試論會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度

1、試論會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度【摘要】會(huì)計(jì)電算化是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到 會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬，以 及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過程，其目的 是提高企業(yè)財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。隨著會(huì)計(jì)電算化的飛速發(fā)展， 利用電算化系統(tǒng)的弱點(diǎn)進(jìn)行的貪污、 舞 弊等違法犯罪活動(dòng)也有所增加，給企業(yè)和社會(huì)造成了嚴(yán)重的損失?！娟P(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)，內(nèi)部控制制度一、會(huì)計(jì)電算化舞弊者大多數(shù)具有相當(dāng)高的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和熟 練的計(jì)算機(jī)操作技能，作案時(shí)多采用高技術(shù)、高智能的計(jì)算機(jī)手段。目前舞弊者手

2、法具體概括為以下幾類：1.非法改動(dòng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這是最簡(jiǎn)單也是最常用的手法。該手法在 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)之前或輸入過程中，通過虛構(gòu)、修改、刪除 等手段來達(dá)到個(gè)人目的。2.非法改動(dòng)軟件程序或文件。是指舞弊者為了達(dá)到個(gè)人的某種目 的，對(duì)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用程序進(jìn)行非法改動(dòng)。 或者通過維護(hù)程序來修改或 直接通過計(jì)算機(jī)終端修改文件中的數(shù)據(jù)。3.非法改動(dòng)或竊取輸出結(jié)果。此類舞弊的方式主要有非法修改、 銷毀輸出報(bào)表、 將輸出報(bào)表送給公司競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或利用終端竊取機(jī)密信4.其他非法操作。如冒名頂替、 _ 或磁卡非待進(jìn)入、仿造試論會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度摘要：隨著會(huì)計(jì)電算化的飛速發(fā)展，利用電算化系統(tǒng)的弱點(diǎn)進(jìn)行 的貪

3、污、舞弊等違法犯罪活動(dòng)也有所增加， 給企業(yè)和社會(huì)造成了嚴(yán)重 的損失。由于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特殊性， 建立一套適合會(huì)計(jì)電算化系 統(tǒng)的內(nèi)控制度就顯得尤為重要。關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)；內(nèi)部控制制度會(huì)計(jì)電算化是把以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì) 工作中的簡(jiǎn)稱， 是用計(jì)算機(jī)代替人工記賬， 以及部分替代人腦完成對(duì) 會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策。發(fā)展會(huì)計(jì)電算化，有利于促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能作用。但同時(shí)也對(duì)原有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度造成了極大的沖擊，帶來了許多新問題。內(nèi)部控制包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。 會(huì)計(jì)電算化的 內(nèi)部控制則是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特殊形式。隨著

4、IT 技術(shù)特別是以 In ternet 為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用， 會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步向 深層次發(fā)展，這些變革無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益， 但同時(shí)也給內(nèi) 部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。 因此， 建立一套適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng) 的內(nèi)控制度就顯得尤為重要。一、會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制面臨的幾個(gè)問題1 .會(huì)計(jì)無紙化存在的問題在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄于紙張之上，這 些數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會(huì)計(jì)電算化系 統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對(duì)數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。 因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，是無紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。2 .

5、電子數(shù)據(jù)的審核和確認(rèn)在現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，多數(shù)會(huì)計(jì)還保持著傳統(tǒng)的憑證審核 和編制方式。 但是隨著會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展， 電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審 核和確認(rèn)后， 就可自動(dòng)生成電子記賬憑證， 而由這些記賬憑證直接生 成的賬簿和報(bào)表都是派生性的數(shù)據(jù)。 所以賬簿和報(bào)表的正確性、 真實(shí) 性完全取決于審核和確認(rèn)的電子數(shù)據(jù)。3 .會(huì)計(jì)電算化工作中的安全問題現(xiàn)有的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)、 開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的 現(xiàn)象，以致軟件投入運(yùn)行后暴露諸多隱患，如數(shù)據(jù)庫(kù)呈開放狀態(tài)、易 于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到 改變。4 .對(duì)會(huì)計(jì)電算 化的認(rèn)識(shí)問題(1)不少企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的重要意義缺乏足 夠的

6、認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到開展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然， 是管理現(xiàn) 代化的需要。 會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)進(jìn)入信息化的基礎(chǔ)， 是今后企業(yè)決策 的重要手段，是會(huì)計(jì)制度改革的突破口。(2)由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長(zhǎng)期被人們所接受，目前企業(yè)管 理都建立在手工記賬的基礎(chǔ)上，要改變形成的習(xí)慣方式有一定難度。 尤其是會(huì)計(jì)電算化的保密性、 安全性存在空白， 因而對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù) 據(jù)的可靠性持懷疑態(tài)度。5 .會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響內(nèi)部控制形式的變化。手工操作下的一些內(nèi)部控制，如編制科目、 憑證匯總表，總賬、明細(xì)賬的核對(duì)，在電算化中沒有了存在的必要性； 其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)內(nèi)， 如憑證借貸平衡校 驗(yàn)、余額平

