IA存貨核算操作手冊

1、北京英斯泰克視頻技術(shù)有限公司 操 作 手 冊 目 錄一、部門職責(zé): . 2二、部門崗位劃分: . 2三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程: . 3四、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理: . 31、存貨核算系統(tǒng)設(shè)置:. . 32、存貨核算業(yè)務(wù)日常處理:. . 53、特殊業(yè)務(wù):. . 94、月末結(jié)帳:. .11 一、部門職責(zé):庫房記賬的日常工作在 ERP 系統(tǒng)處理中主要工作有:1、 在庫存管理模塊進行日常材料出庫、銷售出庫、其他出入庫的單據(jù)錄入工作。2、 在庫存管理模塊進行日常產(chǎn)成品入庫、采購入庫、其他入庫的單據(jù)錄入工作。3、 進行日常的外協(xié)加工、備品管理、借入、借出管理工作。4、 對單據(jù)錄入的正確性進行負責(zé)。5、 進行庫存

2、管理模塊的結(jié)賬工作。財務(wù)部門:1、 核對庫存單據(jù)的正確性。2、 進行采購結(jié)算、暫估處理核算采購入庫、材料領(lǐng)用的成本。3、 進行成本核算計算半成品、產(chǎn)成品的出入庫、銷售成本。4、 進行發(fā)出商品的記賬、分期結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。5、 編制各種材料的出入庫業(yè)務(wù)憑證。6、 各庫房的登賬和期末處理工作。7、 存貨核算模塊的月底結(jié)賬工作。二、部門崗位劃分:庫管記賬:根據(jù)庫存材料日常出入庫業(yè)務(wù)在庫存管理模塊進行單據(jù)錄入。材料成本會計:對庫房傳遞過來得單據(jù), 核算產(chǎn)成品入庫單、 材料出庫、 銷售出庫等單據(jù)核 算成本, 進行登記存貨總賬、 存貨明細賬, 進行制單, 傳遞到總賬會計進行科目賬登 記。總賬會計:對材料成本會

3、計編制的材料出入庫憑證進行登賬、記賬處理。 三、系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程:1、 庫房人員在庫存管理模塊錄入各種日常出入庫單據(jù)。2、 材料成本核算會計對采購入庫單進行記賬,核算材料入庫成本;如果沒有來發(fā)票進行采 購結(jié)算的采購入庫單需要進行暫估處理,以便對材料領(lǐng)用提供比較準(zhǔn)確的成本。3、 材料成本核算會計對本月各部門材料領(lǐng)用進行單據(jù)記賬,核算當(dāng)月材料消耗成本。4、 進行原材料倉庫的期末處理、制單工作。5、 成本核算會計從成本管理模塊取數(shù)各部門當(dāng)月原材料消耗數(shù)據(jù), 和其他成本資料進行成 本計算,得出半成品的成本。6、 材料成本核算會計在存貨核算模塊進行產(chǎn)成品成本分配 ,讀取半成品倉庫的半成品加 工成本。7、

4、 材料成本核算會計在存貨核算模塊進行單據(jù)記賬(主要是半成品倉庫的半成品的入庫、 出庫成本 。8、 進行半成品倉庫的期末處理、制單工作。9、 成本核算會計從成本管理模塊重新數(shù)各部門當(dāng)月原材料消耗數(shù)據(jù), 和其他成本資料進行 成本計算,得出產(chǎn)成品的成本。10、 材料成本核算會計在存貨核算模塊進行產(chǎn)成品成本分配 ,讀取產(chǎn)成品倉庫的產(chǎn)成 品加工成本。11、 根據(jù)半成品加工層次的不同,重復(fù) 710步序12、 最終產(chǎn)品成本成本取出后, 進行產(chǎn)成品倉庫的出入庫單據(jù)進行記賬, 核算出產(chǎn)品的銷售 成本,為決策層提供準(zhǔn)確的銷售毛利數(shù)據(jù)。四、部門日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理:1、 存貨核算系統(tǒng)設(shè)置:1存貨科目設(shè)置:存貨對應(yīng)科目:

