企業(yè)電子檔案管理平臺(tái)建設(shè)方案

1、企業(yè)電子檔案管理平臺(tái)建設(shè)方案目錄一、 建設(shè)背景3二、 建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容3三、 建設(shè)方案4（一） 企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案4第一節(jié) 系統(tǒng)管理4第二節(jié) 檔案收集6第三節(jié) 檔案整理8第四節(jié) 檔案管理10第五節(jié) 檔案利用10第六節(jié) 檔案借閱11第七節(jié) 審批流管理12（二） 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)方案12第一節(jié) 工作內(nèi)容12第二節(jié) 工作標(biāo)準(zhǔn)13（三）應(yīng)用及存儲(chǔ)體系建設(shè)方案151、 建設(shè)背景什么是檔案？檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我們已然迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。隨之而來(lái)的，人們?cè)絹?lái)越重視信息，越來(lái)越重視檔案，越來(lái)越重視檔案的保存、利用及檔案信息化

2、的發(fā)展。我國(guó)早在2000年的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，就已經(jīng)提出：“大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)”。并在隨后的幾年里發(fā)布了全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要、電子公文歸檔管理辦法、關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn)、數(shù)字檔案館建設(shè)指南、數(shù)字檔案室建設(shè)指南等一系列文件。2017年9月國(guó)家檔案局正式發(fā)布了企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無(wú)形資產(chǎn)的組成要素。越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始懂得檔案的重要性，懂得檔案信息化的價(jià)值，紛紛加入了建設(shè)“企業(yè)數(shù)字化檔案館（室）”的隊(duì)伍檔案中。2、 建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容（一）建設(shè)目標(biāo)通過(guò)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提

3、質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開(kāi)發(fā)共享服務(wù)能力，促進(jìn)企業(yè)提高管理水平，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。（二）建設(shè)內(nèi)容1、建設(shè)企業(yè)電子檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動(dòng)化管理，檔案的收、管、存、用通過(guò)信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。2、建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)通過(guò)對(duì)企業(yè)各類(lèi)信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對(duì)紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲(chǔ)各種檔案信息，并應(yīng)用于電子檔案管理系統(tǒng)中。3、 建設(shè)應(yīng)用及存儲(chǔ)體系企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、掃描設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)和應(yīng)用軟件等基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，在這個(gè)系統(tǒng)

4、的建設(shè)中，應(yīng)用及存儲(chǔ)建設(shè)也是不可缺少的一環(huán)。3、 建設(shè)方案（1） 企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案第一節(jié) 系統(tǒng)管理一） 系統(tǒng)登錄1.用戶名和密碼登錄為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)文件或數(shù)據(jù)訪問(wèn)，系統(tǒng)對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，系統(tǒng)使用用戶密碼驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶，可接受他進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問(wèn)，如果驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒之系統(tǒng)門(mén)外。系統(tǒng)針對(duì)用戶的密碼實(shí)行加密。2.角色界面劃分登陸后顯示的個(gè)人門(mén)戶，根據(jù)用戶角色不同，顯示不同。3.登錄痕跡系統(tǒng)對(duì)用戶的每次登錄的時(shí)間和IP都會(huì)有記錄。二） 用戶管理用戶信息支持與用友NC系統(tǒng)用戶信息同步，需提供接口規(guī)范。用戶是檔案的最終管理、使用與利用者，因此有效的管理

5、用戶對(duì)檔案的安全起到了關(guān)鍵的作用。系統(tǒng)提供了角色/用戶的管理方式。系統(tǒng)支持新建系統(tǒng)用戶信息，能對(duì)用戶信息進(jìn)行修改、刪除等操作，能查詢(xún)所有用戶信息，包括用戶角色等。1.角色擁有一定數(shù)量的權(quán)限，可以包含用戶(以實(shí)現(xiàn)權(quán)限的繼承)，角色內(nèi)用戶繼承角色的權(quán)限。即一個(gè)用戶屬于角色之中，一個(gè)角色可以包括多個(gè)用戶。其權(quán)限級(jí)別低于用戶具體權(quán)限。2.用戶權(quán)限的擁有者或主體系統(tǒng)提供一個(gè)默認(rèn)角色：超級(jí)管理員，也可以根據(jù)自己需要添加修改角色。通過(guò)角色/用戶體系完成對(duì)用戶的分組分類(lèi)，在賦予檔案權(quán)限時(shí)將提供更加靈活方便的設(shè)置。三） 角色功能管理因?yàn)闄n案是具有保密性，所以權(quán)限的管理就是即要保證檔案的利用，又要保證相關(guān)密級(jí)的檔

