國(guó)際貨代操作步驟詳解

1、«國(guó)際貨運(yùn)代理操作步驟詳解第一節(jié) 出口貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)流程如圖 2 2所示。海運(yùn)犧宦運(yùn)送業(yè)結(jié)關(guān)倂位裝船龜齊運(yùn)提卑出 銀行外進(jìn)銀行SF.F竜援 提肓外代理雋海連茂/L交貨外tris（一）接受委托1 攬貨人員或客戶服務(wù)人員在對(duì)客戶報(bào)價(jià)時(shí)，必須核實(shí)相關(guān)運(yùn)價(jià)、運(yùn)輸條款、船期，在確定有能力接受委托的情況下，如實(shí)告知客戶完成此次委托所需時(shí)間和船期，并按公司對(duì)外報(bào)價(jià)表向客戶報(bào)價(jià)，如所報(bào)價(jià)格低于本公司公布運(yùn)價(jià)，則按公司運(yùn)價(jià)管理規(guī)定執(zhí)行。2.當(dāng)客戶接受報(bào)價(jià)并下委托時(shí)，攬貨人員或客戶服務(wù)人員有責(zé)任向客戶提供該公司的空白集裝箱貨物托運(yùn)單，也可接收客戶自己的托運(yùn)單；但此類托運(yùn)單應(yīng)包括該公司托運(yùn)單的主要條款，如托

2、運(yùn)單上無(wú)運(yùn)價(jià)，則需將有關(guān)書面報(bào)價(jià)附于其后（對(duì)合約客戶、公司的老客戶已在電話中確認(rèn)的運(yùn)價(jià)可不在托運(yùn)單上 顯示）。同時(shí)要求客戶在托運(yùn)單上簽字、蓋章（境外客戶、托運(yùn)私人物品的非貿(mào)易訂艙者簽字即可） ，如 客戶不能及時(shí)提供內(nèi)容詳細(xì)的托運(yùn)單，則必須在裝船前補(bǔ)齊，否則由此產(chǎn)生的費(fèi)用由客戶負(fù)責(zé)。3接受客戶的委托后，攬貨人員應(yīng)詳細(xì)填寫業(yè)務(wù)聯(lián)系單。攬貨人員在通知客戶服務(wù)人員訂艙的同時(shí)，把業(yè)務(wù)聯(lián)系單和上述客戶訂艙資料交給客戶服務(wù)人員。4對(duì)不符合本控制程序的訂艙委托，客戶服務(wù)人員可以拒絕接受訂艙，并有義務(wù)向部門經(jīng)理匯報(bào)。（二）操作1一旦接受客戶訂艙，應(yīng)盡快安排向船公司訂艙及安排拖車、報(bào)關(guān)事宜（客戶自拖、自報(bào)除外）

3、，并從 拖車公司那里獲取箱號(hào)、封條號(hào)；2盡快按委托書要求制單，并傳真給客戶確認(rèn)。如有需要，還應(yīng)將目的港代理打印在提單上，并在貨物裝船前完成單證校對(duì)工作；3認(rèn)真填寫操作過(guò)程記錄，對(duì)需換單轉(zhuǎn)船、電放的委托應(yīng)有記錄，并提供給相關(guān)部門；4客戶服務(wù)人員將計(jì)費(fèi)人員已簽字蓋章的收費(fèi)單交給客戶 （或攬貨人員） ；攬貨人員有責(zé)任及時(shí)向客戶 催收運(yùn)費(fèi)或按合同（或協(xié)議） 規(guī)定，定期向客戶催收運(yùn)費(fèi)；5客戶服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)通知報(bào)關(guān)行等分承包方，退回有關(guān)資料， 如出口退稅核銷單、報(bào)關(guān)手冊(cè)等，這些資料需退還給客戶，攬貨人員有責(zé)任對(duì)客戶服務(wù)人員給以提醒；6當(dāng)客戶或攬貨人員詢問(wèn)二程船信息時(shí)，客戶服務(wù)人員應(yīng)給予提供。（三）提單簽發(fā)

