Foxhis預(yù)定接待系統(tǒng)5.0

1、預(yù)訂接待系統(tǒng)的使用說明3第一節(jié) 散客操作3一、新建散客預(yù)定3（一）、散客工作窗口介紹4（三）、客人預(yù)訂后還可能進行以下操作：8二散客登記10（一）、散客直接登記10（二）、已預(yù)訂客人的入住登記10（三）、一批客人的快速入住登記10（四）、當日或以前日結(jié)帳退房客人的入住登記11（五）、回頭客的入住登記11（六）自用房及長包房的登記11（七）有特殊要求的客人登記11（八）散客自動續(xù)住11（九）怎樣實現(xiàn)散客拼房11（十）換房12（十一）刪除登記客人12三、散客信息查詢12（一）、前賓客信息列表：12（二）、帳號查詢13四散客的其它操作14（一）、賓客留言14（二）、 聯(lián)房設(shè)置15（三）、設(shè)置允許記帳

2、費用15（四）、打印登記單或房卡16（五）、其它相關(guān)接口的操作16第二節(jié) 團隊操作16一、新建團體&會議預(yù)定17（一）、團體主單工作窗口介紹17二團體預(yù)定實例24三團體登記25（一）、預(yù)定團體入住的具體操作步驟：25（二）、團體直接登記標準流程：25四 團體信息查詢25（一）、當前團體列表26（二）、團體主單一覽表26五特殊團體處理27第三節(jié) 其它功能27一、散客成員轉(zhuǎn)化27（一）、賓客入團28（二）、成員出團28二. 賓客檔案管理28（一）、賓客歷史檔案列表28（二）、賓客歷史檔案統(tǒng)計報告29（三）、團體歷史檔案30三、黑名單檔案31四、社會信息32五、賓館工作賬32六、協(xié)議單位查詢

3、和房價碼查詢33七、房類信息查詢33八、房間信息查詢33（一）、VC&VD房按房類列表34（二）、VC&VD房按樓層列表34（三）、客房列表35（四）、客房簡報35（五）、客房兩周預(yù)報報表36（六）、客房使用實時報告36（七）、實時房態(tài)表-137（八）、實時房態(tài)表-238預(yù)訂接待系統(tǒng)的使用說明Foxhis軟件的預(yù)訂接待系統(tǒng)功能強大，是預(yù)訂、接待、查詢、公關(guān)銷售等系統(tǒng)功能的集成。在第一章中，我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了如何進入預(yù)定接待系統(tǒng)，并且了解到此系統(tǒng)的主菜單總共包括七個部分：散客、團體、房類、房間、輔助、報表、其他（如圖1-1所示）。預(yù)定接待模塊是Foxhis系統(tǒng)中操作步驟最為復(fù)雜的一個

4、模塊，下面我們就按照預(yù)定接待系統(tǒng)的菜單，逐個講解各項常用功能。圖1-1預(yù)定接待系統(tǒng) 第一節(jié) 散客操作本系統(tǒng)所指的散客是一般零星客人、長住戶（寫字間）、散客團體成員等客人的總稱。如圖2-1所示，散客的子菜單中包括以下功能：新建散客預(yù)定、散客直接登記、快速登記、到期散客續(xù)住、刪除超時預(yù)訂、刪除賓客帳號、散客成員轉(zhuǎn)化、賓客單據(jù)打印、當前住客檔案、歷史住客檔案、客戶（賓客）檔案。散客的基本操作有散客的預(yù)訂、登記、信息查詢與修改等，分別對應(yīng)于本系統(tǒng)主菜單的散客下的各項功能。一、新建散客預(yù)定在預(yù)訂接待過程中操作最多的即為散客工作窗口(如圖1-2)，因為該窗口包含了散客或團體成員的所有信息，對散客進行的所有

5、操作都可在本窗口中完成，如新建散客登記、預(yù)訂、查詢、修改以及針對該主單的留言、聯(lián)房、記帳設(shè)置、電話開關(guān)、制定門卡、VOD管理等，分別對應(yīng)于屏幕第二行工具欄中的各快捷按鈕。屏幕第三行顯示了該主單的帳號、狀態(tài)、團隊信息（針對團隊成員）以及聯(lián)房信息等。（一）、散客工作窗口介紹一張散客工作窗口（也稱客人主單）包含三部分的內(nèi)容：主要信息、附加信息及其它信息，前兩者分別對應(yīng)于圖（1-2）與圖（1-3）中的中間部分。1 主單信息：反映了客人的姓名、證件、性別、單位地址以及該主單的來源、房類、房態(tài)、房價等主要信息。下面將其分為“A”“B”“C”三個區(qū)來介紹：C區(qū)B區(qū)A區(qū)圖（1-2） 散客工作窗口之主單信息 輸

6、入界面說明：（非常重要，請熟記）1 通過選擇 Alt+阿拉伯數(shù)字 可快速將光標定位至屏幕的相應(yīng)位置。2 單擊？處或按F1鍵可得到幫助。3 單擊日歷樣圖標可編輯日期。4 灰色顯示的輸入欄為不可編輯欄，其內(nèi)容由系統(tǒng)自動賦予?！続區(qū)】：客人主要信息欄，可輸入當前客人的姓名、證件、性別、單位、地址等主要信息。其中：“1. 標識”:是第一次保存客人資料時電腦自動生成的客人流水號?！靶彰保嚎腿说男彰?，缺省值為“NO NAME”；“別名”：即客人的其它稱呼。當你輸完客人姓名后，按回車，系統(tǒng)將自動生成一個別名。若輸入的姓名在特別提醒檔案、當前客人檔案或客史檔案中出現(xiàn)，系統(tǒng)將自動在屏幕中顯示提醒檔案或客史檔案

7、信息，以便操作員確認。若該客人確為檔案中客人，則按回車鍵可將其證件、單位地址等信息自動彈出，以已達到快速入住的目的，并且在“檔案號”一欄中顯示對應(yīng)的號碼，點擊該檔案號可隨時查詢相關(guān)信息。 “2. 證件”：要求輸入各類證件的代碼，如身份證、護照等?！熬幪枴保涸撟C件的號碼，如果輸入的是正確的18或15位身份證編號，則客人的籍貫、性別、生日等項將自動顯示(本模塊不允許證件為空，若證件處輸入C01身份證，則編號處必須輸滿18位或15位數(shù)字且須符合一定的規(guī)則。)系統(tǒng)也將按輸入的證件號碼自動與特別提醒檔案、當前客人檔案或客史檔案相匹配，若找到相同證件者，系統(tǒng)可將其證件、單位地址等信息自動彈出，以已達到快速

