工程合同檔案管理制度

1、工程合同及工程檔案管理制度為進(jìn)一步加強(qiáng)工程合同及工程檔案管理工作，提高工程合同及工程檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司工程合同及工程檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本（含工程總包及工程分包合同）、深化設(shè)計(jì)方案、工程會(huì)議記要、工程聯(lián)系單、工程簽證單、竣工資料（清單見附表1）等。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司工程行政人員集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、工程行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有工程合同及檔案，并

2、負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各個(gè)工程項(xiàng)目部的合同及檔案管理工作。3、各項(xiàng)目部應(yīng)分別建立建全檔案文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系。三、合同文檔的移交1、每個(gè)工程項(xiàng)目在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組及財(cái)務(wù)部存檔。2、各工程項(xiàng)目應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)理將全套合同資料檔案（交接清單參見附表2）向合同管理組移交。3、合同項(xiàng)目終止后各項(xiàng)目部須將該項(xiàng)目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后，具有長久保存價(jià)值的技術(shù)資料向合同管理人員移交。4、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。四、合同文檔的

3、管理辦法1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3、檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各項(xiàng)目部和個(gè)人可在檔案管理人員處查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。附1：竣工資料明細(xì)表附2：合同檔案交接清單