工程項(xiàng)目采購管理流程和實(shí)施辦法

1、工程項(xiàng) 目采購管理流程和實(shí)施辦法制定本流程和實(shí)施辦法的原則和假設(shè)1. 公司項(xiàng)目的采購管理職能設(shè)在主管部門，主管部門通過制定采購管理流程和程序文 件，并協(xié)調(diào)項(xiàng)目采購的計(jì)劃、執(zhí)行和控制，以保證項(xiàng)目在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)以合理 的價(jià)格獲得需要的服務(wù)/設(shè)備和物資，并保證其質(zhì)量和符合蒙古國的有關(guān)法律及公 司的有關(guān)規(guī)定，保留項(xiàng)目釆購管理的靈活性同時(shí)加強(qiáng)釆購的監(jiān)督和控制。2. 本辦法須遵循法律規(guī)則和相應(yīng)產(chǎn)量分成合同的有關(guān)規(guī)定；3. 根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和內(nèi)控管理辦法，考慮公司項(xiàng)目實(shí)際情況特制定公司項(xiàng)目釆購管 理流程相關(guān)程序文件；4. 由于目前項(xiàng)目階段，根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)特性，建議應(yīng)用項(xiàng)目管理的方法管 理這一階

2、段；5. 根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和公司治理的要求，建議公司董事會設(shè)立執(zhí)行董事，負(fù)責(zé)與公司管理 層和公司項(xiàng)目公司董事會聯(lián)系，執(zhí)行公司對公司業(yè)務(wù)的釆購管理流程和公司項(xiàng)目的 米購協(xié)調(diào)等事項(xiàng)；6. 由于公司項(xiàng)目歸口主管部門管理，建議主管部門葷事定為執(zhí)行董事，在主管部門設(shè) 立項(xiàng)目管理辦公室支持該項(xiàng)目的采購管理；7. 公司項(xiàng)目主要由分成合同形成的業(yè)務(wù)，根據(jù)這一特點(diǎn)，建議分別以三個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理分 別兼任三個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，根據(jù)釆購管理流程的要求，下設(shè)總師、成本控制負(fù)責(zé) 人和采購負(fù)責(zé)人組成項(xiàng)目釆購管理小組來管理項(xiàng)目的釆購。8. 三個(gè)項(xiàng)目分別采用以下流程管理該項(xiàng)目的采購，項(xiàng)目的采購流程主要包括：采購管理計(jì)劃編制外包方案編制招

3、標(biāo)管理評標(biāo)管理采購合同管理采購合同關(guān)閉9. 所有采購流程與項(xiàng)目的其它管理流程的接口待定；10. 本釆購管理流程僅適用于勘探期；11. 合同要以長期合同為主以減少管理界面和降低風(fēng)險(xiǎn)，主要是EPC合同、咨詢設(shè)計(jì)合 同和設(shè)備釆購合同和特定物資長期供應(yīng)合同等，通過招投標(biāo)管理來實(shí)現(xiàn)；小于一定 價(jià)款的合同可以直接指定；其他正常物資原材料按生產(chǎn)計(jì)劃和預(yù)算執(zhí)行。12. 本文件包括采購管理流程，釆購管理流程圖說明，釆購管理程序文件，采購管理實(shí) 施細(xì)則和釆購文件模板五個(gè)部分（后面兩個(gè)部分沒有完成，要由有采購管理理論經(jīng) 驗(yàn)的人完成）編制和審批采購計(jì)劃流程門12完成m十同策一制 采 購一呂理計(jì)劃編制外包方案成本控制定

