采購管理制度

1、采購管理制度編制： 審核: 合議： 批準：分 發(fā) 號：發(fā)布日期：文件版本：文件編號：采購管理制度目錄1. 總則 32. 采購管理組織機構(gòu) 33. 采購計劃 44. 供應商管理 55. 采購申請 56. 采購價格管理 67. 采購合同管理 68. 采購驗收管理 79. 采購付款 710. 附則 8采購管理制度1. 總則1.1 目的 為規(guī)范采購行為，加強對采購活動的管理與監(jiān)督，有效控制采購成本，防范采 購風險，保障庫存商品結(jié)構(gòu)與工程配套的合理性， 確保公司財產(chǎn)安全和流通， 特 制定本制度。1.2 概念本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務 ） 及支付款項等相關(guān)活動。1.3 適用范圍本制度適

2、用于本公司原材料、關(guān)鍵配件、B0M1料機器MRG材料和服務的采購。1.4 原則 公司采購遵循“公開、公正、公平”和“確保公司利益最大化”的原則，貫徹“不相容職務分離”的原則。1.5 公司重要貨物、工程及服務均采用集中采購的模式。2. 采購管理組織機構(gòu)2.1 公司設(shè)立負責采購部門，統(tǒng)一管理公司物資采購工作，履行以下主要職責：2.1.1 充分跟公司各部門進行溝通， 根據(jù)公司可能采購的所有貨物進行詳細的市 場調(diào)研，明確不同供應商可能供應的材料的質(zhì)量、 價格及供應商的供貨能力， 制 定采購戰(zhàn)略并為公司提供決策依據(jù)。2.1.2 負責制定公司采購管理制度， 定期檢查制度執(zhí)行情況， 建立定期跟蹤機制 和定期

3、報告機制。2.2 根據(jù)各部門報批的采購需求實施采購，保證供貨及時性和品質(zhì)一致性。2.3 負責建立供應商管理檔案，定期對供應商的貨物品質(zhì)、交貨期限、價格、服務、信譽等進行分析，為公司經(jīng)常性采購的貨物優(yōu)選23家做相對固定的供 應商。2.4 負責建立采購管理檔案，定期分析和匯報各項采購工作。2.5負責公司采購貨物的跟蹤，包括進庫的驗收、入庫和入賬，與品管、PMC和財務部進行及時對接。2.6 負責股份公司采購在途貨物的狀態(tài)跟蹤管理，及時掌握貨物的狀態(tài)信息。2.7 公司各部門負責配合和執(zhí)行公司集中采購策略，組織實施本單位采購工作， 其主要職責如下：2.7.1 參與編制公司采購物資年度計劃；2.7.2 負

4、責提交已審定后的物資需求計劃、進度要求和技術(shù)規(guī)范書；2.7.3 負責合同履約過程中的技術(shù)問題，配合合同變更技術(shù)談判等工作；2.7.4 負責組織物資驗收、資產(chǎn)移交并配合項目決算；2.7.5 依據(jù)授權(quán)，組織本單位有關(guān)物資采購工作；2.7.6 配合物資采購、監(jiān)造和檢驗；2.7.7 參與采購物資供應商推薦和考核工作；2.7.8 根據(jù)公司的管理制度， 制定本單位采購管理的策略、 制度和操作流程， 組 織實施本單位采購工作；2.8 為了實現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機制，采購組織應貫徹不相容職 務分離的原則：2.8.1 請購與審批崗位分離；2.8.2 供應商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；2.8.3 采購業(yè)務的

5、詢價崗位與確定供應商崗位分離；2.8.4 采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；2.8.5 采購、驗收與記錄崗位分離；2.8.6 付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。3. 采購計劃3.1 物資采購實行計劃管理。所有采購物資必須依據(jù)下達的年度固定資 產(chǎn)投資計劃或項目采購預算安排編制采購計劃， 按照公司審批權(quán)限， 提交項目經(jīng) 理或者分管領(lǐng)導審批，按計劃實施采購。3.2 物資需求計劃編制時，必須落實項目立項審批情況，根據(jù)已批準的 工程項目、采購預算、項目實施進度、生產(chǎn)進度、采購與供貨周期等要求合理編 制。4. 供應商管理4.1 公司采購部門應當建立和完善合格供應商名錄， 并于每年組織包括財務部門 在內(nèi)

6、的公司相關(guān)部門人員對上年度各類供應商的供貨情況進行評價，對價格高、 服務差的供應商進行淘汰替換， 實現(xiàn)合格供方名單的動態(tài)管理。 采購部門每年編 制合格供方名單，報經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，提供給公司研發(fā)部門作為當年 方案設(shè)計和產(chǎn)品選型的依據(jù)。4.2 對供應商評價的方法有：對供方的生產(chǎn)或銷售能力、交貨能力、產(chǎn) 品信譽、售后服務能力及質(zhì)量體系狀況等進行現(xiàn)場評定。4.3 對供應商評價由采購部組織公司有關(guān)部門進行， 根據(jù)合格供應商評審標準 選擇供方。由采購部填寫外購產(chǎn)品的合格供應商審批表 ，報經(jīng)公司分管領(lǐng)導 審批。4.4 采購部建立并保存外購產(chǎn)品的供方記錄， 記錄供貨質(zhì)量， 作為定期進行供應 商評審的資料

