SMP-RR-001公司公文管理制度

1、標(biāo)題公司公文管理制度編號(hào)SMP-RR-001版本頁(yè)數(shù)共3頁(yè)起草人簽名審核人簽名批準(zhǔn)人簽名日期日期日期起草部門(mén)頒發(fā)部門(mén)生效日期年月日送達(dá)部門(mén)份數(shù)目 的：規(guī)范公文管理程序。適用范圍：全公司公文。責(zé)任人：人事行政部經(jīng)理。1、總則1.1為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司公文管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本辦法。1.2公司公文是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，各部門(mén)必須認(rèn)真做好公文管理工作。1.3公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便，公文由總經(jīng)辦統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。1.4公文管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。2、公文種類(lèi)公司公文種類(lèi)2.1決定、決

2、議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”，經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。2.2通告：公布應(yīng)當(dāng)普遍尊守周知的事項(xiàng)用“通告”。2.3通知：全公司發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)公文要求下級(jí)部門(mén)辦理和需要周知或執(zhí)行事項(xiàng)用“通知”。2.4通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況用“通報(bào)”。2.5報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，用“報(bào)告”，向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”。2.6批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)或?qū)ο乱患?jí)布置工作用批復(fù)。2.7會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行者，用“會(huì)議紀(jì)要”。2.8工作志，記錄日、周、月工作情況（包括工作安排、工作進(jìn)度、工作業(yè)

3、績(jī)、工作設(shè)想與建議等）用“工作志”。2.9工作計(jì)劃：進(jìn)行本年、季、月、周工作安排者用“工作計(jì)劃”。3.公文的格式公文一般由標(biāo)題、發(fā)文號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。3.1公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確，簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類(lèi)。3.2發(fā)文字號(hào)：包括機(jī)關(guān)代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)、幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文的只標(biāo)明主辦部門(mén)發(fā)文字號(hào)。3.3公文一律加蓋公章。3.4保密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。3.5緊急公文分別標(biāo)明“特急”、“急”。3.6請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén)，如需同時(shí)呈送其他部門(mén)，應(yīng)用抄報(bào)形式。3.7公文如有附件，

4、應(yīng)在正文之后注明附件名稱(chēng)和順序。3.8發(fā)文部門(mén)應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)，幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門(mén)排列在前。3.9會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱(chēng)和通過(guò)日期。3.10文字從左至右橫寫(xiě)橫排。4、公文辦理4.1公文辦理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、蓋印、用印、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。4.2凡需辦理的公文，辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理、副總經(jīng)理或交有關(guān)部門(mén)辦理，并提出辦理時(shí)限。4.3凡已送總經(jīng)理批示的公文，應(yīng)在兩日內(nèi)批辦，緊急公文應(yīng)當(dāng)日批辦，交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限催辦，防止漏辦或延誤，凡逾期延誤或漏辦者，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)相應(yīng)責(zé)任。4.4草擬公文必須

5、符合下列要求：4.4.1要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定。4.4.2情況要具體，觀點(diǎn)要明確，內(nèi)容要全面，表達(dá)要規(guī)范，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書(shū)寫(xiě)要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短。4.4.3人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，時(shí)間具體寫(xiě)年、月、日。4.4.4公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)百分比、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，一般用漢字書(shū)寫(xiě)，在同一公文中，數(shù)字的使用前后應(yīng)一致。4.5公司對(duì)外發(fā)出的公文由總經(jīng)理簽發(fā)，全公司對(duì)內(nèi)發(fā)出的公文，由總經(jīng)理授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，以部門(mén)發(fā)出的公文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4.6領(lǐng)導(dǎo)人審批公文要認(rèn)真負(fù)責(zé)，文件主批人應(yīng)簽署自己明確具體的意見(jiàn)、姓名和時(shí)間。4.7草擬公文和簽批公文，應(yīng)用碳素或蘭黑墨水鋼筆書(shū)寫(xiě)。4.8行文部門(mén)在將公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)認(rèn)真做好審核工作，審核重點(diǎn)，公文內(nèi)容，文字表達(dá)，文種使用，格式等是否符合規(guī)定，然后上報(bào)總經(jīng)理，簽批后的公文由辦公室審核。4.9秘密公文不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)。傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。5、公文立卷和銷(xiāo)毀5.1公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷歸檔。5.2公文立卷應(yīng)根據(jù)其特征，相互聯(lián)系和保存價(jià)值分類(lèi)整理，保證完整齊全，正確反映部門(mén)主要工作情況，便于保管、查找、利用。5.3立卷的公文應(yīng)