8、入住的目的。系統(tǒng)按身份證的前六位（地區(qū)碼）查找時，若數(shù)據(jù)庫中沒有相應(yīng)的地區(qū)代碼，或身份證的日期輸入有誤，系統(tǒng)將提示身份證不正確，以便操作員確認。客史：一旦該客人被確認為回頭客，系統(tǒng)會在“客史”處顯示該客人的歷史檔案號，并可隨時從信息查詢中的客史中查詢其歷史檔案?！癡IP”：本系統(tǒng)可事先設(shè)置多種VIP類別，本項設(shè)定后在查詢客人信息時即可通過相關(guān)的指示燈識別其為VIP客人，并可打印相應(yīng)的VIP報表。“保密”：選擇該項后，在查詢客人信息時也可通過相關(guān)的指示燈識別其為保密客人。其它可輸入信息有：國籍、籍貫、性別、生日、單位、地址等，以上信息可根據(jù)實際情況輸入，這里不再逐一介紹。注意：客人信息輸入出現(xiàn)下

9、列情況之一，則該客人離店后其信息將不進歷史檔案統(tǒng)計： “姓名”為空值或“NO NAME”； “編號”與“證件”同時為“？”或空值； “單位”與“地址”同時為空。 【B區(qū)】：主單主要信息欄，可輸入當前主單的來源、房類、房間號、到日、離日等信息。“5.來源”：客人的來源代碼，用于統(tǒng)計“客人來源表”?！皢挝惶枴保喝舢斍叭胱】腿藶閰f(xié)議單位客人，則可在此選擇其單位號。選擇正確的單位號后，屏幕將自動彈出單位名稱及相應(yīng)的協(xié)議號?！?.到達”：對預(yù)訂，即為該主單的預(yù)訂日期。對登記，即為主單的入住日期，由系統(tǒng)自動記錄和顯示?！半x開”：本主單的預(yù)期離店日期?！疤匾保罕局鲉蔚奶厥庖?有別于附加信息中針對于單個客

10、人的特要。該主單有無設(shè)定特殊要求在客人信息查詢中的標志燈中即可識別?！?.房類”：房間類型代碼，由最多三個英文字母組成。對預(yù)訂，房類代碼必須輸入，房號則可入住時再輸。對登記，輸入房號后系統(tǒng)會自動顯示相應(yīng)的房類?！?.房號”：客人入住的房間號。點擊問號得到“客房簡報”窗口?！邦A(yù)訂方式”及”預(yù)訂單號”：針對預(yù)訂客人可設(shè)置相應(yīng)的預(yù)訂方式及手工預(yù)訂單號?！?.定價”：系統(tǒng)自動彈出所選房類的門市價。“房價方案”：該選擇項在公關(guān)銷售系統(tǒng)中定義,具體含義及操作方法見公關(guān)銷售系統(tǒng)的相關(guān)說明。“房價”：兩個輸入框主要針對于兩種不同的房價折扣方法。A實價優(yōu)惠：如給一客人300元間，在第一個輸入框內(nèi)輸入300元；B

11、百分比優(yōu)惠：如為8折，在第二個輸入框內(nèi)輸入0.2，即優(yōu)惠20%，系統(tǒng)會自動顯示8折后的房價；若該主單為協(xié)議單位客人并已選擇相應(yīng)的單位號時，系統(tǒng)將自動顯示該單位可享受相應(yīng)房類的協(xié)議價。“優(yōu)惠理由”：客人享受房價優(yōu)惠的理由。如有優(yōu)惠，則此項必須輸入，且不可以超過該理由的最高權(quán)限額度?！敖Y(jié)算”：也即預(yù)訂結(jié)算類別，一般由預(yù)訂人員輸入，作為一個結(jié)算參考，有別于附加信息中的付款方式?！綜區(qū)】：顯示該主單的付款、消費、余額信息，以及建立與當前修改該主單的操作員信息。2.附加信息：可記錄客人的另名、民族、職業(yè)、事由等以及專門針對境外客人的簽證日期、有效期、簽證機關(guān)、入境時間、地點等公安境外管理需要的其它信息，

12、還有主單的類別、付款方式、訂房人等附加信息。下面介紹其中的幾個項目：圖（1-3）散客工作窗口之附加信息“類別”：主要反映客人用房的性質(zhì)，用于統(tǒng)計“住客類別表”?？蛇x擇項為：獨占房：一般的散客用房方式，一個房間對應(yīng)于一個客房帳號；共享房：即拼房，也即按床賣房，每個房間可對應(yīng)多個客房帳號，同一房間的不同散客或成員間帳務(wù)需要獨立核算時應(yīng)選擇該項；長包房：常租房或長期包房時應(yīng)選此項，系統(tǒng)將提供相應(yīng)報表可備查詢與審核，在房態(tài)表中長包房的代號為”L”；自用占房：賓館內(nèi)部用房可將類別設(shè)為該項，在房態(tài)表中代號為”Z”。“結(jié)算方式”：客人的付款方式代碼，如現(xiàn)金、支票、各類信用卡等?！跋揞~”：記帳的額度，在輸入付

13、款方式后會自動顯示，也可根據(jù)實際情況進行修改。用于定義該帳單催款的最大限額（打印催帳單時使用）?！凹哟病保喝糁鲉斡屑哟?，則必須選中該復(fù)選框，框內(nèi)符號出現(xiàn)后，才能輸入加床的價格。3.其它信息：散客工作窗口中還可查詢客人的日志、帳務(wù)信息、協(xié)議單位簽單情況等其它信息。日志：系統(tǒng)提供了完備的日志記錄可供查詢，以便管理員對該主單的操作過程進行跟蹤。帳務(wù)信息：按Ctrl_T可顯示該客帳的所有帳務(wù)信息，如圖（1-4）所示。協(xié)議單位簽單情況：若該客帳為協(xié)議單位住房，則系統(tǒng)還提供實時查詢其簽單情況功能。圖（1-4）客人帳務(wù)信息（二）、散客王小二預(yù)定實例 具體操作步驟：(1) 執(zhí)行散客 新建散客預(yù)訂；(2) 在如

14、圖（1-5）的散客工作窗口中，輸入客人姓名王小二，回車，系統(tǒng)自動產(chǎn)生一個別名。值得注意的是，如果此客人是本酒店的歷史客人，回車的同時系統(tǒng)自動調(diào)出王小二的歷史檔案主單，如圖2-6所示。在確定當前客人就是歷史客人時，雙擊圖2-6中的藍色部分，系統(tǒng)將自動把歷史檔案中的有關(guān)信息錄入到散客工作窗口，同時歷史檔案主單自動消失。如果王小二不是酒店的歷史客人，則在A區(qū)手工輸入有關(guān)信息。圖2-5散客工作窗口雙擊此處圖2-6王小二的歷史檔案主單（3）在散客工作窗口B區(qū)輸入預(yù)定的房間類型（可用F1幫助），或者直接輸入房號。（4）保存主單信息，此時系統(tǒng)自動生成一個主單帳號。鼠標左鍵單擊散客工作窗口保存圖標；或者單擊主