4、評估標(biāo)采購負(fù)編制采nrl單請招標(biāo)管理流程干系人輸入執(zhí)行董事管O項(xiàng)口經(jīng)理I采購管理計(jì)相關(guān)技術(shù)總成木控制采購負(fù)責(zé)備選供應(yīng)【受和評與供應(yīng)商談判合同采購合同管理流程相關(guān)技工衣AITM承包商一變更求管 同 合承包商絨效審査采購記錄歸檔支付C文采購審成本控十采購記一采購記項(xiàng)目編制采購管理計(jì)劃流程說明流程名稱：編制采購管理計(jì)劃一、流程簡介：1、流程內(nèi)容根據(jù)聯(lián)合管理委員會的工作計(jì)劃和預(yù)算，以及項(xiàng)目管理計(jì)劃，項(xiàng)目部有關(guān)人 員編制采購管理計(jì)劃和工作訂單，提出變更請求；采購管理計(jì)劃和采購管理計(jì)劃 的重大變更，報(bào)送主管部門蒙辦，由主管部門主任跨國公司執(zhí)行董事審批。2、流程的起止點(diǎn)編制釆購管理計(jì)劃流程，從制定采購決策開

5、始到主管部門審批采購管理計(jì)劃 止二、流程涉及部門及職責(zé)1、業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)釆購管理計(jì)劃的審核、審批、傳遞等工作。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：公司跨國項(xiàng)目部負(fù)責(zé)采購管理計(jì)劃的編制、審核、上報(bào)等工作。公司項(xiàng)目編制采購計(jì)劃控制程序1適用范圍本程序適用于編制釆購管理計(jì)劃業(yè)務(wù)。2風(fēng)險(xiǎn)2.1釆購管理計(jì)劃與實(shí)際需求不符。2.2釆購管理計(jì)劃未經(jīng)有效審批。釆購管理計(jì)劃的形成過程缺乏適當(dāng)?shù)穆殭?quán)分 離。3部門職責(zé)3.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)釆購管理計(jì)劃的編制、審核、上報(bào)等工作。3.2主管部門負(fù)責(zé)物資釆購計(jì)劃的審核、審批、傳遞等工作。4控制4.1保證釆購計(jì)劃符合實(shí)際需求4.1. 1(1)項(xiàng)目部提供的采購管理計(jì)劃與該項(xiàng)

6、目的需求對照，準(zhǔn)確無誤后，呈報(bào)主管部門蒙辦。(2)項(xiàng)目部的釆購管理計(jì)劃以對應(yīng)的項(xiàng)目為基礎(chǔ)，一個(gè)項(xiàng)目，一 個(gè)釆購管理計(jì)劃。4.2保證釆購管理計(jì)劃經(jīng)過必要的審批。4.2.1由相關(guān)人員匯總、審核采購管理計(jì)劃的準(zhǔn)確性、合理性，無誤后報(bào)送主管 部門主任審批。4. 2.2工作訂單和釆購管理計(jì)劃的重大變更由蒙辦相關(guān)人員匯總、審核其準(zhǔn)確 性、合理性，無誤后報(bào)送主管部門主任審批。5相關(guān)制度5.1采購管理計(jì)劃管理實(shí)施細(xì)則6控制證據(jù)采購管理計(jì)劃、工作訂單、采購管理計(jì)劃變更單公司項(xiàng)目編制外包方案流程說明流程名稱：編制外包方案二、流程簡介：1、流程內(nèi)容公司釆購管理小組負(fù)責(zé)編制外包方案，其中包括釆購文件和評估標(biāo)準(zhǔn)及工作訂

7、單變更的請求，主管部門負(fù)責(zé)工作訂單重大變更的審定。2、流程的起止點(diǎn)編制外包方案流程，包括編制和審批采購文件，制定和審定評估標(biāo)準(zhǔn)，以及 工作訂單變更的請求和批準(zhǔn)。二、流程涉及部門及職責(zé)2、業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)外包方案的編制、審核、審批工作，并及時(shí)報(bào)送主管部門蒙辦備 案。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)采購文件、評估標(biāo)準(zhǔn)的備案，以及工作訂單重大變更的核準(zhǔn)和 審批。公司項(xiàng)目編制外包方案控制程序1適用范圍本程序適用于項(xiàng)目部采購的編制外包方案的業(yè)務(wù)。2風(fēng)險(xiǎn)2.1選擇了不合適的評估標(biāo)準(zhǔn)。2.2未確定合理的工作訂單變更。3部門職責(zé)3.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)外包方案的編制、審核、審批，編制采購文件，制定評