4、提單簽發(fā)人員必須核實(shí)貨物已裝船離港，驗(yàn)證運(yùn)費(fèi)收取滿足合同（協(xié)議） 中運(yùn)費(fèi)支付條款后，才能簽 發(fā)此次委托所對(duì)應(yīng)的提單，具體操作按提單簽發(fā)管理規(guī)定進(jìn)行。第二節(jié) 進(jìn)口貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)流程進(jìn)口貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)分為船舶到港前的準(zhǔn)備工作和船舶到港后的準(zhǔn)備工作，然后是審查提單等有關(guān)單證， 簽發(fā)提貨單給收貨人提貨，最后，還要做好每一航次船的文件歸檔工作。進(jìn)口貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)程序如圖 2 3 所示。（一）船舶到港前的資料準(zhǔn)備及電腦初步錄入工作1建立航次檔案。 船舶到港前， 收到船公司或其代理的傳真艙單放貨特別指示 （如有） 等有關(guān)資料， 建立相應(yīng)的船舶航次檔案。2初步審核相關(guān)資料。 初步審核傳真艙單，主要根據(jù)海關(guān)要求審核艙

5、單上每票貨的中文貨名、收貨人、質(zhì)量、件數(shù)等。3預(yù)報(bào)船舶動(dòng)態(tài)。船舶到港前 10 天、7 天、5 天、3 天、1 天，向進(jìn)口艙單的收貨人或通知人發(fā) “船 期預(yù)報(bào)”，并向收貨人確認(rèn)艙單內(nèi)容是否正確，補(bǔ)充中文貨名等（集裝箱班輪除外） 。4電腦預(yù)錄入。根據(jù)客戶確認(rèn)艙單傳真件后， 在業(yè)務(wù)電腦系統(tǒng)上輸入艙單的各項(xiàng)內(nèi)容， 輸入時(shí)注意提 單號(hào)、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規(guī)格型號(hào)（如有） 、件數(shù)、毛重、體積、箱號(hào)等的準(zhǔn)確性。5往來(lái)函電處理。對(duì)于船舶到港前收到的船公司或其代理有關(guān)修改進(jìn)口艙單的函電指示，在電腦系統(tǒng) 上作相應(yīng)更改，并盡快通知外勤業(yè)務(wù)員在給口岸單位的艙單上做相應(yīng)的修改。6扣貨通知的處理。（1）收到

6、扣貨通知后，應(yīng)在臺(tái)賬和該票二程提單正反面蓋“暫不放貨” 專用章和登記時(shí)間，并通知貨主貨已到，但暫不放貨；（2）接到放貨通知后，立即在臺(tái)賬和提單正反面加蓋“可以放貨” 專用章并登記時(shí)間、簽名，同時(shí)通知貨主辦理提貨；（3）放貨通知和其他進(jìn)口資料一并歸檔。7進(jìn)口艙單制作或收集。（1）對(duì)于散雜貨船進(jìn)口，如無(wú)隨船正本艙單，根據(jù)委托方的要求，代理應(yīng)嚴(yán)格按照委托方或船長(zhǎng)所提供的資料制作進(jìn)口艙單，并要求其確認(rèn)；（2）對(duì)于班輪，要求班輪公司提供符合要求的進(jìn)口艙單，多家班輪公司共用艙位的情形下，應(yīng)將多家 班輪公司的進(jìn)口艙單收集齊全；（3）將制作或收集齊全的進(jìn)口艙單，在船舶到港前交給外勤人員簽收；（4）對(duì)所有預(yù)抵船

7、舶，按船舶航次、到港時(shí)間進(jìn)行初步歸檔，并作適當(dāng)標(biāo)識(shí)。（二）船舶到港后的資料核對(duì)及提貨單準(zhǔn)備工作1進(jìn)口艙單、提單等資料的接收。（1）船舶到港后，從船務(wù)部外勤處接收進(jìn)口艙單、提單等有關(guān)進(jìn)口單證、資料等，并在單證交接本上 簽收；（2）如有需本公司轉(zhuǎn)交貨主的隨船文件， 應(yīng)妥善保管并在艙單相應(yīng)的提單下注明， 以便貨主提貨時(shí)交 貨主。2正本艙單的審核。根據(jù)收到的進(jìn)口正本艙單，仔細(xì)核對(duì)已錄入電腦的艙單資料，主要核對(duì)總票數(shù)、提單號(hào)、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規(guī)格型號(hào)（如有） 、件數(shù)、毛重、體積、箱號(hào)等，如發(fā)現(xiàn) 不符合， 應(yīng)以進(jìn)口正本艙單為準(zhǔn)進(jìn)行修改，有疑問(wèn)時(shí)，與船公司落實(shí)不符之處。3制作進(jìn)口提貨單。（

