會議管理辦法1

1、會議管理辦法、管理權責1、綜合管理部負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2、公司各部門承辦管理職責范圍內(nèi)的工作會議， 綜合管理部 予以配合。3、會議形成的決議和涉及檔案管理的全部記錄，各部門會議記錄負責人在 會后將會議紀要整理完畢后， 上傳 OA 相應文件夾， 公司會議紀要由綜合管理部 負責整理并上傳 OA 。二、會議分類及流程1、董事會會議時間：一年至少一次，舉行時間由領導另行通知。參會人員：到會人員為股東和公司高、中層管理人員。綜合管理部負責安排開會場地和會議接待。會議記錄人員由領導指派。每舉行一次董事會會議均由綜合管理部記錄在案。 每次董事會會議必須形成會議決議，并由綜合管理部收歸

2、記錄，并入檔案。 主要議題是去年一年的工作總結和審核今年的工作預算、工作計劃等內(nèi)容， 并討論公司規(guī)定的建立和修訂。因董事會因情況有換屆之說， ，所以有第幾屆之 分。每屆又按換屆后的年份分為第一次會議、第二次會議等等。2、融團會時間：每周五下午 2 點30 分在公司六樓會議室舉行。參會人員：公司領導、 公司中層干部和相關會議涉及人員 （若部門負責人不 能出席會議由部門員工代負責人出席會議） 。綜合管理部負責會議記錄。若有特殊情況，另行通知。3、部門、車間周會時間：每周一或周五， 由部門負責人根據(jù)情況統(tǒng)一安排時間， 可與晨會夕會 或班前班會后合并。機關各部門和各車間負責人聽取本部門所有員工或者班組

3、長及員工代表的 工作匯報，主要包括上周工作總結，本周工作計劃，存在的問題及解決對策，本 周未完成的工作計劃及處理，并互相鼓勵、幫助。 每個部門和車間都要設立一個會議記錄員進行會議記錄（紙質或電子版） 。 部門、車間周會由部門負責人主持， 形成紙制或電子版的會議記錄， 部門負 責人總結后在融團會上匯報工作，同時傳達公司的有關精神。4、生產(chǎn)廠調(diào)度會時間：每周一次 周一到周五任意一天 參會人員：廠辦公室文員 各車間主任 由廠長或副廠長主持 主要內(nèi)容： 上傳下達 推進整個生產(chǎn)廠的工作， 廠長辦公會會議紀要上傳到 0A生產(chǎn)廠文件夾5、各車間生產(chǎn)會 時間：每周一次，時間由車間自行安排，由車間主任主持 參會

4、人員：各車間班組長主要內(nèi)容： 各車間日常管理， 安排生產(chǎn) ，推進本車間各項工作順利進行會 議紀要上傳至OA 各車間文件夾6、車間或班組班前、班后會 時間：每班次工作前、下班后。 車間班組長在本班次員工工作前講話，下班后總結。 主要內(nèi)容：點名劃考勤，說明本班次工作的主要內(nèi)容，注意事項，傳達車間和公司的各項精神。會議紀要由各班組長起草備案，備查。7 、生產(chǎn)專題分析會 時間：每月召開一次，可與月度生產(chǎn)經(jīng)營分析例會合并召開 參會人員：由各分管主任主持，廠辦公室文員 各車間主任 主要內(nèi)容：會議討論安全、質量、產(chǎn)量、現(xiàn)場管理、生產(chǎn)成本等問題確保安 全生產(chǎn)，嚴格把控產(chǎn)品質量，降低產(chǎn)品成本。會議紀要上傳到 O

5、A生產(chǎn)廠文件 夾。8、技術評審會 時間：技術討論會議時間不定，由技術研發(fā)部通知， （有新產(chǎn)品評審會、技 術交接會、生產(chǎn)問題討論會時及時通知與會人員） 。到會人員：技術委員會成員和技術研發(fā)部員工。會議流程：（1）主持人：新產(chǎn)品相關負責人、生產(chǎn)問題發(fā)現(xiàn)人。（ 2）主持人介紹議題并發(fā)出討論。 （主持人工作，相關技術資料的準備，演 示文檔的設計。）（ 3）發(fā)放技術評審表，與會人員及時填寫發(fā)表意見，并簽字。 （4）技術研發(fā)部員工進行會議紀要的記錄。（ 5）會后由技術研發(fā)部進行技術評審表的歸納總結， 總結結論通過 OA 內(nèi)部 郵件發(fā)給各與會人員留底。技術研發(fā)部留底歸檔。9、市場營銷會 時間：每周五在公司會

6、議室召開，具體時間根據(jù)實際情況確定。 到會人員：由公司領導、 銷售部相關人員參會。 特殊參會人員由銷售部自行 通知。會議形式包括： 辦公室會議和電話會議 （主持方提前跟會議相關人員提前聯(lián) 系）銷售會會議流程（1）各銷售經(jīng)理匯報每周工作情況。（2）分析市場存在問題、解決辦法。（3）匯報下周工作計劃。（4）市場營銷部文秘進行會議紀要的記錄。10、資金平衡會 時間：每周五在公司六樓會議室召開，具體時間根據(jù)實際情況確定。 到會人員：公司領導、公司中層干部、物資供應部相關人員及物料需求相 關人員。特殊參會人員由計劃財務部自行通知。如需會議記錄則由計劃財務部文秘執(zhí)行。 資金平衡會會議流程：（1）各部門、車