15、單 保存（S），即可。散客預(yù)訂在散客工作窗口中完成，應(yīng)根據(jù)實際情況盡可能完整地輸入預(yù)訂信息，特別注意對來源、類別等信息也應(yīng)正確輸入，從而保證銷售報表的準確性。預(yù)訂狀態(tài)下房間號可為空。針對預(yù)訂的欄目主要有：“預(yù)訂方式”、“預(yù)訂單號”、“結(jié)算”、“訂房人”、“電話”等。本系統(tǒng)提供了多方式，進入散客工作窗口進行散客的預(yù)訂。除了上面介紹的這種最常用的方法之外，還有以下幾種方法:方法二：直接從房態(tài)表上進行操作，把鼠標指向某一房間，然后單擊鼠標右鍵，在下拉菜單中選中“散客預(yù)訂”功能；方法三：在散客工作窗口的工具欄中選擇“新建預(yù)訂”按鈕；方法四：當前客人檔案界面中在狀態(tài)為“R”的情況下選擇“新建”。操作時可

16、靈活選擇最方便快捷的方式進行預(yù)訂。（三）、客人預(yù)訂后還可能進行以下操作：1修改預(yù)訂信息如發(fā)現(xiàn)以前輸入的預(yù)訂單有誤或預(yù)訂信息需要調(diào)整，可通過如下方式修改，具體操作步驟如下：（1）預(yù)定接待系統(tǒng)界面-按F2，或者左鍵單擊工具欄上的當前住客檔案圖標，進入如圖2-7界面；（2）單擊A區(qū)選擇欄I，出現(xiàn)下拉菜單，選擇R；（3）如果用姓名來查詢，則在查詢條件中，單擊2.姓名，系統(tǒng)彈出如圖2-8所示的提示框，輸入姓名，-=對相應(yīng)項目進行修改，注意修改完畢后一定要存盤。在此還可單擊日志按鈕查看該客人的操作日志：若操作員執(zhí)行修改功能對該主單的重要信息作過某些修改，系統(tǒng)將自動作必要的日志記錄工作，以備今后跟蹤該客人的

17、操作過程，明確操作員的責(zé)任。A區(qū)選擇欄查詢條件圖2-7當前住客檔案2刪除預(yù)訂信息 賓館可能因客人要求、客房緊張、或者操作失誤等情況，需要刪除客人的預(yù)訂單，本系統(tǒng)提供以下幾個功能：（1）批量刪除預(yù)訂單：做散客中的刪除超時預(yù)訂功能。它可以批量地刪除所有滿足條件的預(yù)訂單，即把客人的有效預(yù)訂狀態(tài)改為（未到客人）。系統(tǒng)不刪除預(yù)訂狀態(tài)為或者已交訂金的預(yù)訂客人。該功能必須在每天晚上六點之后才可以操作，一般在房間比較緊張時才需使用。（2）單個刪除預(yù)訂客人：通過散客信息查詢查找到需刪除的預(yù)訂單并進行散客工作窗口后，執(zhí)行工具欄中的刪除功能即可。也可執(zhí)行主菜單中的”刪除賓客帳號”功能來完成。該功能也同樣只能刪除平衡

18、數(shù)為零（沒有交過預(yù)訂金）的預(yù)訂客人。若客人已交過預(yù)訂金，則應(yīng)到收銀處退還訂金并結(jié)帳。（3）在夜間稽核時，系統(tǒng)自動把所有到達日期小于或等于今天的預(yù)訂客人變?yōu)椤拔吹娇腿恕保ǜ臓顟B(tài)為“”）。3預(yù)訂確認如一個客人已預(yù)交了訂金，或飯店內(nèi)部人員對該客人進行擔保，就必須把該預(yù)訂客人的狀態(tài)改為確認狀態(tài)“C”，以免因客房緊張、或者操作失誤等原因，被飯店批量刪除。具體方法是找到該預(yù)訂主單后，選擇”狀態(tài)”下的“確認”功能來進行預(yù)訂確認。注意：預(yù)訂經(jīng)確認后，若無任何帳務(wù)信息，則用單個刪除預(yù)訂客人方法照樣能取消。4預(yù)訂客人轉(zhuǎn)館如果一客人已經(jīng)預(yù)訂，但由于客人要求或者飯店方面沒有空余的房間來分配，而介紹他去另一飯店，則可選

19、擇”狀態(tài)”下的“轉(zhuǎn)館”功能來處理，即把客人的有效預(yù)訂狀態(tài)改為“”。您最好先在“備注”處記錄下他新去的飯店名稱。這樣，如果他人要查詢該客人的信息，飯店就可告知他的新地址。飯店方以后在有房間的情況下也可把他接回。注意：如果該客人已交預(yù)訂金，則須先到收銀處退還訂金后才能轉(zhuǎn)館。 5預(yù)訂恢復(fù)系統(tǒng)可以把已取消、已轉(zhuǎn)館的無效預(yù)訂主單恢復(fù)為正常預(yù)訂狀態(tài)R，以達到避免重復(fù)輸預(yù)訂單的目的。方法是找到無效預(yù)訂主單后，選擇”狀態(tài)”下的“恢復(fù)”功能并確認即可。二散客登記實際操作過程中，散客的入住方式多種多樣，有直接登記、先預(yù)訂后登記、回頭客入住等。下面對其進行歸類并逐一介紹：（一）、散客直接登記 與預(yù)訂一樣，系統(tǒng)也有多

20、個切入口可以進入散客工作窗口進行散客直接登記。其中主要有以下幾種方法:(1)執(zhí)行散客 散客直接登記，或直接單擊工具欄中的散客登記按鈕；(2)直接從房態(tài)表上進行操作，把鼠標指向某一房間，然后單擊鼠標右鍵，在下拉菜單中選中“散客登記”功能；(3)在散客工作窗口的第二行工具欄中選擇“新建登記”按鈕；(4)當前客人檔案界面中在狀態(tài)為“I”的情況下選擇“新建”。操作時可靈活選擇最方便快捷的方式進行登記。選擇散客登記后系統(tǒng)將進入散客工作窗口界面(如圖2-1)，應(yīng)根據(jù)實際情況盡可能完整地輸入客人及主單信息。當然在實際操作中也可先只輸入房號即可存盤（Ctrl+S），以達到快速入住的目的，事后再及時將客人信息補

