科技檔案管理制度

1、科技檔案管理制度1. 主題內(nèi)容與適用范圍 科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形式的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、錄像帶等科技文件材料。 本制度規(guī)定了科技檔案的收集、整理、保管、借閱、保密等辦法。適用于本公司科技檔案的管理。2. 職責(zé) 本制度的主要負(fù)責(zé)單位為技術(shù)質(zhì)量部。3. 科技檔案的歸檔3.1 科研課題、新產(chǎn)品開發(fā)所形成的文件材料，在定型（鑒定）后一個(gè)月內(nèi)，由科研、新品管理員向檔案室移交歸檔。3.2 引進(jìn)生產(chǎn)線、引進(jìn)單臺(tái)設(shè)備、儀器的文件材料，包括原文和譯文，在驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)，由引進(jìn)負(fù)責(zé)部門向檔案室移交歸檔。3.3 基本建設(shè)項(xiàng)目的文件材料在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月

2、內(nèi)由基建管理部門向檔案室移交歸檔。3.4 科技論文、科技成果榮譽(yù)證書、產(chǎn)品照片、錄像帶由所負(fù)責(zé)部門及時(shí)向檔案室移交歸檔。4. 科技檔案的歸檔范圍4.1 科研課題、新產(chǎn)品開發(fā)類：課題任務(wù)書（申報(bào)書）、合同書、產(chǎn)品（課題）定型（鑒定）證書、定型（鑒定）申報(bào)表、鑒定大綱、定型（鑒定）會(huì)議紀(jì)要、檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)記錄、試制總結(jié)、現(xiàn)場測試報(bào)告、質(zhì)量分析報(bào)告、成本分析報(bào)告、生產(chǎn)能力分析報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告、工藝審查報(bào)告、用戶意見、成套設(shè)計(jì)、工藝文件、產(chǎn)品照片等。4.2 引進(jìn)生產(chǎn)線、引進(jìn)單臺(tái)設(shè)備儀器類：可行性研究報(bào)告、請示報(bào)告及上級(jí)批復(fù)、合同書、協(xié)議書、隨線（設(shè)備儀器）的全部資料的原文、譯文、開箱記錄、驗(yàn)收資料

3、、照片、錄像帶等。4.3 基本建設(shè)類：紅線圖、土地征購協(xié)議、土地使用證、房屋所有權(quán)證、規(guī)劃許可證、施工許可證、立項(xiàng)報(bào)告及批復(fù)、招標(biāo)資料、開工報(bào)告、施工執(zhí)照、施工合同、工程地質(zhì)勘察報(bào)告、工程質(zhì)量監(jiān)理資料、設(shè)計(jì)更改通知、隱蔽工程記錄、主要建筑材料合格證、試驗(yàn)（化驗(yàn)）報(bào)告、質(zhì)量檢測記錄、工程預(yù)算、決算、竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收證書、質(zhì)量等級(jí)證書、安全、環(huán)保驗(yàn)收材料、竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、成套土建、水、電、氣竣工圖等。4.4論文及榮譽(yù)證書類：獲公司級(jí)三等獎(jiǎng)以上論文、在市級(jí)以上學(xué)會(huì)、刊物發(fā)表或獲獎(jiǎng)?wù)撐?、省?jí)以上科技進(jìn)步獎(jiǎng)證書、新產(chǎn)品或新產(chǎn)品獎(jiǎng)證書（獎(jiǎng)狀）、專利證書、質(zhì)量認(rèn)證證書、安全認(rèn)證證書、生產(chǎn)許可證書等。

4、5. 保管期限5.1 科研課題、新產(chǎn)品開發(fā)類：長期。5.2 引進(jìn)生產(chǎn)線、引進(jìn)單臺(tái)設(shè)備儀器類：長期。5.3 基本建設(shè)類：紅線圖、土地征購協(xié)議、土地使用證：永久； 其他：長期。5.4 論文及榮譽(yù)證書類：長期。6. 分類編號(hào) 按企業(yè)檔案分類編號(hào)方法執(zhí)行。7. 整理、編目與保管7.1 檔案管理員應(yīng)將移交歸檔的文件材料，遵循其自然形成規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，分類整理、組卷、編目、排架。7.2 科研課題、新產(chǎn)品開發(fā)類按課題、產(chǎn)品組卷；引進(jìn)生產(chǎn)線、引進(jìn)單臺(tái)設(shè)備儀器類按原文、譯文分別組卷；基本建設(shè)類按保管期限之不同，永久、長期分別組卷，單項(xiàng)工程按項(xiàng)目組卷；論文按年度組卷；照片按產(chǎn)品類別組卷；榮譽(yù)證書以件

