備品備件采購管理辦法補(bǔ)充規(guī)定

1、備品備件采購管理辦法補(bǔ)充規(guī)定各直屬單位、機(jī)關(guān)部室：根據(jù)公司當(dāng)前采購經(jīng)營環(huán)節(jié)的現(xiàn)狀，結(jié)合管理規(guī)章及紅頭文件“關(guān)于物資采購的有關(guān)規(guī)定”，經(jīng)公司研究，特對原備品備件、低值易耗品物資采購管理辦法進(jìn)行補(bǔ)充修訂，現(xiàn)將修訂后的備品備件采購管理辦法補(bǔ)充規(guī)定印發(fā)給大家，望各單位、部室嚴(yán)格遵照執(zhí)行。一、制定原則（一）保障生產(chǎn)連續(xù)穩(wěn)定，保障設(shè)備維護(hù)檢修。（二）提高采購經(jīng)營效益，有效降低資金占用。（三）明確經(jīng)營責(zé)任范圍，加快信息流通傳遞。二、工作流程（一）備品備件使用計劃、采購計劃及執(zhí)行流程各單位根據(jù)自身設(shè)備運(yùn)行、檢修情況，制定出下月的備品備件使用計劃，經(jīng)廠長或設(shè)備廠長簽字后，于20日前報裝備能源部主管副經(jīng)理，由其牽

2、頭召開備品備件平衡會。審核通過后，報設(shè)備副總審批（出差不在，可電話溝通請示后，直接報送），于25日前報采購中心。采購中心必須結(jié)合庫存的備品備件情況，編制出月度采購計劃，于月底最后一天，報經(jīng)營副總批準(zhǔn)（經(jīng)營副總出差時，由總經(jīng)理審批），正式作為采購計劃，按經(jīng)營程序，開始招投標(biāo)實(shí)施。（見流程圖一）流程圖一不同意平衡會不同意不同意各二級單位 裝備部 設(shè)備副總 采購中心 經(jīng)營副總同意出庫入庫招投標(biāo)反饋主要備件回貨時間日期反饋有關(guān)回貨時間信息反饋主要備件回貨時間 評價考核合同簽訂后，對于備品備件的合同簽訂回貨日期及實(shí)際到貨日期，或其它主要信息出現(xiàn)變動時，采購中心相關(guān)業(yè)務(wù)員要及時主動向使用單位設(shè)備廠長（或裝

3、備能源部主管副經(jīng)理）反饋、溝通，便于使用單位及時出庫，有計劃的安排檢修設(shè)備。月末，由涉及上述工作內(nèi)容的相關(guān)部門或單位，根據(jù)實(shí)際情況嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核或評議。（二）日常通用件、標(biāo)準(zhǔn)件、零星小備件管理辦法1、通用件、標(biāo)準(zhǔn)件、零星小備件范圍包括：螺絲、管件、軸承、三角帶、彈性塊、油封、O型圈等備件的全部型號。2、上述備件庫存實(shí)行定額上限管理，即采購中心庫房的所有通用件、標(biāo)準(zhǔn)件、零星小備件資金占用總金額每月不得超過115萬元（包括長期未用的備件）。此項指標(biāo)作為采購中心次要經(jīng)營指標(biāo)，納入價值鏈條考核，由財務(wù)部統(tǒng)計考核，上報企業(yè)管理部。此定額以保生產(chǎn)為原則，具體庫存項目由裝備能源部與采購中心共同研究后，

4、可實(shí)時調(diào)整。3、此定額不包括大修技改所需通用件、標(biāo)準(zhǔn)零星小件等。4、實(shí)施辦法各單位不再以計劃形式上報裝備能源部與采購中心。使用單位根據(jù)設(shè)備檢修情況，隨時開票，隨時出庫、隨時使用。月末，由采購中心根據(jù)其出庫日期匯總后報財務(wù)部，納入當(dāng)月各單位費(fèi)用考核。對日常消耗的通用件、標(biāo)準(zhǔn)件備用數(shù)量及質(zhì)量，因達(dá)不到公司定額，影響二級單位使用的，由使用單位在月末做出評議，由裝備能源部對采購中心納入考核。（見流程圖二）出現(xiàn)質(zhì)量異議出現(xiàn)質(zhì)量異議流程圖二開票使用單位裝備部出庫統(tǒng)計使用單位采購中心庫房分析判斷有異議評價考核、改進(jìn)措施（三）急件管理辦法因使用單位自身原因，未能按正常計劃上報的，為保證設(shè)備檢修而臨時上報的，急