5、操作路徑:【存貨核算】 【初始設(shè)置】 【存貨科目】 注意:每類物資按照會計核算要求對應(yīng)一個會計核算科目。 對于現(xiàn)在的設(shè)定已經(jīng)如果以后是增 加大類下的具體檔案則不必進行修改增加;如果增加了一級存貨大類需要在此進行維護, 以便在制單時能自動帶出會計科目。對于委外加工物資而言在所有權(quán)上依然為公司所有, 我們把委外加工廠做為我們的庫房 管理,所以只要是調(diào)到委外加工廠的物資應(yīng)用會計科目“委外加工物資” ,以后每增加一個 委外加工廠倉庫,都需要在此進行維護,以便制單時能自動帶出會計科目。對于借出物資在管理上同委外加工廠處理,只要借出的物資全部在借出物資進行管理, 所以對應(yīng)的會計科目為借出物資。對方科目設(shè)置

6、:操作路徑:【存貨核算】 【初始設(shè)置】 【對方科目】此功能用于設(shè)置本系統(tǒng)中生成憑證所需要的存貨對方科目 (即收發(fā)類別 所對應(yīng)的會計 科目, 因此用戶在制單之前應(yīng)先在此模塊中將存貨對方科目設(shè)置正確、 完整, 否則無法 生成科目完整的憑證。 因為現(xiàn)行科目設(shè)置對于銷售出庫的情況安裝產(chǎn)品分開,所以如果增加新的商品需要進 行維護對應(yīng)科目。材料領(lǐng)用的科目設(shè)置以部門設(shè)置不同, 所以以后如果進行組織結(jié)構(gòu)變動增加新的生產(chǎn)部 門則需要維護科目。2、存貨核算業(yè)務(wù)日常處理:日常業(yè)務(wù):錄入采購入庫單金額單擊單據(jù) ,選擇入庫單據(jù)中的采購入庫單 ,進入單據(jù)列表界面。 在采購入庫單列表界面查找到要修改的采購入庫單,雙擊,進入

7、單據(jù)卡片界面。 也可以在單據(jù)卡片界面,單擊工具條上的上張 、 下張 、 首張 、 末張 按鈕,查找需修改的采購入庫單?；騿螕羰髽?biāo)右鍵,彈出右鍵菜單, 利用定位功能,將光標(biāo)定位在需要修改的采購入庫單上。單擊工具條上的修改 ,進入輸入狀態(tài),采購入庫單的金額,錄入完成后再找 下一張需錄入的采購入庫單,重復(fù)第四步,如此直至修改結(jié)束。 錄入其他入庫單金額進入其他入庫單,可輸入單據(jù)過濾條件,進入其他入庫單列表界面?？稍趩螕?jù)列表界面,查找到要修改的其他入庫單,雙擊,進入單據(jù)卡片界面。 也可以在單據(jù)卡片界面,單擊工具條上的上張 、 下張 、 首張 、 末張 按鈕,查找需修改的其他入庫單。或單擊鼠標(biāo)右鍵,彈出右

8、鍵菜單,利用定 位功能,將光標(biāo)定位在需要修改的其他入庫單上。單擊工具條上的修改 ,進入修改狀態(tài),加入單價和金額,修改完成后,單擊 保存 , 再找下一張需修改的其他入庫單, 重復(fù)第四步, 如此直至修改結(jié)束。 其他單據(jù)對于產(chǎn)成品入庫單的單價是從成本管理計算完畢后讀取的,不需要手工錄入。 對于材料出庫單、銷售出庫單、其他出庫單是存貨核算模塊根據(jù)記價方法進行 計算得出的,也不必手工錄入。調(diào)整單出入庫單據(jù)記賬后, 發(fā)現(xiàn)單據(jù)金額錯誤, 如果是錄入錯誤, 通常采用修改方式進 行調(diào)整。 但有時遇到由于暫估入庫后發(fā)生零出庫業(yè)務(wù)等原因所造成的出庫成本不準(zhǔn)確 或庫存數(shù)量為零而仍有庫存金額的情況時, 只能使用入庫調(diào)整