21、充完整。若該主單有多位客人入住，則可通過工具欄中的“增加新客人”、 “刪除客人”、 “另存為一新客人”等按鈕進行編輯。（二）、已預(yù)訂客人的入住登記 用后面提到的散客信息查詢方法找到該預(yù)訂散客并進入散客工作窗口后，執(zhí)行菜單”狀態(tài)”下的“入住”或直接按快捷鍵Ctrl_R即可。如客人先于預(yù)訂日期提前到達（如他已經(jīng)預(yù)分房而該房間現(xiàn)剛好正有人住或已被他人預(yù)訂，登記將失敗。此時可修改他的房號后再重新登記）。若預(yù)訂時沒有分房，系統(tǒng)將先給客人分房。若分房成功，此時主單狀態(tài)將從R狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)镮狀態(tài)。若分房不成功（中途撤消操作），系統(tǒng)仍然保留原來的預(yù)訂狀態(tài)。（三）、一批客人的快速入住登記 同時有幾個房間的客人要入住

22、登記，按原登記順序按部就班地登記可能會讓客人久等。你可以在填完一張主單，對一些信息做必要修改(如房號、房價等)，經(jīng)存盤后，執(zhí)行“另存（主單）”功能來達到快速登記的目的。你可重復(fù)以上步驟來對多個客人進行快速登記。最后在空余時間，再按房號查詢依次找到剛才的登記單，把客人的詳細信息再補充進去。（四）、當日或以前日結(jié)帳退房客人的入住登記 因飛機、火車等其它原因而重新返回飯店的客人，首先找到原登記單，對信息做必要的修改，如入住時間、房號等，再執(zhí)行菜單”狀態(tài)”下的“入住”或直接按快捷鍵Ctrl_R即可。（五）、回頭客的入住登記 在登記輸入姓名或證件時，系統(tǒng)將自動將其信息與歷史檔案中的有關(guān)信息相匹配，若有相

23、同的歷史信息，則將自動彈出其歷史檔案，確認是否為同一客人后該客人的信息會自動顯示。（六）自用房及長包房的登記 賓館內(nèi)部的用房，以及以寫字間方式長期出租的客房登記，即本模塊的自用房和長包房，它的登記其它過程與普通散客一致，只是在主單“類別”欄中填入相應(yīng)的代碼加以標識。（七）有特殊要求的客人登記 如有些客人要求保密以防其它人查詢，可以在客人登記主單時，在特要碼一欄內(nèi)填入相應(yīng)的代碼。則在查詢該客人信息時，客人信息的標志一欄中對應(yīng)的標志燈會變亮。（八）散客自動續(xù)住 為了使房類清單和可用房表的所有數(shù)據(jù)準確，就必須做好電腦續(xù)住工作。對不是續(xù)住一天的散客，可通過修改散客信息中的“離日”而續(xù)住。也可在實時排房

24、表中按右鍵選“續(xù)住”功能來實現(xiàn)。 對續(xù)住一天的散客，可用散客中的到期散客續(xù)住功能批量地得到續(xù)住。為了保證操作員有充足的時間要客人補交押金以及其他輔助工作，該功能一般最好在晚上八點之后才做。它把所有預(yù)離日期小于等于今天的在住散客的離開日期改為明天（對長包房自動續(xù)住一個月）。如果某個客人的房間在今天或者明天已被預(yù)訂，他的自動續(xù)住將失效。此時操作員須逐個地給該客人或該房間的預(yù)訂客人換房后才能再續(xù)住。（九）怎樣實現(xiàn)散客拼房 拼房也稱共享房，就是指一個房間有多個客人，但他們的帳分開處理(各付各的帳)，也可稱按床賣房(或不包房)。關(guān)鍵在于輸?shù)怯泦螘r，其類別需選擇共享房，這樣就可以再為該房間登記另一張主單，

25、即實現(xiàn)拼房。（十）換房換房就是修改他的房間號碼，在本系統(tǒng)中有兩種方法進行換房操作：A 按F2鍵或通過排房表進入客入信息查詢窗口，找到客人主單信息后，修改他的房號。B 在排房表中選擇該房號按右鍵，選擇“換房”功能直接操作。換房以后，還需輸入換房的理由碼（有幫助窗口），原房間的狀態(tài)相應(yīng)地改為贓房。用查看主單日志功能可反映出該換房過程。（十一）刪除登記客人主菜單中的散客 刪除賓客帳號功能支持對2小時內(nèi)入住且尚未有任何帳務(wù)信息的主單的刪除操作。三、散客信息查詢 系統(tǒng)同樣提供了多個界面進行散客查詢操作。其中主要有“當前賓客信息列表”與“帳號查詢”兩種。（一）、前賓客信息列表：執(zhí)行散客 當前賓客檔案，或直

26、接單擊工具欄中的“散客與成員”按鈕，或直接按“F2”鍵，即可進入“當前賓客信息列表”界面，如圖（2-8）。圖（2-8）當前賓客信息列表上圖中列出了滿足條件客人的帳號、房類、房號、姓名、到日、離日、房價、結(jié)算以及各指示燈等情況。其中標志一欄有6盞標志燈，它們分別表示不同的含義。把鼠標指向某一標志燈， 它會自動顯示相應(yīng)的含義。如單擊留言、聯(lián)房、去向則可執(zhí)行相應(yīng)的操作。各指示燈的含義可參照下圖（1-7）中的指示燈說明。在上圖界面中主要可有以下幾種查詢方法：(1) 選擇屏幕第三行中的某一項，可查詢到某一類散客；(2) 右上角的下拉式菜單中可分別選擇預(yù)訂、入住、結(jié)帳等狀態(tài)的散客；(3) 通過屏幕右列的單

27、個條件選擇查詢。(4) 點擊屏幕右下角“Z.組合”按鈕，可進入如圖（2-9）通用條件生成器進行組合查詢。組合查詢方法提供了一種強有力的查詢手段。首先，輸入邏輯關(guān)系（選定查詢的列號，邏輯關(guān)系條件可由與*、或+、非-及括號組成），確認后選擇“0.邏輯關(guān)系確認”，再輸入數(shù)學(xué)關(guān)系及比較值。數(shù)學(xué)關(guān)系可用=（準確等于），=，>=,<=,>,<,<>(不等于)，Like等。比較值中的大部分字符信息可以通過按F1鍵來輸入。確認后按“0.數(shù)學(xué)關(guān)系確認”來開始尋找您指定條件的客人了。也可按“R.重輸邏輯關(guān)系”來修改原來的條件，按“H.列名切換”在中英文列名之間轉(zhuǎn)換。圖（2-9）

28、 通用條件生成器說明： 單擊表頭的某一項，檔案會自動按該項的升序或降序排列。 在房號一欄中，如房號為紅色顯示，則表示該客人為回頭客。 上圖界面下按“F9”，可實時打印選中的檔案列表。（二）、帳號查詢在散客工作窗口的工具欄中選擇“打開另一主單”按鈕后，屏幕將彈出如圖（2-10）帳號查詢窗口：圖（2-10）帳號查詢這種查詢方法在本系統(tǒng)的各個模塊中多次得到應(yīng)用。上圖中可以選擇相應(yīng)的主單類別與主單狀態(tài)，也可在白色欄中輸入房號、帳號、姓名、單位等信息。該界面還支持模糊匹配功能。模糊查詢提供了一個強有力的查詢方法。如輸入姓名，則只要姓名（包括另名）中包含輸入的字符即算滿足條件。如輸入條件“王兵”，則包含“