5、需使用的備品備件，統(tǒng)稱為急件。 急件上報時，由使用單位向裝備能源部遞交申請報告，裝備能源部主管副經(jīng)理（或設(shè)備副總）審批后，采購中心在保證質(zhì)量的前提下要優(yōu)先采購該計劃所批項目，以確保設(shè)備檢修和生產(chǎn)正常。該備件到貨后，采購中心根據(jù)具體情況，可直接送入現(xiàn)場，在現(xiàn)場辦理出入庫手續(xù)。月末，財務(wù)部根據(jù)出庫單，嚴(yán)格納入當(dāng)月費(fèi)用考核。對因急件影響設(shè)備運(yùn)行和生產(chǎn)的，根據(jù)程度大小，由裝備能源部出具分析報告，納入月末有關(guān)考核。流程圖三超過2萬元經(jīng)營副總不同意不同意同意同意同意使用單位 裝備部 設(shè)備副總 采購中心 采購招標(biāo)及時反饋時間入、出庫回 貨 考核評價回 （四）公司控制的主要設(shè)備備品備件管理辦法公司控制的大型設(shè)

6、備備品備件，一般技術(shù)要求高，價格昂貴，因此對其進(jìn)行科學(xué)合理的采購管理，對保障生產(chǎn)，提高采購經(jīng)營效益，降低資金占用，具有十分重要的意義。以備品備件的單件價格，按估價 30萬元為標(biāo)準(zhǔn)，在30萬元（包括30萬）以下的，按正常程序上報計劃即可；估價超過30萬元的，由使用單位單獨(dú)提出報告，作為正常計劃的一部分，報設(shè)備副總，由其牽頭，與生產(chǎn)副總、經(jīng)營副總和有關(guān)單位參加，共同研究確定后，依據(jù)會議決定，由裝備能源部納入計劃，報采購中心實(shí)施采購。此備件到貨后，按有關(guān)規(guī)定，由相關(guān)單位、部門負(fù)責(zé)人共同驗貨合格后，方可入庫辦理有關(guān)手續(xù)，并對此項工作納入相關(guān)考核或評議。（見流程圖四）流程圖四不同意設(shè)備副總、生產(chǎn)副總、經(jīng)

7、營副總招投標(biāo)同意采購中心裝備部二級單位不同意驗貨入庫出庫納入考核評價（五）大修技改項目備品備件管理辦法對公司確定的大修、技改項目，由裝備能源部統(tǒng)籌安排，確定出有關(guān)項目需求的備品備件（包括材料），依據(jù)工程進(jìn)度需求，提出使用計劃，經(jīng)設(shè)備副總審批后，由采購中心實(shí)施采購。對大修技改項目備品備件的采購與使用，同樣按照上述各類情況規(guī)定，對主要部門裝備能源部和采購中心，納入到對應(yīng)的考核評議中。（六）備品備件采購經(jīng)營注意事項對備品備件的采購經(jīng)營，除嚴(yán)格執(zhí)行201038號號文件規(guī)定外，應(yīng)注意兩方面事項：1、采購中心對客戶必須進(jìn)行分級管理，選擇信譽(yù)、技術(shù)、資金實(shí)力較強(qiáng)的客戶為優(yōu)先選擇客戶。對二級單位上報使用的備品

8、備件，除通用標(biāo)準(zhǔn)件外，一般應(yīng)注意該設(shè)備所屬廠家。對特殊件需變更備件廠家時，采購中心應(yīng)與使用單位進(jìn)行必要的溝通，避免出現(xiàn)備件與設(shè)備不匹配的現(xiàn)象出現(xiàn)。對其他備件不能按事先溝通時間到貨的時，要及時與使用單位通報情況。對備件個別技術(shù)指標(biāo)有所變動時，必須與使用單位、裝備能源部溝通同意后，方可實(shí)施采購。（見流程圖五）流程圖五不同意征詢意見供貨時間廠家標(biāo)準(zhǔn)使用單位裝備能源部采購中心廠家不同意不同意2、合同的履行管理（主要指質(zhì)量的把控）（1）單件價格超過30萬元的備品備件，或公司級控制的主體設(shè)備的備品備件（由裝備能源部解釋），在送采購中心的使用計劃中，必須附有該備件相關(guān)的書面性主要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求或圖紙。采購中心

9、以此為標(biāo)準(zhǔn)與供貨商簽訂協(xié)議。無任何專門說明或圖紙的，以有關(guān)會議紀(jì)要為準(zhǔn)。采購員對原始資料必須妥善保管。（2）單件或整體價格數(shù)額較大的備品備件，必須由采購中心與使用單位委派專人，共同驗收合格后，方可辦理入庫手續(xù)。對于精密程度或技術(shù)含量較高，或有其它特殊要求的備品備件，裝備能源部要同時參與驗貨。（3）對所有驗貨合格出庫的備品備件，由使用單位（采購中心）在月底依據(jù)使用情況對采購中心（使用單位）納入到評議中。因上報標(biāo)準(zhǔn)不清，造成采購備件無法按計劃采購、或回貨后無法使用的，由使用單位負(fù)責(zé)；備件在安裝、調(diào)試，或在保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)問題，無法正常使用的 ，由裝備能源部負(fù)責(zé)牽頭分析原因，并納入考核。（4）采購中心所

