類別來管理。人員類別反映異動結果就可以了。員工的薪資信息、職務信息等也最好不要通過人員類別來管理。否則任何的薪資或職務變動都需要走人事變動流程。操作起來十分麻煩。建議通過崗位來管理，或者在人事信息項目中設置人事項目來管理。1.1.3.3. 員工編碼管理1.1.3.3.1. 原型業(yè)務描述在舊人力資源系統(tǒng)中，員工編碼由系統(tǒng)自動生成，編碼規(guī)則為： 順德地區(qū)員工工號長度前2位是部門編碼、第3跟4位數(shù)是分部編碼、后5位是流水序號 ；其他地區(qū)另有一標準，第一位是部門編碼、第二、三位是分部編

39、碼、后四位是流水序號。當員工工作所屬部門發(fā)生變化時，員工編碼也發(fā)生變化。另外在保存的員工資料存檔中，員工編碼作為索引編碼使用。1.1.3.3.2. 需求分析a)、問題及需求：在舊人力資源系統(tǒng)中，員工編碼具有標示員工所屬部門信息的作用，隨著員工所屬部門的變化，員工編碼也發(fā)生調整。這種方式對于單公司應用的系統(tǒng)來說問題不大。但是在NC系統(tǒng)這種集團化應用系統(tǒng)中，員工在集團各公司間不停的調動，如果人員編碼這種標志著員工系統(tǒng)身份的編碼頁不停的發(fā)生變化，對于員工的歷史記錄的跟蹤將十分困難。但是員工資料的保存是按舊有員工編碼，也就是按照部門來保存的。如果員工的所屬部門發(fā)生變化，人員編碼不變，人事檔案查找起來非

40、常的困難。系統(tǒng)方案需要解決此矛盾。建議方案：在NC系統(tǒng)中，為了方便的跟蹤員工的歷史記錄，員工編碼是員工在系統(tǒng)中的唯一身份證明，所以在NC系統(tǒng)中一旦確認了員工的編碼就不能發(fā)生改變。但是在舊系統(tǒng)中的員工編碼具有打印員工工牌和資料存檔索引的作用。使用NC系統(tǒng)中員工編碼的制定規(guī)則，第一個功能可以滿足，但是員工所屬部門發(fā)生變化使第二個功能無法實現(xiàn)。所以建議在NC系統(tǒng)中的員工編碼只作為員工在系統(tǒng)中唯一身份標示，不承擔舊系統(tǒng)中員工編碼的功能。舊系統(tǒng)中員工編碼的功能采用其他方法實現(xiàn)。在舊系統(tǒng)員工編碼的兩個功能中，打印工牌的功能容易滿足，但是資料存檔索引的功能比較難實現(xiàn)，所以首先需要解決此問題。資料存檔索引問題

41、的關鍵是員工所屬部門發(fā)生變化，系統(tǒng)可以根據(jù)新部門的編碼、員工在新部門中順序自動生成新的員工編碼。在NC系統(tǒng)中本身已經(jīng)記錄了員工新部門的編碼，如果采用員工進入部門的時間來做序號問題就解決了。所以資料存檔索引使用的員工編碼不需要再在NC系統(tǒng)中單獨保存，需要時系統(tǒng)根據(jù)員工當前所屬的部門及進入部門時間自動生成就可以了。由于當前員工的工牌號碼是按照舊系統(tǒng)中的員工編碼來制作的，如果按照NC系統(tǒng)自動生成員工編碼的方式，現(xiàn)有工牌很多需要重新打印，工作量很大。為了能繼承舊系統(tǒng)中的員工編碼，在NC系統(tǒng)中需要增加一個字段來存儲舊系統(tǒng)中的員工編碼。在NC系統(tǒng)中，員工所屬部門發(fā)生變化的時候，再按照新的辦法自動生成編碼。

42、1.1.3.4. 員工基本信息項目設置及維護1.1.3.4.1. 原型業(yè)務描述員工基本信息項目是人員基本信息管理的重要部分。員工基本信息的管理分成三部分：一部分是管理與員工工作相關的狀態(tài)信息，例如：員工所屬的單位、部門、崗位、人員類別、入職日期等信息。另外一部分是員工當前的個人信息，是對員工當前一些狀態(tài)的反映。例如：身份證號碼、性別、出生日期、最高學歷、政治面貌等信息。其次還有記錄員工歷史記錄過程的若干子集信息。在舊系統(tǒng)中，也記錄了一些人事基本信息。除以上已經(jīng)討論過的人員所屬單位、部門、崗位、人員類別外，主要還有一些人員個人信息。子集主要包括：職級變動情況、崗位變動情況、假期管理情況、薪金變動