7、衡檢查等功能。因此，內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉(zhuǎn)變 為程序控制和制度控制并存。內(nèi)部控制內(nèi)容的變化。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，給會(huì)計(jì)工作增加了新 內(nèi)容，如編程、維護(hù)人員與計(jì)算機(jī)操作人員內(nèi)部控制、計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)及 磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治，以及計(jì)算機(jī)操作管理等。二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制提出了新的要求1.確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性在電算化會(huì)計(jì)中，電子計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對(duì) 輸入的數(shù)據(jù)源自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、 分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)

8、無法識(shí)別，只會(huì)將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算工作。因而自動(dòng)處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸 入的準(zhǔn)確性，正因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化的這一固有弱點(diǎn)， 所以對(duì)內(nèi)部控制提 出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化， 并保持準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、 完整性和準(zhǔn)確性。2 .控制操作人員的職能授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)系 統(tǒng)中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員 的審核和簽章。但會(huì)計(jì)電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電 算化功能和知識(shí)的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中， 特別是會(huì)計(jì)人員

9、的職 能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可 負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會(huì)使某些計(jì) 算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改， 操縱處理結(jié)果, 從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。3 .避免會(huì)計(jì)檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險(xiǎn)在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲(chǔ)在不同的紙質(zhì)上， 增、刪、 修改了的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)都可以從各自的筆跡和印章上 分清責(zé)任。但實(shí)行電算化會(huì)計(jì)后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)大為 減少，憑證、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說明和賬簿等大多要依賴計(jì)算機(jī)方可錄 入、閱讀或查詢。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，數(shù)據(jù)的載體不同了，信息數(shù)據(jù) 和程序，并且從

10、一開始就存儲(chǔ)在各種磁性介質(zhì)上。 有些業(yè)務(wù)或處理結(jié) 果可能不被打印出來，只有依靠電子計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。 如果 缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控，那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大， 而且數(shù)據(jù)改動(dòng)后不留下任何痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或 毀損的危險(xiǎn)。所以會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理形式提出了更高的要求。 不僅要保存紙介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方 式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各 種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制制度建設(shè)強(qiáng)化內(nèi)控管理，提高會(huì)計(jì)電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。1.加

11、強(qiáng)人員職能控制。由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中， 我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度， 明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織 控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系 統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目 的在于通過設(shè)立一種相互稽核、 相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會(huì) 計(jì)信息的真實(shí)、 可靠，減少發(fā)職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部 門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者 之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、 執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通 過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救不相容職能集中化的

12、不足。會(huì)計(jì)電算化中，為了控制操作人員職能，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不 同軟件進(jìn)行職能分工，從而起到各個(gè)部門權(quán)利相互制約、 相互平衡的 作用。2 .加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。這項(xiàng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行 安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。3 .加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重 要組成部分， 也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。 在會(huì)計(jì)電算化中，由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài)，因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：（1）對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照會(huì) 計(jì)法及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符

13、合公司內(nèi)控制 度，憑證附件是否規(guī)范完整。（2）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致 性，如查看賬冊(cè)內(nèi)容，做到賬表相符，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及 時(shí)調(diào)整。（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。（4）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。談會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制 摘 要 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展 ,極大地提高了會(huì)計(jì)的工 作效率,但是任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都不是無懈可擊的 , 應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化 的發(fā)展潮流 ,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度 , 才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電 算化的高效性及準(zhǔn)確性 ,確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全 , 為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供 完整的信息 , 創(chuàng)造更高的效益。 關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)

14、電算化 ; 內(nèi)部控制 ; 問題 ; 對(duì)策隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用 , 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的企業(yè)越來 越多。企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后 , 會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的環(huán)境 發(fā)生了很大的變化 :一方面, 由于使用了計(jì)算機(jī) ,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度 加快了,會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高 , 減少了因疏 忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò) ;另一方面, 傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)核算時(shí)的 一些內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的要求 , 這就給企業(yè)的內(nèi)部會(huì) 計(jì)控制提出了新的課題。因此 , 如何充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化高效便捷的 優(yōu)勢(shì), 使企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制在會(huì)計(jì)電算化新的形勢(shì)下 , 確保企業(yè)財(cái)產(chǎn) 的安全,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策更快、 更準(zhǔn)確地提供完整的信息 ,創(chuàng)造更高的效益, 建立一套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度勢(shì)在必行。1 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后 , 會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā) 生了很大的變化 ,其面臨的問題也有很多 , 主要表現(xiàn)在以下 3 個(gè)方面:1.1 電算化會(huì)計(jì)崗位職責(zé)的集中使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)之間缺乏有效監(jiān)督傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制建立在不相容職能相分離及相 應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上。采用電算化后 , 由于會(huì)計(jì)電算化很多會(huì)計(jì)業(yè)務(wù) 的處理由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成 ,內(nèi)部控制由程序來完成 , 這將導(dǎo)致電算化 會(huì)計(jì)崗位職責(zé)的集中 , 曾在手工操作下不能合并的崗位可以合并 , 使 傳統(tǒng)職權(quán)