工程資料管理程序

1、中鐵大橋局集團(tuán)第一工程有限公司管理體系 工程資料管理程序 （提交審核稿 ）1目的 為完善和規(guī)范工程內(nèi)業(yè)資料管理，加強(qiáng)工程施工過(guò)程中的資料監(jiān)控，達(dá)到最終形 成完 整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的工程檔案的目的。2適用范圍 本程序適用于公司所有工程項(xiàng)目經(jīng)理部的工程資料管理。3定義、名詞及術(shù)語(yǔ) 工程資料：在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種載體形式的信息記錄，包括基建文 件、 監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖。工程檔案：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像 等各種載體 形式的歷史記錄。電子版本：以軟盤(pán)、光盤(pán)及可移動(dòng)的電子物為基礎(chǔ)進(jìn)行數(shù)碼形式記錄存儲(chǔ)的載體 形式。 記錄：所完成活動(dòng)的證據(jù)。 歸檔：文件的

2、形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立 卷后，按規(guī)定移 交檔案管理機(jī)構(gòu)。4機(jī)構(gòu)和職責(zé)4.1 公司工程管理部4.1.1 負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目部工程資料的檢查，指導(dǎo)項(xiàng)目部編制技術(shù)總結(jié)，并參與對(duì)竣工資 料的審核。4.1.2協(xié)助做好對(duì)資料員的培訓(xùn)工作。4.2 公司辦公室4.2.1 負(fù)責(zé)督促、 檢查項(xiàng)目部檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案 （資料）管理人員配備情況 4.2.2 負(fù) 責(zé)將工程項(xiàng)目中應(yīng)歸檔文件材料的范圍、要求、標(biāo)準(zhǔn)通知項(xiàng)目部。4.2.3 負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程資料歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、整理、保管和提供利用，并 按照規(guī)定向集團(tuán)公司檔案科移交檔案4.3 公司合同部負(fù)責(zé)在公司與項(xiàng)目部簽訂項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)時(shí)必須明確工

3、程資料管理責(zé)任及竣工檔案移交責(zé)任4.4 試驗(yàn)檢測(cè)中心 負(fù)責(zé)工程試驗(yàn)檢測(cè)資料真實(shí)、準(zhǔn)確地填寫(xiě)，及時(shí)收集、整理，并參與竣工資料的 編制。4.5 測(cè)繪分公司負(fù)責(zé)工程測(cè)量資料真實(shí)、 準(zhǔn)確地填寫(xiě)， 及時(shí)收集、整理，并參與竣工資料的編制4.6 項(xiàng)目經(jīng)理部4.6.1 成立項(xiàng)目工程檔案及工程資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確定項(xiàng)目經(jīng)理為項(xiàng)目工程檔 案及工程資 料管理的第一責(zé)任人，制定工程資料管理制度，指定專（兼）職檔案（資 料）人員，并將其人員 名單報(bào)公司辦公室備案，建立健全檔案管理機(jī)制。項(xiàng)目經(jīng)理部 應(yīng)將檔案資料管理工作納入到相關(guān) 人員的崗位責(zé)任制并定期考核。4.6.2 督促檔案（資料）人員嚴(yán)格按照現(xiàn)行有效的工程資料管理規(guī)

4、定進(jìn)行收集和 分類保管， 保證工程資料的真實(shí)、規(guī)范、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完備，并明確本工程項(xiàng)目的資 料編制依據(jù)。4.6.3 制定完善的借閱制度，保證資料的保管安全。4.6.4 定期對(duì)工程檔案及工程資料的管理進(jìn)行檢查、考核，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法， 按照考核 結(jié)果，給予檔案（資料）人員一定的獎(jiǎng)懲。4.6.5 按照與公司簽訂的項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)明確工程資料管理責(zé)任及工程 檔案移交責(zé) 任，及時(shí)做好工程資料管理和竣工資料移交工作。4.7 檔案（資料）管理人員4.7.1 編制竣工資料目錄、填寫(xiě)要求，經(jīng)總工程師審核后發(fā)至各有關(guān)人員。4.7.2 嚴(yán)格按照現(xiàn)行有效的工程資料管理規(guī)定及時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行收集、 整理和 分 類

5、保管。4.7.3 嚴(yán)格按照有關(guān)借閱制度，做好借閱利用登記工作。4.7.4 定期參加公司和上級(jí)單位組織的關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)，提高檔案（資料） 管 理業(yè)務(wù)水平。5工作流程工程資料形成與管理流程圖由項(xiàng)目經(jīng)理部成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小-報(bào)公司辦公韋備案紈 制宗工稈洛料管理制庁并設(shè)宗根據(jù)業(yè)要求或仃關(guān)規(guī)足選擇合適的瓷料胛，規(guī)范困1整叫規(guī)則 編制竣丁瓷工程過(guò)程控制記錄、工程試驗(yàn)記錄及右測(cè).吐記錄及仃工程照片、施工過(guò)程資料的收悠，榕即NY按相關(guān)耍求進(jìn)行存檔審核通I44W分類保管，為資料竣工資料管理移交流程圖6工作程序6.1 工程資料編制依據(jù)6.1.1按照施工合同或業(yè)主提供的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)辦理。6.1.2 鐵路工程依據(jù)鐵

