業(yè)務(wù)流程整理及制作培訓(xùn)資料ppt課件

1、http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 學(xué)會(huì)繪制流學(xué)會(huì)繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 學(xué)會(huì)繪制流學(xué)會(huì)繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理原來(lái)如此原來(lái)如此。http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 學(xué)會(huì)繪制流學(xué)會(huì)繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理我也會(huì)了我也會(huì)了http:/ 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)和繪制繪制培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 學(xué)會(huì)繪制流

2、學(xué)會(huì)繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理成功也有成功也有我一份我一份http:/ n業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)的活動(dòng)流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)的活動(dòng)n業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門(mén)業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門(mén)n業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營(yíng)情況業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營(yíng)情況什么是業(yè)什么是業(yè)務(wù)流程務(wù)流程http:/ 業(yè)務(wù)流程構(gòu)業(yè)務(wù)流程構(gòu)成要素成要素http:/ 業(yè)務(wù)流程成業(yè)務(wù)流程成果報(bào)告主要果報(bào)告主要內(nèi)容內(nèi)容http:/ /子流程子流程概述企業(yè)活動(dòng)概述企業(yè)活動(dòng)流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù)流程圖直接闡明組織的

3、主要業(yè)務(wù)/ /功能單位部門(mén)級(jí)的關(guān)鍵目標(biāo)功能單位部門(mén)級(jí)的關(guān)鍵目標(biāo)流程步驟流程步驟描述中級(jí)組織單位部門(mén)級(jí)的任何活動(dòng)描述中級(jí)組織單位部門(mén)級(jí)的任何活動(dòng)在一個(gè)流程中能得到主要的輸入、輸出信息在一個(gè)流程中能得到主要的輸入、輸出信息任務(wù)任務(wù)描述個(gè)人能完成的活動(dòng)描述個(gè)人能完成的活動(dòng)所有個(gè)人應(yīng)完成的工作組成他所有個(gè)人應(yīng)完成的工作組成他/ /她的崗位職責(zé)她的崗位職責(zé)http:/ /表格：表格：該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。它既可表示輸入，該標(biāo)識(shí)文件，包括表格，字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫(xiě)下標(biāo)題用以代表特定的文又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫(xiě)下標(biāo)題用以代表特定的文件。件。系統(tǒng)系統(tǒng)/ /數(shù)

4、據(jù)庫(kù)：數(shù)據(jù)庫(kù)：該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出。可在標(biāo)識(shí)中寫(xiě)明該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇?biāo)識(shí)中寫(xiě)明特定的系統(tǒng)名稱(chēng)。特定的系統(tǒng)名稱(chēng)。一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。http:/ :該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)信息: :該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。http:/ :該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。該框代表一個(gè)文檔在

5、此處需要被存檔。開(kāi)場(chǎng)開(kāi)場(chǎng)/ /完畢完畢: :該框用以表示一個(gè)流程的開(kāi)始和結(jié)束。該框用以表示一個(gè)流程的開(kāi)始和結(jié)束。http:/ A開(kāi)始，然后寫(xiě)上后續(xù)流程開(kāi)始，然后寫(xiě)上后續(xù)流程所在的頁(yè)碼。例如，所在的頁(yè)碼。例如，A/2A/2是指在第是指在第2 2頁(yè)上尋找頁(yè)上尋找A A節(jié)點(diǎn)。然后在合適的地節(jié)點(diǎn)。然后在合適的地方畫(huà)上對(duì)應(yīng)的流程連接標(biāo)識(shí)。在該標(biāo)識(shí)上寫(xiě)下相同的字母以及被連方畫(huà)上對(duì)應(yīng)的流程連接標(biāo)識(shí)。在該標(biāo)識(shí)上寫(xiě)下相同的字母以及被連接的頁(yè)碼。接的頁(yè)碼。繼續(xù)繼續(xù)“是情況下的流程是情況下的流程是是否否狀況表是狀況表是否被批準(zhǔn)否被批準(zhǔn)? ?對(duì)狀況表對(duì)狀況表作修改作修改http:/ /否，則有人作出決定。用決定否，則