6、案受到訪問(wèn)限制。權(quán)限體系的建立是通過(guò)超級(jí)管理員的身份賦予各個(gè)非檔案主管用戶檔案利用權(quán)限。權(quán)限根據(jù)用戶與角色來(lái)分配。分為四個(gè)權(quán)限體系：1.功能權(quán)限功能權(quán)限完成檔案員檔案業(yè)務(wù)權(quán)限設(shè)置。例如錄入、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能權(quán)限。2.檔案權(quán)限檔案權(quán)限是用來(lái)建立檔案利用用戶對(duì)具體檔案庫(kù)的著錄項(xiàng)/條目/原文的查看權(quán)限。條目/原文權(quán)限包括讀寫(xiě)目錄、只讀目錄、只讀原文、讀寫(xiě)原文、禁讀原文，同時(shí)也可以定義具體的著錄項(xiàng)權(quán)限。受控文件，用戶設(shè)置檔案文件狀態(tài)為受控，此類(lèi)文件將不參加權(quán)限體系，任何用戶都必須通過(guò)借閱/審批機(jī)制進(jìn)行瀏覽。開(kāi)放文件，用戶設(shè)置檔案文件狀態(tài)為開(kāi)放，此類(lèi)文件將不參加權(quán)限體系，任何用戶都能直接進(jìn)行瀏覽。記錄集

7、/原文集權(quán)限的定義使利用人受到更加嚴(yán)格的權(quán)限控制。3.文件權(quán)限文件權(quán)限是賦予用戶檔案文件的操作權(quán)限。4.網(wǎng)站權(quán)限網(wǎng)站權(quán)限是賦予用戶利用平臺(tái)欄目的訪問(wèn)權(quán)限。四） 部門(mén)管理提供無(wú)限次層次的部門(mén)設(shè)置，可設(shè)置部門(mén)的排列順序。五） 崗位管理可自定義崗位名稱(chēng)，為用戶設(shè)置相應(yīng)崗位。六） 個(gè)人桌面包含：公告通知板塊代辦事項(xiàng)板塊系統(tǒng)消息提醒板塊系統(tǒng)設(shè)置板塊七） 公告管理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行編輯公告內(nèi)容。2、可選擇公告讀者，指定發(fā)送給需要的發(fā)送人。第二節(jié) 檔案收集一） 檔案目錄用戶可以根據(jù)檔案的不同類(lèi)型自定義無(wú)限層級(jí)樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案集中存儲(chǔ)。1.檔案庫(kù)管理體系提供靈活的檔案庫(kù)管理體系，用戶

8、可以自定義多級(jí)檔案室管理體系與自定義多級(jí)錯(cuò)層檔案類(lèi)別管理體系，以適應(yīng)多變的檔案管理業(yè)務(wù)與檔案管理制度的更新。（1）多級(jí)檔案管理方式可將檔案管理分散到各檔案室管理，集中控制，也可以合成一級(jí)，完全根據(jù)實(shí)際情況而定。（2）多級(jí)多層次的檔案類(lèi)別管理可以根據(jù)需要對(duì)檔案類(lèi)別進(jìn)行定制，形成多級(jí)別錯(cuò)層次的檔案類(lèi)別。完全根據(jù)實(shí)際情況實(shí)行可維護(hù)的檔案庫(kù)類(lèi)別管理。2.可維護(hù)的檔案庫(kù)管理方式（1）多種模版供選擇系統(tǒng)在初期需要構(gòu)筑檔案的著錄項(xiàng)集、報(bào)表等，需要花費(fèi)大量時(shí)間，為此系統(tǒng)提供多種模版供選擇，用戶可以選擇與自己行業(yè)相關(guān)的模版直接利用或者根據(jù)需要調(diào)整后利用。這種在模版基礎(chǔ)上做簡(jiǎn)單修改的管理方式，將大大縮短了用戶時(shí)間

