文員崗位測(cè)試題及答案

1、文員崗位綜合能力測(cè)試題B卷（70分鐘）答卷日期：_、單項(xiàng)選擇題:1文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？ （A）。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)B必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科C.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D.重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽(tīng)或漏記2.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？ （B）。A.善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致B.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己C.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D.公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任3、 文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A）。A.拿到信件后在桌子上磕

2、幾下，然后用手撕開(kāi)B.應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好、判斷題:1、文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋? 自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（x）2、 善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（x）3、 文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（V）4、 對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫(xiě)上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（

3、x）5、文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上 供大家閱讀。（V）三、簡(jiǎn)答題1什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？此題考核的是同學(xué)們對(duì)于受意方法的掌握。本題共有三個(gè)問(wèn)題，同學(xué)們應(yīng)挨個(gè)回答，不要有所遺漏。問(wèn)題1:什么是受意？受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。問(wèn)題2:受意有幾種？可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某 項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或 與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。問(wèn)題3:辦

4、公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？1善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；2備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；3注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；4必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；5如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；6接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？4、 郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（DA.時(shí)間B.便利C.經(jīng)濟(jì)5、以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（A.按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀）。D.愛(ài)好C）。C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.按郵件重要性分揀文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1計(jì)劃的步驟，要充分

5、了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施； 配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的 工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃 實(shí)施 檢查 ”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其 結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示四、案例分析題：1、文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處

6、理的意見(jiàn)后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹 又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹 與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。 請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 本題作為案例分析題，應(yīng)根據(jù)以上兩個(gè)原則從這幾個(gè)方面來(lái)回答：（1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按 孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；（2）在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按

7、職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫 的意見(jiàn)辦；（4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋，這是文員執(zhí) 行主要決策人的意見(jiàn)。2、某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上 午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵 包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷 售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)： “小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)” ，小李把

8、信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)，一定會(huì) 參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開(kāi)第 二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不 知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王 憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電

9、話讓研發(fā)中 心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 本題考核的是“上司不在時(shí)郵件的處理” 。一般而言，有以下幾種可能：（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到 答復(fù)。（2）上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單，要求收到人 員簽名，并注明時(shí)間。（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在 回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員） ，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目。如果是回電或面談，則 應(yīng)在收到的郵件上寫(xiě)明回電、面談的時(shí)間和

10、內(nèi)容，以備后查。（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時(shí)收到郵件？怎樣處理的？做了哪些 事？采取了哪些措施等等，有些內(nèi)容需要上司回來(lái)決定。（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下， 這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。（6）如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng) 示。如有可能，可以把那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司，請(qǐng)上 司定奪。（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號(hào)（如4-1、4-2、4-3），這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng)常換地方

11、，在郵包上編號(hào)尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”、“需要您處理的信件” 、“需要讀的信件” （這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過(guò)目） 、“報(bào)告”、“一般閱讀材料” （上司可能想讀的廣告 和出版物）。根據(jù)以上注意事項(xiàng)，本題應(yīng)從以下幾個(gè)方面來(lái)分析 小王的做法不正確，錯(cuò)在：（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；（2）把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；（3）12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印

12、一份，留待上司過(guò)目；（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián) 系；（6）沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收；（7）在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。3、新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自 己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月，陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交 代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字。電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下：來(lái)電者； “是利達(dá)公司嗎？ ”陳

13、小姐： “是。 ”來(lái)電者： “你們經(jīng)理在嗎?”陳小姐： “不在。 ”采電者； “你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?”陳小姐： “是。 ”來(lái)電者： “你們的塑膠手套多少錢 打?”陳小姐：“18美元 ”來(lái)電者：“16美元一打行不行?陳小姐： “對(duì)不起，不行的。 ”說(shuō)完， “啪 ”掛上了電話。上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以14美元一打賣出了100萬(wàn)打。陳小姐突口而出： “啊呀，上星期有人問(wèn)16美元一打行不行，我知道你的定 價(jià)是18，就說(shuō)不行的。 ”上司當(dāng)即臉色一變說(shuō)： “你被解雇了 ”陳小姐哭喪著臉說(shuō)： “為什么?”上司說(shuō)： “你 犯了五個(gè)錯(cuò)。 ” 陳小