8、1） 打印進(jìn)口提貨單和條形碼，將打印的提貨單和艙單、隨船提單進(jìn)行核對(duì)；（ 2） 如發(fā)現(xiàn)提單和艙單不符需及時(shí)和船公司或其代理聯(lián)系；（ 3） 如船公司電函確認(rèn)為其艙單內(nèi)容有誤， 原則上不允許直接修改進(jìn)口艙單， 進(jìn)口業(yè)務(wù)員應(yīng)將其書面 更正指示保存在船公司更改通知文件夾中，作為以后貨主來(lái)辦理艙單更改手續(xù)時(shí)向海關(guān)提供的憑證；（ 4） 船公司或其代理確認(rèn)其提單內(nèi)容有誤， 也應(yīng)將其書面更改指示附在此票貨的進(jìn)口提單后面， 以便 在簽發(fā)提貨單時(shí)告知貨主。4進(jìn)口電子艙單發(fā)送海關(guān)。根據(jù)已審核無(wú)誤的進(jìn)口艙單于當(dāng)日傳輸?shù)胶ｊP(guān)電腦系統(tǒng)，并在海關(guān)電腦資料（艙單） 傳送登記本上登記，注明海關(guān)艙單航次號(hào)、發(fā)送人和發(fā)送時(shí)間。5分

9、船名航次打印進(jìn)口登記臺(tái)賬，并按船公司分類歸檔，以方便客戶辦理進(jìn)口提貨手續(xù)。（三）通知收貨人辦理提貨手續(xù)1發(fā)到貨通知。（ 1） 在收到進(jìn)口正本艙單的當(dāng)天， 根據(jù)進(jìn)口提貨登記臺(tái)賬以電話或傳真的形式發(fā)出到貨通知， 并在臺(tái) 賬通知方式一欄中注明通知方式、日期、對(duì)方通知人；（ 2） 若無(wú)法按艙單等單證內(nèi)容與通知方或收貨人取得聯(lián)系，或艙單中未注明聯(lián)系電話時(shí)， 應(yīng)及時(shí)向船公司或其代理查詢，得到答復(fù)后根據(jù)所提供的聯(lián)系資料發(fā)出到貨通知；（ 3） 對(duì)按港口規(guī)定需限時(shí)提取的危險(xiǎn)品或其他特種貨，應(yīng)及時(shí)以書面或電話方式通知貨主嚴(yán)格按要求提貨，確保裝卸作業(yè)正常進(jìn)行。2貨物催提通知。對(duì)貨物到港后 5 日內(nèi)仍無(wú)人來(lái)辦理提貨手

10、續(xù)的收貨人，需再次發(fā)出到貨通知，在進(jìn) 口單證臺(tái)賬中作好第二次催提記錄， 視情況報(bào)船公司或其代理， 以便其通過(guò)發(fā)貨人督促收貨人及早提貨。（四）審單及簽發(fā)提貨單1提單審核。如正本提單由提貨人出具， 需對(duì)提貨人所出具的提單進(jìn)行審核，內(nèi)容包括：（ 1） 確認(rèn)船公司對(duì)該票貨物是否有扣貨指示， 如有，則及時(shí)協(xié)助收貨人與船公司聯(lián)系協(xié)助解決放貨問(wèn) 題；2） 與艙單中該票貨的有關(guān)內(nèi)容是否一致；(3) 提單是否為船公司正本海運(yùn)提單， 如船公司或其代理提供的有關(guān)單證資料中有簽發(fā)提單復(fù)印傳真 件的，要將收貨人出示的正本提單與提單復(fù)印傳真件核對(duì)，以確認(rèn)其真實(shí)性；(4) 對(duì)于指示提單需審核背書是否連貫、完整；(5) 海運(yùn)

