XX集團采購管理制度

1、共享知識分享快樂采購管理制度1 總則1.1 為加強公司的采購管理，明確采購責任，規(guī)范采購工作，簡化采購流程，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營及營銷渠道的產(chǎn)品供應鏈提供適質、適時、適量、適價、適地的物資和服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。1.2 本制度適用于公司的物資采購、物流采購、外協(xié)加工、技術服務等各類經(jīng)濟往來業(yè)務。1.3 公司采購管理工作以優(yōu)質的質量、合理的價格、準時的交貨期、先進的技術、滿意的服務為宗旨，以最大限度維護公司利益為原則。1.4 采購人員在遵守國家有關法律法規(guī)的情況下，嚴格按照本制度對采購工作進行管理。2 職責2.1 采購部是公司物資采購的歸口管理部門，負責物資需求信息的匯總、 提出采購

2、申請、制訂采購計劃、供應商選擇與管理、價格談判、參與采購驗收及結算付款申請等工作。采購部主要職責如下：a、掌握公司所需主要物資的市場行情，依據(jù)市場趨勢加以分析，為公司領導及有關部門提供決策信息，以利于控制和降低生產(chǎn)成本。b、掌握物資供應來源，對每項供應渠道加以調(diào)查，配合公司相關部門建立完善的供方管理系統(tǒng)，并實施對供方的考評。c、參與物資采購詢價、比質、比價。d、根據(jù)采購計劃安排實施采購工作，確保及時準確，保質保量地完成物資采購計劃。越努力 ·越幸運共享知識分享快樂e、對采購物資的數(shù)量及質量負責，并對質量異常和質量糾紛妥善公正地處理。f 、負責對物資采購付款的審查。g、負責建立人員培訓

3、計劃并在實際工作中不斷地提高每個員工的工作能力和業(yè)務素質。2.2 物資需求部門填制物資需求單，經(jīng)部門主管審批簽字后報采購部匯總審核。2.3 質檢部負責采購物資的質量檢驗，出具驗收報告等工作。2.4 倉儲部協(xié)助開展物資驗收工作， 辦理物資入庫手續(xù)及進行物資登記與保管。2.5 財務部負責按采購合同進行采購付款審核、辦理付款作業(yè)并做相關賬務處理。3 管理原則采購作業(yè)需明確各不相容崗位職責分離的原則，以達成有效的采購制約與監(jiān)督。3.1 請購與審批崗位分離。3.2 供應商選擇與審批崗位分離。3.3 采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離。3.4 采購、驗收與記錄崗位分離。3.5 付款申請、審批與執(zhí)行崗

4、位分離。3 采購方式及限額 3.1 招標采購3.1.1 招標采購適用對于大宗、貴重和批量性物資的采購。越努力 ·越幸運共享知識分享快樂3.1.2 對物資采購的所有條件，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、付款條件、罰則以及投標押金等信息予以詳細列表，登報公告3.1.3 在規(guī)定時限內(nèi)收齊投標供應商的標書并準備開標工作3.1.4 根據(jù)供應商報價、服務等進行評標，確定中標單位3.1.5 招標及競爭性談判采購至少有三人以上的單數(shù)人員參加，其中應有法律事務、質量、技術、財務、審計人員參加，并且利用專家參與技術等談判。談判記錄應有參加人員的最終意見及簽字。3.1.6 招標過程出現(xiàn)舞弊行為或結果高

5、于底價時，采購人員有權廢標，以議價處理3.2 詢價采購3.2.1 詢價采購適用于對不列入招（議）標、定點采購范圍的物資，公司采取詢價方式選定供應商。3.2.2 詢價采購應對三家以上的供應商提供的報價、技術配置、質量體系進行比較，以確保所采購物資的價格具有競爭性。（緊急采購、戰(zhàn)略合作采購、定點采購、近期已采購并確認的同類物資不受此限）。3.2.3 詢價采購過程中，應對公司已評審供應商體系內(nèi)的不同廠家優(yōu)先進行詢價，必須有詢價以外人員參與價格談判及供應商的選擇，詢價單要有相關人員簽字確認。3.3 定點采購（期限合作采購）3.3.1 對采購頻繁，年積累采購量較大，已構成穩(wěn)定供應來源，并且難以通過招標進