9、單或出庫調(diào)整單進行調(diào) 整。入庫調(diào)整單 :入庫調(diào)整單是對存貨的入庫成本進行調(diào)整的單據(jù), 它只調(diào)整存貨的 金額, 不調(diào)整存貨的數(shù)量; 它用來調(diào)整當(dāng)月的入庫金額, 并相應(yīng)調(diào)整存貨的結(jié)存 金額;可針對單據(jù)進行調(diào)整,也可針對存貨進行調(diào)整。操作流程用鼠標(biāo)單擊日常業(yè)務(wù) ,選擇調(diào)整單據(jù)中的入庫調(diào)整單 ,進入單據(jù) 卡片。 進入入庫調(diào)整單, 系統(tǒng)自動新增一張空白的入庫調(diào)整單, 顯示錄入狀 態(tài)。輸入單據(jù)頭的各項內(nèi)容, 參見 表頭欄目說明 ; 用鼠標(biāo)單擊工具條上的 增 行 按鈕或使用快捷鍵 Ctrl+I, 系統(tǒng)自動在單據(jù)體新增一條空白記錄, 輸 入單據(jù)體的各項內(nèi)容,存貨:存貨必須輸入。被調(diào)整單據(jù)號:可輸可不輸; 如果

10、用戶想針對某一單據(jù)的存貨調(diào)整金額, 應(yīng) 輸入對應(yīng)的單據(jù)號, 如果不輸入單據(jù)號, 則直接調(diào)整存貨, 即在明細賬中記 錄一筆只有金額沒有數(shù)量的記錄;如果輸入的單據(jù)號在本月單據(jù)中未找到, 則所輸?shù)谋徽{(diào)整單據(jù)號無效, 系統(tǒng)自動清空, 并按調(diào)整存貨方式記賬。 個別 計價方式核算的存貨, 不能輸入被調(diào)整單號, 即不能對入庫單的成本進行調(diào) 整。金額:必須輸入,金額可為正數(shù),也可為負數(shù);不允許為零。如入庫調(diào)整單填制完畢,發(fā)現(xiàn)有錯,可直接進行修改。如果入庫調(diào)整單中有填寫了對應(yīng)單據(jù)號的記錄,系統(tǒng)只顯示記賬按鈕, 用戶直接記賬。如果入庫調(diào)整單中沒有填寫對應(yīng)單據(jù)號的記錄,則用戶可將單據(jù)保存記賬, 也可在單據(jù)記賬處進行

11、記賬。用戶若在單據(jù)卡片選項選擇 “是否調(diào)整對應(yīng)出庫單” 為是, 則在入庫調(diào)整單 記賬時,則將調(diào)整金額加到對應(yīng)出庫單上。出 庫調(diào)整單 :出庫調(diào)整單是對存貨的出庫成本進行調(diào)整的單據(jù),它只調(diào)整存貨的金 額, 不調(diào)整存貨的數(shù)量; 它用來調(diào)整當(dāng)月的出庫金額, 并相應(yīng)調(diào)整存貨 的結(jié)存金額;只能針對存貨進行調(diào)整,不能針對單據(jù)進行調(diào)整。操作流程用 鼠標(biāo)單擊日常業(yè)務(wù) ,選擇調(diào)整單據(jù)中的出庫調(diào)整單 ,進入單據(jù)卡 片。在新增出庫調(diào)整單時,點擊其他則代表該出庫調(diào)整單的屬性為其他屬性; 點擊銷售則代表該出庫調(diào)整單的屬性為銷售屬性的出庫調(diào)整單。進 入出庫調(diào)整單,系統(tǒng)自動新增一張空白的出庫調(diào)整單,顯示錄入狀態(tài)。 輸 入單據(jù)