11、費(fèi)等費(fèi)用是否到付，如是，則根據(jù)船公司的指示收取運(yùn)費(fèi)或其他費(fèi)用；(6) 對(duì)于記名提單，由該收貨人加蓋公章背書、 簽名并填寫身份證號(hào)碼， 第一次提貨需留身份證復(fù)印 件；如收貨人公司的公章不便外帶， 需有用其他印章代替公章背書的授權(quán)委托書， 并用授權(quán)的其他印章 背書；(7)對(duì)于指示提單( “CONSIGNE”E 一欄為 TOORDER )，需有發(fā)貨人和收貨人同時(shí)背書；(8)女口 “CONSIGNEE 一欄為“TO ORDER OF XXX 則須有XXX的背書，最后提貨人的公章背書須和 本公司簽發(fā)的提貨單收貨人一致。2正本提單的回收。要求提貨人在正本提單背面加蓋公章或該公司的授權(quán)章(需有授權(quán)證明書在本

12、公 司備案)、提貨人簽名、注明身份證號(hào)碼及提貨日期。分以下幾種情況，收回正本提單，并在收回的正 本提單上簽字或蓋核銷章：(1) 一般情況下收回三份正本中的一份即可，在特殊情況下按船公司要求收回全套正本提單， 才可簽 發(fā)提貨單；(2) 對(duì)于改港貨物，必須收回全套正本海運(yùn)提單；(3) 對(duì)于轉(zhuǎn)船貨物，能否接受收貨人出具的全程海運(yùn)提單，需依據(jù)艙單上注明或船東書面提示。3簽發(fā)提貨單。(1) 確認(rèn)提單及背書完全無(wú)誤后， 在提貨單上加蓋提貨單簽發(fā)章， 經(jīng)辦人和審核人審核提貨單有關(guān)內(nèi) 容，并在相應(yīng)欄內(nèi)簽字；(2) 指示提單的提貨單上，必須標(biāo)上實(shí)際收貨人的單位全稱；(3) 提貨單留底聯(lián)上，要求實(shí)際收貨人簽字、蓋

13、章。4無(wú)單放貨。對(duì)所有需要無(wú)單放貨的提單在無(wú)單放貨登記本上登記船名、航次、提單號(hào)、貨名、貨量、 進(jìn)口日期，由部門經(jīng)理簽字后，方可放貨給收貨人。無(wú)單放貨有以下兩種情況：(1)電報(bào)放貨。船公司或委托方有明確書面指示已收回全套正本提單，可以放貨給進(jìn)口收貨人，并有 船公司授權(quán)之有關(guān)員工的簽字和蓋章，可直接放貨給收貨人。2)保函放貨。是否接受保函，原則上要由船公司確定。在接到收貨人的保函后，傳真給委托方簽字確認(rèn)后， 方可放貨給收貨人。 保函放貨必須填寫無(wú)單放貨審批表， 由部門經(jīng)理或總經(jīng)理審核后方可簽發(fā) 提貨單交指定收貨人。5歸檔。待該航次所有進(jìn)口貨簽發(fā)提貨單完畢后， 單留底聯(lián)、有效背書的正本提單、頭程正

14、本提單（如有） 人航次檔案，并在檔案封面上登記有關(guān)的歸檔資料名將進(jìn)口業(yè)務(wù)的有關(guān)單證，包括正本進(jìn)口艙單、提貨 等，連同與該票貨有關(guān)的往來(lái)電函等一并歸 稱，一般情況下文檔保存期為 3 年。一）接受貨主詢價(jià)： 1、海運(yùn)詢價(jià)： 需掌握發(fā)貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務(wù)的港口，價(jià)格； 主要船公司船期信息； 需要時(shí)應(yīng)向詢價(jià)貨主問(wèn)明一些類別信息，如貨名，危險(xiǎn)級(jí)別等。 （水路危規(guī)） 2、陸運(yùn)詢價(jià)： （人民幣費(fèi)用） 需掌握各大主要城市公里數(shù)和拖箱價(jià)格； 各港區(qū)裝箱價(jià)格； 報(bào)關(guān)費(fèi)、商檢、動(dòng)植檢收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。3、不能及時(shí)提供的，需請(qǐng)顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素，以便在盡可能短的時(shí)間內(nèi)回復(fù)貨主。 （二）接單：