9、與縮小了難度。（2）著錄項(xiàng)可靈活定制對(duì)于已有的模版或用戶自己定制的檔案庫(kù)，根據(jù)用戶使用習(xí)慣，檔案庫(kù)著錄項(xiàng)的使用程度，可對(duì)著錄項(xiàng)靈活定制，進(jìn)行增加、修改、刪除、移位管理。用戶所需要常用的著錄項(xiàng)可意動(dòng)到醒目與常用位置，方便用戶操作。（3）多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式可供選擇用戶在處理檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，查看調(diào)整數(shù)據(jù)是最常用到的，因此系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。對(duì)于條目列表有4種模式供用戶選擇，他們是全部、不展現(xiàn)任何記錄、最新記錄展現(xiàn)方式、分頁(yè)展現(xiàn)方式。這樣用戶就能很好的對(duì)檔案條目進(jìn)行快速定位和處理。（4）靈活定義關(guān)聯(lián)檔案庫(kù)檔案庫(kù)與檔案庫(kù)之間的關(guān)系很重要，如案卷關(guān)聯(lián)到案卷下的卷內(nèi)文件

10、，這對(duì)管理檔案起到直接有效的管理。系統(tǒng)提供靈活定義關(guān)聯(lián)檔案庫(kù)，根據(jù)需要定義自己的檔案庫(kù)之間關(guān)聯(lián)。實(shí)現(xiàn)檔案之間關(guān)系的靈活性。二） 目錄權(quán)限控制可限制用戶對(duì)不同級(jí)別檔案的權(quán)限，檔案級(jí)別包括：公開(kāi)、秘密、機(jī)密以及絕密；可控制對(duì)不同所屬人的檔案的權(quán)限，包括：可以編輯所有，只能編輯屬于我的，可以看所有，只能看屬于我的和只能看屬于我部門(mén)的。三） 檔案數(shù)據(jù)建立錄入是檔案員最基本常用的操作，增加錄入的靈活性與方便性能提高檔案管理人員工作效率。為此提供了靈活的數(shù)據(jù)錄入方式：列表式多行錄入，卡片式錄入及錄入控制功能。錄入的條目的位置與大小，下拉選擇等也是影響檔案工作效率的，因此，系統(tǒng)提供了自定義錄入框的位置和大小

11、，可以自定義錄入?yún)⒄?，使常用的字段無(wú)須錄入，只需從數(shù)據(jù)字典選擇定義好的值即可，如保管期限等。系統(tǒng)提供用戶保管期限與實(shí)體分類(lèi)的維護(hù)功能。在錄入的過(guò)程中有時(shí)候會(huì)造成與上條記錄的重復(fù)，因此系統(tǒng)又提供了錄入攜帶功能，方便用戶在錄入下一個(gè)條目時(shí)候，把不需要錄入的重復(fù)的值直接攜帶過(guò)來(lái)，以減少錄入時(shí)間(上一條、下一條功能)。由于檔案的有些字段為必錄的項(xiàng)目，如果忘記錄入，會(huì)造成數(shù)據(jù)的不完整。為此，系統(tǒng)提供了可以控制錄入的功能，將關(guān)鍵錄入項(xiàng)目設(shè)置為必錄的，這樣用戶就不會(huì)遺漏所錄入的項(xiàng)目了。系統(tǒng)通過(guò)格式化錄入編碼的功能保證用戶輸入內(nèi)容規(guī)范化，一旦用戶沒(méi)有錄入或錄入錯(cuò)了，系統(tǒng)會(huì)友好提示用戶重新輸入正確的。為了更好的

12、方便用戶錄入，系統(tǒng)對(duì)錄入的項(xiàng)目做了革新，可以自定義錄入項(xiàng)目缺省值， 自定義數(shù)據(jù)增長(zhǎng)方式以方便用戶以后可能增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)錄入項(xiàng)，可以定義約束著錄保證錄入數(shù)據(jù)的規(guī)范。對(duì)于檔案條目列表系統(tǒng)提供EXCEL的操作方式，用戶可以任意選擇多個(gè)單元格復(fù)制或剪切其內(nèi)容到其他單元格中。并且可以將選中的單元格內(nèi)容另存為其他格式的外部文件。個(gè)性化的分組定義提供用戶自定義多層次的分組查看方式。系統(tǒng)提供七種批量處理功能：按字符位置替換、按字符內(nèi)容替換、插入字符、合并著錄項(xiàng)、批量添加記錄、替換為序列、字符格式化。四） 檔案電子化可以將掃描的原始檔案文件上傳至系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，電子化的檔案文件直接上傳到檔案管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)