12、頭的各項內(nèi)容。用鼠標(biāo)單擊工具條上的增行按鈕或使用快捷鍵 Ctrl+I,系統(tǒng)自動在單據(jù)體新增一條空白記錄,輸入單據(jù)體的各項內(nèi)容。 如 出庫調(diào)整單填制完畢,發(fā)現(xiàn)有錯,可直接進行修改。保存后,點擊記賬 按鈕,用戶可以直接記賬。用 戶也可將單據(jù)保存,然后在單據(jù)記賬處進行記賬。業(yè)務(wù)核算:存貨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)核算主要功能是對單據(jù)進行出入庫成本的計算、結(jié)算成本的處理、產(chǎn) 成品成本的分配、期末處理。單據(jù)記賬:按實際成本核算的入庫成本核算、出庫成本核算。操作步驟用鼠標(biāo)單擊業(yè)務(wù)核算 -正常單據(jù)記賬進入此功能。輸入查詢條件并確認。 (倉庫、單據(jù)類型、日期過濾或收發(fā)日期屏幕顯示 " 未記賬單據(jù)一覽表 "

13、 界面,用戶在所要記賬的單據(jù)前選擇打勾或在 工具欄單擊全選 ,再單擊記賬 ,系統(tǒng)自動記賬?；謴?fù)記賬:恢復(fù)記賬用于將用戶已登記明細賬的單據(jù)恢復(fù)到未記賬狀態(tài)。 操作步驟用鼠標(biāo)單擊業(yè)務(wù)核算菜單,并單擊恢復(fù)單據(jù)記賬進入此功能。 用戶根據(jù)需要輸入“倉庫” 、 “單據(jù)類型” “恢復(fù)記賬的日期”等查詢條件, 單擊“確認”銨鈕。屏幕顯示“取消單據(jù)記賬”界面,用戶在所要記賬的單據(jù)前打勾選擇或在工 具欄單擊“全選” ,再單擊“恢復(fù)” ,系統(tǒng)自動取消記賬。提示:如在取消記賬前想查詢詳細單據(jù)明細可點擊“詳細” ,列示單據(jù)的詳 細信息。對于全月平均、計劃價 /售價、個別計價核算的方式下,可選擇一張單據(jù)進 行恢復(fù)。對于移

14、動平均、先進先出、后進先出核算的方式下,由于核算方式與記賬單 據(jù)的先后順序有關(guān),因此不能單獨恢復(fù)中間的某張單據(jù),應(yīng)按記賬 順序從后向前恢復(fù)。暫估業(yè)務(wù):暫 估入庫成本錄入:對于沒有成本的采購入庫單,在這里進行暫估成本成批錄入。 對于沒有成本的采購入庫單,在這里進行暫估成本成批錄入。操作流程點擊業(yè)務(wù)核算菜單,并單擊暫估成本錄入進入此功能。錄入查詢條件后, 單擊確認進入采購入庫單成本成批錄入界面, 系統(tǒng)顯示滿 足條件的采購入庫單。單擊右上角下拉框選擇成本單價,系統(tǒng)提供計劃成本、參考成本、上次入庫 成本、上次出庫成本、結(jié)存成本供選擇。單擊錄入按鈕,系統(tǒng)自動按所選成本進行錄入,可以修改單價和金額, 單擊

15、保存按鈕即可。注意:錄入暫估成本時,如果存貨、供應(yīng)商、客戶檔案已錄入停用日期,則不能再 顯示此存貨、供應(yīng)商、客戶的記錄信息,不允許再做任何業(yè)務(wù)處理。結(jié)算成本處理:實施方案采用單到回沖是指報銷處理時,系統(tǒng)自動生成紅字回沖 單,并生成采購報銷入庫單。采購部門進行正常業(yè)務(wù)處理,如果出現(xiàn)結(jié)算以前會計月份入庫單情況,需要進行 結(jié)算成本處理進行單據(jù)回沖。用鼠標(biāo)單擊業(yè)務(wù)核算菜單,并單擊結(jié)算成本處理進入此功能。 輸入暫估處理查詢條件,可選擇顯示未全部結(jié)算完的單據(jù),輸入后,點擊 確 認按鈕,進入暫估結(jié)算表。選擇需進行暫估入庫成本處理的記錄, 可按 全選 按鈕, 選擇完畢按 暫估 按鈕進行成本處理。產(chǎn)成品成本分配

