中小企業(yè)檔案管理制度新版

1、檔案管理制度1 目的為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司員工檔案意識，提高公司檔案的規(guī)范性、科學(xué)性、實(shí)用性和有效性， 為健全和完善公司檔案信息提供保障，并充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用，特制定本制度。2 范圍（ ABC）適用于總公司、分公司及各項(xiàng)目部的檔案管理工作。3 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)3.1 檔案管理工作實(shí)行三級管理制： 一級管理是指總公司行政管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指總公司各部門檔案由本部門管理； 三級管理是指由分公司各部門檔案按照總公司業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。3.2 公司指派專人對檔案室進(jìn)行管理。檔案室管理員負(fù)責(zé)檔案室的文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、借閱等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項(xiàng)制

2、度，對檔案室及時(shí)進(jìn)行通風(fēng)、除濕、防蛀等維護(hù)處理。重視檔案日常借閱管理，做到借閱有批條、簽字登記，確保檔案無損毀、無丟失。各部門指定專（兼）職人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔范圍， 定期催要和搜集檔案資料并根據(jù)要求進(jìn)行整理和裝訂。 每個(gè)季度末統(tǒng)一將收集到的資料交檔案室。4 檔案分類及收集整理部門凡是公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有查考、 利用價(jià)值的各種門類、 各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物、證件、照片以及需要公司長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。4.1 總公司各部門檔案分類4.1.1行政管理部： 公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)和會議紀(jì)要； 公司匯共1

3、1頁第1頁總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；由行政管理部經(jīng)手登記的外來文件；公司行政性規(guī)章制度；公司資質(zhì)等相關(guān)文件資料；各類請示、報(bào)告、批復(fù)、通告和其他重要文件資料。4.1.2人員發(fā)展部：員工人事檔案資料；員工培訓(xùn)檔案資料；勞動合同；離職員工資料；企業(yè)招聘資料（總分） ；員工社保相關(guān)的文件資料；員工考勤、薪酬、績效相關(guān)的文件資料；公司人力資源規(guī)章制度和其他重要文件資料。4.1.3財(cái)務(wù)部：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計(jì)憑證；總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿和其他會計(jì)賬簿；月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；銀行對賬單和其他重要文件資料。4.1.4采購供應(yīng)部： 各項(xiàng)物資采購單及有關(guān)確認(rèn)表格；采

4、購計(jì)劃表； 采購合同；到貨驗(yàn)收資料；結(jié)款資料；供應(yīng)商資料和其他重要文件資料。4.1.5品質(zhì)管理部： 公司質(zhì)量程序和控制文件；內(nèi)審相關(guān)材料； 開展各類評審活動的文件資料；客戶滿意度調(diào)查和其他重要文件資料。4.1.6市場營銷中心：投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單；與服務(wù)單位簽訂的協(xié)議、合同及談判紀(jì)要； 合同變更和涉及法律事務(wù)的文件、客戶資料；競爭對手的文件資料和其他重要文件資料。4.1.7企業(yè)策劃部：企業(yè)宣傳資料、樣本、雜志、期刊等；企業(yè)文化相關(guān)的各類資料；公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和設(shè)備日常維護(hù)記錄和其他重要文件資料。4.1.8物業(yè)運(yùn)營部：環(huán)境管理文件、秩序管理文件、工序流程文件、各項(xiàng)目現(xiàn)場情況資料和其他重要文件資料。4.2

5、 分公司各部門檔案分類4.2.1綜合管理部：參照總公司人員發(fā)展部、行政管理部、企業(yè)策劃部、品質(zhì)管理部。4.2.2市場營銷部：參照總公司市場營銷中心。4.2.3財(cái)務(wù)部：參照總公司財(cái)務(wù)部。共11頁第2頁4.2.4各項(xiàng)目部：員工人事檔案資料；員工培訓(xùn)檔案資料；客戶回訪表；公司各項(xiàng)目部的工作計(jì)劃、 總結(jié)和會議紀(jì)要； 各項(xiàng)目檢查記錄； 文件清單和其他重要文件資料。5 檔案建立程序5.1文件經(jīng)辦人按文件的時(shí)間順序或內(nèi)容相關(guān)度將文件整理成卷，填寫卷宗夾，類別和編號以及建檔的時(shí)間（見式樣一）；側(cè)面檔案卷宗寬4.5cm，高 14cm（檔案卷宗模板見附件五） 。式樣一：側(cè)面：檔號案卷題名檔案卷宗檔案裝訂封皮（檔案