13、的目錄中。五） 電子文件檔案收集1、支持電子文件上傳到檔案系統(tǒng)。2、支持OA、NC系統(tǒng)內(nèi)word、pdf等格式文件數(shù)據(jù)及時(shí)流轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)。六） 音視頻文件檔案收集1、建立視音頻條目，并將原文件收錄到系統(tǒng)、對(duì)重要的視頻內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵詞著錄。 2、支持導(dǎo)入音頻MP3、MP4主流格式文件。 3、支持導(dǎo)入視頻MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。 4、支持對(duì)導(dǎo)入文件進(jìn)行關(guān)鍵詞設(shè)置。七） 檔案收集進(jìn)度監(jiān)控1、檔案擔(dān)當(dāng)可實(shí)時(shí)監(jiān)控和督導(dǎo)各部門(mén)的檔案收集情況，確保檔案的完整性。2、支持下達(dá)郵件提醒，催促檔案收集進(jìn)度情況。第三節(jié) 檔案整理一） 檔案整理1.對(duì)一文一件整理支持撤件、調(diào)件、插件、系統(tǒng)批量整理。檔案

14、經(jīng)過(guò)收集進(jìn)入系統(tǒng)后，要對(duì)形成的各檔案進(jìn)行整理歸檔。檔案整理分兩種方式，一種是傳統(tǒng)立卷，一種是一文一件整理方式。（1）歸檔文件整理對(duì)已經(jīng)收集錄入的檔案進(jìn)行一文一件歸檔，選擇要?dú)w的檔案與所歸的檔案目標(biāo)庫(kù)，將檔案歸到需要的檔案里，形成歸檔文件。歸檔時(shí)可根據(jù)要求自己定義檔號(hào)規(guī)則，自動(dòng)生成檔號(hào)。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（2）一文一件文件整理對(duì)已經(jīng)按照一文一件歸檔方式歸檔的文件重新進(jìn)行調(diào)整，包括整理斷號(hào)、撤件、調(diào)整件號(hào)。（3）傳統(tǒng)立卷按照傳統(tǒng)立卷方式，對(duì)檔案進(jìn)行立卷，根據(jù)要求自動(dòng)生案卷級(jí)與文件級(jí)記錄，用戶可以自定義檔號(hào)生成規(guī)則。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（4）傳統(tǒng)立卷檔案調(diào)整對(duì)已

15、經(jīng)按照傳統(tǒng)立卷方式歸檔的檔案案卷、檔案文件進(jìn)行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷調(diào)整及文件整理、文件撤件、文件調(diào)整、文件移卷、頁(yè)數(shù)轉(zhuǎn)頁(yè)號(hào)。 2.支持單文件操作，支持多文件批量操作。二） 檔案保管1、針對(duì)檔案類(lèi)型、檔案產(chǎn)生部門(mén)，系統(tǒng)自動(dòng)生成保管期限和分類(lèi)號(hào)。2、支持檔案類(lèi)型設(shè)定3、支持檔案保管期限規(guī)則設(shè)定，并且檔案類(lèi)型與保管期限有對(duì)應(yīng)關(guān)系4、支持分類(lèi)號(hào)規(guī)則設(shè)定，并且檔案類(lèi)型與分類(lèi)號(hào)有對(duì)應(yīng)關(guān)系三） 檔案統(tǒng)計(jì)通過(guò)多種統(tǒng)計(jì)模式進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并以圖形進(jìn)行展現(xiàn)打印。圖形化統(tǒng)計(jì)，支持EXCEL表導(dǎo)出及打印?？梢园匆?guī)定要求制作并打印出各種的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。1、檔案分類(lèi)別統(tǒng)計(jì)按照單位名稱(chēng)、年