10、購入的備品備件，均需在合同中，嚴(yán)格要求廠家提供出廠合格證或檢驗報告。有特殊要求的，如圖紙或使用說明書的，必須在合同中加以注明，由采購中心隨貨驗收。驗收流程圖六合格不合格申請驗貨提請驗貨使用單位（出庫）裝備能源部采購中心廠家評議反饋不合格三、關(guān)于考核事宜（一）為體現(xiàn)各單位、部門上報備品備件使用計劃的嚴(yán)肅性，為有效控制庫存品數(shù)量，降低資金占用，避免出現(xiàn)計劃上報與實(shí)際出庫中的考核費(fèi)用兩張皮的現(xiàn)象，對各單位備品備件使用計劃的上報準(zhǔn)確性，和領(lǐng)用及時性，均嚴(yán)格納入到各單位職掌事項考核中。具體由采購中心對當(dāng)月各單位備品備件的計劃領(lǐng)用執(zhí)行情況，統(tǒng)計核實(shí)后，按照考核標(biāo)準(zhǔn)對各單位提出考核意見，同時可適當(dāng)對裝備能源

11、部掛鉤評議。在月初2日，報企業(yè)管理部審核執(zhí)行。具體標(biāo)準(zhǔn)為：每項備品備件入庫后，從入庫當(dāng)日至次月月底為正常庫存期（30日至60日）。逾期未能及時出庫的，均嚴(yán)格納入到單位價值鏈條與薪酬考核。1、各單位當(dāng)月應(yīng)出庫項為100%，獎勵30元。2、各單位當(dāng)月應(yīng)出庫項中，每出現(xiàn)一項未出庫扣0.2分，罰款2元。3、應(yīng)出庫項100%，不包括日常消耗的通用件、標(biāo)準(zhǔn)件。4、當(dāng)月實(shí)際出庫項不包括急件的采購項目（急件的上報單獨(dú)考核）。5、因采購中心自身原因（采購日期、或質(zhì)量因素）無法當(dāng)月出庫的，不得計入考核中。（二）為保證二級單位每月使用的備品備件，保質(zhì)保量的被采購回庫，對采購中心設(shè)定采購計劃執(zhí)行率指標(biāo)。作為采購中心主

12、要經(jīng)營指標(biāo)，納入職掌評價價值鏈條考核和薪酬考核。由各二級單位進(jìn)行評議，裝備能源部考核采購中心。具體標(biāo)準(zhǔn)為：從備品備件計劃（采購中心必須與各單位溝通）通過日期起，凡無特殊要求的，均以采購中心合同到貨期開始為標(biāo)準(zhǔn)，至次月月底仍然未能采購到貨的，視為采購任務(wù)沒有完成。納入當(dāng)月考核。凡有特殊要求的，以裝備能源部確定日期為標(biāo)準(zhǔn)，未能到貨的，視為采購任務(wù)沒有完成，納入當(dāng)月考核。1、備品備件采購計劃執(zhí)行情況100%完成，獎勵30元。2、因采購中心自身（日期或質(zhì)量）原因，造成無法按期出庫的，均視采購計劃未完成。每出現(xiàn)一項，扣0.1分。3、采購計劃不包括通用件、標(biāo)準(zhǔn)件與急件。4、繼續(xù)考核所有備品備件的質(zhì)量合格率

13、，要求為100%，每出現(xiàn)一項不合格項，扣1分。5、對其它消耗材料、低值易耗、辦公用品等物資，由使用單位按批次，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或合同在月末單獨(dú)進(jìn)行考核或評議。（三）以全部庫存?zhèn)淦穫浼?shí)際占用資金（3700萬元）為考核基數(shù)，通過技術(shù)創(chuàng)新，或管理經(jīng)營創(chuàng)新，在月末每累計降低（升高）50萬元，獎（罰）采購中心200元。由財務(wù)部統(tǒng)計考核，考核基數(shù)每半年調(diào)整一次。2011年生產(chǎn)經(jīng)營計劃中確定的備品備件庫存定額占用資金定額3592萬元，暫不做考核。（四）其他考核細(xì)則說明1、各二級單位20日前上報備件使用計劃，推遲一次扣13分；計劃不明確，主要內(nèi)容不準(zhǔn)確或有缺陷，扣12分。（裝備能源部考核）2、裝備能源部25日前報采