5、（張）為單位保管；錄像帶以盒為單位保管。7.3 卷內(nèi)文件均應(yīng)打印頁碼和編寫件號(hào)。7.4 編寫案卷號(hào)，填寫案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷卷脊、登目錄簿、上架。7.5 設(shè)計(jì)、工藝文件底圖歸檔時(shí)應(yīng)編底圖總號(hào)，填寫歸檔日期、收發(fā)臺(tái)帳（卡）、底圖登記簿、卷內(nèi)目錄，按圖號(hào)順序排放保存。7.6 檔案庫房嚴(yán)禁煙火，應(yīng)有防火、防盜、防蟲、防潮、防曝曬等措施，保持庫房整潔。7.7 各工廠和有關(guān)職能部門的圖紙資料由兼職檔案員統(tǒng)一管理，圖紙資料按產(chǎn)品或類別裝訂成冊，更改時(shí)應(yīng)及時(shí)將新圖紙裝入，將作廢舊圖紙抽出，并及時(shí)交公司檔案室銷毀，不得新、舊圖紙并存。8. 借閱管理8.1 借閱科技檔案，均應(yīng)履行借閱登記手續(xù)，填寫檔

6、案利用卡。閱后及時(shí)歸還。8.2 借閱者不得在文件、圖紙上勾畫、涂改，未經(jīng)允許，不得抄錄、復(fù)印。8.3 職工可借閱所從事本專業(yè)的科技檔案，借閱不屬于本專業(yè)的，或不屬于本職范圍內(nèi)的檔案，須經(jīng)總工程師批準(zhǔn)。8.4 設(shè)計(jì)、工藝文件的發(fā)放單位和數(shù)量按設(shè)計(jì)工藝文件管理辦法的規(guī)定執(zhí)行，曬圖員、靜電復(fù)印員不得擅自多曬、多印。曬印的余頁和廢頁不得亂扔，應(yīng)及時(shí)銷毀或收集保存集中銷毀。8.5 凡借用、保管有科技檔案的職工，在調(diào)離、退養(yǎng)、退休時(shí)，應(yīng)將科技檔案歸還或向有關(guān)人員移交。8.6 因公外出，需攜帶涉密檔案時(shí)，須經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并采取安全措施。8.7 各工廠、職能部門兼職檔案員保管的圖紙資料，發(fā)給班組或個(gè)人

7、借閱，也應(yīng)辦理登記手續(xù)。圖紙資料只能供本單位職工查閱，且不得復(fù)制和抄錄。9. 技術(shù)秘密的管理9.1 凡用于本公司生產(chǎn)產(chǎn)品中的在國內(nèi)同行具有先進(jìn)性、獨(dú)創(chuàng)性，并經(jīng)總工程師認(rèn)可的新技術(shù)、新工藝、新材料，包括加工方法、工藝參數(shù)、原材料規(guī)格、配方等，均屬技術(shù)秘密范圍。在新產(chǎn)品、新工藝、新材料正式投產(chǎn)鑒定前，技術(shù)（工藝）負(fù)責(zé)人按技術(shù)文件管理辦法的規(guī)定將技術(shù)秘密部份單獨(dú)編寫，經(jīng)工廠廠長或技術(shù)廠長審核，總工程師批準(zhǔn)后，由擬制人與檔案管理員共同密封。標(biāo)準(zhǔn)化室編制××年第××號(hào)，交檔案室單獨(dú)保管于保險(xiǎn)柜中。借閱技術(shù)秘密文件須經(jīng)總工程師書面批準(zhǔn)。用專用登記本登記，閱后由借閱人

8、與管理員共同重新密封。9.2 技術(shù)秘密文件的真實(shí)性，可用性由擬制人、審核人和批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。9.3 技術(shù)檔案室對“技術(shù)秘密”文件應(yīng)建立“技術(shù)秘密”文件登記簿和查閱登記簿，“技術(shù)秘密”文件的查閱由總工程師批準(zhǔn)。9.4 違反保密規(guī)定，造成公司技術(shù)秘密泄密者，將按公司有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。10. 不成套設(shè)計(jì)文件的存檔辦法 新試產(chǎn)品，在試制中設(shè)計(jì)文件不齊套時(shí)，不能正式存入科技檔案室，但可辦理假存檔手續(xù)，其目的是方便試制及防止試制中更改頻繁而造成文件管理混亂。假存檔的程序其編制、審批均與全套正式存檔文件相同。所不同的是文件編號(hào)前面不寫企業(yè)代號(hào)（RD）字樣，以便與正式存檔文件相區(qū)別。11. 移交11.1 科技資料歸檔時(shí)，移交人應(yīng)填寫移交清單一式二份，接收人清點(diǎn)無誤后，移交人、接收人簽名，雙方各執(zhí)一份保存?zhèn)洳椤?1.2 因機(jī)構(gòu)調(diào)整，生產(chǎn)組織變動(dòng)涉及到圖紙資料移交，或兼職檔案員變動(dòng)，均須辦理移交手續(xù)，由移交人填寫移交清單一式二份，并通知技術(shù)質(zhì)量部檔案管理員到場監(jiān)交。移交人、接收人、監(jiān)交人簽名后，移交清單交、接方各執(zhí)