29、王兵”兩字的（王兵、王小兵、李王二兵等）所有客人均能找到。如上圖狀態(tài)下直接按回車，則系統(tǒng)將列出所有在住的房間帳，如圖（2-11）房間帳主單及客人一覽表：圖（2-11）房間帳主單及客人一覽表上圖的主體部分顯示了滿足查詢條件的主單及客人的主要信息。屏幕下方則對各指示燈的含義進行說明。最底欄還可對應(yīng)表頭的相應(yīng)項目輸入單個或組合條件。找到相應(yīng)散客并雙擊后即進入散客工作窗口，可查詢或修改該客人的更詳細的信息。四散客的其它操作針對客人及其主單，系統(tǒng)還提供了留言、聯(lián)房、登記單與房卡的打印等功能。（一）、賓客留言 具體包括留言、記事、備注、去向等四類內(nèi)容。留言一般用于記錄給客人的留言。記事一般用于輸入飯店為客

30、人服務(wù)的記事，如幾點接機、幾點送餐等。備注用于記錄飯店對該客人的備注信息，一般情況下該信息不讓客人知曉。去向用于記錄該客人的去向，便于他的親朋好友尋找。這些內(nèi)容一但輸入，就可在客人查詢屏幕上以標記等的形式來體現(xiàn)。由于這些內(nèi)容的操作方法基本類似，以下將以留言為例作簡單的介紹。通過點擊主屏幕工具欄的賓客留言或散客工作窗口中的工具欄中的留言，也可以直接在實時房態(tài)表_2中選擇相應(yīng)房間，再通過選中右鍵彈出的賓客留言，進入客人留言備注記事服務(wù)界面，如圖（2-12）：圖（2-12）客人留言備注記事服務(wù)若該主單有多位客人，則需指定其中的某一客人；如果已經(jīng)把該留言轉(zhuǎn)告給客人，請在留言上按“T.傳達”鍵。這樣留言

31、的內(nèi)容就不能再修改了，同時對傳達的時間進行記錄。一旦留言成功，在查詢客人信息欄中，標志中的留言燈會點亮，直接雙擊留言燈可查看相應(yīng)的留言內(nèi)容。且在散客工作窗口中其頭像與姓名會變紅色。若某一客人有留言，則在前臺收銀系統(tǒng)進入結(jié)帳帳務(wù)時將自動彈出備查。（二）、 聯(lián)房設(shè)置聯(lián)房設(shè)置主要針對幾個房間為同一批客人，其帳務(wù)信息有一定聯(lián)系的情況。一旦設(shè)置就可以讓我們了解更多的信息，方便收銀員在最后結(jié)帳時的一起結(jié)帳，以及方便查找客人。通過點擊主屏幕工具欄或散客工作窗口中的工具欄中的聯(lián)房設(shè)置，也可以直接在實時房態(tài)表_2中選擇相應(yīng)房間，再通過選中右鍵彈出的設(shè)置聯(lián)房，進入聯(lián)房設(shè)置界面，如圖（2-13）：圖（2-13） 聯(lián)

32、房設(shè)置系統(tǒng)支持多個房間的聯(lián)房設(shè)置。一旦聯(lián)房成功，在查詢客人信息時，其聯(lián)房燈會變亮，直接雙擊聯(lián)房燈可以查看聯(lián)房情況。（三）、設(shè)置允許記帳費用允許記帳決定了客人在住期間可否在其它收銀點簽單，但它不能控制電話費的記帳。如圖（2-14）的界面中可實現(xiàn)對全部或者部分營業(yè)點是否允許客人記帳的設(shè)置。若禁止記帳，則標志燈為紅燈；若允許部分營業(yè)點記帳，則標志燈會轉(zhuǎn)成黃燈；若所有營業(yè)點均允許記帳，則標志燈為綠燈。圖（2-14）設(shè)置允許記帳費用（四）、打印登記單或房卡高星級酒店在實際應(yīng)用中還可能需要打印賓客登記單或房卡。特別是回頭客或有檔案客人的入住，可從系統(tǒng)中調(diào)出其檔案并以登記單形式打印出來，客人只需簽名即可完成

33、入住。登記單或房卡格式可根據(jù)酒店實際需要進行設(shè)置。具體的操作方法為選擇散客工作窗口的工具欄中的相關(guān)按鈕即可。（五）、其它相關(guān)接口的操作系統(tǒng)還提供了一系列接口，可與程控交換機、門鎖、VOD等酒店設(shè)備進行連接，實現(xiàn)在登記界面中完成如電話等級開關(guān)、門卡設(shè)置、VOD開關(guān)等功能，以提高入住速度。其前提是購買了相應(yīng)的接口模塊且各設(shè)備廠家能提供相應(yīng)的接口參數(shù)。具體的操作方法也是選擇散客工作窗口的工具欄中的相關(guān)按鈕即可。第二節(jié) 團隊操作團隊操作是預(yù)訂接待系統(tǒng)中除散客操作外的另一大功能，其設(shè)計宗旨是盡可能方便、快捷、完整地記錄團隊及其成員的各種信息。團體子菜單的情況，如圖2-15所示。圖2-15團體的子菜單一個

34、完整的團隊信息包含了兩類帳：團體主單帳與各成員主單帳。團體主單記錄了整個團隊的總體信息，而成員主單則對應(yīng)于各成員的具體信息。成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。但因同一團隊的各成員間又有很多共性，為了更快捷地操作，系統(tǒng)為成員信息設(shè)計了批量信息輸入等界面。一、新建團體&會議預(yù)定（一）、團體主單工作窗口介紹與散客一樣，系統(tǒng)提供了團體主單工作窗口(如圖2-16)來完成團隊的各項操作，對應(yīng)于屏幕第二行工具欄中的各快捷按鈕，系統(tǒng)提供了團隊預(yù)訂、登記、修改以及成員信息輸入、批量修改等功能。下面就該窗口內(nèi)容進行詳細介紹。圖（2-16）團體主單工作窗口如上圖所示，一個