8、估標(biāo)準(zhǔn), 提出變更請求。3.2主管部門負(fù)責(zé)工作訂單重大變更的審定。4控制4.1根據(jù)釆購管理計(jì)劃和釆購管理實(shí)施細(xì)則確立合適的評估標(biāo)準(zhǔn)和評估方法。4.1.1采購負(fù)責(zé)人制定編制招標(biāo)方案，相關(guān)人制定相關(guān)評估標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送相關(guān)總 師審核，報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。4.1. 2工作訂單重大變更及時(shí)上報(bào)主管部門承辦，承辦核準(zhǔn)無誤后報(bào)送主管部門 主任，保證重大合同工作范圍陳述變更獲得場部主任的審批5相關(guān)制度5.1編制外包方案管理細(xì)則6控制證據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)、采購文件和工作訂單變更單公司項(xiàng)目招標(biāo)管理流程說明流程名稱：招標(biāo)管理三、流程簡介：1、流程內(nèi)容項(xiàng)目部根據(jù)制定的外包方案由釆購負(fù)責(zé)人在合適媒體發(fā)如廣告尋求合格供 應(yīng)商，并編制合格

9、供應(yīng)商名錄，報(bào)送相關(guān)總師審核，并報(bào)送項(xiàng)目經(jīng)理和/或主管 部門主任批準(zhǔn)；供應(yīng)商制作標(biāo)書。2、流程的起止點(diǎn)招標(biāo)管理流程，自采購負(fù)責(zé)人發(fā)布廣告開始，至召開招標(biāo)會議，發(fā)送釆購文 件止。二、流程涉及部門及職責(zé)3、業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)召開招標(biāo)會議和確定合格供應(yīng)商名單。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門蒙辦核對供應(yīng)商需單后，報(bào)送主管部門主任批準(zhǔn)和備案。供應(yīng)商提供資質(zhì)文件和編寫標(biāo)書。公司項(xiàng)目招標(biāo)管理控制程序1適用范圍本程序適用于招標(biāo)管理業(yè)務(wù)。2風(fēng)險(xiǎn)2.1選擇了不合格的供應(yīng)商和不合規(guī)則的招標(biāo)方式，致使項(xiàng)目損失。2.2釆購文件不完整，招標(biāo)不符合招標(biāo)管理程序。3部門職責(zé)3.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)確定合格的供應(yīng)商名單。

10、3.2主管部門負(fù)責(zé)審批合格的供應(yīng)商名單并備案。4控制4.1保證選擇合格的供應(yīng)商和規(guī)范的招標(biāo)方式，保護(hù)項(xiàng)目利益。4.1.1采購負(fù)責(zé)人發(fā)布廣告，編制供應(yīng)商名單，項(xiàng)目部采購管理小組負(fù)責(zé)召開 招標(biāo)會議，確定合格供應(yīng)商需單，并報(bào)送主管部門，主管部門審批和備案4.2保證釆購資料包的完整和傳遞到所有供應(yīng)商。4. 2.1采購負(fù)責(zé)人發(fā)放釆購文件，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)。5相關(guān)制度5.1招標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則6控制證據(jù)合格供應(yīng)商名單及其資質(zhì)文件、采購文件發(fā)放記錄公司項(xiàng)目評標(biāo)流程說明流程名稱：評標(biāo)四、流程簡介：1、流程內(nèi)容項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)采購指令，供應(yīng)商投送標(biāo)書，相關(guān)技術(shù)總師和成本控制負(fù)責(zé)人 根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)分別對標(biāo)書進(jìn)行技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的