16、度、檔案類(lèi)別、目錄、統(tǒng)計(jì)出一個(gè)保存檔案單位、一個(gè)類(lèi)別一個(gè)目錄一年年度的檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、單位、年度、檔案全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度累計(jì)，也可以一個(gè)類(lèi)別累計(jì) 。2、一個(gè)單位檔案統(tǒng)計(jì)按照單位名稱(chēng)、檔案類(lèi)別、統(tǒng)計(jì)出一個(gè)保存檔案單位的全部檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目單位、檔案類(lèi)別。本年增加、本年減少、實(shí)有數(shù)、逐年累計(jì)數(shù)。3、全檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)出計(jì)算存儲(chǔ)的全檔案數(shù)，按照檔案保存單位類(lèi)別年度統(tǒng)計(jì)出每個(gè)年度的檔案數(shù)，及逐年累計(jì)的檔案數(shù)，形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第四節(jié) 檔案管理一） 檔案利用統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案利用者、檔案利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)，利用人、利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的等等。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。按照年度查閱

17、檔案保存單位，統(tǒng)計(jì)出年度檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目：查檔次數(shù)(查檔單位數(shù))、查閱檔案數(shù)、利用效果(利用目的、工作調(diào)研等)，數(shù)字統(tǒng)計(jì)。以上各項(xiàng)目由檔案查詢(xún)和借閱登記自動(dòng)累計(jì)產(chǎn)生，不必單獨(dú)錄入信息。二） 檔案庫(kù)房管理圖形化方式模擬展示實(shí)體庫(kù)房密集架或檔案柜布局、實(shí)體檔案擺放情況，支持倉(cāng)庫(kù)布局及檔案柜基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。三） 檔案關(guān)鍵詞管理在系統(tǒng)錄入時(shí)自動(dòng)生成關(guān)鍵詞，能夠全面地反映檔案內(nèi)容，支持關(guān)鍵詞規(guī)則設(shè)定。第五節(jié) 檔案利用一） 檔案檢索（1）OCR識(shí)別： 檢索是用戶經(jīng)常查詢(xún)，瀏覽檔案所必須的要求，快速方便的檢索有助于提高用戶的效率，為此系統(tǒng)提供了多樣方便的檢索方式，以方便用戶在龐大的檔案里快速檢索到需

18、要的檔案。（2）復(fù)合檢索由于檔案條目的項(xiàng)目多，類(lèi)型不一，檢索起來(lái)麻煩，用戶要根據(jù)多種條件來(lái)查詢(xún)檔案條目。復(fù)合檢索就是這樣一個(gè)好的檢索方式，用戶可以選擇多個(gè)錄入項(xiàng)目，并設(shè)置條件來(lái)查詢(xún)。要檢索的項(xiàng)目不固定，可以任意從檔案條目中提取，檢索的條件也是多樣的，包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左（右）包含、空、非空等高級(jí)檢索條件。這樣用戶就能準(zhǔn)確從檔案中檢索到需要的檔案。（3）跨庫(kù)檢索由于檔案庫(kù)類(lèi)別很多，有文書(shū)檔案，科技檔案等，檢索的時(shí)候常需要從不同庫(kù)里同時(shí)檢索，為此跨庫(kù)檢索為用戶方便的從各個(gè)檔案庫(kù)中快速檢索提供了方便。用戶輸入想要的條件，可選擇一個(gè)或多個(gè)庫(kù)查詢(xún)，或者直接檢索，系統(tǒng)自動(dòng)從所有

19、的檔案庫(kù)里檢索出用戶需要的檔案。（4）目錄檢索用戶在利用檔案的時(shí)候，常需要快速準(zhǔn)確的從網(wǎng)上找檔案，系統(tǒng)提供了目錄檢索的方式讓利用檔案的人快速找到需要的檔案。用戶可以輸入將要查找內(nèi)容的關(guān)鍵字后，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)從檔案庫(kù)里找出相匹配的所有檔案來(lái)。這樣就給用戶查找檔案縮小了范圍，檢索檔案也準(zhǔn)確。系統(tǒng)支持多關(guān)鍵字檢索。二） 檔案文件瀏覽在系統(tǒng)中集成office、音頻和視頻播放器等插件，提供在線瀏覽檔案文件的功能。三） 檔案授權(quán)1、電子檔案的“瀏覽”、“下載”、“打印”分離授權(quán)。2、支持角色分配，支持功能權(quán)限分配。四）檔案發(fā)布檔案信息發(fā)布，支持信息發(fā)布，支持消息分發(fā)。五）檔案簽批簽字審批可提前在檔案管理系統(tǒng)