6、盒）式樣正面：檔號：部門內(nèi)部編號檔案室號：檔案室門牌號縮 微 號：各部門固定編號檔案盒案卷題名 檔案名稱編制單位 總（分）公司 xx 部編制日期 建立該檔案的日期保管期限密級5.2 側(cè)面檔案卷宗粘貼在案卷題名下，側(cè)面檔案卷宗編號按照文件編號制度執(zhí)行編號。5.3 按照檔案盒中文件順序和內(nèi)容整理并打印卷內(nèi)目錄，一式兩份，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一并交檔案管理人員確認(rèn)簽收，由檔案室保管，經(jīng)辦人留一份卷內(nèi)目錄作憑證。5.4檔案移交到檔案室以后，檔案管理人員要將接收到的文件建立歸檔清單，以便查找方便。6 檔案交存時(shí)限共11頁第3頁6.1 機(jī)密文件、公司重要會議紀(jì)要、合同文件和資質(zhì)文件要隨時(shí)送交相關(guān)檔案

7、管理人員簽收保管。6.2 各部門需存檔的一般文件在相關(guān)工作完成后60 天內(nèi)立卷后，送交檔案管理員。6.3 其它單獨(dú)事項(xiàng)文件，需存檔備查的，分類立卷后下一年第一季度結(jié)束前交檔案管理員。7 檔案密級和保存期7.1 檔案密級：按照文件、記錄管理制度規(guī)定執(zhí)行。7.2保存期限：文件保存期要按文件內(nèi)容來確定。檔案的保管期限定為永久、定期兩種。永久的期限一般為10 年至以上；定期一般為 10 年以下至 3年以上。7.2.1永久保管的檔案主要包括：7.2.1.1公司基本建設(shè)檔案。7.2.1.2公司制定的需長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度。7.2.1.3公司重要性的事務(wù)管理文件材料， 包括產(chǎn)權(quán)類材料以及與有關(guān)單位

8、簽訂的重要性合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料。7.2.1.4物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機(jī)動車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料。7.2.1.5公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。7.2.1.6公司職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。7.2.1.7公司關(guān)于重要問題的請示與上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)和計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.2.1.8公司組織機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。7.2.1.9公司職能部門（包括各項(xiàng)目部）報(bào)送的年度或年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等文件材料。共11頁第4頁7.2.1.10行政管理工作中形成的審批、審查、

9、核準(zhǔn)等文件材料。7.2.1.10.1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評估）等文件材料。7.2.1.10.2不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料。7.2.1.10.3許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料。7.2.2定期保管的檔案主要包括：7.2.2.1公司職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；7.2.2.2公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料7.2.2.3公司人事管理工作形成的一般性文件材料；7.2.2.4公司一般性事務(wù)管理文件材料；7.2.2.5公司職能部門（包括各項(xiàng)目部）報(bào)送的年度或年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)以及重要專題報(bào)告等文件材料。7

10、.2.3人事、會計(jì)及其他專門文件材料保管期限，按照各組織機(jī)構(gòu)自行規(guī)定執(zhí)行。7.2.4聲像檔案的保管期限要與同類的管理類檔案的保管期限一致，分為永久、定期。8 檔案借閱8.1查閱或借用檔案須履行登記手續(xù)，填寫檔案借閱登記表， 借用人員應(yīng)與檔案管理員當(dāng)面點(diǎn)清，借閱檔案后須及時(shí)退還，并辦理歸還手續(xù)。8.2 借閱期限按照文件、記錄管理制度執(zhí)行。8.3 借用檔案應(yīng)注意保密，妥善保管，不得損壞遺失，不準(zhǔn)拆卷、剪裁或抽取張頁，不準(zhǔn)涂改、增刪內(nèi)容、畫標(biāo)記或自行復(fù)制。工作需要須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可復(fù)印、登記，不準(zhǔn)帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。8.4有復(fù)印件卷的檔案，一般只查閱或借閱復(fù)印件卷。8.5公司有價(jià)值的文件、 報(bào)表