14、姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)?答：（1）該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）；（3分）（2）該記的沒(méi)有記錄（對(duì)方的姓名、 公司、電話號(hào)碼）；（3分） （3）該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào)）；（3分）（4）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）；（3分）（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的 境地），（3分）(6)電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門，(3分)(7)不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪 ”掛上電話。(2分)4某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)

15、生，剛從大學(xué)經(jīng) 濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫(xiě)的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見(jiàn)解很得指導(dǎo)老師賞 識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)： “總經(jīng)理 外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧 ”。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽(tīng)，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶 像我們這樣的小公司 ”，小趙越聽(tīng)越不高興， 結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō) 公司小是否埋沒(méi)了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。小趙還在悶悶不樂(lè)時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律

16、，完不成 任務(wù)被解職， 此刻要找總經(jīng)理解決他們的問(wèn)題。 小趙說(shuō)總經(jīng)理不在， 想請(qǐng)他們坐下來(lái)慢慢談， 他們不相信， 非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一 邊干著急，不知道怎么辦才好 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。答：(1)不能說(shuō) “總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧，辦公室人員不能替上司做主；(3分)(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；(3分)(3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；(4分)(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；(3分)(5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(3分)

17、(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。(4分) 5東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判， 古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料 等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得 古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤準(zhǔn)備茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃 來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中 這一切引起

18、了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺(jué)得尷尬。 談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴?望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈： “托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能!” 小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)， 為自己辯解： “我，我怎么啦!客商是你自己得罪的， 與我有什么關(guān)系?小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?答：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(3分)(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3分)(3)小陳的穿著打扮干擾談判、

19、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜； (3分)(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開(kāi)始就不順利；(3分)(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與 客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而 不是指責(zé)客商；(4分)(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng) 的機(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想和感情。(4分)6、某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上 午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其

20、中上司親啟的信一封，一個(gè)郵 包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好 銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)： “小李，把這封信交給你們科長(zhǎng) ”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定 于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)， 一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。 拆開(kāi)第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照 片，小王不知道如何處理，她把

21、照片又放回了信封中。小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種， 小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話 讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？本題考核的是 “上司不在時(shí)郵件的處理 ”。一般而言，有以下幾種可能：（1）文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到 答復(fù)。（2）上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理。文秘人員應(yīng)制作簽收單， 要求收到人員簽名，并注明時(shí)間。（3）上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)

22、由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。 在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員） ，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目。如果是回電或面談， 則應(yīng)在收到的郵件上寫(xiě)明回電、面談的時(shí)間和內(nèi)容，以備后查。（4）如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表。表上列出何時(shí)收到郵件？怎樣處理的？做了哪些 事？采取了哪些措施等等，有些內(nèi)容需要上司回來(lái)決定。（5）如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下， 這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。（6）如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話。文秘人員在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng) 示。如有可能，可以把

23、那些難以辦理而又急需回復(fù)的郵件用傳真、快件、電子郵件等形式發(fā)給上司，請(qǐng)上司定 奪。（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號(hào)（如4-1、4-2、4-3），這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng)常換地方，在郵包上編號(hào)尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的信件 ”、 “需要您處理的信件 ”、“需要讀的信件 ”（這些信件已經(jīng)答復(fù)，但上司可能要過(guò)目） 、“報(bào)告 ”、“一般閱讀材料 ” （上司可能想讀的廣告和出版物） 。根據(jù)以上注意事項(xiàng)，本題應(yīng)從以下幾個(gè)方面來(lái)分析 小王的做法不正確，錯(cuò)在：（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間； （2）

24、把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；（3）12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目；（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián) 系；（6）沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收；（7）在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。四、設(shè)計(jì)題1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖 的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用

25、品盒各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯 的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙（2包），要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)?位置。小李應(yīng)該怎么做?答： 電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊，（3分）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條：（3分）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得 到的抽屜里，（3分）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)，（3分）墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層（3分）2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同 生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小 李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?答：（1）接受任務(wù)，（3分）（2）了解來(lái)賓，（1分）（3）制訂計(jì)劃；（1分）（4）預(yù)訂食宿；（1