20、中申請(qǐng)，支持配置審批流程，支持郵件審批和系統(tǒng)界面審批。第六節(jié) 檔案借閱一） 檔案借閱申請(qǐng)?jiān)谙到y(tǒng)中提出檔案借閱的申請(qǐng)，包括借閱用途，借閱的檔案類(lèi)型（電子、實(shí)體），借閱時(shí)間、是否打印或下載等要求。管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關(guān)信息、借閱時(shí)間以及設(shè)置借閱人的借閱期限。另一方面，還能用歸還管理對(duì)已借出的文檔進(jìn)行歸還管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計(jì)查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計(jì)算機(jī)上指定應(yīng)歸還日期，便可檢索出所有當(dāng)日應(yīng)歸還的文件的信息和借閱人的情況，因此，通過(guò)借閱功能，將大大提高了工作人員的效率。對(duì)于實(shí)體借閱的

21、登記表和效果簿用戶可以自定義報(bào)表。同時(shí)可以根據(jù)借閱目的對(duì)利用次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，用戶可以自定義打印的統(tǒng)計(jì)表。二） 檔案借閱審批根據(jù)審批流的節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行檔案借閱的審批，審批人可對(duì)借閱人的需求進(jìn)行修改，包括借閱的時(shí)間，打印和下載等需求。三） 檔案收回電子檔案借閱到期后，自動(dòng)收回，實(shí)體檔案借閱到期后，系統(tǒng)以消息方式進(jìn)行提醒歸還。四） 實(shí)體檔案借出和歸還實(shí)體檔案借出和歸還時(shí)都通過(guò)條碼掃描的方式進(jìn)行。第七節(jié) 審批流管理一） 自定義審批流程系統(tǒng)支持用戶根據(jù)自身需要，自定義業(yè)務(wù)流，流程的數(shù)量和節(jié)點(diǎn)可由用戶自由制定。二） 消息提醒業(yè)務(wù)流進(jìn)入節(jié)點(diǎn)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送即時(shí)消息給節(jié)點(diǎn)的響應(yīng)辦理人。（2） 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)方

22、案第一節(jié) 工作內(nèi)容1、完成紙質(zhì)檔案的整理歸檔2、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，在電腦中方便管理，檢索、查閱及打印利用。3、數(shù)據(jù)備份4、工作完成后，出一套適合本公司的檔案管理辦法及規(guī)定第二節(jié) 工作標(biāo)準(zhǔn)一）紙質(zhì)檔案整理方案 按照國(guó)家檔案法和國(guó)家檔案局整理的10號(hào)令企業(yè)文件材料歸檔范圍與檔案保管期限規(guī)定、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2015）等相關(guān)規(guī)定，為方便檔案的提供利用，對(duì)于各部門(mén)及下屬單位行政收、發(fā)文、業(yè)務(wù)檔案按照規(guī)范組合、調(diào)整。1. 原文件的請(qǐng)示與批復(fù)是分開(kāi)保管，現(xiàn)按規(guī)范將同一事件的請(qǐng)示、批復(fù)合為一件整理。2. 原文件未分年代、部門(mén)、保管期限保管，現(xiàn)按照規(guī)范將文件的年代、部門(mén)、保管期限進(jìn)行整

23、理。3. 原文件未加蓋歸檔章，未袪除釘。現(xiàn)按照規(guī)范將文件進(jìn)行袪釘，將一件文件用不銹鋼釘固定，加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。4. 原文件未進(jìn)行編碼，現(xiàn)按照規(guī)范將一件文件按自然順序用黑色碳素筆進(jìn)行編碼。5. 原文件未裝入正規(guī)的檔案盒內(nèi)，不利于檔案保護(hù)和提供利用，現(xiàn)按照規(guī)范將整理后的檔案裝入檔案專(zhuān)用檔案盒中，并填寫(xiě)檔案盒信息（全宗號(hào)、年度、保管期限、類(lèi)目名稱(chēng)、件號(hào)、盒號(hào)等）。二）電子檔案轉(zhuǎn)化方案電子檔案轉(zhuǎn)化需要完成檢索信息錄入、原文件掃描處理。1、檔案錄入在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)錄入依據(jù)檔案著錄規(guī)則中著錄項(xiàng)要求，利用系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)錄入”功能參照檔案實(shí)體以盒為單位逐盒、逐件進(jìn)行檔案目錄信息的錄入。（1