14、購中心備件使用審批計劃，推遲一天，扣1分。（采購中心考核）3、采購中心月末最后一天形成正式書面綜合采購計劃，上報經(jīng)營副總審批，推遲一天，扣1分。（經(jīng)營副總提出，企業(yè)管理部考核）4、采購中心所有采購項目的合同，要求每月的10日前，簽訂率必須達(dá)到98%。每降低1%，扣1份。（經(jīng)營副總提出，企業(yè)管理部考核）5、采購中心對關(guān)鍵采購信息未及時與二級單位、裝備能源部反饋、溝通，一次扣1分。（二級單位評議，裝備能源部考核）6、因通用件、標(biāo)準(zhǔn)件數(shù)量或質(zhì)量未達(dá)到公司定額要求，影響二級單位使用的，扣13分。造成嚴(yán)重后果的，納入事故考核。（二級單位評議、裝備能源部考核）7、二級單位每出現(xiàn)急件計劃最多不超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，每

15、多超一次扣1分。其中，焦化廠、選煤廠和經(jīng)理辦各3次，熱電廠2次、運(yùn)輸部、質(zhì)檢中心、物流中心各1次。（采購中心考核）8、急件按期采購回以前，由于缺少備件，設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)或生產(chǎn)已經(jīng)造成影響的，由使用單位承擔(dān)主要責(zé)任，按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)考核。急件采購回后，因質(zhì)量問題，造成較大影響或擴(kuò)大負(fù)面影響的，由采購中心和使用單位各承擔(dān)50%責(zé)任，并納入有關(guān)考核（裝備部或生產(chǎn)部分析考核）。9、采購中心與裝備能源部未按要求，及時相互配合驗收主要設(shè)備備品備件，把關(guān)不嚴(yán)，造成質(zhì)量事故的，按損失標(biāo)準(zhǔn)，納入有關(guān)考核。10、對主要備品備件，因標(biāo)準(zhǔn)不清，與廠家出現(xiàn)備件質(zhì)量異議時，由于書面報送采購中心的技術(shù)資料不全，由使用單位與裝備能源部承擔(dān)

16、主要責(zé)任；由于采購中心未嚴(yán)格按裝備能源部提供的書面技術(shù)資料簽訂協(xié)議的，由采購中心承擔(dān)主要責(zé)任。四、關(guān)于辦公用品及低值易耗材料等的采購管理辦法（一）嚴(yán)格執(zhí)行201038號文件有關(guān)規(guī)定，除對勞保用品和辦公用品，采購中心要嚴(yán)格實(shí)行零庫存管理外，對輔助材料中的低值易耗品，也要實(shí)行零庫存管理。即由使用單位上報計劃，經(jīng)行政主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，作為采購中心月計劃按程序采購。從開始采購到使用單位領(lǐng)用出庫完畢，必須在每月月底前全部完成。即財務(wù)在月底對庫房盤庫時，賬面庫存的上述材料物資必須為零。（二）由公司領(lǐng)導(dǎo)臨時提出的各種所需辦公物資，統(tǒng)一由經(jīng)理辦負(fù)責(zé)辦理，按照規(guī)定程序上報常務(wù)副總批準(zhǔn)后，由采購

17、中心實(shí)施采購。（三）各單位對規(guī)定零庫存的輔助材料、低值易耗、辦公品等物資，原則上每月只能上報一次計劃。采購中心每月對輔助材料、低值易耗、辦公品等物資只能嚴(yán)格按計劃集中采購一次。（四）臨時急需上報的物資，價值在1000元以下的，由使用單位提出計劃，經(jīng)行政主管領(lǐng)導(dǎo)審核，直接由采購中心采購。月末，由采購中心納入評議考核。價值在1000元以上（包括1000元），由使用單位提出計劃，經(jīng)行政主管領(lǐng)導(dǎo)審核，報常務(wù)副總批準(zhǔn)后，采購中心采購。月末，由采購中心納入評議考核。（五）采購中心必須按誰報計劃誰領(lǐng)用的規(guī)定執(zhí)行。采購中心庫房不得隨意向其它單位發(fā)放未按計劃申報的各種物資。對不能嚴(yán)格按計劃及時領(lǐng)用出庫的單位，由采購中心納入評議考核。（六）低值易耗、辦公用品等物資出庫后，仍然由財務(wù)部對領(lǐng)用單位嚴(yán)格納入月末可控費(fèi)用考核中。五、其他要求說明（一）由人力資源部信息站牽頭，采購中心與有關(guān)部門配合，對庫存的備品備件采購與庫存情況實(shí)行信息聯(lián)網(wǎng)共享，要求盡快完成此項工作。開通用戶對象暫定為設(shè)備副總、裝備能源部主管副經(jīng)理、采購中心全員、各二級單位設(shè)備廠長、機(jī)動科長。（二）定于每月月末最后一天至下