行政部工作執(zhí)行方案標準化

1、行政部工作標準化執(zhí)行方案總體目標（一）目的：根據目前行政工作的缺點與不足， 結合公司目前的狀況,制定出屬于自己部門的標準化。（二）最終目標：日后任何工作人員，見到標準化工作流程就可以根（三）展開工作的前提:加強每位人員整體的職業(yè)化形象 明確每位人員的崗位職責 工作內容標準化（四）人員配備:行政主管：任曉林 行政專員：呂慧芳，孫曉曉 前臺接待：李冰，石曉晶（五）人性化的要求（前提）：把握原則性與靈活性的平衡。任何事務工作不允許任何人以任何借口拖延貽誤。具體實施計劃（標準化）（注：此部分流程將行政部工作分為三部分，分別為：前臺工作；行政部日常管理；人力資源部工作）A、前臺工作流程承辦人員據自己的崗

2、位,目了然的明白自己的工作內容。時間事件標準有關文檔每天衛(wèi)生早上每天值班中午每天客戶接待員工外出每天登記每天廣播1 1、收拾前臺衛(wèi)生，保持前臺干凈、整潔1 1、每天中午一人留守值班1 1、詳見客戶接待流程內容2 2、督察相關負責人員記錄客戶的來訪信息3 3、若是新客戶監(jiān)督設計師填寫客戶來訪信息表，老客戶注意填寫每天的客戶流量登記 客戶登記表1 1、員工外出必須填寫2 2、行政- -前臺人員注意查看外出登記表3 3、將關于客戶的量房信息提供給總經辦人員，打設計師的量房信息回訪1 1、每天上班進行廣播，工作期間不定期廣播2 2、每天下班溫馨提示3 3、員工生日當天給予問候祝福4 4、客戶簽單客戶來

3、訪信息表客戶登記表員工外出登記表設計師量房登記表員工生日記錄表流程說明一“前臺接待”1.1.每天前臺 2 2 個人，負責前臺接待。a a.具體接待工作流程，詳見客戶接待流程明細。（前臺接待流程- -客戶接待流程）。b b .注意填寫客戶來訪信息表，方便日后工作。2.2.任何員工無論職位大小均需要填寫 員工外出登記表。行政- -前臺人員監(jiān)督 員工的外出信息登記。5 5、廣播形式找設計師 / /設計部經a a.任何外出情況均需要填寫外出登記表。b b.若是設計師外出量房，行政- -前臺人員將客戶的量房信息（小區(qū)名 稱、客戶電話）匯總提供給客服部，督促客服部的回訪信息，同時行政主管注意檢查回訪的滿意

4、程度，將定期上報總經理。c c.d d.若是看主材信息，歸來填寫學習成果。若是去施工工地，在備注中可說明：施工進程，客戶的滿意度，工 地的問題。3.3.廣播。調動公司工作氣氛。.可根據實際情況，每天上下班廣播。.上午大概 1111 點左右，下午大概 4 4 點左右，可根據實際情況調節(jié)公司工作氣氛（可以放 1-21-2 首流行音樂）。應能體現出公司的年輕活力，文化，服務。.統(tǒng)計員工生日，給予全公司的問候。.可定期以專題的廣播形式，調節(jié)公司工作氣氛。B B .合理的人員分配（試運行）.以廣播形式為客戶服務，可根據實際情況，如果簽單感謝客戶對公司的信任。.前臺接待客戶完畢以廣播形式，廣播設計師/ /

5、設計部經理，到洽談室。（例如：設計部XX請到第X洽談室，有客戶等候;設計部經理請到第X洽談室，客戶等候咨詢）B、行政日常管理工作流程時間序號事件標準有關文檔承辦人員每周1 1會議紀要1 1、 每周二上午 1010 點中層會2 2、 行政主管負責記錄會議紀要。3 3、 總經理審核會議紀要的內容后，將會議紀要以電子版形式下發(fā)給各個部門經理。每天2 2合同1 1、行政專員到財務室領取合同資料；2 2、 每位設計師從行政人員手中領取合同檔案 一份時需做詳細的登記記錄。3 3、 每簽份合同需記錄次客戶合同信息，定時詢問此客戶的施工進展。附件四： 合 同領用登記 表附件五： 已簽合同客 戶記錄表每天3 3

6、值班1 1、 行政值班人員每早 8:30-88:30-8 : 4040 左右?guī)蚤T2 2、 下班前檢查辦公環(huán)境中的水電設施3 3、 每天下班先將后門鎖上4 4、 下班后需向加班人員交接：前門及辦公室狀態(tài)附件六：值班信息表4 4投標資質1 1、 提前準備出投標資質文件2 2、 領取資質簽需填寫領取表3 3、 資質設計內容：公司榮譽證書（2 2 頁）、稅務登記證（正/ /副）、承包工程資質、企業(yè)附件七：資質領取登記表法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、設計資 質。（共計8 8 頁）4 4物品米購1 1、 辦公物品米購2 2、 財務報銷附件八：物品采購申請單報銷憑證5 5固定資產統(tǒng)計1 1、 統(tǒng)計公司固定資