24、）著錄時(shí)應(yīng)尊重原文，不隨便添加修改一個(gè)字符。（2）數(shù)據(jù)字段中在著錄內(nèi)容時(shí)不要隨意增加空格。（3）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)統(tǒng)一使用半角空心符號(hào)。2、檔案掃描掃描時(shí)按照掃描頁(yè)頁(yè)碼的順序?qū)n案資料進(jìn)行掃描，為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量，采用彩色掃描，分辨率采用200dqi，格式采用JPEG.。（1） 根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀，具體對(duì)不同掃描操作員對(duì)將整理好的檔案資料紙檔案掃描的處理工藝如下：普通紙張：采用高速掃描儀進(jìn)行連續(xù)高速掃描。破損紙張：如破損嚴(yán)重，且極不平整，則采用平板掃描儀完成。字跡較淺（如鉛筆字）：彩色掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描亮度、對(duì)比度。（2） 掃描圖像必須完整、不偏斜、不能出現(xiàn)掃描的圖片缺少

25、頁(yè)碼或字跡不清晰等。清晰度且與原件一致，不得漏掃、多掃。（3） 掃描完成每份材料后統(tǒng)一保存圖片格式為JPEG。（4） 圖像文字清晰，便于清楚閱讀。（5） 圖像正文區(qū)影響可懂度的雜質(zhì)和非正文區(qū)應(yīng)去除，不留文字版面外的暗影，無(wú)干擾信息，但應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌。（6） 圖像尺寸應(yīng)以實(shí)際尺寸為準(zhǔn)。（7） 對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，數(shù)字圖像整體的偏斜度不得超過(guò)0.5度，不得出現(xiàn)圖像的部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象，如原始材料存在部分傾斜，以頁(yè)面中標(biāo)題糾正為準(zhǔn)。（8） 處理后的圖像內(nèi)容必須完整，與紙質(zhì)檔案一致，圖像居中、整潔、美觀。（9） 最后成品圖像的頁(yè)數(shù)必須與材料頁(yè)數(shù)一致

26、。（10） 材料必須按照分類(lèi)編碼原有順序擺放，不可反方、倒放（11） 圖片不可裁剪過(guò)重，保證原有尺寸比例。（12） 掃描時(shí)候，材料必須擺放整齊，不可折邊掃描，不可壓邊掃描。（13） 圖片看不清的時(shí)候，適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)亮度與對(duì)比度。（14） 圖象文件的命名：第一層文件夾以檔號(hào)命名為全宗號(hào)-年度-保管期限-類(lèi)目名稱(chēng)，第二層文件夾以件號(hào)命名，件號(hào)文件夾內(nèi)存儲(chǔ)本件掃描圖片，掃描圖片以自然順序命名。三）數(shù)據(jù)備份方案1、將通過(guò)驗(yàn)收的以下成品數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇刻錄光盤(pán)，一式兩套進(jìn)行備份.2、備份數(shù)據(jù)內(nèi)容為掃描原件，及掛接后成品3、數(shù)據(jù)備份后在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。四）檔

27、案管理規(guī)定及辦法在工作中根據(jù)實(shí)際工作需要，從檔案安全及規(guī)范角度，在電子檔案完成后為本公司制作檔案管理辦法如：檔案收集、歸檔、使用借閱、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等。（三）應(yīng)用及存儲(chǔ)體系建設(shè)方案系統(tǒng)硬件設(shè)施選型首先考慮用戶的實(shí)際應(yīng)用環(huán)境及應(yīng)用需求，其次考慮作為平臺(tái)的硬件產(chǎn)品的功能和性能，第三要考慮國(guó)際國(guó)內(nèi)發(fā)展的主要流行趨勢(shì)，第四要考慮可能采取的策略和技術(shù)手段，最后還要考慮項(xiàng)目投資概算及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)支持水平。應(yīng)遵循以下原則進(jìn)行系統(tǒng)硬件選型：1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建要保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可用，數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅惩ǎ?.掃描設(shè)備的選擇要考慮功能和技術(shù)參數(shù)的先進(jìn)和操作的簡(jiǎn)單、高效；3.服務(wù)器選擇要考慮系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可用，運(yùn)