7、。4.5 如合格供應商不能滿足采購要求， 須從新的供應商采購進， 必須取得該供應 商的質(zhì)量保證能力的資料或者提供相關(guān)測試產(chǎn)品， 經(jīng)公司相關(guān)技術(shù)部門評測通過 后，報采購部經(jīng)理、經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，方可采購。新增供應商評價按公司 新供方導入評價表評定后，納入每年度合格供應商名錄。4.6 物資使用部門、 生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、 物資使用過程中出現(xiàn)的問題 及時反饋給采購部門，采購部門應及時做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工作。5. 采購申請5.1 公司各部門根據(jù)采購計劃和實際采購需求，填寫項目設(shè)備、采購申請單 （ 固 定資產(chǎn)、低值易耗品等應由需求部門填寫固定資產(chǎn)采購申請單、 原材料和配件采 購申請單、低值易

8、耗品采購申請單 ） ，經(jīng)項目經(jīng)理或者分管領(lǐng)導批準，財務部門 審核后，交采購部采購。5.2 采購申請單應清楚地說明請購產(chǎn)品的有關(guān)要求，可包括：5.2.1 產(chǎn)品標識5.2.2 需求規(guī)格說明5.2.3 采用的標準5.2.4 規(guī)程或工作要求說明5.2.5 開發(fā)環(huán)境5.2.6 對人員的要求5.3 采購人員在執(zhí)行采購任務時， 首先檢查采購申請單各項內(nèi)容是否齊全， 如所 需各項資料、審批手續(xù)不齊全，應當要求申請人補充必須的材料及手續(xù)。5.4 采購價格管理5.4.1 采購部門執(zhí)行采購計劃應優(yōu)先與公司合格供應商名錄上的供應商聯(lián)系購 買，如公司合格供應商名錄上的供應商不能滿足供應， 采購人員應進行充分的市 場詢價

9、調(diào)查，并作好市場詢價記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄 表，以供以后參考和審核。5.4.2 需要進行詢價采購的物資，原則上先由采購人員至少向三家供應商詢價、 談判，達成初步意見后由采購部門按公司有關(guān)規(guī)定簽訂正式合同后進行物資采 購。5.4.3 物資需求單位負責人應根據(jù)物資采購的數(shù)量、 規(guī)格等對采購物資的價格進 行審核確認。5.4.4 供應商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況， 必須在合同條款中反映， 嚴 禁采購人員私自收取或索要供應商回扣、傭金等。6. 采購合同管理6.1 公司應當根據(jù)確定的供應商、 采購方式、 采購價格等情況擬訂采購合同， 準 確描述合同條款， 明確雙方權(quán)利、 義務和違

10、約責任， 按照公司規(guī)定的審批權(quán)限簽 訂采購合同。6.2 建立了年度供應合作關(guān)系并簽訂年度采購合作框架協(xié)議的采購業(yè)務， 年中實 施具體采購項目時，可以只簽訂商務條款或采購訂單。7 采購驗收管理7.1 根據(jù)采購合同相關(guān)規(guī)定條款，貨物到達交貨地點后，采購部組織需求部門、 項目相關(guān)負責人應安排對貨物進行的一般檢驗， 包括貨物的數(shù)量、 外觀、質(zhì)量等， 必要時對貨物進行測試，設(shè)備類可進行開機試運轉(zhuǎn)。7.2 檢驗合格后，采購部應填寫項目設(shè)備入庫驗收單或入庫單 ，并由各 項目相關(guān)負責人作入庫簽收， 貨物移交倉庫或直接交給項目負責人， 固定資產(chǎn)和 低值易耗品采購后與行政部完成簽收。8 采購付款8.1 公司應當合

11、理選擇付款方式， 并嚴格遵循合同規(guī)定， 防范付款方式不當帶來 的法律風險，保證資金安全；公司財務部門應嚴格按照合同約定方式付款。8.2 公司應當加強對購買、 驗收、 付款業(yè)務的會計系統(tǒng)控制， 詳細記錄供應商情 況、請購申請、采購合同、到貨通知、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、 款項 支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。8.1 采購人員應將收集到的、審批齊全的請購單 、采購合同、項目設(shè)備入 庫驗收單、入庫單、合法的商業(yè)發(fā)票等相關(guān)資料送交財務部門辦理付款手續(xù)， 財務部門按照公司內(nèi)部付款審批手續(xù)， 要求采購人員在辦理好相關(guān)的審批后， 再 接受單證進行審核付款。8.2 財務部門應對采購人員提交的付款資料進行財務審核， 主要審核相關(guān)的審批 手續(xù)是否齊全、 單證是否完整、 發(fā)票是否合法、 金額是否正確、數(shù)量是否一致等， 核對發(fā)票計算的正確性；應將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、數(shù)量、條件及運費與 合同、訂購單、項目設(shè)備入庫驗收單 、進倉單等資料核對一致。在審核 無誤后再辦理付款手續(xù)， 發(fā)現(xiàn)虛假或重大瑕疵的， 應查明原因， 并及時報請有關(guān) 領(lǐng)導處理。8.4 財務部門應定期與供應商進行貨款結(jié)算的核對。 取得供應商對賬單， 審核其 余額與公司應付