7、產2 2、 統(tǒng)計物品入庫情況附件九： 固 定資產統(tǒng)計 表物品入庫單6 6物品領用1 1、 領用物品必簽物品領用登記2 2、 以舊換新附件十：物品領用登記表每天7 7考勤1 1、 每天登記考勤信息2 2、 注意查看請假公休等記錄表3 3、 工作期間不定期檢查員工的出勤狀況4 4、 對違反考勤規(guī)定者予以處罰附件十一：考勤表附 件十二： 請假 單 處罰單處罰通知 匯總表每天8 8衛(wèi)生1 1、 合理分配衛(wèi)生工作量2 2、 制定檢杳標準3 3、 檢杳衛(wèi)生狀況，保障每個角落干凈整潔衛(wèi)生區(qū)域劃分明細表衛(wèi)生檢查標準衛(wèi)生檢查表監(jiān)督各個1 1、協(xié)調各個部門的工作，匯總問題各個部門1010111112122 2、收

8、取各個部門每天的會議紀要進行匯總。工作總結表作。工作氛圍日常管理（公司各項規(guī)章制定、貫徹、落實）匯總各個部門費用3 3、注意部門與部門之間的工作流程。（逐步匯總部門間的協(xié)作關系/ /工作流程）1 1、調節(jié)公司整體的工作氛圍2 2、工作時間不定時巡檢工作狀態(tài)1 1、上班期間對違反制度員工進行處罰2 2、每天不定期檢查員工工作狀態(tài)1 1、每月統(tǒng)計各個部門費用去向2 2、將數據匯總上報總經理意見反饋表處罰單石家莊滿堂紅日常管理制度（日常考勤、獎勵、處罰）X月各部門費用統(tǒng)計表責）善中1313各部門電話統(tǒng)計1.1.統(tǒng)計各個部門使用的電話號碼，費用等，做為參考記錄各部門電話記錄明細表1414部門間協(xié)作1.

9、1.涉及到部門間的工作聯系，注意填寫任務簽收單，防止此項工作遺忘。任務簽收單1515獎勵1.1.每月統(tǒng)計全勤員工給予獎勵1616處罰1.1.對違反公司管理條例的員工進程處罰處罰單1717員工電話不斷更新1.1.將電話記錄表不斷更新1818名片申請1.1. 各部門名片制作統(tǒng)計2.2. 除設計部及互動部所有人員每個月只允許申請盒名片1919打印復印1.1.各部門打/ /復印文件需填寫記錄表打/ /復印登記表流程說明一“行政日常管理”1.1.會議紀要：公司機密文件，任何人泄露均需承擔法律責任。2.2.合同:a.a.若有設計師合同，簽寫合同領用登記表，詳細記錄：領取時間、領取人、合同編號、歸還時間（若

10、未簽合同填寫歸還時間）、備注（若簽合同在備注中體現）；b.b.若設計師簽合同，注意檢查合同是否有漏填項目，完整無誤將合同提交給財務部保管;C.C.定期到財務室統(tǒng)計已簽合同客戶記錄表 d.d.不定期詢問施工進展。3.3.值班:a.a.每天一位員工值班。早上 8 8 點半開門。開燈、放音樂，早迎接（“早上好！”中午值班。巡檢時注意檢查電源情況。離開工位超過 2020 分鐘的員工（除機器處于正常的工作狀態(tài)外），請隨手關機，節(jié)約能源。并及時填寫值 班信息表下午下班離開前若有員工需要加班，需將值班的工作內容交接（例如:未走人員的辦公環(huán)境中的水電安全交接、前門交接、空調），并在值班 信息表中簽字，交接值班

11、內容。11.11.日常管理：（包括事件 7/87/8）詳見內容請見石家莊滿堂紅日常管理制度C、人力資源部工作流程時間序號事件標準有關文檔承辦人員1 1員工訪談1 1、對各部門員工不定期訪談，了 解最新員工工作狀態(tài)，要求及須改 進的地方。員工訪談信息表2 2人員信息1 1、電子版形式將在職人員信息進 行匯總2 2、 合同管理3 3、 員工保險人員人事檔案3 3面試1 1、所有新員工必先經過行政人事 部面試通過后方可與面試部門 經理進行面試溝通2 2、 填寫應聘表應聘表試用員工登記表d.d.每天下午下班后首先將后門鎖上。b.b.c.c.e.e.3 3、試用員工登記表新進 員工 第一天4 4培訓1

12、1、 新員工統(tǒng)一培訓2 2、行政部培訓公司文化、公司管 理制度3 3、行政人事部培訓結束后交由部 門經理進行工作講解培訓PPT:PPT:新員工入職培訓待兀善5 5考核1 1、員工試用期 3 3 個月結束后，填 寫試用員工轉正申請表2 2、由部門經理對需轉正員工整體 做一次考核3 3、行政人事部隊需轉正員工進行 綜合評價4 4、 將所有信息存檔試用員工 轉正申請表部門員工考核表試用員工 綜合評價表6 6離職1 1、訪談，冋其離職原因，總結出 該員工對本公司的建議。2 2、 填寫離職登記表，存檔離職登記表7 7辭退1 1、 與工作不合格的員工溝通2 2、 工作交接離職登記表8 8不定期員工調查1 1、不定期對員工的心態(tài)及對公司 不滿意、對部門經理不滿之處的， 進行溝通，調查待兀善流程說明一“人力資源部”1.1. 員工訪談A.A. 電話通知面試人員，注意讓其攜帶簡歷。B.B.面試問題（例如：自我介紹，介紹家庭，工作經歷），通過面試提問了解面試人員的心理素質