35、完整的團體信息主要應(yīng)包含這幾個部分：主要信息、附加信息、預(yù)留房信息、團體成員信息、團體付費及記帳情況、會議室預(yù)留信息等。1.主要信息：記錄了團名、國籍、到日、離日、人數(shù)、房價、來源、類別、是否允許記帳等基本信息。其中：“人數(shù)”：團體成員的人數(shù)（不包括陪同或?qū)в蔚娜藬?shù)）。根據(jù)排房情況，該值會自動調(diào)整。該值僅供參考?！胺繑?shù)”：團隊的總房間數(shù)。根據(jù)排房情況，該值會自動調(diào)整。該值僅供參考?！胺績r”：是指團體中各種房類中最高的價格，系統(tǒng)設(shè)計了專門的”房價定義”功能，此處的房價將自動根據(jù)房價定義情況進行調(diào)整。此值僅供參考?！按枴保捍颂幙奢斎朐搱F在實際操作中的編號?！皝碓础保焊鶕?jù)酒店銷售統(tǒng)計需要可事先對團

36、隊來源進行設(shè)定?！邦悇e”：有會議團、旅行團、散客團等。對應(yīng)于團隊查找中的各類。類別不同，在以后操作的過程中也會有所區(qū)別?！皢挝惶枴保喝舢斍皥F為協(xié)議單位消費，則可在此選擇其單位號。選擇正確的單位號后，屏幕將自動彈出單位名稱及相應(yīng)的協(xié)議號。是否允許記帳：可從界面中的指示燈看出，紅色禁止記帳，灰色部分允許記帳，綠色全部允許記帳。2.附加信息：記錄了團隊的預(yù)訂人、電話、預(yù)訂方式、預(yù)訂號、來地、去地、抵離班次、掛帳帳號等其它信息。其中“房標”指該團體的1位數(shù)編碼(如A)，這樣在實時房態(tài)表_1中就能直接看到這團體成員的房間標記。缺省值為G。3.預(yù)留房信息圖（3-1）的左下方為團體的預(yù)留房信息，反映了團體各

37、種房類的預(yù)留數(shù)、房價、排房情況等信息。無論是預(yù)訂團體，還是直接登記的團體都須包括此信息，即成員分房以前都須先作預(yù)留房功能保留相應(yīng)數(shù)目的房數(shù)。點擊“明細”項，則可看到預(yù)期住店各日預(yù)留數(shù)與排房數(shù)等信息。 房間預(yù)留操作可通過圖（2-1）中下部所示的“預(yù)留”、“房價”、“排房”、“預(yù)留房調(diào)整”等功能鍵來完成：(1) 預(yù)留房操作：點擊功能鍵“預(yù)留”或選擇Alt_U或F6鍵,可進入圖（2-17）所示窗口完成預(yù)留房操作：圖（2-17）團體預(yù)留房操作上圖中可以看出，預(yù)留房操作窗口中的模式為增加和覆蓋兩種方式。 增加方式：每次進入預(yù)留房窗口的默認方式，當你早先已預(yù)留過某種的房數(shù)后，想要在原先的基礎(chǔ)上再增加此房類

38、的房數(shù)，進入預(yù)留房操作窗口時，請選擇此模式，在房數(shù)中輸入要增加的房間數(shù)目。 覆蓋方式：一般在要減少原先的預(yù)留房數(shù)時使用，例如：原先預(yù)留的商務(wù)套間6間，現(xiàn)在只需要4間，那么進入預(yù)留房操作窗口，在房數(shù)中輸入4間，模式選擇覆蓋方式即可。(2)房價定義：決定該團體各種預(yù)留房類的價格。考慮到相同的房類也可能收不同的房價，例如導(dǎo)游的房價就可能比團體成員的房價要低，這時可修改相應(yīng)房間的成員信息的實際房價。團體免房、成員加床等例外情況也都在相應(yīng)的成員房間信息里修改。因此在具體分房前不能處理。點擊功能鍵”房價”或選擇Alt_U、Ctrl_J,可進入圖（2-18）窗口完成房價定義操作：圖（2-18）團體房價定義(

39、3)排房操作：點擊功能鍵”排房”或選擇Alt_P或F7鍵,可進入圖（2-19）窗口進行快速排房操作：圖（2-19）團體快速排房系統(tǒng)提供了兩種分房決策：a.直接分房：主要的排房方法。選擇相應(yīng)的房類、客房后進行自動排房。其步驟與相關(guān)說明如下：第一步：選擇排房的日期范圍。缺省值為主要信息中的團隊抵離日期。第二步：選擇相關(guān)房類。上圖的房類框中紅色顯示的房類指已預(yù)留的房類。雙擊相應(yīng)的房類后，在屏幕左下方的客房列表中將列出該房類的滿足房間列表要求的所有客房。通過房間列表要求以及”起始房號”或”房號前綴”的定義可對客房列表的內(nèi)容進行調(diào)整。每個成員主單生成的客人數(shù)可在該房類的人數(shù)處定義。第三步：選擇客房。雙擊

40、可選中該客房，按住Shift鍵再雙擊可選中一批房間。第四步：執(zhí)行”自動排房”。系統(tǒng)將自動生成相應(yīng)數(shù)量的客房主單及客人信息，分別列于成員列表中。第五步：若發(fā)現(xiàn)單個排房有誤，可用鼠標拖動正確的房間至錯誤的房號處即可完成換房。若發(fā)現(xiàn)一批房間出錯，可通過雙擊選中各成員，再選擇”取消排房”功能。該功能只能取消房間號，各成員的帳號、房類、姓名等其它信息都將保留。若需真正刪除成員帳，則只能進入”成員”處理功能來完成，具體操作方法見后面說明。重復(fù)第一至五步可以完成多房類、多時段的成員排房。b.填充帳號：一種輔助的排房方法，是對直接分房操作的一種補充。針對被”取消排房”后的成員帳，可用鼠標拖動房間(屏幕會出現(xiàn)“

41、!”圖標)至相應(yīng)的成員帳處即可完成排房。在實際操作中，由于情況多種多樣，所以我們通常結(jié)合以上2種分房策略來快速、準確地為團隊排房。(4)預(yù)留房調(diào)整：通過排房等操作可能引起房間預(yù)留數(shù)與分配數(shù)不等的情況，可通過以下幾種方法進行調(diào)整： 方法一：選擇“預(yù)留”功能，在圖(2-17)中，選擇增量方式或覆蓋方式調(diào)整預(yù)留房數(shù)。 方法二：通過”預(yù)留房調(diào)整”功能來進行快速調(diào)整。選擇F8功能鍵,屏幕將出現(xiàn)圖（2-20）窗口提示確認。圖（2-20） 預(yù)留房調(diào)整4.成員信息包括預(yù)訂成員和登記成員的信息。團體成員的許多信息，例如到日、離日、國籍、特殊要求、到達信息、離開信息等，一般情況下和團體主單一致，系統(tǒng)將在排房時直接