6、行采購的物資，應采取定點采購方式選擇供應商。3.3.2 定點供應商應通過招標的方式確定。公司通過招（議）標方式確定物資越努力 ·越幸運共享知識分享快樂供應定點供應商，通過招標談判一次性確定下年度該物資供應量和供應價格，下年度執(zhí)行中由定點供應商在合同期內(nèi)按合同價格對招標項目進行定點供應，不得任意變更。3.3.3 根據(jù)需要，針對某一類物資可確定一家或兩家定點供應商。3.3.4 公司采購部和其他相關人員組成聯(lián)合小組對供應商進行考查，確定的定點供應商，經(jīng)批準后列入供應商評審體系。定點供應商每年考察一次，隨時進行抽查比價。3.4 緊急采購3.4.1 緊急采購必須附有形成緊急采購的書面說明，并經(jīng)

7、采購部經(jīng)理審批。3.4.2 建立緊急采購的綠色通道，對于緊急合同，公司相關部門先予以通過，之后進行追蹤審核。3.5 戰(zhàn)略合作采購戰(zhàn)略合作采購是指已經(jīng)與供應商簽署了戰(zhàn)略合作協(xié)議的采購。4 采購業(yè)務流程4.1 采購計劃（申請）4.1.1 采購計劃必須按照公司銷售計劃、生產(chǎn)計劃、長遠規(guī)劃等專項資金計劃、庫存管理、廠商情況及采購管理的實際編制，采購主體單位編制計劃，各計劃編制主體審核匯總后編制公司采購年、月采購計劃。4.1.2 采購部門應根據(jù)公司下達的年度、月度工作任務情況制訂出生產(chǎn)運營發(fā)展所需的物資用量計劃，確保本部門計劃符合運營和發(fā)展的需要。4.1.3 倉儲部相關人員根據(jù)庫存情況向采購部提供相關存

8、貨數(shù)據(jù)，并提供相關物資的采購預警。越努力 ·越幸運共享知識分享快樂4.1.4 采購主體相關單位匯總各部門的物資用量計劃，并根據(jù)庫存對其進行修正后，編制年度、月度采購申請計劃，報相關權限范圍內(nèi)的領導審批。4.1.5 采購部主管根據(jù)采購物資的性質和用途，安排專人負責對口采購。4.1.6 需要緊急采購的物資要有明確的標識，以便優(yōu)先辦理。4.1.7 采購計劃（申請）審批原則a、采購申請按權限規(guī)定，逐級審批，總經(jīng)理行使最后審批權。b、審批內(nèi)容主要是確定是否應采購、按什么標準采購以及采購的數(shù)量、質量。c、審批的經(jīng)濟性原則是指在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下最大限度地減少開支。4.2 采購詢價、比價

9、、議價4.2.1 物資采購要充分了解所采購物料的品名、標準、規(guī)格型號以及相關的技術參數(shù)，并與使用部門進行有效溝通。4.2.2 物資采購必須優(yōu)先從供應商體系中選擇，優(yōu)先在供應商體系中進行詢價、議價，并且有詳細的分項報價單（須標明自制或外購）。4.2.3 選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇。4.2.3 要充分考慮是否有其他更為有利的替代品。4.2.4 詢價、比價、議價應重點考慮市場價格的波動、采購次數(shù)和采購數(shù)量的增加、供應商自身的產(chǎn)品成本的高低、預測市場供應是否發(fā)生變化等因素。4.2.5 采購人員詢價、議價完成后，于請購單上填寫詢價或議價結果，必要時附上書面說明。4

10、.2.6 采購部經(jīng)理進行審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議越努力 ·越幸運共享知識分享快樂價，或由采購部經(jīng)理親自與供應商議價，并將議價結果報公司總經(jīng)理審批。主管副總、總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。4.3 訂購與合同的簽訂、審批4.3.1 對供應商經(jīng)過有效的選擇后，應及時簽訂買賣合同，合同中的條款按公司合同管理的有關規(guī)定執(zhí)行。4.3.2 采購部相關人員與備選供應商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認、價格和后期服務為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。4.3.3 采購部根據(jù)審批結果選定供應商，并擬定采購合同。 采購部協(xié)同生產(chǎn)部、質檢部、財務部

11、、法務人員等對采購合同交進行交叉復核，同時關注合同中技術、標準、商務與采購合同的對應復核工作。對大型采購及重大金額采購時，召開采購合同評審會，對采購合同進行評審，提出評審意見，并確定供應商的采購份額。4.3.4 若采購合同金額在總經(jīng)理審批權限內(nèi)，采購合同由公司總經(jīng)理批準執(zhí)行；若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。4.3.5 采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執(zhí)行采購，并將采購申請表和采購合同轉交財務部進行結算付款。4.3.6 采購部門要按照公司合同管理的有關規(guī)定，本著減少合同糾紛、避免合同陷阱、規(guī)避合同風險的目的，使合同更規(guī)范、更有利于維護公司利益

