財(cái)務(wù)共享中的應(yīng)收流程優(yōu)化

1、財(cái)務(wù)共享中的應(yīng)收流程優(yōu)化本文以應(yīng)收賬款及收款流程為例，闡述了財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)當(dāng)如何持續(xù)優(yōu)化服務(wù)、挖掘管理價(jià)值。隨著共享服務(wù)理念在中國(guó)市場(chǎng)生根發(fā)芽，企業(yè)設(shè)立共享服務(wù)中心的目的也在悄然變化。有研究報(bào)告指出，亞洲共享 服務(wù)中心最主要的績(jī)效目標(biāo)已經(jīng)從降低成本轉(zhuǎn)向了優(yōu)化流 程績(jī)效，這也與當(dāng)下很多中國(guó)共享服務(wù)中心管理者的觀念不 謀而合。盡管大多數(shù)企業(yè)在成立共享服務(wù)中心時(shí)已經(jīng)梳理過(guò)業(yè)務(wù)流程，并提升了自動(dòng)化，但隨著科技不斷創(chuàng)新，第三方服 務(wù)日趨成熟，共享服務(wù)中心也開(kāi)始將進(jìn)一步優(yōu)化流程和改善 系統(tǒng)作業(yè)效率納入當(dāng)前的工作目標(biāo)。下面我們以應(yīng)收賬款及 收款流程為例，探討中國(guó)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以通過(guò)哪些 方式來(lái)進(jìn)一步提

2、升。深化 ERP 系統(tǒng)的功能應(yīng)用 總的來(lái)說(shuō)， 企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)的應(yīng)用， 尤其是 ERP 系統(tǒng)應(yīng)用的深度和廣度方面參差不齊。這種參差不齊可能來(lái)源 于 ERP 系統(tǒng)平臺(tái)的不統(tǒng)一， 也可能來(lái)源于同一平臺(tái)的不同版 本， 或者是同一版本下各企業(yè)的流程和功能應(yīng)用的不統(tǒng)一。其實(shí)很多企業(yè)在設(shè)立共享服務(wù)中心時(shí)已經(jīng)意識(shí)到單一平臺(tái)的重要性，所以有些企業(yè)，尤其是大型跨國(guó)公司在設(shè)立共享服務(wù)中心之前已經(jīng)進(jìn)行了 ERP 整合。但礙于成本以及實(shí)施周期等問(wèn)題，還是有很多企業(yè)選擇了先做職能集中、后做系統(tǒng)改進(jìn)的“速贏”策略。是不是平臺(tái)不統(tǒng)一、 版本不統(tǒng)一就無(wú)法進(jìn)行 ERP 系統(tǒng)功能的深化呢？其實(shí)也不盡然。企業(yè)關(guān)注新科技和新理念的

3、時(shí) 候，完全可以先審視一下現(xiàn)有功能是否已經(jīng)物盡其用。筆者 曾經(jīng)在幫一家企業(yè)診斷應(yīng)收賬款流程時(shí)，發(fā)現(xiàn)其開(kāi)票時(shí)效性 比較低。因?yàn)樵撈髽I(yè)的銷(xiāo)售訂單信息需要財(cái)務(wù)人員在開(kāi)票環(huán)ERP節(jié)進(jìn)行審核，所以沒(méi)有啟用系統(tǒng)“自動(dòng)開(kāi)票”功能。經(jīng)過(guò)與 前端業(yè)務(wù)部門(mén)討論， 我們建議企業(yè)將此審核工作前置至 銷(xiāo)售訂單審批確認(rèn)環(huán)節(jié)，并啟用“自動(dòng)開(kāi)票”功能。這樣做 職責(zé)更合理，而且提高了應(yīng)收賬款確認(rèn)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。重新審視流程和職能， 可以促進(jìn) ERP 系統(tǒng)功能的深入應(yīng)用。其他諸如出口發(fā)票的自動(dòng)郵件發(fā)送、增值稅發(fā)票金額限 制等，也可以通過(guò)與 IT 部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)溝通后利用 ERP 相 關(guān)功能實(shí)現(xiàn)一定程度的自動(dòng)化。 可見(jiàn)“老”系統(tǒng)