42、取用主單的信息而不必再輸入。當然，操作員也可修改這些信息，例如當團體成員的到日或離日與團體主單不一致時，就得修改該團成員的到日或離日。以后指的團體成員均包括導(dǎo)游或陪同成員信息的輸入主要通過三個功能來實現(xiàn)：快速排房、成員批量處理和賓客信息編輯。圖（2-1）的右邊框中列出了團隊各成員的簡單信息。成員的原始信息在快速排房時即自動生成。雙擊某一成員可進入團隊成員工作窗口進行查詢可修改操作。團隊成員工作窗口與散客工作窗口基本一致，其操作方法請參照散客工作窗口的說明。”成員批量修改”與”賓客信息編輯”兩個窗口提供了快速錄入或修改成員信息的功能。(1) 成員批量修改：選擇菜單或工具欄中的”成員批量修改”或直

43、接按F3或在團體快速排房中選擇”成員處理”，都將進入圖（2-6）所示成員批量處理窗口。該功能還可直接從主菜單的”團體”下的”成員批量修改”直接進入。圖（2-6） 成員批量處理上圖的上面部分顯示了該團的部分主要信息。中間的主體部分列出了各成員帳的主要信息。下面部分列出了可批量處理的各個項目，結(jié)合屏幕右邊的各功能鍵可完成對成員的批量信息修改以及刪除、取消、恢復(fù)。入住等操作。批量信息修改步驟：第一步：選擇可批量修改的成員帳，單擊可選中某一成員帳，按Shift后單擊可選中一批連續(xù)的成員帳，按Ctrl后單擊則可逐個選中各個成員帳，還可結(jié)合”全選”、”反選”功能來選擇。第二步：在屏幕下部選擇輸入修改后的各

44、項內(nèi)容。第三步：選擇功能鍵中的”執(zhí)行”，則被選中的成員帳的相應(yīng)內(nèi)容已被修改。刪除、取消、恢復(fù)、入住等操作方法為參照上面第一步的方法選擇成員帳，再選擇相應(yīng)的功能鍵即可。(2) 賓客信息編輯：選擇菜單或工具欄中的”賓客信息編輯”或直接按F9或在團體快速排房中選擇”信息錄入”，都將進入圖（2-22）所示成員批量處理窗口。該功能還可直接從主菜單的”團體”下的”賓客信息編輯”直接進入。圖（2-22）賓客信息編輯上圖的主體部分為各成員帳的主要信息。上半部分為可批量錄入的各項。屏幕右邊為功能鍵區(qū)。缺省情況下，屏幕將列出所有成員帳，通過”全清”和”刪除”可篩選本次批量修改的成員帳。批量錄入操作方法：在批量錄入

45、區(qū)輸入相應(yīng)值后再選擇”賦值”功能，再進行”存盤”。也可單擊成員帳中的各項進行逐項修改。5.團體付費及記帳團體付款設(shè)置可靈活定義團體應(yīng)為其成員支付哪些款項，是自動轉(zhuǎn)帳的一種。選擇主菜單”其它”下的”付費”一項，屏幕如圖（2-23）。圖（2-23）定義團體付費上圖中列出了所有的費用項目可供選擇，因此付費定義可細化到每一個營業(yè)項目。例如，可定義國內(nèi)電話由團體主單支付，而國際電話則由成員自己承擔。 一般團體成員的房費由團隊支付。若事先未定義房費的團體付費，則其房費將滾到各成員帳上。事后發(fā)現(xiàn)付費定義有誤，則只有到各成員帳逐個將其相應(yīng)費用手工轉(zhuǎn)帳至團體主單。團體記帳設(shè)置的界面和含義均與散客記帳設(shè)置一致，即

46、可定義該團體主單在各個營業(yè)點是否允許簽單，這里不再細說。6會議室預(yù)留與會議備要系統(tǒng)為會議團專門設(shè)計了會議室預(yù)留與會議備要記錄兩個輔助功能。選擇菜單”會議與備要”下或工具欄中的”會議室預(yù)留”項，屏幕將彈出如圖（2-24）窗口：圖（2-24）會議室預(yù)留上圖中，通過”新增”功能，再輸入相關(guān)信息后”存盤”等步驟，可定義多時段、多個會議室的預(yù)留。若在狀態(tài)處選擇”取消”并”存盤”，則可將某一條會議預(yù)留信息取消。通過”日志”，可查詢該團的會議預(yù)留的整個過程。在系統(tǒng)的主菜單中，還提供了查詢所有會議室預(yù)留情況的動態(tài)窗口。選擇主菜單的”輔助”欄下的”會議室預(yù)留情況”，屏幕如圖（2-25）所示：圖（2-25）會議室

47、預(yù)留狀態(tài)如圖（2-26）”團體會議詳細資料備要”窗口主要用來記錄該團對會議室的要求、服務(wù)注意事項等情況。一旦輸入了備要，則在每次進入該團主單時屏幕將自動彈出備要窗口。圖（2-26）團體會議詳細資料備要7其它信息團體主單工作窗口中還可進行留言、帳務(wù)信息查詢、協(xié)議簽單查詢等操作，這里不再一一細述。二團體預(yù)定實例下面我們以一個簡單的實例來按步介紹預(yù)訂的標準流程。例：西軟公司第四屆用戶大會，預(yù)訂到達日期為2001-6-23，離天日期為2001-6-26，人數(shù)為62人，預(yù)訂標準房30間，房價260.00，湖景雙人房1間作為會務(wù)房，房價為300.00，會議簽單人：王小姐、朱小姐，團隊為成員付房費，團體主單

48、各營業(yè)點均可掛前臺帳，結(jié)算方式為記帳。第一步：輸入團體主要信息選擇主菜單“團體”中的“新建團體預(yù)訂”，如圖(2-16)所示界面中，輸入團名、國籍、到日、離日、協(xié)議單位號、結(jié)算、允許房帳情況等基本信息。第二步：輸入團體附加信息選擇切換到附加信息輸入界面，輸入預(yù)認人、預(yù)訂方式、掛帳帳號等信息。第三步：房間預(yù)留選擇F6進入圖（2-17）界面，先輸入預(yù)留標準房30間，再增加預(yù)留湖景雙人房1間。第四步：房價定義選擇Alt_R，在圖（2-18）界面中先后定義標準房房價260.00，湖景雙人房房價300.00。第五步：排房操作選擇F7進入圖（2-19），先在房類中將標準房人數(shù)改為2后雙擊該項后，房間列表中列

49、出了38間標準房待選，用雙擊與Shift鍵結(jié)合選中其中的30間，再選擇”自動排房”，系統(tǒng)自動生成了30個主單60位成員。先將房類湖景雙人房人數(shù)改為2并雙擊該項，在房間列表中雙擊選中1108房，再選擇”自動排房”，系統(tǒng)自動生成1個主單2位成員。若出現(xiàn)操作錯誤，可結(jié)合”取消排房”、”填充帳號”模式以及預(yù)留房調(diào)等功能進行調(diào)整。第六步：成員批量處理選擇F3進入圖（2-20）界面，對需修改或調(diào)整的成員信息進行批量調(diào)整。第七步：賓客信息編輯選擇F9進入圖（2-21）界面，對相應(yīng)房間的相應(yīng)信息進行修改編輯，如將1108房設(shè)為會務(wù)房，并將客人姓名改為王小姐與朱小姐等。第八步：團體其它設(shè)置在團體付費中定義團體為

