歸檔文件整理規(guī)范

1、歸檔文件整理規(guī)范（DB36/T 380 2016）1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書(shū)檔案保存得歸檔文件得整理原則與方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于江西省各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位與其她社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存得 歸檔文件得整理。其她門(mén)類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其她特殊規(guī)定得，從其規(guī)定。2 規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件得應(yīng)用就是必不可少得。凡就是注日期得引用文件，僅所注日期得版本 適用于本文件。凡就是不注日期得引用文件，其最新版本（包括所有得修改單）適用于本文件。GB/T 18894DA/T 1-2000DA/T 13-1994DA/T 22-2015DA/T 25-2000DA/T 38-2008電

2、子文件歸檔與管理規(guī)范 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)檔號(hào)編制規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 檔案修裱技術(shù)規(guī)范電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求與應(yīng)用規(guī)范3 術(shù)語(yǔ)與定義下列術(shù)語(yǔ)與定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1歸檔文件 archival document(s)立檔單位在其職能活動(dòng)中形成得、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存得文件材料，包括紙質(zhì)與 電子文件材料。件 item歸檔文件得整理單位。3.2整理 arran geme nt將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、 裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等）， 使之有序化得過(guò)程。檔號(hào) archival cod

3、e在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其得一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件得類別與排列順序。4整理原則歸檔文件整理應(yīng)遵循文件得形成規(guī)律，保持文件之間得有機(jī)聯(lián)系。歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5一般要求5.1組件（件得組織） 件得構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重 要文件得歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本 為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè) （本）為一件（作為文件附件時(shí)除外） 簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要

4、、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議一件，會(huì)議記錄一年一本得， 一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）分開(kāi)獨(dú)立成件。有文件處理 單或發(fā)文稿紙得，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 原件在前，復(fù)制件在后；不同文字得文本，無(wú)特殊規(guī)定得，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在 后；中文本在前，外文本在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙得，文件處理單在前，收文在后；正本 在前，發(fā)文稿紙與定稿在后。5.2分類 立檔單位應(yīng)按歸檔文件得某些特征對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案得一致性 與穩(wěn)定性。歸檔文件

5、一般采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行三級(jí)分類。立檔單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較 健全，職責(zé)分工比較明確得，采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法；內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較簡(jiǎn)單或職能交叉 不便于按機(jī)構(gòu)分類得，采用年度問(wèn)題保管期限分類法；規(guī)模較小，年度形成歸檔文件數(shù)量少 得或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類得立檔單位，可以采取年度保管期限分類法進(jìn)行 兩級(jí)分類。a）按年度分類 將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、 計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度得文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年4.14.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管與利用。4.34.4度。 跨年度形成得會(huì)

6、議文件歸入閉幕年。 跨年度辦理得文件歸入辦結(jié)年。 當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)， 年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。b）按機(jī)構(gòu) （問(wèn)題 ）分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu) （或按其內(nèi)容所反映得問(wèn)題 ） 分類。同一全宗，機(jī)構(gòu)分類法與問(wèn)題 分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類得，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文 件進(jìn)行分類，涉及多部門(mén)形成得歸檔文件，歸入單位承辦部門(mén)或綜合部門(mén)。采用問(wèn)題分類得，應(yīng) 按照文件內(nèi)容所反映得問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。c）按保管期限分類 將文件按劃定得保管期限分類。依據(jù)本單位制定得檔案保管期限表，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。5.3排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案得最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間

7、結(jié)合事由排列。 同一事由中得文件，按文件形成先后順序排列。 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件可集中排列。5.4編號(hào)歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端得空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，文件首頁(yè)無(wú)法加蓋歸檔章得要另 附空白紙，填寫(xiě)文件題名后加蓋歸檔章。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其她 形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。歸檔章應(yīng)將檔號(hào)得組成部分， 即全宗號(hào)、 年度、 保管期限、 件號(hào)， 以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)， 機(jī)構(gòu)（問(wèn) 題）可以作為選擇項(xiàng)，見(jiàn)附錄 A 圖 A1。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按照 4、 3 編制， 件號(hào)、 頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。 為便于識(shí)記， 歸檔章保管期限宜使用

