會(huì)議管理制度新編修改版

1、1、目的本制度明確規(guī)定公司會(huì)議種類(lèi)、 組織及會(huì)務(wù)管理等工作相關(guān)內(nèi)容， 確保會(huì)議召開(kāi) 的質(zhì)量和效率，推動(dòng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行。2、范圍本制度適用于公司各部門(mén)召開(kāi)的各項(xiàng)會(huì)議的組織與管理。3、權(quán)責(zé)3.1 人力資源部協(xié)助公司管理層確定公司會(huì)議的種類(lèi)， 組織會(huì)議進(jìn)行、 以及制定、 發(fā)布和推廣會(huì)務(wù)管理相關(guān)制度；3.2 會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)各項(xiàng)會(huì)議的會(huì)議申請(qǐng)、通知、組織、記錄及會(huì)議決議催辦 落實(shí)完成工作。4、會(huì)議召開(kāi)原則4.1 高效。凡召開(kāi)的會(huì)議應(yīng)具備必要性，注重實(shí)效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分。會(huì)議 組織者應(yīng)將會(huì)議主持者、議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等安排預(yù)先告知與會(huì)者；4.2 精簡(jiǎn)。大力精簡(jiǎn)會(huì)議，盡量縮短會(huì)期，減少與會(huì)人員，

2、能合并召開(kāi)的會(huì)議要 盡可能統(tǒng)籌合并；4.3 務(wù)實(shí)。把工作重點(diǎn)放在深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)研和督查，集中精力研究和解決實(shí) 際問(wèn)題上，可采取現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議等形式，及時(shí)協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問(wèn)題；4.4 節(jié)約。會(huì)議召開(kāi)倡導(dǎo)勤儉節(jié)約，會(huì)議地點(diǎn)安排在公司內(nèi)進(jìn)行，特殊情況需經(jīng) 公司管理層批準(zhǔn)，會(huì)議所需經(jīng)費(fèi)由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)申報(bào)，人力資源部審核。5、會(huì)議分類(lèi)5.1 公司級(jí)會(huì)議：主要包括年度員工大會(huì)、工作總結(jié)會(huì)（月度/ 季度/ 年度）、月度經(jīng)營(yíng)研討會(huì)、營(yíng)銷(xiāo)總結(jié)會(huì)（季度 / 年度）、業(yè)務(wù)相關(guān)會(huì)議 （如客戶或供應(yīng)商研討會(huì)、 洽談會(huì)，座談會(huì)等 ） 及各類(lèi)臨時(shí)召開(kāi)的代表大會(huì)；5.2 例會(huì): 公司各一級(jí)部門(mén)周例會(huì)、月度例會(huì)；5.3 專(zhuān)項(xiàng)會(huì)

3、議：項(xiàng)目研討會(huì)、業(yè)務(wù)綜合會(huì) （ 如計(jì)劃協(xié)調(diào)會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技 術(shù)準(zhǔn)備會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、安全工作會(huì)等 ） 。6、會(huì)議周期及時(shí)間安排會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議內(nèi)容會(huì)議時(shí)間會(huì)議召集會(huì)議主持參會(huì)人員會(huì)議記錄輸出結(jié)果年度經(jīng)營(yíng)策略研討會(huì)討論年度經(jīng)營(yíng)策略方向 目標(biāo)、計(jì)劃。每年2-3月總經(jīng)理總經(jīng)理助理部門(mén)經(jīng)理及以上崗位之總經(jīng)理秘書(shū)年度經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)策略年度經(jīng)營(yíng)策略宣貫大會(huì)1、年度經(jīng)營(yíng)策略亙導(dǎo)； 、各部門(mén)績(jī)效責(zé)任狀簽-O2訂每年4月總經(jīng)理總經(jīng)理助理公司全體總經(jīng)理秘書(shū)1、年度經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)策略大 紀(jì)要；2、年度部門(mén)績(jī) 責(zé)任狀。工作總結(jié)會(huì)1、上月丄作重點(diǎn)及經(jīng)營(yíng) 成果回顧；2、上月工, 問(wèn)題及解決辦法研討。r乍 次（季/月）第一周周六總經(jīng)理總經(jīng)

