總經辦部門建設方案(初稿)(共9頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上金錨集團“總經理辦公室”部門建設方案（草案）為保證公司決策和重大事項按照計劃進行實施，順利推進公司各項任務的完成，金錨集團可組建“總經理辦公室”部門，承擔公司決策計劃等重大事項督查，督辦及行政管理、會議管理、部門協(xié)調和溝通等工作?？偨浝磙k公室擬定編制三人：其中主任1名、專員2-3名。一、 總經理辦公室在公司組織結構中的位置：二、 總經理辦公室基本職能2.1 督查督辦公司各部門貫徹執(zhí)行方針政策以及各類指示和計劃規(guī)定等。2.2 圍繞公司每個階段中心工作和重點工作，擬定公司行政工作計劃，經常督促檢查其貫徹執(zhí)行情況，并定期進行總結。2.3 開展調查研究，了解公司內外有關工作的

2、動態(tài)，及時向總經理提供各種信息。2.4 負責召集總經理主持的會議，經常督促檢查會議決議的貫徹執(zhí)行。2.5 負責公司文件、資料的收發(fā)、審批與管理，確保文件的正常傳遞。2.6 負責內、外來賓的接待和來信來訪工作。三、 總經理辦公室主要工作范圍3.1 圍繞公司每個時期的中心工作或重點工作，深入有關部、科、室、車間、班級等基層，調查研究，掌握動態(tài)，系統(tǒng)地整理分析，定期與不定期地進行專題總結和寫出綜合報告。3.2 為公司領導召開各種定期或不定期會議做好準備，負責會議記錄，形成會議文件，督查督辦會議決議的執(zhí)行情況。3.3 負責全公司文件、外來函電的收發(fā)、分轉、催辦、立卷歸檔和打印及管理工作。3.4 對以公

3、司名義上報或下發(fā)的正式文件，進行政策性和文字審查，并負責打印下發(fā)、上報。3.5 負責公司印鑒和總經理名章的使用，基層印鑒和介紹信的管理工作。3.6 組織安排公司日常及節(jié)假日的總值班。3.7 負責內、外賓接待、小車管理、調度工作，按規(guī)定標準安排客飯。3.8 負責公司行政信訪接待工作。3.9 負責公司會議室、外賓室的管理以及使用安排。3.10 負責行政榮譽獎狀、錦旗、禮品的管理。3.11 負責收集整理企業(yè)工作大事記。3.12 督促各部門公文管理和保密工作。3.13 負責起草總經辦業(yè)務范圍內的各項管理標準、工作標準，并組織貫徹實施。3.14 負責企業(yè)行政固定資產管理，保證公有財產的安全完整。3.15

4、 完成公司領導臨時交辦的各項任務。四、 總經理辦公室部門權限4.1 有權向公司各部門索要必要的文字材料與數(shù)字資料。4.2 有權向公司各部門催辦總經理限期完成的工作任務。4.3 有權檢查各部門對上級文件、總經理指令、公司會議、公司各類專題會議決議、會議紀要及總經理布置的工作執(zhí)行情況，并按有關規(guī)定進行考核與獎罰。4.4 有權檢查各行政部門的管理工作、月工作計劃的完成情況，并按有關規(guī)定進行獎罰。4.5 有執(zhí)行總經理、副總經理、臨時賦于的權力。五、 總經理辦公室部門責任5.1 對公文、函件、電傳積壓或傳遞不及時而耽誤工作負責。5.2 對各種印鑒管理使用不當負責。5.3 對調查研究，反映情況失真，影響工

5、作負責。5.4 發(fā)現(xiàn)重大問題，未及時上傳下達，致使工作遭受損失負責。5.5 對內、外賓接待不當，造成損失影響負責。5.6 對公司年、月行政工作計劃與總結等文字材料、起草、印發(fā)不及時或不符合上級主管部門、公司領導的要求，而影響工作負責。5.7 對機密文件管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負責。六、 總經理辦公室與有關科、室、車間的關系6.1 從各科、室、車間取得下述材料：a.年、月工作計劃；b.年、月工作總結；c.專題總結、報告和經驗介結材料；d.其他有關資料。6.2 向各科、室、車間轉達總經理指令，或根據(jù)總經理決定向有關部、科、室、車間布置具體工作。6.3 監(jiān)督檢查各、科、室、車間工作計劃完

6、成情況，調查了解完不成計劃或出現(xiàn)事故的原因。七、 總經理辦公室部門建設步驟(一) 確定崗位人選1. 總經辦主任的要求：總經辦主任不同于總經理秘書，既要有豐富的行政（人事）管理工作經驗，也要熟悉公司文化和公司其他各部門（如銷售、計劃、車間、倉儲等）的崗位職能，能夠站在戰(zhàn)略的高度理解總經理的各類指示和精神，做事認真負責、公平公平，能夠組織和主持公司各類例行會議和主題會議，擅長善于發(fā)現(xiàn)企業(yè)各類問題，提出合理話建議，并能夠定期形成公司各類調研信息報告。在教育方面接受過正規(guī)的企業(yè)戰(zhàn)略、計劃、財務、營銷、人力等專業(yè)知識的培訓。2. 總經辦主任聘請渠道：考慮總經辦主任職能的綜合性和特殊性，建議此崗位人選考慮