4、也可以有 “新” 應(yīng)用，值得共享服務(wù)中心管理者去發(fā)掘。探索流程自動(dòng)化的痛點(diǎn) 在與共享服務(wù)中心管理者溝通中，我們發(fā)現(xiàn)有一些長(zhǎng)期以來(lái)被企業(yè)默認(rèn)的“人工處理”環(huán)節(jié)，例如收款核銷(xiāo)。收款 核銷(xiāo)自財(cái)務(wù)精細(xì)化核算（收款與發(fā)票一一匹配）實(shí)踐以來(lái)，對(duì)企業(yè)的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)和客戶(hù)信用管理至關(guān)重要。企業(yè)若要 準(zhǔn)確掌握最新的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)釋放訂單或發(fā)貨指令，需要財(cái)務(wù)人員及時(shí)匹配和清理銷(xiāo)售發(fā)票和收款記錄。但中國(guó)企業(yè)尚未普及將發(fā)票編號(hào)等關(guān)鍵信息放入支付指令，再加企業(yè)普遍有合并付款的習(xí)慣，增加了收款核銷(xiāo)的難度，也 造成了“企業(yè)對(duì)此流程無(wú)法自動(dòng)化”的刻板印象，使得財(cái)務(wù) 共享服務(wù)中心不得不在此環(huán)節(jié)“屯但是否真的沒(méi)有改進(jìn)空間呢？

5、其實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理者可以嘗試以下措施： 1. 與銷(xiāo)售部門(mén)合作， 逐步推進(jìn) 客戶(hù)付款規(guī)范，按照 80/20 原則與重點(diǎn)客戶(hù)溝通，標(biāo)準(zhǔn)化客 戶(hù)付款指令以達(dá)到雙贏效果； 2. 與財(cái)務(wù)人員溝通確認(rèn)收款核 銷(xiāo)步驟和操作經(jīng)驗(yàn)（例如，在發(fā)票信息無(wú)法獲取時(shí)，財(cái)務(wù)人 員通常按照什么規(guī)律進(jìn)行檢索和預(yù)匹配，之后又是怎樣完成 最終確認(rèn)的）。這一塊工作的梳理一方面有助于規(guī)范財(cái)務(wù)操 作，幫助管理者預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也可以將標(biāo)準(zhǔn)化的操作 規(guī)則通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行固化以減少人工工作量，讓財(cái)務(wù)人員把更 多時(shí)間和精力放在財(cái)務(wù)審核和爭(zhēng)議業(yè)務(wù)的溝通和處理上去。目前，渣打銀行已經(jīng)在此領(lǐng)域提供了處理應(yīng)收賬款的現(xiàn)金管 理平臺(tái)，幫助企業(yè)在

6、IT 資源有限的情況下， 對(duì)銀行賬戶(hù)收款 信息和企業(yè) ERP 中的銷(xiāo)貨發(fā)票明細(xì)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化匹配， 提升應(yīng) 收賬款分析效率并協(xié)助企業(yè)加速銷(xiāo)售循環(huán)。充分利用外部資源包括中國(guó)在內(nèi)的亞洲國(guó)家的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在技術(shù)革新之外，也比較關(guān)注外包策略的應(yīng)用，但管理者并不是簡(jiǎn) 單地將整條財(cái)務(wù)流程外包。關(guān)于外包和共享服務(wù)中心的利弊 已經(jīng)有很多探討了，在此不再贅述。其實(shí)，在一些較成熟的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心我們常見(jiàn)到的是一種外包 +共享服務(wù)中心的混合模式。管理者需要特別注意在整體流程規(guī)劃中，哪一部分是可以通過(guò)外包策略來(lái)進(jìn) 步提升共享服務(wù)中心的流程績(jī)效和成本回報(bào)的。一般來(lái)說(shuō)， 那些步驟相對(duì)比較標(biāo)準(zhǔn)化，操作重復(fù)性高（業(yè)務(wù)量大）

7、但技 術(shù)含量較低的工作內(nèi)容，如收款核銷(xiāo)等步驟，在企業(yè)可控可 量化的前提下可以采用局部外包的方法。要注意的是，外包不是一“包”了事，共享服務(wù)中心的管理者也需要時(shí)時(shí)關(guān)注市場(chǎng)上的先進(jìn)技術(shù)和領(lǐng)先實(shí)踐，不斷 驅(qū)動(dòng)服務(wù)供應(yīng)商的績(jī)效優(yōu)化。服務(wù)供應(yīng)商的績(jī)效提升，不僅 可以幫助企業(yè)進(jìn)一步評(píng)估和縮減外包成本，也可以獲取更及 時(shí)、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)，配合銷(xiāo)售倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)優(yōu)化銷(xiāo)售和客 戶(hù)服務(wù)模型，提升銷(xiāo)售響應(yīng)速度。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也應(yīng)該加強(qiáng)與外部機(jī)構(gòu)間的合作和業(yè)務(wù)創(chuàng)新，例如與銀行的配合。以外幣收款為例，當(dāng)前 很多財(cái)務(wù)共享中心還要根據(jù)當(dāng)?shù)卣咭笫止ぬ顚?xiě)和提交 國(guó)際收支相關(guān)單據(jù)至有關(guān)部門(mén)，企業(yè)不妨嘗試與銀行溝通合 作