15、接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點(diǎn)信息：1、船期、件數(shù)2、箱型、箱量3、毛重4、體積1 X20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT1 X40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT1 X40'HC=76CBM 12*2.7*2.381 X45'GP=86CBM5、付費(fèi)條款、貨主聯(lián)系方法6、做箱情況，門到門還是內(nèi)裝（三）訂艙：1 、繕制委托書（十聯(lián)單） ；制單時(shí)應(yīng)最大程度保證原始托單的數(shù)據(jù)正確、相符性，以減少后續(xù)過(guò)程的頻 繁更改。2、加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價(jià)格確認(rèn)件），應(yīng)一并備齊方能去訂艙。

16、3、取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號(hào)信息。（四）做箱：1 、門到門：填妥裝箱計(jì)劃中：做箱時(shí)間、船名、航次、關(guān)單號(hào)、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、 門點(diǎn)、聯(lián)系人、電話等要因，先于截關(guān)日（船期前兩天） 12 天排好車班。2、內(nèi)裝：填妥裝箱計(jì)劃中 : 船期船名航次、關(guān)單號(hào)、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進(jìn)艙編號(hào)等 要因，先于截關(guān)日（船期前兩天） 1 2天排好車班。3、取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）（五）報(bào)關(guān)（有時(shí)同時(shí)、有時(shí)先于做箱） ：1、了解常出口貨物報(bào)關(guān)所需資料。 需商檢 需配額 需許可證 需產(chǎn)地證 需提供商標(biāo)授權(quán)、商標(biāo)品名 出口香港地區(qū)貨值超過(guò) $10 萬(wàn)，其他地區(qū)超過(guò) $

17、50 萬(wàn)，核銷時(shí)需提供結(jié)匯水單（復(fù)印件） 需提供商會(huì)核價(jià)章 2 填妥船名航次，提單號(hào)，對(duì)應(yīng)裝箱單 （packing list） ，發(fā)票，所顯示的毛重凈重，件數(shù)，包裝種類，金 額，體積，審核報(bào)關(guān)單的正確性（單證一致） 。3、顯示報(bào)關(guān)單所在貨物的 “中文品名 ”，對(duì)照海關(guān)編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編 碼確定計(jì)量單位，并根據(jù)海關(guān)所列之監(jiān)管條件點(diǎn)閱所缺乏報(bào)關(guān)要件。4、備妥報(bào)關(guān)委托書，報(bào)關(guān)單，手冊(cè)，發(fā)票，裝箱單，核銷單，配艙回單（十聯(lián)單第五聯(lián)以后），更改單（需要的話）和其他所需資料，于截關(guān)前一天通關(guān)。5、跟蹤場(chǎng)站收據(jù)，確保配載上船。6、凡是退關(guān)改配的，若其中有下個(gè)航次，出運(yùn)仍然需要，諸

18、如許可證，配額，商檢，動(dòng)植檢之類的文 件資料，退關(guān)、改配通知應(yīng)先于該配置船期一個(gè)星期到達(dá)，以便（報(bào)運(yùn)部）順利抽回資料，重新利用。 否則只會(huì)順延船期，造成麻煩。（六）提單確認(rèn)和修改：1、問(wèn)明顧客 “提單 ”的發(fā)放形式： 電放：需顧客提供正本 "電放保函 "（留底），后出具公司 "保函 "到船公司電放。 預(yù)借 （如可行 ）需顧客提供正本 " 預(yù)借保函 " （留底），后出具公司 "保函 "到船公司預(yù)借。 倒簽 （如可行 ）需顧客提供正本 "倒簽保函 "（留底），后出具公司 "保函 "到船公司倒簽。 *此種情況 下，多半是簽發(fā) HOUSE B/L. 分單：應(yīng)等船開以后 34 天（候艙單送達(dá)海關(guān)，以保證退稅） ，再將一票關(guān)單拆成多票關(guān)單。 并單：應(yīng)等船開以后 3、4 天（候艙單送達(dá)海關(guān)，以保證退稅） ，再將多票關(guān)單合成一票關(guān)單 異地放單：須經(jīng)船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人，電話，傳真，公司名，地址 等資料方可放單。2、依據(jù)原始資料，傳真于貨主確認(rèn)，并根據(jù)回傳確立提單正確內(nèi)容。（七）簽單：1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。2、 是否需要