7、從公司外部進行招聘。3. 總經辦專員的要求：需要一定的公文寫作能力和企業(yè)調研、信息分析的能力和經驗、也要具備一定的企業(yè)管理能力和督查督辦能力。接受過企業(yè)管理、工商管理、企業(yè)營銷等方面高等教育和培訓。4. 總經辦專員的人選：建議可在公司行政辦公室、工廠、營銷、倉儲、外貿等部門進行內聘。二、 確定總經理辦公室主任、專員崗位職責和考核方法初步編制總經理辦公室主任崗位職責、工作標準及考核（百分制）如下表 總經理辦公室主任崗位職責及考核標準崗位職責及工作標準滿分扣分得分（一）主持總經辦日常工作251組織擬訂總經辦年度工作計劃及總結。要求計劃內容全面、具體，切實可行，在每年1月底之前呈報公司領導，總結內容

8、全面、客觀，次年1月底之前呈報公司領導5未按時呈報的，每項扣1分；被領導否決的，扣2分2每周擬訂本部門“一周工作要點” ，于周一上午9：30 11：00向公司總經理匯報，經總經理確認；并將公司各部門“一周工作要點”進行匯總、打印，于公司辦公例會前呈報公司領導。5未按時擬訂本部門“一周工作要點”并向總經理匯報的，每次扣2分；未按時匯總、打印集團“一周工作要點”的，每次扣2分3每周周一上午召開總經辦工作例會，布置一周工作，按崗位職責和一周工作要點分配工作任務5無特殊情況，未按時召開辦公室工作例會的，每次扣1分。4監(jiān)督檢查、協(xié)調落實總經辦日常工作。要求每天檢查員工的工作，監(jiān)督遵守勞動紀律5因工作檢查

9、、協(xié)調不力，亦無其他特殊原因，造成“一周工作要點”規(guī)定工作和領導布置任務不能按要求完成的，每項扣1分；辦公室人員嚴重違反勞動紀律，造成工作損失的，每起扣1分。5負責對本部門員工進行日常工作績效考評。每周嚴格審核員工工作日志，填寫“員工工作評價表”，對員工工作作出客觀、公正的評價，并逐項記錄員工未按要求履行崗位職責的事項5未每周對員工工作日志進行審核簽名的，每一次扣0.5分；對員工工作日志中不真實的內容審核時未明確標注、“員工工作評價表”內容不客觀和有明顯遺漏的，每項扣1分。（二）負責組織公司總部公文運轉5要求指導、監(jiān)督辦理公司收文、發(fā)文。嚴格執(zhí)行公司公文流轉程序，按規(guī)定對公司上報的請示性公文4

10、個工作日內辦結；上報和下發(fā)的公文表述恰當、格式正確，無錯別字，分發(fā)及時；辦結公文及時歸檔，妥善保管5未按時辦結的，每份扣0.2分；違反公文運轉流程的，每次扣0.2分；印發(fā)公文出現(xiàn)錯誤的每次扣1分正式發(fā)文因出現(xiàn)格式錯誤或錯別字收回重發(fā)的，每份文件扣3分。 （三）對公司有關決議、決定和領導交辦事項進行催辦、督辦和查辦301按領導要求對公司有關決議、決定和其他工作進行催辦和督辦。對要求一個周內完成的工作，每日至少催辦一次；要求一個月內完成的工作，每周至少催辦一次；要求一年內完成的工作，每月至少催辦一次。在催辦的同時了解工作進展情況，督促辦理，并作催、督辦記錄10未按時催、督辦的，每次扣5分；未作催、

11、督辦記錄的，每次扣2分。2及時向有關領導報告催辦、督辦工作的進展情況。要求工作進展的每一階段和工作進展中出現(xiàn)問題時必須向有關領導報告10未按要求報告，造成工作延誤和有關問題未得到及時處理的，每次扣1分。3按領導的指示對公司所屬部門落實公司決議、決定及領導交辦工作進行查辦。要求作全面、客觀的調查，掌握真實情況，擬寫查辦報告，在規(guī)定的時限內呈報有關領導10未按時呈報書面查辦報告的，每次扣2分；查辦報告內容不真實的，每項扣3分。 （四）聯(lián)系、溝通與協(xié)調公司有關對外事務，協(xié)調公司總部與公司各職能部門之間的業(yè)務關系，牽頭辦理分工不明確的有關事項5要求與相關單位、部門主動溝通、及時協(xié)調，進行對外電話聯(lián)系，