8、來(lái)實(shí)現(xiàn)單據(jù)的電子申報(bào)和審核，簡(jiǎn)化和加速收支流程。除了簡(jiǎn)化流程外，企業(yè)還可以依托銀行拓展業(yè)務(wù)渠道、優(yōu)化收 款方式，例如在零售行業(yè)中對(duì)現(xiàn)金類(lèi)收款的時(shí)效性和安全性 進(jìn)行控制：在很難改變客戶(hù)習(xí)慣，或者在不增加收款銀行賬 戶(hù)的前提下，企業(yè)可以借助收款銀行及其合作的銀行網(wǎng)絡(luò)來(lái) 滿(mǎn)足企業(yè)入賬和對(duì)賬的需求，如某些銀行與郵政儲(chǔ)蓄銀行的 合作，讓顧客在郵局柜臺(tái)現(xiàn)金付款，企業(yè)當(dāng)天就能通過(guò)收款 銀行獲取顧客的收款信息完成入賬和后續(xù)操作。相對(duì)應(yīng)付賬款和付款流程而言，應(yīng)收賬款和收款流程的優(yōu)化難度更大，但綜合以上二點(diǎn)來(lái)看，中國(guó)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理者更多需要思考的是，物（自身流程和系統(tǒng)）盡其 用、人（服務(wù)供應(yīng)商及銀行等）盡

9、其才，同時(shí)再拓展新的客 戶(hù)合作模式和銷(xiāo)售響應(yīng)策略。中國(guó)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)流程績(jī)效的關(guān)注程度與西方同行基本相當(dāng)，但在具體思路、資源配合和細(xì)節(jié)措施方面， 中國(guó)的共享服務(wù)中心還是有很多發(fā)展空間可以探討和實(shí)踐 的。（作者為渣打中國(guó)現(xiàn)金管理及貿(mào)易融資部現(xiàn)金管理方案總監(jiān)）其中專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)內(nèi)容包括：保安理論知識(shí)、消防業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)道德、法律常識(shí)、保安禮儀、救護(hù)知識(shí)。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二.培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書(shū)為了進(jìn)一步落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財(cái)務(wù)部 簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo):一、目

10、標(biāo)值:1、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3、每月足額提取安全生產(chǎn)費(fèi)用，保障安全生產(chǎn)投入資金的到位。4、安全培訓(xùn)合格率為 100%二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容:1、對(duì)本單位的安全生產(chǎn)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須模范遵守公司的各項(xiàng)安全管理制度，不發(fā)布與公司安全管理制度相抵觸的指令，嚴(yán)格履行本人的安全職責(zé)，確保安全責(zé)任制在本單位全面落實(shí)，并全力支持安全工作。2、保證公司各項(xiàng)安全管理制度和管理辦法在本單位內(nèi)全面實(shí)施，并自覺(jué)接受公司安全部門(mén)的監(jiān)督和管理。3、在確保安全的前提下組織生產(chǎn)，始終把安全工作放在首位，當(dāng)“安全與交貨期、質(zhì)量”發(fā)生矛盾時(shí)，堅(jiān)持安全第一的原則。4、參加生產(chǎn)碰頭會(huì)時(shí)，首先匯報(bào)本單位的安全生產(chǎn)情況和安全問(wèn)題落實(shí)情況；在安排本單位生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，必須安排安全工作內(nèi)容，并寫(xiě)入記錄。5、在公司及政府的安全檢查中杜絕各類(lèi)違章現(xiàn)象。6、組織本部門(mén)積極參加安全檢查，做到有檢查、有整改，記錄全。7、以身作則，不違章指揮、不違章操作。對(duì)發(fā)現(xiàn)的各類(lèi)違章現(xiàn)象負(fù)有查禁的責(zé)任，同時(shí)要予以查處。8、虛心接受員工提出的問(wèn)題，杜絕不接受或盲目指揮;9、發(fā)生事故，應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，按照“四不放過(guò)”的原則召開(kāi)事故分析會(huì)，提出整改措施和對(duì)責(zé)任者的處理意見(jiàn)，并填寫(xiě)事故