50、其成員支付所有房費；在允許記帳設(shè)置中設(shè)置該團體主單在任何營業(yè)點的消費均可記帳。若該團為會議團，并有會議室要求，還需進行會議室預(yù)留操作，并對其會議要求等在備要中進行記錄。以上為團體預(yù)訂的完整過程，在實際操作中預(yù)訂時有很多信息如所用房間、記帳情況等都還不確定，則不一定執(zhí)行完所有步驟，可根據(jù)實際情況盡量多地輸入信息，并在得到補充信息時及時補輸，以加快入住時的操作速度。三團體登記團體登記一般有團體直接登記和預(yù)訂團體登記入住兩種情況。（一）、預(yù)定團體入住的具體操作步驟：（1）、F3進入”當前團隊列表”界面中找到該預(yù)訂團隊；（2）、若該團隊預(yù)訂信息未完全定義好，則根據(jù)上述預(yù)訂流程，將余下的步驟先完成；團體

51、主單信息可能需要修改，如： 提前到達：修改到達日期，所有該團隊的預(yù)留房會提示將自動調(diào)整。如該團隊已分房，且提前的期間內(nèi)該房有人在住或被預(yù)訂，此時須對這些房間的成員作個別修改。 推遲離開：為防止信息出錯，必須手工個別地修改晚離期間的團體預(yù)留房和成員的離開日期。（3）、選擇Ctrl_C登記功能，完成團體入住，此時團體主單的狀態(tài)由”R”改為”I”；（4）、F3進入”成員批量處理”，先選擇相應(yīng)的需入住的成員，再選擇”入住”功能；（5）、若成員信息還需修改，則F9進入”賓客信息編輯”，對相應(yīng)信息進行修改。（二）、團體直接登記標準流程：（1）、選擇主菜單“團體”中的“團體直接登記”，輸入團體主要信息與附加

52、信息；（2）、F6預(yù)留房操作；（3）、Ctrl_J房價定義；（4）、F7排房操作；（5）、F3成員批量修改，并選擇相應(yīng)的房間入??；（6）、F9進入”賓客信息編輯”修改相應(yīng)的成員信息。實際操作過程中可能遇到成員分批入住、入住后換房等各種情況，請靈活應(yīng)用前面介紹的方法并結(jié)合散客工作窗口的說明進行操作。四 團體信息查詢 系統(tǒng)同樣提供了多個界面進行團體查詢操作。其中主要有“當前團體列表”與“團體主單一覽表”兩種。（一）、當前團體列表 單擊主菜單欄團體單擊團體檔案，或直接按F3鍵，屏幕彈出與散客查詢類似的窗口圖（2-12）。圖（2-12）當前團體列表上圖中列出了滿足條件團體的帳號、狀態(tài)、團名、到日、離日

53、、人數(shù)、房數(shù)、房價、結(jié)算、預(yù)訂人等信息。此時如按F9，也可以進行打印輸出。在上圖界面中主要可有以下幾種查詢方法：(1) 選擇屏幕第三行中的某一項，可查詢到某一類團體；(2) 右上角的下拉式菜單中可分別選擇預(yù)訂、入住、結(jié)帳等狀態(tài)的團體；(3) 通過屏幕右列的單個條件選擇查詢；(4) 點擊屏幕右下角Z.組合(5) 按鈕，可進入通用條件生成器進行組合查詢。（二）、團體主單一覽表在團體主單工作窗口的工具欄中選擇打開其它團體會議主單按鈕后，屏幕將彈出如圖（2-13）團體主單一覽表：圖（2-13）團體主單一覽表上圖列出了當前檔案中的所有團體主單的簡單信息。通過在屏幕底行輸入相應(yīng)的查詢條件可快速定位到相應(yīng)的

54、團體。五特殊團體處理由于團體信息不一定非要訂房，因此可把一些特殊情況作團體處理。例如：1. 租用賓館會議室但不租客房的臨時團體。2. 長期租用會議室作辦公用房的單位或個人。3. 因客房緊張，臨時把多功能廳、酒吧、會議室等場所改成加鋪而接待人（包括團體或散客），但計為客房的營業(yè)性收入時。4. 因某些收款點電腦未配，而要輸入客人的現(xiàn)金收入時。例如樓層服務(wù)需收取客人的長話現(xiàn)金、物品賠償現(xiàn)金等，但樓層未配電腦時，可以每個樓層作為一個特殊團體，在該“團體”帳單上每天再一次性地輸費用和付款額。又如商務(wù)中心未配電腦，可以把現(xiàn)金收入記到“商務(wù)中心”這個特殊團體帳上。其他非現(xiàn)金收入可直接記到客人的帳戶上。這些賬

55、務(wù)也可通過以后講述的“賓館工作賬”來實現(xiàn)。對這樣的團體，只須輸入其團體主單信息，而讓其他各部分信息為空即可。第三節(jié) 其它功能一、散客成員轉(zhuǎn)化在實際操作中經(jīng)常會遇到團隊未到而某一成員先期到店上、或團隊已走仍有成員滯留的情況，為了方便此類操作，系統(tǒng)專門設(shè)計了”散客成員轉(zhuǎn)化功能?？蓤?zhí)行主菜單散客 散客成員轉(zhuǎn)化，如圖（3-1）。圖（3-1） 散客成員轉(zhuǎn)化（一）、賓客入團 主要用來處理先于團體主單到達的團隊成員入住問題，即客人先以散客身份入住，團體到達后轉(zhuǎn)為團體成員。賓客入團必須注意該客人的離開日期不能大于團隊的離開日期，且該客人的房類必須在團隊中已預(yù)先定義價格。一旦轉(zhuǎn)化成功，則該客人就成為團隊成員，如該團隊已定義團體主單付房費，則從轉(zhuǎn)化成功開始該客人所入住房間的房費在晚上過房費時會自動滾入團隊主單帳務(wù)。（二）、成員出團主要處理團隊成員遲于團體主單離開的滯留問題，它必須在團隊主單結(jié)帳前執(zhí)行。一旦轉(zhuǎn)化成功，就切斷了成員與團隊之間的聯(lián)系，而變成一般的散客。注意：成員出團后其房價將自動變?yōu)殚T市價。這兩者轉(zhuǎn)化都應(yīng)注意房價的問題，如有變化需手工修改；另在轉(zhuǎn)化過程中，帳號都是不改變，只改變了團隊號。二. 賓客檔案管理從某種意義上說，賓客檔案是飯店的