12、辦理有關傳真、函件，組織好有關工作協(xié)調會。5對牽頭辦理的工作因溝通、協(xié)調不力，以致不能按期完成的，每次扣 2分。（五）負責會議會務及活動籌備121籌備季度、年度、專題工作會議和公司有關活動。要求擬訂籌備工作方案報經公司領導批準；對籌備工作明確分工，任務分解落實到人；統(tǒng)籌協(xié)凋各項準備工作；按批準的費用標準嚴格控制費用支出，確保會議和活動設計科學、程序流暢、效果良好、無明顯疏漏和差錯5出現(xiàn)明顯疏漏，影響會議或活動效果的，每次扣 2 分；未獲領導批準,會議、活動費用超支的,每超5%扣 1 分2.負責公司總部日常工作會議的會務工作。負責通知有關人員參加會議、安排會議場所、維持會議秩序，組織會議后勤服務

13、等5未按要求通知有關人員參加會議或未安排好會議場所的，每次扣1分；因其他會務工作失誤影響會議正常進行的，每次扣0.5分。3.負責公司的生活福利，組織各種文化娛樂活動，活躍員工業(yè)余生活。2（六）負責公司企業(yè)文化建設和宣傳工作，企業(yè)內刊和網(wǎng)站的編輯、發(fā)布與更新。5對企業(yè)信息未及時更新的扣0.5分。（七）密切關注所屬企業(yè)運營動態(tài)，對企業(yè)運營中發(fā)生的重大事項及時報告有關領導。5對應掌握的企業(yè)運營重要信息未及時報告，影響領導決策的，每次扣1分。（八）完成領導交辦的其他工作任務10要求按時完成領導交辦的其他工作10無故拒絕執(zhí)行或者故意拖延推委的，每次扣3分。（九）按要求認真填寫工作日志1填寫不規(guī)范并被主管

14、領導在評語中認定的，每次扣0.5分。（十）對公司經營管理工作提出建議。2三、確定總經理辦公室各類工作規(guī)范和流程?？偨涋k的核心工作是督查督辦，可采取多種形式，確保督查督辦工作的效果。既要督查催辦，也要明察暗訪，確保公司會議精神和領導決策“不變形”“不縮水”。同時建立健全督查督辦工作制度規(guī)范，強化其職能，規(guī)范其工作程序，確保領導決策的落實和暢通，確保企業(yè)各項目標任務的完成。以下為初步編制的總經理辦公室督查督辦工作規(guī)范和督查督辦管理制度總經理辦公室督查督辦工作履行程序規(guī)范1、 立項：對有關會議文件的決策，部署事項和領導批示中需要督查督辦的事項提出具體辦理意見，2、 送審：對承辦批閱的會議文件送有關領

15、導批示3、 分類：按文件要求和領導批示精神，對需督查督辦事項作出分類，按照輕重緩急，區(qū)別處理4、 辦理：根據(jù)具體情況和領導要求，總經辦對自辦、轉辦、協(xié)辦給予協(xié)調安排5、 督查：督促檢查承辦部門是否按照要求、時間落實所承辦的工作任務6、 反饋：將督查督辦結果反饋給要求結果的領導和部門7、 歸檔：對辦理過程中形成的有關材料，辦理一件整理一件，跟類歸檔總經理辦公室督查督辦工作制度規(guī)范（草案）根據(jù)集團公司、相關上級公司的工作要求與本公司的實際工作需要，為了健全和規(guī)范本公司督辦機制，確保各項會議所提問題事項的貫徹落實，切實做到企令暢通，特制定本制度。一、本制度中的重大問題事項是指經各級會議、公司工作例會

16、研究確定的事項， 二、公司督查督辦的責任主體為總經理辦公室。其工作內容與主要職責：（一）負責對公司各類重大事項解決與實施情況的督辦與檢查，糾正有關違背解決目標的行為。（二）列席公司每周工作例會及公司指定參加的其它會議，了解和把握各項重大問題事項的具體內容。（三）總經辦要與行政部分工合作深入相關部門檢查，及時了解重大問題事項解決與實施的執(zhí)行進度及有關情況，填寫公司督辦檢查表（下稱：督辦檢查表），督辦檢查表須含：1.督辦事項的原定程序、進度，應取得的效果等；2.督辦與檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題；3.評價與建議。（四）督辦檢查工作應該持續(xù)至該事項完成為止。（五）實施督辦追蹤情況通報制度，每月第二次公司工作例會前，總經辦負責向公司主要領導通報上月重大事項進度及完成情況。五、對督辦與檢查責任主體的崗位要求（一）準時出席有關會議，做好記錄，掌握重大問題事項與處理決策的內容。（二）加強調查研究，保持與相關部門、企業(yè)的良好溝通。（三）努力學習，提高工作效率，強化過程督辦與檢查。（四）公平、公正處理問題，提高公信力，提高管理權威。（五）既要善于發(fā)現(xiàn)問題，督促處理問題，又要善于總結經驗，為完善重大問題事項解決機制提供建議。六、被督辦和檢查的單位