12、。4.3.7 采購合同應盡可能延長售后服務時間，提供優(yōu)質服務，減少售后服務費用。在相同條件下同質、同類及不同類產(chǎn)品盡量在一家采購。4.3.8 采購過程中充分考慮產(chǎn)品的標準化。越努力 ·越幸運共享知識分享快樂4.3.9 采購合同簽訂后實行動態(tài)管理，隨時掌握合同進展情況，建立“采購臺賬”，及時跟催并督促供應商保質、保量、按時交貨。4.4 入庫驗收、付款4.4.1 物資運達后，倉儲部人員應憑供應商提供的各種物資發(fā)票及相關單據(jù)，及時向倉庫辦理入庫驗收手續(xù)。凡購入物資，均應做到憑單據(jù)接收。接收時，應配合質檢部門當場檢驗質量、規(guī)格、等級，協(xié)助保管員核對品種、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等。4.4.

13、2 對于所有抵運公司的物資，應立即組織安排提貨，并及時通知檢驗部門和倉庫部門辦理入庫驗收手續(xù)，避免造成損壞、丟失和發(fā)生暫存、保管等費用，以壓縮采購成本。4.4.4 倉儲人員應將物資入庫單、質檢部門出具的檢驗、計量、化驗等相關單據(jù)以及發(fā)票、采購計劃單等原始憑證履行審批手續(xù)后，及時送交財務部門，按照合同的約定辦理付款事宜。4.4.5 集團公司及各單位按照支付權限進行審批采購款項。4.4.6 需支付預付款的，按采購合同約定填寫付款申請單。4.4.7 質保金付款應依據(jù)質保期驗收單及采購合同填寫付款申請單。4.4.8 每月 28 日前采購部根據(jù)應付帳款余額及下月采購情況向財務部報送經(jīng)總經(jīng)理審批的應付款月

14、計劃報表。4.5 退貨及索賠4.5.1 如果在驗收過程中發(fā)現(xiàn)品種、質量、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、等級、數(shù)量等方面與采購要求不符合，采購部門應及時要求換貨、退貨及索賠。4.5.2 屬于供應商責任的，在規(guī)定的異議期內(nèi)采購人員應及時告知對方，并在越努力 ·越幸運共享知識分享快樂合同規(guī)定的期限內(nèi)及時辦理退貨、換貨、補貨、修理、減少價金等相關事宜。對質量達不到要求的將“不合格品通知單 ”、“退貨通知單 ”發(fā)給對方，對造成損失的將 “損失索賠通知書 ”發(fā)給對方，一并要求對方以書面加蓋有效印鑒的形式回復，妥善保存相關證據(jù)。5 供應商管理5.1 供應商選擇程序5.1.1 采購人員應不定期收集供應商信息

15、，收集內(nèi)容包括供應商的資質、經(jīng)營范圍、服務質量等。5.1.2 采購人員應從生產(chǎn)需求、價格、質量、服務、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商，詳細登記供應商各方面的情況。5.1.3 采購部經(jīng)理根據(jù)考察情況初步篩選符合的供應商，分析各供應商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應商。5.1.4 采購部相關人員與備選供應商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認、價格和后期服務為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。5.1.5 采購部相關人員根據(jù)談判結果擬定供應商選定方案，報總經(jīng)理審批。5.1.6 采購部根據(jù)審批結果選定供應商，并擬定采購合同。5.2 管理原則5.2.1 規(guī)模相當原則a、根據(jù)供應

16、商的管理水平、產(chǎn)品供應鏈的管理要求、對供應商的了解程度、有多家供貨的自由競爭市場，應考慮規(guī)模相當?shù)墓踢M行招標比價。b、規(guī)模過小的供應商，其產(chǎn)品的質量、技術、售后服務等可能達不到公司規(guī)定的要求，應謹慎選擇。越努力 ·越幸運共享知識分享快樂5.2.2 半數(shù)比例原則。采購數(shù)量不能超過供應商產(chǎn)能的50%，避免因該供應商產(chǎn)品出現(xiàn)質量問題，影響到公司產(chǎn)品供應鏈的正常運行。5.2.3 供應商數(shù)量控制原則為避免受制于供應商，且保持供應商的相對穩(wěn)定性，降低采購和管理成本，提高采購效率，對同一種類的物資采購，應該將供應商盡量保持到 1-3 家，且有主輔之分。5.2.4 供應鏈戰(zhàn)略原則對只有幾家供應商