43、情況、水電費情況、高職就餐情況、宿舍情況、離職情況、聯(lián)系方式、合同信息、家庭情況、非學歷證書、工作簡歷、社保情況、住房公積金、學歷情況、獎懲情況。1.1.3.4.2. 需求分析a)、問題及需求：從舊系統(tǒng)中的人員子集信息項目來看，部分業(yè)務應該由業(yè)務系統(tǒng)來完成，不應該全部都作為子集信息項目來管理。需要對舊系統(tǒng)中的信息項目進行分類整理。建議方案：職級變動情況、崗位變動情況屬于人員異動的結果，通過人員異動業(yè)務處理，自動生成相關信息即可。在NC系統(tǒng)中，有一個任職情況子集專門記錄員工在本單位的部門、職務、崗位等變動情況。不需要單獨通過子集管理。假期管理情況在NC系統(tǒng)中有專門的休假管理模塊進行管理，所以不需

44、要單獨建立子集。至于水電費情況、宿舍情況等信息屬于宿舍管理系統(tǒng)需要處理的問題。社保情況、住房公積金等信息在NC系統(tǒng)中有專門的福利管理系統(tǒng)來管理。其他的子集可以根據(jù)情況調整設置。b)、問題及需求：在舊系統(tǒng)中很多參照的標準與NC系統(tǒng)中的標準不一樣，數(shù)據(jù)導入會出現(xiàn)問題。建議方案：在將舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導入新系統(tǒng)之前，可以通過SQL語句，將舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)調整成NC系統(tǒng)中需要的格式，然后再導入NC系統(tǒng)。個別核對不上的內容，再手工進行調整。1.1.3.5. 人事信息預警1.1.3.5.1. 原型業(yè)務描述碧桂園集團人員很多，在手工管理的情況下，有些業(yè)務到期了很難監(jiān)控。例如：員工生日到期、合同到期、員工轉正到期等。1

45、.1.3.5.2. 需求分析a)、問題及需求：需要系統(tǒng)提供及時準確的信息提醒功能。建議方案：通過NC系統(tǒng)提供的預警功能，可以靈活準確的設置預警條件，以實現(xiàn)預警功能。1.1.3.6. 信息統(tǒng)計分析1.1.3.6.1. 原型業(yè)務描述當前碧桂園集團的統(tǒng)計分析報表還比較有限，主要是人員花名冊；對單位、部門的簡單人事統(tǒng)計；超缺編情況統(tǒng)計；人員入職離職情況統(tǒng)計報表。Ø 月人員統(tǒng)計表：碧桂園各樓盤 年 月在職員工數(shù)統(tǒng)計公司名物業(yè)管理公司酒店、俱樂部發(fā)展公司總公司營銷中心建筑公司男女總人數(shù)上月總人數(shù)增減情況制表：人力資源部 日期：××年××月×

46、15;日Ø 入職離職情況統(tǒng)計：碧桂園各樓盤 年 月人員流動情況統(tǒng)計公司名物業(yè)管理公司酒店、俱樂部發(fā)展公司總公司營銷中心建筑公司上月人數(shù)入職離職調出調入本月人數(shù)制表：人力資源部 日期：××年××月××日Ø 年離職率統(tǒng)計：碧桂園 年離職率統(tǒng)計公司名物業(yè)管理公司酒店、俱樂部發(fā)展公司總公司營銷中心建筑公司離職人數(shù)離職率制表：人力資源部 日期：××年××月××日注：公司名還包括：裝修公司、機電公司、管樁廠、建筑設計院、建筑規(guī)劃院、裝修設計院、順茵綠化設計公司、水廠、

47、華南房地產(chǎn)、學校、球會。此處的統(tǒng)計按工資成本劃分公司?！拔飿I(yè)管理公司”指工資在物業(yè)管理公司出的這部分人；“酒店、俱樂部”指工資在酒店和俱樂部出的這部分人；發(fā)展公司指除總公司、營銷中心外，其他部門工資劃入發(fā)展公司出的這部分人，如：車隊、綠化的一部分、板房服務部等。Ø 各盤及各酒店在職人員狀況表：碧桂園各樓盤 年 月在職員工數(shù)統(tǒng)計樓盤順德碧桂園西苑半島碧桂園廣州碧桂園華南碧桂園男女總人數(shù)上月總人數(shù)增減情況制表：人力資源部 日期：××年××月××日注：樓盤為集團各樓盤及酒店。此處的統(tǒng)計為各盤物業(yè)管理、酒店的總人數(shù)，不統(tǒng)計總公司各部

48、門、營銷中心、設計院等單位。Ø 學歷結構統(tǒng)計：碧桂園在職員工學歷統(tǒng)計（統(tǒng)計截至日期：××年××月××日）學歷博士碩士本科大專中專高中初中小學合計人數(shù)比例制表：人力資源部 日期：××年××月××日注：此處“中專”的統(tǒng)計包含“中技”。Ø 年齡結構統(tǒng)計：碧桂園在職員工年齡統(tǒng)計（統(tǒng)計截至日期：××年××月××日）年齡段20歲以下2130歲3140歲4150歲51歲以上合計人數(shù)比例制表：人力資源部 日期：&