11、評估，并同時(shí)制定合同草稿和談判方 案，由項(xiàng)目經(jīng)理審定談判方案和簽訂釆購合同，由主管部門主任審定供應(yīng)商。2、流程的起止點(diǎn)評標(biāo)流程，自項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)采購指令和供應(yīng)商投送標(biāo)書始，到項(xiàng)目經(jīng)理簽訂 釆購合同止。二、流程涉及部門及職責(zé)4、業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)評估標(biāo)書，選擇供應(yīng)商，項(xiàng)目經(jīng)理審定談判方案以及審定和簽署 合同和報(bào)送主管部門承辦備案。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門主任審定供應(yīng)商；主管部門承辦合同備案。公司項(xiàng)目評標(biāo)控制程序1適用范圍本程序適用于采購的評標(biāo)業(yè)務(wù)。2風(fēng)險(xiǎn)2.1使用了不合理的評標(biāo)程序，選擇了不合格的供應(yīng)商，致使項(xiàng)目損失。2.2未簽定有效的合同。3部門職責(zé)3.1項(xiàng)目部采購管理小組負(fù)

12、責(zé)招標(biāo)釆購的評標(biāo)、定標(biāo)工作和相關(guān)采購文件的編 制歸檔。3.2主管部門承辦負(fù)責(zé)合同的備案，主管部門負(fù)責(zé)審定供應(yīng)商。4控制4.1保證選擇合格的供應(yīng)商和規(guī)范的評標(biāo)、定標(biāo)程序和方式。4.1.1根據(jù)釆購管理計(jì)劃和評估標(biāo)準(zhǔn)，遵守評標(biāo)程序和職業(yè)道徳評定技術(shù)標(biāo)、 商務(wù)標(biāo)和談判方案，釆購負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同編制初級合同，談判方案報(bào)項(xiàng)目經(jīng) 理審定，選定的供應(yīng)商報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審核，主管部門主任審定。4.2保證簽訂有效的采購合同。4. 2.1采購管理小組根據(jù)談判方案與供應(yīng)商談判，實(shí)施談判釆購、招標(biāo)釆購。 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽定采購合同，報(bào)主管部門承辦備案，并根據(jù)企管法規(guī)部要求執(zhí)行 有關(guān)程序。5相關(guān)制度5.1釆購評標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則6

13、控制證據(jù)采購文件、采購合同公司項(xiàng)目采購合同管理流程說明流程名稱：釆購合同管理五、流程簡介：1、流程內(nèi)容根據(jù)公司對公司釆購合同管理的有關(guān)規(guī)定制定本流程，釆購管理小組根據(jù)采 購管理計(jì)劃，合同和合同管理方案依法履行合同，采購管理小組負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的 績效審查和評估，根據(jù)需要提出合同變更，報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批，重大變更報(bào)送主管 部門承辦，由承辦核實(shí)后報(bào)送主管部門主任審批，主管部門承辦代表主管部門與 項(xiàng)目經(jīng)理和/或釆購管理小組一道根據(jù)采購管理計(jì)劃對采購進(jìn)行檢查和審計(jì)。供 應(yīng)商提供工作信息，供應(yīng)商出具發(fā)票，項(xiàng)目經(jīng)理審核，項(xiàng)目財(cái)務(wù)支付合同款。2、流程的起止點(diǎn)采購合同管理流程包括，合同變更管理，績效考核，支付管理和檢