17、可供選擇的有限競爭市場及壟斷產(chǎn)品的獨家市場，采取戰(zhàn)略合作原則，公司與供應商建立長期合作關系，以獲取更好的質量、更緊密的伙伴關系、更快的交貨期、更低的成本、更多的支持。從長遠看，更能適應和滿足公司產(chǎn)品供應鏈的需求，應與之簽署戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議。5.2.5 對現(xiàn)有供應商進行有效整合，減少供應商數(shù)量，尋找新的優(yōu)秀供應商。淘汰不合格供應商。5.3 評審制度5.3.1 供應商評審制度的核心是供應商的資格要求，包括業(yè)績、資質、生產(chǎn)能力、質量、交貨期、價格、服務等。5.3.2 供應商評審制的目的是篩選優(yōu)質供應商，淘汰不合格供應商；評審的供應商擇優(yōu)選擇。5.3.3 以采購部為主導，生產(chǎn)、技術、質檢等部門組成考核

18、小組，共同選定2-3 家供應商（戰(zhàn)略合作伙伴供應商除外），經(jīng)各公司負責人審批后，方可作為合格供方的供應商。5.3.4 對于致力于雙方共同發(fā)展的、有較高的商業(yè)信譽、產(chǎn)品符合標準的合格供應商采取優(yōu)先進入原則。越努力 ·越幸運共享知識分享快樂5.3.5 對于實行供應商評審體系以前合作過的供應商，經(jīng)過評價后可以優(yōu)先進入評審體系。5.3.6 所有進入體系的供應商應本著無償進入的原則。5.3.7 對不符合評審體系的供應商由采購部牽頭，會同生產(chǎn)、技術、質檢等跨部門小組進行考核，經(jīng)生產(chǎn)中心經(jīng)理審核后，報公司分管副總審批、總經(jīng)理核準后進行淘汰。5.4 建立管理、評估、評價體系5.4.1 公司采購部，要

19、對現(xiàn)有供應商進行考核、考評、建檔。5.4.2 對重點的供應商，公司采購部統(tǒng)一組織子（分）公司相關部門進行考核。5.4.3 供應商的考核小組成員應公平、公正、公開地對供應商進行考核。5.4.4 供應商評估實行打分制，供應商的分數(shù)作為進入公司供應商體系的重要依據(jù)。5.4.5 供應商評估按執(zhí)行，主要有以下指標：1、資質證書2、出口業(yè)績3、國內(nèi)主要客戶4、注冊資金5、營業(yè)額6、年產(chǎn)量7、產(chǎn)品創(chuàng)新能力8、技術人員人數(shù)越努力 ·越幸運共享知識分享快樂9、員工人數(shù)10、廠房面積11、銀行資信證書12、關鍵生產(chǎn)設備13、企業(yè)知名度14、產(chǎn)品檢測設備和手段15、售后服務制度16、付款方式。5.4.6

20、供應商運行和年度評價指標對供應商進行年度復查及半年度或年度評價，以下所列各指標中，任何一項出現(xiàn)嚴重問題的將予以剔除出供應商評審體系，轉化為潛在供應商或淘汰供應商。1、產(chǎn)品質量2、交貨期3、技術先進性4、產(chǎn)品價格5、產(chǎn)品的售后服務6、付款方式7、其他。5.4.7 供應商的分類管理經(jīng)評估評價，公司合格供應商由三類組成，即潛在的、優(yōu)先的、戰(zhàn)略伙伴供應商，其中，優(yōu)先的、戰(zhàn)略伙伴供應商進入公司評審體系，并分為A 、B、C越努力 ·越幸運共享知識分享快樂三個等級， A 級為優(yōu)秀， B 級為良好， C 級為合格。戰(zhàn)略伙伴供應商為優(yōu)秀供應商。5.4.8 戰(zhàn)略伙伴供應商可以作為物資采購的唯一選擇，通過

21、雙方協(xié)商，在貨款結算、交貨期等方面給予公司一定的優(yōu)惠政策，簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議的可直接進入集團公司供應商評審體系。5.4.9 潛在供應商是替補供應商，屬合格供應商。供應商經(jīng)審核后進入公司潛在供應商體系，通過審批可以進入評審供應商體系。5.4.10 淘汰供應商是不符合評審體系和潛在體系要求的供應商。5.4.11 公司采購物資選擇供應商時，要在已列入供應商評審體系的清單中選擇，采購人員內(nèi)部熟知評審供應商清單，不得告知供應商。5.4.12 在半年或一年內(nèi)對評審體系的供應商進行評價，根據(jù)評價結果實行等級劃分，并進行調(diào)整。5.5 供應商激勵機制。公司實施激勵機制的目的是保持與供應商雙贏和良好的合作關系。5.5.1 在可能的情況下，公司與戰(zhàn)略伙伴供應商共同簽訂一個較長期限的框架協(xié)議，協(xié)議以一年至三年為宜，到期可續(xù)簽。5.5.2