6、道部頒發(fā)鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法（辦檔 20028 號(hào)）要求辦理。6.1.3 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目依據(jù)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 （DA/T282002 ）要求辦理。6.1.4 其它建設(shè)項(xiàng)目按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（ GB/T50328 2001 ）要求 辦理。6.1.5以上工程資料依據(jù)的版本發(fā)生變更時(shí)按新版本執(zhí)行。（注：整理標(biāo)準(zhǔn)排序?yàn)椋簶I(yè)主、國(guó)家、行業(yè)、地方等標(biāo)準(zhǔn)）6.2 項(xiàng)目開(kāi)工階段的資源配備及要求6.2.1 人員配備：項(xiàng)目部必須配備專（兼）職檔案（資料）人員，且所配人員應(yīng)具 有 計(jì)算機(jī)操作能力和工程資料檢查、審核能力。6.2.2 計(jì)算機(jī)配備：工程項(xiàng)目部必須配備工程資

7、料專用計(jì)算機(jī)及配套軟件， 為工程 資料的形成創(chuàng)造條件。6.2.3 資料室配備：項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的規(guī)模配備相應(yīng)的資料室， 提供資料錄 入和資料整理存放的條件，保證工程資料的安全。6.2.4 資料形成的相關(guān)人員持證要求。檔案（資料）人員、試驗(yàn)員、測(cè)量員、質(zhì)量 員 及特殊專業(yè)人員要具備持證上崗條件，履行相關(guān)資料的簽字手續(xù)。6.3 施工過(guò)程資料管理原則6.3.1 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入、儲(chǔ)存的統(tǒng)一管理。 項(xiàng)目部資料管理人員應(yīng)對(duì)已形成的施工 資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，達(dá)到數(shù)據(jù)輸入和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的有效控制。6.3.2 施工資料編制依據(jù)和存儲(chǔ)格式的統(tǒng)一管理。 項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)業(yè)主要求 （或工程 類別）確定本工程所采用的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

8、，規(guī)定使用統(tǒng)一表格，進(jìn)行計(jì)算機(jī)輸入，A4 紙格式打印輸出，手寫(xiě)簽認(rèn)。資料的存儲(chǔ)采用紙質(zhì)載體和電子版本載體并行的形式，紙質(zhì) 載體 資料須手寫(xiě)簽認(rèn)、紅色簽章，字跡、章跡必須清晰。電子版載體的資料必須是與 紙質(zhì)文件 一致的有效版本。檔案資料的修改，必須按檔案管理的相關(guān)規(guī)定辦理，利用 存有以往數(shù)據(jù) 的電子版本時(shí)要特別注意修改后的版本中的有關(guān)數(shù)據(jù)， 避免失效數(shù)據(jù)的 誤用。6.3.3 報(bào)驗(yàn)、報(bào)審資料的統(tǒng)一管理。 項(xiàng)目部是代表集團(tuán)公司或公司對(duì)工程實(shí)施總承 包管理，施工中報(bào)驗(yàn)、報(bào)審資料必須通過(guò)項(xiàng)目部相關(guān)部門(mén)的審核方可報(bào)建設(shè)（監(jiān)理） 單 位。項(xiàng)目經(jīng)理部必須保存一套報(bào)驗(yàn)、報(bào)審資料原件，匯入竣工資料編制、歸檔。6.

9、3.4 施工資料填寫(xiě)質(zhì)量的統(tǒng)一管理。 施工資料必須真實(shí)記錄工程情況： 數(shù)據(jù)符合 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求；表格中各項(xiàng)填寫(xiě)齊全；簽章、簽字規(guī)范、有效；制圖要標(biāo)準(zhǔn)；工程 名稱 和部位填寫(xiě)要準(zhǔn)確。6.4施工資料形成過(guò)程要求6.4.1 項(xiàng)目部技術(shù)人員、 質(zhì)檢員、測(cè)量員、試驗(yàn)員和其他管理人員是施工過(guò)程資料 形成的實(shí)施者，應(yīng)嚴(yán)格按要求記錄。檔案（資料）管理人員必須經(jīng)過(guò)崗位培訓(xùn)并持有 “檔 案人員崗位培訓(xùn)證”，負(fù)責(zé)對(duì)已形成的施工資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。6.4.2 項(xiàng)目部總工程師或有關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)施工資料形成過(guò)程嚴(yán)格把關(guān)， 保證資料的 完整、準(zhǔn)確、有效。6.4.3 項(xiàng)目部要有工程所需的有效的工程施工規(guī)范、檢驗(yàn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和其他相應(yīng)