28、行的高速穩(wěn)定；4.存儲(chǔ)設(shè)備的選擇要考慮備份策略的完整和未來(lái)數(shù)據(jù)增量的擴(kuò)容；5.考慮對(duì)現(xiàn)有的投資的保護(hù)，在充分考慮以上設(shè)計(jì)原則的基礎(chǔ)上，還需著重考慮已有設(shè)備的投資；6.在品牌方面要考慮現(xiàn)有主流品牌的可用性以及未來(lái)國(guó)產(chǎn)品牌的替換性，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的可移植性，推薦使用國(guó)產(chǎn)品牌。一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境選擇系統(tǒng)應(yīng)建立在獨(dú)立、安全、暢通的網(wǎng)絡(luò)上，整套系統(tǒng)都在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)機(jī)房安全防護(hù)內(nèi)，中心機(jī)房?jī)?nèi)應(yīng)部署有防火墻、防病毒網(wǎng)關(guān)、入侵檢測(cè)設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)也應(yīng)配備相應(yīng)的安全防護(hù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。二）影像掃描設(shè)備 影像掃描設(shè)備是支撐系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案采集的硬件設(shè)備，應(yīng)滿足以下要求：Ø 工作狀態(tài)下，單

29、頁(yè)采集時(shí)間不超過(guò)10sØ 連續(xù)掃描速度應(yīng)不低于每分鐘15頁(yè)Ø 分辨率不低于200dpiØ 支持SCSI、USB或IEEE 1394等接口Ø 支持JPEG圖片輸出格式參數(shù)型號(hào)見(jiàn)表1：設(shè)備類(lèi)型技術(shù)參數(shù)高拍儀掃描設(shè)備產(chǎn)品型號(hào):M1360掃描類(lèi)型:雙平臺(tái)掃描：ADF自動(dòng)送稿掃描 + 平板掃描 掃描技術(shù):雙面彩色光敏傳感器（CIS）光學(xué)分辨率:600 DPI光源:LED掃描模式:黑白、灰階、彩色三種掃描輸出掃描區(qū)域:ADF最大：216 x 356mm（A4加長(zhǎng)）ADF最?。?0 x 63.5 mm平板最大：216×297mm（A4）掃描速度:30ppm/

30、60ipm (A4,黑白模式,300dpi) 30ppm/60ipm (A4,灰度模式,300dpi) 30ppm/60ipm (A4,彩色模式,300dpi)平板：A4幅面、200dpi黑白、灰度、彩色5秒日掃描量:建議2000張ADF容量50張（80克標(biāo)準(zhǔn)打印紙）輸出文件格式:支持jpg、多頁(yè)tiff、多頁(yè)pdf格式重張檢測(cè):超聲波重張檢測(cè)、長(zhǎng)度重張檢測(cè)影像特性:TWAIN驅(qū)動(dòng)帶有智能化處理的完美頁(yè)面掃描功能，自動(dòng)糾偏、自動(dòng)裁剪，可同時(shí)得到掃描稿件的黑白、灰度、彩色三種影像輸出接口方式:高速USB2.0 接口驅(qū)動(dòng)接口:TWAIN Driver支持系統(tǒng):WinXP/Win2K/Vista/Win7隨機(jī)附贈(zèng)配件:隨機(jī)提供USB2.0接口線，一個(gè)ADF分紙墊片隨機(jī)附贈(zèng)軟件:Winmage Capture Tool耗材零件:送稿器的分紙墊片、進(jìn)紙滾輪可選附件:無(wú)工作環(huán)境:溫度為：攝氏10°到35°，相對(duì)濕度為：1085噪聲干擾:待機(jī)：<45dB，使用中：<50dB電源規(guī)格:輸入：100240V，50/60HZ 輸出：24V，1A功率:<20瓦外觀尺寸:213.65mm x 285