11、、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。 對存入電腦的資料、共11頁第5頁備份盤與源盤應(yīng)分開存放。9 電子檔案的歸檔9.1 歸檔范圍：無紙電子文件；文本文件；圖像文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。9.2 保管期限：電子文件按照同類的文本檔案的保管期限一致。9.3 保密級別：按照同類的文本檔案的保密級別一致。9.4 其他均參考同類的文本檔案的管理方法。10 檔案的鑒定和銷毀10.1 檔案室應(yīng)會同公司內(nèi)有關(guān)部門， 根據(jù)以上有關(guān)檔案的保管期限分類，對檔案定期進(jìn)行鑒定。 對逾期應(yīng)該銷毀的檔案， 由檔案管理員填寫 公司檔案銷毀審批表，交部門經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)

12、后執(zhí)行。10.2凡屬于高級保密及機(jī)密級別的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；中級保密級別的檔案資料， 由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后經(jīng)公司常務(wù)副總經(jīng)理確認(rèn)后方可銷毀； 一般保密級別的檔案資料， 由相關(guān)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后即可銷毀。10.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的公司檔案銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。10.4在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督。10.5 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種： 未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；仍在進(jìn)行的項(xiàng)目工作、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。11 本制

13、度由行政管理部負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋。共11頁第6頁12 本制度自公布之日起生效。附件清單： 1、卷內(nèi)目錄2、檔案歸檔清單3、檔案借閱登記表4、公司檔案銷毀審批表5、檔案卷宗6、檔案卷封皮附件一：卷內(nèi)目錄立卷人：立卷部門負(fù)責(zé)人：檔案管理員：序號文件作者文件日期文件內(nèi)容摘要張數(shù)備注附件二：檔案歸檔清單序號檔案編號移交人資料題名頁數(shù)歸檔日期接收人備注共11頁第7頁附件三：檔案借閱登記表序號借閱檔案資料名稱及編號借閱人審批人經(jīng)辦人借閱時(shí)間歸還時(shí)間附件四：公司檔案銷毀審批表卷宗名稱檔案文件數(shù)量序號類別名稱 起止時(shí)間 銷毀原因 備注 ( 卷、冊、件 )公司檔案管理簽名：負(fù)責(zé)人意見年月日共11頁第8頁主管部

14、門簽名：審核意見年月日公司領(lǐng)導(dǎo)（蓋 章）批準(zhǔn)意見年月日監(jiān)銷人簽名銷毀銷毀銷毀年月日時(shí)間方式地點(diǎn)附件五：檔案卷宗此處為公司l o g o此處為檔案編碼共11頁第9頁附件六：文件名稱（品質(zhì)管理部）存檔人：部門負(fù)責(zé)人：2011年 3 月 1 日 2011年 3 月 31日公司全稱其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護(hù)知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。共11頁第10頁二培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書為了進(jìn)一步落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015 年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財(cái)務(wù)部

15、簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo)：一、目標(biāo)值：1 、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2 、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3 、每月足額提取安全生產(chǎn)費(fèi)用，保障安全生產(chǎn)投入資金的到位。4 、安全培訓(xùn)合格率為 100%。二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容：1、對本單位的安全生產(chǎn)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須模范遵守公司的各項(xiàng)安全管理制度，不發(fā)布與公司安全管理制度相抵觸的指令，嚴(yán)格履行本人的安全職責(zé)，確保安全責(zé)任制在本單位全面落實(shí)，并全力支持安全工作。2、保證公司各項(xiàng)安全管理制度和管理辦法在本單位內(nèi)全面實(shí)施，并自覺接受公司安全部門的監(jiān)督和管理。3、在確保安全的前提下組織生產(chǎn)，始終把安全工作放在首位，當(dāng)“安全與交貨期、質(zhì)量”發(fā)生矛盾時(shí)，堅(jiān)持安全第一的原則。4、參加生產(chǎn)碰頭會時(shí)，首先匯報(bào)本單位的安全生產(chǎn)情況和安全問題落實(shí)情況；在安排本單位生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，必須安排安全工作內(nèi)容，并寫入記錄。5、在公司及政府的安全檢查中杜絕各類違章現(xiàn)象。6、組織本部門積極參加安全檢查，做到有檢查、有整改，記錄全。7、以身作則，不違章指揮、不違章操作。對發(fā)現(xiàn)的各類違章現(xiàn)象負(fù)有查禁的責(zé)任，同時(shí)要予以查處。8、虛心接受員工提出的問題，杜絕不接受