16、:可隨時對產(chǎn)成品入庫單提供批量分配成本?？蓮?" 成本核算系統(tǒng) " 取得成本,填入入庫單,同時提供清除已分配的數(shù)據(jù)功能。 操作步驟用鼠標(biāo)單擊業(yè)務(wù)核算菜單,并單擊產(chǎn)成品成本分配表進入此功能。 選擇查詢按鈕,進入查詢界面。輸入查詢條件并確認返回,表中將顯示符合條件的存貨。輸入需要分配的總成本,或通過全取 、 取價按鈕從成本核算系統(tǒng)取產(chǎn)成品 的成本。選擇進行分配按鈕,把成本分配到產(chǎn)成品的入庫單據(jù)上。用戶若需要清除已分配的成本數(shù)據(jù), 則可以在產(chǎn)成品成本表中點擊 恢復(fù) 按鈕, 即可清除已分配的數(shù)據(jù)。財務(wù)核算:系統(tǒng)在進行出入庫核算后,下一步就要生成記賬憑證。關(guān)于憑證的生成、 修改、 查

17、詢操作在此完成。 存貨核算管理系統(tǒng)生成的記賬憑證自動會傳遞到總賬系統(tǒng), 實現(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化操作。操作流程用鼠標(biāo)單擊財務(wù)核算菜單,并單擊生成憑證進入,屏幕顯示 " 生成憑證 " 界面,選擇所需生成的 " 憑證類別 " ,單擊工具欄 " 選擇 " 銨鈕,在 " 查詢條件 " 中用 戶根據(jù)需要選擇需生成憑證的單據(jù)類別,可單選,可復(fù)選,以及輸入相應(yīng)條件, 單擊確認 。選擇要生成憑證的記錄,單擊生成按鈕或合成按鈕。顯示所生成的憑證,用戶可修改憑證類別、憑證摘要、借方科目、貸方科目、金 額,可以增加或刪除借貸方記錄,但應(yīng)保

18、證借貸方金額相平,并等于所選記錄的 金額。生成完憑證,選擇確認按鈕保存此憑證。產(chǎn)成品入庫:借:產(chǎn)成品 -機加產(chǎn)品-系統(tǒng)集成-轉(zhuǎn)播車自制半成品貸:生產(chǎn)成本 成本結(jié)轉(zhuǎn) -機加車間-轉(zhuǎn)播車車間材料出庫:借:生產(chǎn)成本 鋼板費用鋁型材費用直接材料 轉(zhuǎn)播車自制半成品制造費用 機物料消耗貸:原材料自制半成品銷售出庫:借:產(chǎn)品銷售成本 轉(zhuǎn)播車 XX 項目機加產(chǎn)品商品銷售成本 多媒體貸:庫存商品 多媒體 產(chǎn)成品 轉(zhuǎn)播車采購入庫:(報銷借:原材料貸:物資采購(暫估借:原材料貸:應(yīng)付暫估款借:原材料貸:應(yīng)付暫估款借:原材料貸:物資采購調(diào)撥單:(可以合并制單、減少中間環(huán)節(jié)委外 借:委外加工物資貸:自制半成品借出 借:

19、借出物資貸:原材料借入 借:原材料貸:借出物資組裝單:借:產(chǎn)成品貸:自制半成品3、特殊業(yè)務(wù):特殊單據(jù)記賬:特殊單據(jù)記賬主要功能是提供用戶對組裝單裝指將多個散件組裝成一個配套件的過 程。組裝單相當(dāng)于兩張單據(jù),一個是散件出庫單,一個是配套件入庫單。配套件和散件之 間是一對多的關(guān)系。 配套件和散件之間的關(guān)系, 在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中設(shè)置。 用戶在組裝之前應(yīng)先 進行產(chǎn)品結(jié)構(gòu)定義, 否則無法進行組裝。 調(diào)撥單用于倉庫之間存貨的轉(zhuǎn)庫業(yè)務(wù)或部門之間 的存貨調(diào)撥業(yè)務(wù)。 同一張調(diào)撥單上, 如果轉(zhuǎn)出部門和轉(zhuǎn)入部門不同, 表示部門之間的調(diào)撥 業(yè)務(wù); 如果轉(zhuǎn)出部門和轉(zhuǎn)入部門相同, 但轉(zhuǎn)出倉庫和轉(zhuǎn)入倉庫不同, 表示倉庫之間的轉(zhuǎn)庫