4、理助理各部門(mén)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理秘書(shū)1、會(huì)議紀(jì)要；2、月. 工作中問(wèn)題及下階段解 決方案。月度經(jīng)營(yíng)研討會(huì)1、月度各部門(mén)各項(xiàng)KP 標(biāo)達(dá)成情況及原因分析2、次月KPI指標(biāo)調(diào)整和營(yíng)重點(diǎn)。I指-經(jīng)每月5號(hào)前總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門(mén)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理秘書(shū)1、上月低績(jī)效達(dá)成原 及解決方案；2、次丿 KP指標(biāo)設(shè)定。營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃總結(jié)會(huì)1、各大區(qū)、省月度計(jì)戈 達(dá)成情況及原因分析； 、下月?tīng)I(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃分解；、下月?tīng)I(yíng)銷(xiāo)舉措廠:每月5號(hào)前3總經(jīng)理營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)省經(jīng)理大區(qū)總監(jiān) 場(chǎng)部經(jīng)理（主管）銷(xiāo)客服部經(jīng)理（主管肖部門(mén)文員1、上月?tīng)I(yíng)銷(xiāo)總結(jié)得失2、下月?tīng)I(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃分解3、下月?tīng)I(yíng)銷(xiāo)舉措部門(mén)周例會(huì)上月（周）部門(mén)工作總:次周一下班前部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)指定部門(mén)全體部門(mén)

5、助理上周（月）工作總結(jié)及下 周（月）工作計(jì)劃營(yíng)銷(xiāo)周例會(huì)士次周一下班前部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)指定部門(mén)全體部門(mén)助理第一事業(yè)部周例會(huì)及下月（周部門(mén)工作計(jì) 戈U）次周一下班前部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)指定部門(mén)全體部門(mén)助理部門(mén)月例會(huì)當(dāng)月最后一周周末部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)指定部門(mén)全體部門(mén)助理營(yíng)銷(xiāo)月例會(huì)當(dāng)月最后一周周末部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)指定部門(mén)全體部門(mén)助理第一事業(yè)部月例會(huì)當(dāng)月最后一周周末部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)指定部門(mén)全體部門(mén)助理項(xiàng)目研討會(huì)1、項(xiàng)目進(jìn)展情況通報(bào)； 、項(xiàng)目進(jìn)展問(wèn)題分析； 、次階段工作安排及分23不定期匚項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目小組全體項(xiàng)目助理項(xiàng)目進(jìn)程及下階段安排計(jì)劃協(xié)調(diào)會(huì)1、上階段各系統(tǒng)計(jì)戈吹 成分析；2、各項(xiàng)KPI達(dá) 分析；3、計(jì)劃

6、溝通事項(xiàng) 安排。成每周二計(jì)劃采購(gòu)總監(jiān)計(jì)劃經(jīng)理生產(chǎn)接口人營(yíng)銷(xiāo). 監(jiān)銷(xiāo)管部經(jīng)理扌、部門(mén)助理1、計(jì)劃管理問(wèn)題及解 方案；2、計(jì)劃問(wèn)題解 責(zé)任人。質(zhì)量分析會(huì)每周三生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì)不定期生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)不定期安全工作會(huì)不定期7、會(huì)議申報(bào)及組織6.1各部門(mén)須按照事先規(guī)定的會(huì)議時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議報(bào)告內(nèi)容等做好充分準(zhǔn) 備參會(huì)；6.2會(huì)議通知：列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議通知由人力資源部統(tǒng)一安排，會(huì)議通知須提 前一天以文字或電話發(fā)出。各部自行安排的小范圍會(huì)議可自行安排；6.3如召幵須上級(jí)部門(mén)參與的不定期會(huì)議，由會(huì)議主辦單位根據(jù)工作需要和會(huì)議 內(nèi)容，向上一級(jí)單位提出，提報(bào)會(huì)議申請(qǐng)單，詳見(jiàn)附件一。經(jīng)上級(jí)單位審批，如 批準(zhǔn)幵會(huì)，會(huì)前

7、準(zhǔn)備相關(guān)事宜由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)，同時(shí)參照本程序執(zhí)行；6.4會(huì)議籌備工作：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，由會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織，會(huì)議相關(guān)部門(mén)配 合完成具體工作的籌備與落實(shí)（包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)場(chǎng)布置、橫幅標(biāo)識(shí)、安全保衛(wèi)、 音響、會(huì)議通知、會(huì)議方案等）；6.5會(huì)議簽到：會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)事先準(zhǔn)備簽到表、冊(cè)。中小型會(huì)議實(shí)行個(gè)人簽到,規(guī)模較大的會(huì)議實(shí)行部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽到。會(huì)議結(jié)束時(shí)，主辦部門(mén)可對(duì)各單位的出勤情況 進(jìn)行檢查或抽查；6.6會(huì)議文件及會(huì)議檔案：全員性會(huì)議的文件由主辦部門(mén)準(zhǔn)備，會(huì)議結(jié)束后，應(yīng) 及時(shí)將完整的會(huì)議文件整理歸檔，按規(guī)定時(shí)間移交到人力資源部存檔；一般性工作 會(huì)議由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和紀(jì)要整理，會(huì)議紀(jì)要經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)