8、“永久” “ 30 年”歸檔文件應(yīng)依分類方案與排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、 簡(jiǎn)單性原則。檔號(hào)得結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類代碼年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-保管期限代碼-件號(hào)。 檔案門(mén)類代碼與年度之間用“ ”隔開(kāi)，其她代碼之間用“-”連接。如“Z109-WS2011-BGS-Y-0001”、“ Z109-WS- 2011-01-Y-0001 ”。檔號(hào)按照以下要求編制：全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制得代號(hào)，用 4 位數(shù)字或者字母與數(shù)字得結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照 DA/T13-1994 編制。檔案門(mén)類代碼年度：歸檔文件檔案門(mén)類代碼由“文書(shū)”2 位漢語(yǔ)拼音首字母“ WS 標(biāo)識(shí)。年度為

9、文件形成年度，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“ 2013”。 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼一般采用a)b)c)3 位漢語(yǔ)拼音字母或 2 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo) 應(yīng)省略機(jī)d)e)識(shí)，如辦公室代碼“ BGS 或“01”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類得，構(gòu)（問(wèn)題）代碼。行業(yè)另有規(guī)定得，從其規(guī)定。保管期限代碼： 保管期限分為永久、 定期 30 年、定期 10 年，分別以代碼 “ D10標(biāo)識(shí)。件號(hào)：件號(hào)就是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)得排列順序號(hào)，用 數(shù)字標(biāo)識(shí)，不足 4 位得，前面用“ 0”補(bǔ)足，如“ 0026”。Y”、“D30”、4 位阿拉伯5、“ 10 年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）宜使

10、用“辦公室”等機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，見(jiàn) 附錄 A 圖 A2。5.5編目歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用 置，見(jiàn)附錄 B圖 B1。 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印按年度裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)得歸檔文件目錄，應(yīng)編制 封面，見(jiàn)附錄 B 圖 B2。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫(xiě) 時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄應(yīng)編制索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括保管期限、 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼、起止件號(hào)、所在頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)，見(jiàn)附錄B 圖 B3。6紙質(zhì)歸檔文件得修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒與排架6.1修整 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符

11、合要求得文件材料進(jìn)行修整。歸檔文件已破損得，應(yīng)按照 DA/T 25-2000 予以托裱、修復(fù)；字跡模糊或易褪變得，應(yīng)予復(fù)制， 復(fù)制件附于原件后一并歸檔。歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化得金屬或塑料裝訂用品。幅面大于 A4 得歸檔文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果得前提下進(jìn)行折疊。6.2裝訂 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓 字，裝訂后平整，有利于保護(hù)與管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身得影響，原裝訂方式符合 要求得，應(yīng)維持不變。歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、便于檢索。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期

12、、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。一個(gè)年度一個(gè)保管期限得歸檔文件編制一個(gè)序號(hào)。 檔號(hào)：檔號(hào)按照 5、4、2-5 、4、3 編制。 文號(hào)：文件得發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)得，不用標(biāo)識(shí)。 責(zé)任者：制發(fā)文件得組織或個(gè)人，即文件得發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。多機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文得，責(zé) 任者 3 個(gè)（含）以下如實(shí)著錄， 3 個(gè)以上可只著錄前 3 個(gè)，后加“等”，責(zé)任者之間用 “，”隔開(kāi)，立檔單位本身就是責(zé)任者得必須著錄。題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有題名、題名不規(guī)范，或者題名不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢 索得，應(yīng)自擬題名，題名字?jǐn)?shù)一般不得超過(guò) 50 個(gè)字，其中每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)占半個(gè)字符，自 擬題名外加方括號(hào)“ 日期： 密

13、級(jí)： 頁(yè)數(shù)： 備注：a)b)c)d)e)f）g）h）i）”。文件得形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如 文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)得，不用標(biāo)識(shí)。 每一件歸檔文件得頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文得頁(yè)面為一頁(yè)。 注釋文件需說(shuō)明得情況。19990909。A4 幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期 限得歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限得裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。用于裝訂得材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件得物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、 熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。永久保管得歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少得，采取直角裝訂，見(jiàn)附錄C 圖 C1、圖 C2,文件較厚得，采取“三孔一線”裝訂。永久保管得歸檔文件，采取不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂得， 裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存得需要。永久保管得歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套等不能將歸檔文件完全固定得方法裝訂。定期保管得、需要向綜合檔案館移交得歸檔文件，裝訂方式按照 管得、不需要向綜合檔案館移交得歸檔文件，裝訂方式可以按照 鋼夾或封套裝訂。6.3編頁(yè) 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)