20、 業(yè)務(wù)。進行成本計算,記入存貨明細賬的功能。操作步驟用鼠標(biāo)單擊業(yè)務(wù)核算菜單,并單擊特殊單據(jù)記賬進入此功能。用戶根據(jù)需要在 “單據(jù)類型” 、 “單據(jù)號” 、 “單據(jù)日期” 等選擇輸入, 單擊 “確認” 銨鈕。 屏幕顯示“特殊單據(jù)記賬”界面,用戶在所要記賬的單據(jù)前“選擇”打上標(biāo)記或在工具 欄單擊“全選” ,再單擊“記賬” ,系統(tǒng)自動記賬。提示:如果調(diào)撥單、組裝單、形態(tài)轉(zhuǎn)換單等單據(jù)在特殊單據(jù)記賬功能處已記賬,則由其生成 的其他出入庫單不允許再記賬了。如在記賬前想查詢詳細單據(jù)明細可點擊“詳細” ,列示單據(jù)的詳細信息。 記賬時,如果存貨、供應(yīng)商、客戶檔案已錄入停用日期,則不能再顯示此存貨、供應(yīng)商、 客戶

21、的記錄信息,不允許再做任何業(yè)務(wù)處理。直運發(fā)票記賬:分期收款發(fā)出商品記賬:對分期收款商品發(fā)貨單記賬,發(fā)貨單記賬,減少庫存商品,增加分期收款商品。對分期收款商品發(fā)票記賬,發(fā)票記賬,則減少分期收款商品,并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程點擊發(fā)出商品記賬 ,進入發(fā)出商品核算查詢條件界面。選擇記賬的業(yè)務(wù)類型和單據(jù)類型,輸入其他查詢條件。屏幕顯示 " 未記賬發(fā)出商品一覽表 " 界面,用戶在所要記賬的單據(jù)前選擇打勾或在 工具欄單擊全選 ,再單擊記賬 ,系統(tǒng)自動記賬。在恢復(fù)單據(jù)記賬處,用戶也可以通過恢復(fù)單據(jù)記賬,取消記賬操作。業(yè)務(wù)規(guī)則分期收款發(fā)出商品記賬規(guī)則:分期收款發(fā)出商品發(fā)貨單記賬時, 核算成本

22、的方法即根據(jù)發(fā)貨單中各存貨或倉庫、 部門的 計價方式,計算發(fā)貨單的成本。發(fā)貨單記賬,減少庫存商品,增加分期收款商品。制單時選擇“發(fā)出商品記賬 -發(fā)貨單”借:分期收款發(fā)出商品貸:產(chǎn)成品 -轉(zhuǎn)播車-機加產(chǎn)品庫存商品分期收款發(fā)出商品發(fā)票記賬:取發(fā)票對應(yīng)的發(fā)貨單的出庫成本單價計算發(fā)票的銷售成本。 如果發(fā)貨單是計劃價或全月平 均計價時,發(fā)票可記賬,但必須在發(fā)貨單期末處理后有實際單價時,才能回寫發(fā)票金額。 發(fā)票記賬時,如果發(fā)票對應(yīng)的發(fā)貨單未記賬,則發(fā)票不能記賬?；謴?fù)記賬時,發(fā)貨單對應(yīng) 的發(fā)票必須全部恢復(fù)記賬后,才能恢復(fù)發(fā)貨單?；謴?fù)記賬所有單據(jù)一起恢復(fù)。發(fā)貨單制單時,借方科目取分期收款發(fā)出商品對應(yīng)的科目,貸方取存貨對應(yīng)的科目。 發(fā)票制單時,借方科目取收發(fā)類別對應(yīng)的科目,貸方取分