6、有人作出決定。用決定框來(lái)表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無(wú)效，因此框來(lái)表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無(wú)效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。是是否否有效否？有效否？驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)的有效性http:/ /信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框中生成的數(shù)據(jù)和信息表中生成的數(shù)據(jù)和信息表對(duì)對(duì)錯(cuò)錯(cuò)新供應(yīng)商新供應(yīng)商詳細(xì)情況詳細(xì)情況供應(yīng)商價(jià)格清單供應(yīng)商價(jià)格清單X新供應(yīng)商新供應(yīng)商詳細(xì)情況詳細(xì)情況供應(yīng)商供應(yīng)商價(jià)格清單價(jià)格清單選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商http:/ /負(fù)責(zé)的范圍負(fù)責(zé)的范圍做到對(duì)

7、流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖的讀懂流程圖詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無(wú)效率的活動(dòng)詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無(wú)效率的活動(dòng)2022-1-2123http:/ /任務(wù)生成什么？任務(wù)生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？為什么要這樣做？何時(shí)、由誰(shuí)對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？何時(shí)、由誰(shuí)對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？流程活動(dòng)何時(shí)需要？流程活動(dòng)何時(shí)需要？錯(cuò)誤錯(cuò)誤/ /問(wèn)題的種類(lèi)，頻率和發(fā)生原因是什么？問(wèn)題的種類(lèi)，頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯(cuò)誤怎樣處理錯(cuò)誤/ /問(wèn)題問(wèn)題/ /例外？例外？輸出什么？輸出多少？輸

8、出什么？輸出多少？輸出至哪里？輸出至哪里？n流程范圍流程范圍n控制目標(biāo)控制目標(biāo)n主要控制點(diǎn)主要控制點(diǎn)n涉及部門(mén)及表格涉及部門(mén)及表格n流程流轉(zhuǎn)時(shí)間流程流轉(zhuǎn)時(shí)間n特定政策特定政策h(yuǎn)ttp:/ :從一個(gè)高層次的流程開(kāi)始從一個(gè)高層次的流程開(kāi)始, ,如有必要如有必要, ,到下一層次的流程到下一層次的流程( (比如比如, ,子系統(tǒng)子系統(tǒng)) )確定每個(gè)子系統(tǒng)的開(kāi)始和結(jié)束確定每個(gè)子系統(tǒng)的開(kāi)始和結(jié)束( (保持重點(diǎn)保持重點(diǎn)) ) 確定關(guān)鍵輸入和輸出確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時(shí)間節(jié)約時(shí)間: : 如果陷入困境如果陷入困境, ,休息一下或跳到另一方面休息一下或跳到另一

9、方面采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào)采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào)在過(guò)程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)在過(guò)程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會(huì)會(huì)認(rèn)定流程的準(zhǔn)確性認(rèn)定流程的準(zhǔn)確性流程圖繪制的技巧流程圖繪制的技巧http:/ XX公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程XX公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程開(kāi)始開(kāi)始業(yè)務(wù)人員填業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)單審批通過(guò)審批通過(guò)否否業(yè)務(wù)部門(mén)審業(yè)務(wù)部門(mén)審批批未通過(guò)財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)審核通過(guò)審批通過(guò)審批通過(guò)否否報(bào)銷(xiāo)憑證報(bào)銷(xiāo)憑證通過(guò)總帳總帳出納付款并出納付款并登記日記帳登記日記帳日記帳日記帳結(jié)束結(jié)束業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)2 23 31 14 45 56 6標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖樣本