14、查審計(jì)。二、流程涉及部門及職責(zé)5、業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)釆購合同變更請求和變更的執(zhí)行，負(fù)責(zé)供應(yīng)商工作績效審查 和支付合同款，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商檢查和審計(jì)。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)釆購合同重大變更的審定，主管部門承辦按采購管理計(jì)劃要求參與 檢查和審計(jì)。公司項(xiàng)目采購合同管理控制程序1適用范圍本程序適用于釆購合同管理業(yè)務(wù)。2風(fēng)險(xiǎn)2.1釆購合同管理未執(zhí)行油田公司有關(guān)法律規(guī)定，供應(yīng)商績效審查不合規(guī)定。 2.2釆購合同變更形成過程缺乏有效的程序，釆購合同變更未經(jīng)有效審批。3部門職責(zé)3.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)釆購合同的管理和重大變更的上報(bào)等工作。3. 2主管部門負(fù)責(zé)釆購合同的備案和傳遞等工作，并負(fù)責(zé)

15、重大合同變更的審批。 4控制4.1保證釆購合同管理執(zhí)行油田公司的有關(guān)規(guī)定。4.1. 1（1）項(xiàng)目部按公司企管法規(guī)部的有關(guān)流程執(zhí)行有關(guān)釆購合同管理規(guī)定。（2）根據(jù)采購管理計(jì)劃審查供應(yīng)商績效。項(xiàng)目經(jīng)理和/或主管部門承辦人員會根 據(jù)釆購管理計(jì)劃對采購和供應(yīng)商進(jìn)行定期檢查和審計(jì)。4.2保證采購合同變更經(jīng)過必要的審批。4. 2. 1釆購負(fù)責(zé)人、成本控制負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)總師根據(jù)合同執(zhí)行情況提出變更 請求，由項(xiàng)目經(jīng)理審批，采購合同的重大變更由承辦相關(guān)人員匯總、審核其準(zhǔn)確 性、合理性，無誤后報(bào)送主管部門主任審批。5相關(guān)制度5.1采購合同管理實(shí)施細(xì)則6控制證據(jù)采購合同，采購合同變更單，檢查和審計(jì)報(bào)告。公司項(xiàng)目采

16、購合同關(guān)閉流程說明流程名稱：釆購合同管理六、流程簡介：1、流程內(nèi)容根據(jù)釆購管理計(jì)劃有關(guān)規(guī)定制定本流程，采購管理小組負(fù)責(zé)保留有關(guān)采購記 錄，采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)釆購管理記錄的歸檔，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)采購管理計(jì)劃和合同管 理程序提出合同關(guān)閉請求，由采購（合同）負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商合同負(fù)責(zé)人完成合同 關(guān)閉的程序，主管部門根據(jù)采購管理計(jì)劃對采購進(jìn)行審計(jì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更新 企業(yè)流程相關(guān)資產(chǎn)。2、流程的起止點(diǎn)采購合同關(guān)閉流程自保留釆購記錄到釆購審計(jì)結(jié)束。二、流程涉及部門及職責(zé)6、業(yè)務(wù)主管部門及職責(zé)：公司項(xiàng)目部負(fù)責(zé)釆購合同關(guān)閉。2、業(yè)務(wù)參與部門及職責(zé)：主管部門負(fù)責(zé)采購審計(jì)和企業(yè)相關(guān)流程資產(chǎn)的更新。公司項(xiàng)目采購合同關(guān)閉關(guān)鍵控制程序1適用范圍本程序適用于采購合同關(guān)閉管理業(yè)務(wù)。2風(fēng)險(xiǎn)2.1釆購合同關(guān)閉未執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定。2.2釆購審計(jì)過程缺乏有效的程序，數(shù)據(jù)和記錄丟失。3部門職責(zé)3.1主管部門執(zhí)行釆購審計(jì)，主管部門承辦負(fù)責(zé)教訓(xùn)總結(jié)，并更新公司相關(guān)流 程資產(chǎn)。3.2項(xiàng)目部負(fù)責(zé)釆購文件、合同文件，合同變更文件和合同履行文件的完整、 歸檔和報(bào)送。4控制4.1保證釆購合同關(guān)閉執(zhí)行公司的有關(guān)規(guī)定，。4.1.1項(xiàng)目部按公