49、#215;×年××月××日Ø 籍貫統(tǒng)計：碧桂園在職員工籍貫統(tǒng)計（統(tǒng)計截至日期：××年××月××日）籍貫廣東湖南江西四川湖北廣西河南其他合計人數(shù)比例制表：人力資源部 日期：××年××月××日1.1.3.6.2. 需求分析a)、問題及需求：碧桂園集團的人事統(tǒng)計分析報表基本覆蓋了人事業(yè)務的關鍵信息。但是信息統(tǒng)計的內容比較少，還需要進一步豐富。建議方案：首先在系統(tǒng)中制作碧桂園現(xiàn)在應用的報表，然后再根據(jù)用友的項目經(jīng)驗，適當借鑒

50、其他項目的相關報表，逐步加強對人事信息的統(tǒng)計分析。同時結合NC系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)再加工功能，靈活的對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行使用。1.1.3.7. 相關關聯(lián)業(yè)務l 關聯(lián)流程圖 圖HR06l 接口說明1. 組織機構管理：為人員信息管理提供單位、部門、職務、崗位、虛擬組織信息。為人員信息管理維護員工參加虛擬組織情況。人員信息管理為職務職能中的繼任人選管理提供員工參照。人員信息管理為職務職能中的任職信息瀏覽、任職情況分析提供員工任職信息。2. 招聘管理：在招聘的報到處理中，將人員信息從人才庫轉入到員工檔案庫中。3. 員工調配管理：員工調配維護員工的任職信息、兼職信息、流動情況、薪資調整情況。人員信息管理為員工調配管

51、理提供人員信息。4. 員工離職管理：員工離職維護員工的任職信息、兼職信息、離退待遇。人員信息管理為員工離職管理提供人員信息。5. 勞動合同管理：勞動合同維護員工的勞動合同信息。人員信息管理為勞動合同管理提供人員信息。6. 培訓開發(fā)管理：培訓開發(fā)維護員工的培訓記錄。人員信息管理為培訓開發(fā)管理提供人員信息。7. 考勤、出差、休假、加班管理：人員信息管理為考勤、出差、休假、加班管理提供人員信息。8. 績效管理：績效管理維護員工的考核記錄。人員信息管理為績效管理提供人員信息。9. 薪酬管理：薪酬管理維護員工的薪資調整情況。人員信息管理為薪酬管理提供人員信息。10. 福利管理：人員信息管理為福利管理提供

52、人員信息。 1.1.4. 人員異動管理1.1.4.1. 概述人員調配管理主要是對在職員工的單位、部門、崗位、職務變動的過程管理，包括申請、審批、登記執(zhí)行等業(yè)務活動，可通過配置審批流程實現(xiàn)變動業(yè)務的多級審批和業(yè)務流轉，最后可實現(xiàn)對轉正/調配/離職等人員變動記錄的統(tǒng)計分析?？偟膩砜?，人員調配主要是人員所在單位、部門、崗位、職務等發(fā)生變化時處理的業(yè)務。人員離職管理則是對人員所屬的人員類別狀態(tài)發(fā)生變化所處理的業(yè)務。對于跨公司變動業(yè)務，從整體上來看是調配業(yè)務，但是對于調出單位來說，屬于離職業(yè)務。對于調入單位來說，屬于入職業(yè)務。所以該員工在原單位主要是人員類別發(fā)生了變化。但是總體上來說是屬于單位、部門、崗

53、位、職務變化的調配業(yè)務。人員異動需要管理的主要業(yè)務包括：1、 員工轉正管理2、 人員調配、離職流程管理。3、 人員異動統(tǒng)計分析。1.1.4.2. 員工轉正管理1.1.4.2.1. 原型業(yè)務描述每年碧桂園新入職的員工很多，如果不能及時的對需要轉正的員工進行管理，將給員工及公司帶來不必要的麻煩。1.1.4.2.2. 需求分析a)、問題及需求：員工轉正管理需要系統(tǒng)提供預警、轉正管理功能，以便及時準確的記錄員工轉正的情況。建議方案：首先在員工試用期管理子集中記錄員工的使用期情況。管理的內容包括：員工試用開始、結束日期；員工轉正日期等信息。其次利用系統(tǒng)的預警功能將員工轉正的信息及時的通知相關業(yè)務人員。員工轉正的審批流程，在上系統(tǒng)的初期可以不使用。系統(tǒng)應用成熟后，再進行推廣。1.1.4.3. 人員調配、離職管理1.1.4.3.1. 原型業(yè)務描述碧桂園集團當前人員變動的類型主要包括：l 人員變動分類人員變動類型調配業(yè)務轉正晉升調職降職跨公司調動其他離職業(yè)務辭職辭退除名協(xié)議解除勞動合同（未到期）不再續(xù)簽勞動合同（到 期）其他薪資變動業(yè)務調薪人員變動原因01內部競聘02各部門業(yè)