10、程圖樣本http:/ 業(yè)務(wù)流程編號(hào)： 業(yè)務(wù)名稱(chēng)：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)XXX 日期： XXX 日期：序號(hào)處理說(shuō)明責(zé)任單位責(zé)任人1 2 3 4 5 6 標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖描述樣程圖描述樣本本http:/ 公司名稱(chēng)： 部門(mén)編號(hào)： 部門(mén)名稱(chēng)：XXX 日期： XXX 日期：編號(hào)崗位名稱(chēng)崗位描述崗位職責(zé)不相容職責(zé) 崗位職責(zé)崗位職責(zé)http:/ 流程名稱(chēng)：制度編號(hào)： 制度名稱(chēng)：XXX 日期： XXX 日期：編號(hào) 內(nèi)部控制制度描述解釋部門(mén) 內(nèi)部控制制內(nèi)部控制制度樣本度樣本http:/ 流程名稱(chēng)：核算方法編號(hào)： 核算方法名稱(chēng)：XXX 日期： XXX 日期：編號(hào)業(yè)務(wù)描述會(huì)計(jì)分錄 會(huì)計(jì)核算方會(huì)計(jì)核算方法樣本法樣本http

11、:/ /負(fù)責(zé)的范圍負(fù)責(zé)的范圍做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無(wú)效率的活動(dòng)詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無(wú)效率的活動(dòng)業(yè)務(wù)流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程圖交付要求http:/ 需要需要 按實(shí)際情況繪制流程按實(shí)際情況繪制流程C 需要需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程在整個(gè)組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人員交流與流程牽涉的人員交流C 需要需要 在開(kāi)始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束在開(kāi)始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束C 需要需要 高層次的流程圖高層次的流程圖CC 需要需要 提問(wèn)提問(wèn) D 不能不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程按

12、照你自己的想當(dāng)然繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在你自己的部門(mén)把流程圖局限在你自己的部門(mén)D 不能不能 在真空中工作在真空中工作D 不能不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制制D 流程流程D 不能不能 陷入太多的細(xì)節(jié)陷入太多的細(xì)節(jié)D 不能不能 單獨(dú)努力單獨(dú)努力流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn)流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn)http:/ 流程問(wèn)題 技術(shù)和信息系統(tǒng)問(wèn)題 短期可解決的問(wèn)題或當(dāng)務(wù)之急在流程繪制過(guò)程中在流程繪制過(guò)程中, ,我們應(yīng)不僅理解現(xiàn)有的流程我們應(yīng)不僅理解現(xiàn)有的流程, ,而是更要確認(rèn)改進(jìn)的方而是更要確認(rèn)改進(jìn)的方面面, , 比如比如: :流程改進(jìn)流程改進(jìn)http:/ ( (一個(gè)流程內(nèi)或是

13、跨部門(mén)一個(gè)流程內(nèi)或是跨部門(mén)) )不必要的文書(shū)工作不必要的文書(shū)工作不完全或冗余審查過(guò)程不完全或冗余審查過(guò)程不必要的延誤不必要的延誤勞動(dòng)密集型行為勞動(dòng)密集型行為/ /任務(wù)任務(wù)一旦繪制完流程圖一旦繪制完流程圖, ,我們能夠開(kāi)始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì)我們能夠開(kāi)始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì). . 特別地特別地, ,我們能夠我們能夠從以下方面發(fā)現(xiàn)問(wèn)題從以下方面發(fā)現(xiàn)問(wèn)題, ,改進(jìn)工作流程改進(jìn)工作流程: :流程改進(jìn)流程改進(jìn)http:/ ( (比如比如: :自動(dòng)化自動(dòng)化, ,更有效的獲取更有效的獲取及共享信息等及共享信息等.).)理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制( (比如比如: :由于批處理而導(dǎo)致信息不由于批處理而導(dǎo)致信息不及時(shí)及時(shí), ,硬件容量限制硬件容量限制, ,關(guān)鍵系統(tǒng)間缺乏界面關(guān)鍵系統(tǒng)間缺乏界面) )在流程繪制過(guò)程中在流程繪制過(guò)程中, ,我們可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有系統(tǒng)的局限性和通過(guò)技術(shù)和信我們可