10、資 料， 保證施工過(guò)程控制和施工資料的正確無(wú)誤。6.4.5 資料存儲(chǔ)采用文本格式和計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)結(jié)合的形式， 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入要隨時(shí)更 新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤；文本資料要進(jìn)行裝盒、編號(hào)、分類存放。6.5 施工資料的收集、整理、保管6.5.1 收集：項(xiàng)目部各施工單位隨施工進(jìn)度及時(shí)收集、 整理紙質(zhì)資料和相應(yīng)的電子 版本資料及并立卷保管。工程進(jìn)入竣工階段時(shí)，統(tǒng)一匯入竣工資料的編制。6.5.2 整理：資料形成的各方在資料整理過(guò)程中必須對(duì)資料間的交圈進(jìn)行復(fù)合， 復(fù) 合后按照工程資料的分類進(jìn)行整理。6.5.3 保管：紙質(zhì)載體、電子版本載體、 聲像載體資料的保管應(yīng)符合其環(huán)境條件的 要求。6.6 竣工資料的編制、審

11、核6.6.1 項(xiàng)目總工程師是竣工檔案和技術(shù)資料整理歸檔的直接責(zé)任人， 工程技術(shù)和安 質(zhì)部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔；財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)核算資料、會(huì)計(jì)檔案整理歸檔；合 同管 理業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)合同結(jié)算資料、合同檔案整理歸檔；辦公室負(fù)責(zé)行政管理等 文件資料 的歸檔。6.6.2 當(dāng)建設(shè)單位委托編制竣工資料時(shí)，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人應(yīng)與建設(shè)單位簽訂竣工資料 編制合同，明確雙方竣工資料的編制責(zé)任。6.6.3 進(jìn)入竣工收尾階段的項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)在工程主體結(jié)構(gòu)完工后一個(gè)月內(nèi)， 向公司 申報(bào)竣工收尾工作計(jì)劃，經(jīng)公司批準(zhǔn)后實(shí)施。6.6.4 工程項(xiàng)目竣工收尾階段工作全部完成， 達(dá)到工程項(xiàng)目管理活動(dòng)終結(jié)的界定標(biāo) 準(zhǔn)后，應(yīng)向公司申報(bào)工程

12、項(xiàng)目竣工收尾階段終結(jié)確認(rèn)單。6.6.5 歸檔資料整理應(yīng)嚴(yán)格按業(yè)主要求或 中鐵大橋局集團(tuán)檔案管理辦法 的規(guī)定 進(jìn)行整理。6.6.6 在竣工資料提交審核前，項(xiàng)目部應(yīng)由總工程師負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員進(jìn)行自檢。6.6.7 竣工資料的審核。 在竣工驗(yàn)收前， 集團(tuán)公司直屬（聯(lián)合）項(xiàng)目部應(yīng)報(bào)集團(tuán)公 司對(duì)竣工資料進(jìn)行審核； 授權(quán)公司所屬各項(xiàng)目部應(yīng)報(bào)公司工程管理部對(duì)竣工資料進(jìn)行 審 核。6.6.8 經(jīng)審核通過(guò)后再報(bào)建設(shè)單位、 城建檔案館進(jìn)行驗(yàn)收， 驗(yàn)收合格后辦理檔案移 交手續(xù)。6.6.9 根據(jù)業(yè)主或建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范要求，在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后 3 個(gè)月內(nèi)，集團(tuán)公司直屬（聯(lián)合）項(xiàng)目部直接向業(yè)主、城建檔案館、集團(tuán)公司檔案科辦 理正 式檔案移交手續(xù)；授權(quán)公司所屬各項(xiàng)目部向業(yè)主、城建檔案館、公司檔案室辦理 正式檔案 移交手續(xù)，然后由公司檔案室向集團(tuán)公司（股份公司）檔案科辦理正式移交 手續(xù)。6.6.10竣工資料移交公司后 ,由檔案室開(kāi)具檔案歸檔驗(yàn)收證明，送移交、驗(yàn)收和工程項(xiàng)目考核部門(mén)各一份6.6.11 竣工資料如因發(fā)生非技術(shù)、質(zhì)量問(wèn)題而影響移交，由該項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào) 解 決。6.6.12 工程竣工后工程檔案因故未能移交業(yè)主（或指定接收單位）達(dá)三個(gè)月以上 的，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)就工程檔案的保管地點(diǎn)、管理辦法、責(zé)任人等有關(guān)事宜專題報(bào)告公 司工 程管理部，并根據(jù)公司的指