8、人簽發(fā)后，公布執(zhí) 行并發(fā)至相關(guān)部門(mén)備忘；6.7 與平級(jí)或縱向溝通的不定期會(huì)議召開(kāi)，由會(huì)議發(fā)起單位提出并參照本程序執(zhí) 行。7、會(huì)議要求及紀(jì)律7.1 會(huì)議接待由會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)，會(huì)議召開(kāi)前 5 分鐘進(jìn)行簽到，須準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)會(huì) 議人數(shù)并留存檔案資料，詳見(jiàn)會(huì)議簽到表附件三；7.2 會(huì)議相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)在會(huì)前將與會(huì)議相關(guān)的參閱資料及時(shí)、準(zhǔn)確分發(fā)至與會(huì)人 員；7.3 會(huì)議記錄由會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)記錄；7.4 與會(huì)人員應(yīng)做到不遲到，不早退，因故不能參加會(huì)議應(yīng)提前向主辦會(huì)議部門(mén) 請(qǐng)假；有事離開(kāi)會(huì)場(chǎng)需向會(huì)議組織者請(qǐng)假；會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，保持會(huì)場(chǎng)安 靜，不做與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的事；7.5 會(huì)議內(nèi)容有保密事項(xiàng)時(shí)，與會(huì)者必須

9、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；7.6 人力資源部將于會(huì)議召開(kāi)后對(duì)會(huì)議紀(jì)律執(zhí)行情況（包括會(huì)議出勤、請(qǐng)假制度 履行情況及會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)情況）在全公司范圍內(nèi)通報(bào)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人要重視對(duì)會(huì)議紀(jì)律 的執(zhí)行，以身作則，促進(jìn)良好會(huì)風(fēng)的形成。8、會(huì)后工作跟進(jìn)8.1 主辦部門(mén)負(fù)責(zé)整理及下發(fā)會(huì)議紀(jì)要 （詳見(jiàn)附件四）及會(huì)議決議的催辦；8.2 會(huì)后聚餐、娛樂(lè)等活動(dòng)由人力資源部組織、協(xié)調(diào)，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召 開(kāi)前通知人力資源部，以便提前準(zhǔn)備安排；8.3 會(huì)議文件材料的立卷歸檔，建立會(huì)議檔案。8.3.1 主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的相關(guān)材料保存，如會(huì)議通知、會(huì)議議程、簽到表、會(huì) 議紀(jì)要、會(huì)議報(bào)告等文書(shū)須一并收集、整理齊全，按一會(huì)一卷的立卷方法設(shè)立

10、案卷；8.3.2 部門(mén)內(nèi)部會(huì)議均需將會(huì)議議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議報(bào)告等文書(shū)備份 呈報(bào)總經(jīng)理。9、會(huì)議室使用管理辦法9.1 管理歸口9.1.1 人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)安排使用。9.1.2 日常管理具體：會(huì)議室內(nèi)財(cái)產(chǎn)的保管、衛(wèi)生保潔、門(mén)窗及電器的關(guān)閉、使 用交接手續(xù)辦理、鑰匙交接等。9.1.3 所有會(huì)議室的燈光、音響、多媒體投影等的操控工作、日常調(diào)試及報(bào)修工 作均由網(wǎng)絡(luò)管理員或總經(jīng)辦指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。9.2 使用范圍及預(yù)約程序9.2.1 按照“會(huì)議管理制度”之規(guī)定，列入每周會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議優(yōu)先編排使用會(huì) 議室；各部如需使用會(huì)議室一般要提前 1 天向人力資源部申請(qǐng)預(yù)約，以便統(tǒng)籌安排 使用

11、。若各部擬預(yù)約的會(huì)議室使用時(shí)間與每周列入會(huì)議計(jì)劃或已預(yù)定的會(huì)議室與臨 時(shí)性重要會(huì)議發(fā)生沖突時(shí)，以重要會(huì)議為先。9.2.2 外部租賃會(huì)議室主要用于全公司的大型活動(dòng)及重要會(huì)議等，如有特殊活動(dòng) 需要，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，方可執(zhí)行租用安排。9.2.3 申請(qǐng)使用會(huì)議室可在公用盤(pán)下載申請(qǐng)表，要求要逐項(xiàng)填寫(xiě)申請(qǐng)單中各項(xiàng)內(nèi) 容，并在“其它說(shuō)明”欄中注明參會(huì)人數(shù)、需使用設(shè)施等，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；嚴(yán) 禁擅自使用會(huì)議室。9.3 使用規(guī)定9.3.1 按照“誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，使用部門(mén)須派專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)活動(dòng)期間的 管理及安全工作。9.3.2 會(huì)議期間非與會(huì)人員不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。 ?9.3.3 凡進(jìn)入會(huì)議室的人員必須自覺(jué)遵守會(huì)議室使用管理規(guī)定。講衛(wèi)生，不得喧 嘩、不得損壞公物、不得損壞公用設(shè)施。對(duì)于違反本規(guī)定的人員，人力資源部或指 定管理人員有權(quán)制止、教育、直至給予行政處罰。9