7、間提出資金需求計劃，并在每周五之前上報物資供應部。（2）物資供應部根據(jù)各部門上報的采購計劃把關，然后制表。（3）計劃財務部審核。（4）資金平衡會最終確定。（5）物資供應部根據(jù)計劃財務部最終審核結果在會上進行逐一匯報。（ 6）物資供應部協(xié)同計劃財務部上周資金平衡會實際落實請款進行匯報， 對 發(fā)生差異的部分進行說明。 物資供應部在下次資金平衡會上匯報上周資金支付和 實際采購情況。（7）公司領導、計劃財務部和資金需求部門進行平衡，做出采購決定。公司 領導對相關借款票據(jù)、報銷票據(jù)等進行現(xiàn)場審核，簽字，財務據(jù)以做賬。（8）參會人員需在資金計劃支付報表上簽字。 簽字的順序為：經(jīng)辦人、部門（車間）主管、物資

8、供應部部長（或臨時負責 人）、計劃財務部部長、分管領導、總經(jīng)理、董事長。為節(jié)約時間，其他簽字人 員可在具體經(jīng)辦的時候就簽字，不必在資金平衡會上會簽。11、部門車間晨會、夕會時間：每天早上 8:30 ，下午 4:55參會人員：各部門全體成員 主要內(nèi)容：部門員工匯報一天工作內(nèi)容，部門負責人聽取并分配工作內(nèi)容， 下班前匯報、總結工作完成情況。12、月度生產(chǎn)經(jīng)營分析例會時間：次月月初的第一個星期五，上午 9:00參會人員：各部門負責人主要內(nèi)容：各部門負責人匯報每月的工作完成情況13、其它臨時性會議其它各類臨時性會議由領導指派相關人員參加， 如沒有特定指派， 則由綜合管理部負責安排會議時間地點，記錄會議

9、內(nèi)容。若有需要，可利用錄像作為會議紀要。三、會議召開1、會議安排：（1）凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會 議，會議召集部門應在每周五向綜合管理部提報下周會議（包括：申請部門、會 議主題，參會人員，會議擬定時間等） ，由綜合管理部統(tǒng)一進行協(xié)調(diào)，并反饋最終會議時間。（2）所有會議需服從公司的統(tǒng)一安排，會議時間盡量縮短，言簡意賅傳達 會議精神，所有會議盡量協(xié)調(diào)定于周五 （特殊情況， 請由組織部門報領導申請會 議時間，領導批準后報綜合管理部備案） 。（ 3）各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排， 各部門小會不得安排在公司 例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則

10、。（ 4）會議一經(jīng)確定， 與會人員應預先做好各項工作安排， 原則上不可請假缺 席或遲到， 遇特殊情況須提前向公司相關領導請假， 獲得批準后方可指派專人代 為參加，會后應主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項， 確保會議部署的各項工作按時保 質完成并對工作結果負責。2 、會議的準備：（ 1）公司專項會議或需有投影設備演示說明的會議， 應提前做好投影設備連 接調(diào)試工作；各部門會議如有需要報綜合管理部，綜合管理部予以配合。（2）參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。（3）公司特別重大會議，應做好各項準備工作，具體包括以下內(nèi)容：1 ）會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者） ；2 ）會

11、議資料準備（如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā)） ；3 ）會議場所布置4 ）會議簽到；5 ）會后事項安排。6 ）會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。3 、會議組織（1）會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。（2）會議通知 公司工作會議、專項會議由綜合部負責組織通知，各部門及生產(chǎn)廠工作會 議、專項由各部門指定專人負責組織通知。（ 3）應明確公司會議的目的， 公司會議的目的是解決問題提高效率， 因此會 議應明確主題，不開無邊際的會議。（ 4）與會者的發(fā)言要言簡意駭， 一般發(fā)言不可過長， 會議組織者或主持人在 開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制， 時間到后， 無特殊情況不予延 長

12、。每次開會中應該強調(diào)發(fā)言的時間要求。（ 5）與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄， 以便于會后向部 門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務。（ 6）公司董事會、融團會的會議紀要由綜合管理部專人負責整理并上傳OA，董事會會議紀要由主管領導審閱簽發(fā)并編號存檔。（7）會議結束后組織部門負責將會要進行匯總、 分類， 并將會議中對各部門 工作的要求進行整理、下發(fā)。（8）重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容。4 、會議記錄（ 1）公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。 會議記錄員的確定應遵守以 下規(guī)定：1 ）各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務文員） ，負責本部

13、 門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。2 ）會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本 原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄員。3 ）公司融團會、臨時行政會議由綜合管理部負責會議記錄工作。4 ）會議記錄員應遵守以下規(guī)定：應根據(jù)需要整理會議紀要； 會議記錄應盡量采用實錄風格， 確保記錄的原始 性；做好會議原始記錄的日常歸檔、 保管工作， 及時與主持人核準 會議簽到表 （詳見附表 1）上的考勤情況。5 、會議紀律（1）要嚴格遵守會議的開始時間，提前 3 分鐘到達會議現(xiàn)場。不得缺席、遲 到、早退，會議記錄人員登記到會情況。無故遲到則贊助10 元，遲到每超過五分鐘增加 10 元（ 50 元限額）。如需請假需經(jīng)會議召集人批準。無故缺席者，贊 助 50 元。（2）所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態(tài)。 會議期間，所有與會人員不得做與會議無關的事情如（看報紙雜志、聽音樂、玩 手機等）。發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次贊助 10 元。（ 3）對于需要在會議上討論的問題， 提前與會議發(fā)起人溝通， 以便于及時通 知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提