2秘書國家職業(yè)資格培訓

1、秘書國家職業(yè)資格培訓（四級秘書）第一章 會議管理一、會前籌備（一）擬定會議議程和日程（二）確定會議召開的地點（三）布置會場（四）發(fā)布會議信息（五）安排食宿和交通（六）邀請會議嘉賓（七）準備會議材料和用品（八）安排會議服務（九）檢查會議使用的設備設施擬定會議議程和日程1、會議議題、議程和日程的定義 議題：是會議要集中研究和討論的問題或事項。 議程：是對會議要研究或討論的問題（事項）的概略安排，是會議主持人主持會議的依據(jù)。 日程：是根據(jù)會議議程逐日作出的具體安排。通常以天為單位，將會議的各項活動進行分割，分別安排在不同的時段進行，注重會議的舒張有度、勞逸結合，保障會議達到預期的目標，收到好的結果。

2、2、如何制定會議議程（1）明確會議的主題（內容）；（2）確定會議的時間；（3）確定與會人員和列席人員；（4）確定要研究和討論的議題（會議的每一項具體內容）的先后順序； 此項須遵循的原則：輕重緩急原則；時間明確原則。（5）范例A、學院辦公會議議程B、慶典大會議程C、小型會議議程3、如何制定日程（1）編排原則習慣性原則集中性原則重點性原則（2）會議日程的格式通常采用表格式，包含以下要素：會議的名稱、會議召開的時間、地點（大會地點、討論地點）、參會的人員、主持人、備注等要素在內容上，除會議各項議程外，還要注意把會議的就餐、休息、參觀等事項列進去。 （3）范例4、議程和日程的區(qū)別 見p.6-75、會議

3、議題、議程、日程的審批 一支筆原則；唯一性原則；計劃性原則；可行性原則。會議召開地點的選擇1、選擇會議地點要考慮的主要因素（1）會議的性質和規(guī)模（2）會議組織者和與會者的實際需求（3）會議地點的交通、住宿、餐飲、休閑、購物等情況；（4）會場的條件。（容量、燈光、音響、視頻等）2、選擇會場的主要要求（1）交通要便利；（2）會場的大小要與會議的規(guī)模相適應（每人23M2左右）；（3）場地要有良好的設施設備；（4）環(huán)境要安靜；（5）有足夠的停車場；（6）合理的費用。3、會議地點的確認（1）實地檢查相關的條件和設施會場；住房；餐飲；交通；服務；會議的報到和參會者是否能夠方便地參加會議等等。事無巨細，越細

4、越好。 （2）談判和簽訂合同 詳見p.13.會場布置1、會場布局的內容主席臺的設置座位的安排會場的裝飾相關設施的布置2、會場整體布局要求（1） 莊重、舒適，體現(xiàn)氣氛和會議主題；（2） 整體風格和氛圍要與會議的性質協(xié)調；（3） 大中型會議要突出中心，小型會議要集中，不能過于分散和零亂。3、會場整體布局的類型（1） 大型會議一般采用方形、半圓形布局；設置主席臺，主席臺面對與會者。（2） 中小型會議一般采用方拱形、半月形、圓形、長方形、T字形等；一般不設主席臺，但須突出會議主持人或會議主席的位置。4、主席臺座次的安排 主席臺一般就座的是貴賓、主辦方負責人、領導或主席團成員。因此，座次非常重要，應遵循

5、以下慣例：（1） 以職務高低和選舉結果排序，職務高者居中，爾后先左后右、由前至后依次排列。若是代表大會，還要遵循正式代表在前居中，列席代表在后居側的慣例。（2） 主持會議的有時可在前排邊座就座，有時依其職務順序就座。（3） 在每個座位的左（上）側放置座席牌。座次表要事先編制成表，報主管領導審查后印好，或發(fā)給代表本人，或張貼在主席臺入口處。5、場內其他人的座次安排（1） 大中型會議：橫排法；豎排法；左右排列法。（場內區(qū)域的劃分）（2） 小型會議：突出主持人、發(fā)言人；分清上下座。會議食宿交通的安排（一）確定接待規(guī)格的原則1、根據(jù)客人的身份和來訪的目的；2、上司具有最終決定權；3、對我方的利益和關系

6、的重大程度；4、參照以往接待規(guī)格。（二）接待計劃的擬定1、確定接待規(guī)格：接站，陪同，宴請的規(guī)格，賓館的等級，房間的標準，用車的標準等等。2、安排日程：宴請的時間、地點、參加人員；會談（會見）的時間、地點和參會人員；參觀訪問的地點、時間和陪同人員等等。3、預算相關經(jīng)費（見p.94）4、確定接待工作人員和分工5、與本單位相關部門溝通6、與客人方溝通7、報單位領導批準。（三）接待車輛的安排1、原則人數(shù)少用小轎車，人多用大轎車；小轎車接待主賓，大轎車接待其他人員。2、乘車座次的安排和乘車次序（ppt001）3、團隊的迎送禮節(jié)A、 迎接：事前制作大牌子；準備鮮花；B、 見面：主人方先自我介紹，從職位高的

7、依次介紹；客人方介紹；主人方的司機或秘書幫助客人提較重的行禮，放到車上。C、 送別：提前話別，時間控制在半小時之內；提前饋贈禮品；提前告知送行的時間、車輛和人員；主人應當送別到機場或車站、碼頭。 4、食宿的安排1、 餐飲、住宿安排的原則（見p.2628）2、 預定餐廳和住宿房間（見p.103-104）3、 席位安排A、 桌次：以離主桌的遠近來確定桌次的高低，一般為左低右高。桌上應放置桌次牌。（見ppt.002）B、 座次：遵循左低右高的習慣。席上擺上席簽。國外的習慣為：以女主人為準，男女穿插就座，主賓在女主人的右上方，主賓夫人的男主人的右上方，以后依次就座。中國的習慣：按職位高低就座。女主人通

8、常同主賓夫人并排就座，主賓就座于男主人的右上方。（見ppt.002）4、 進餐的相關禮儀（見p.100-102）夾菜時，不可用筷子在盤子時挑挑揀揀，應該在靠近自己的一邊夾。夾菜時，筷子上不可粘有飯粒，更不得用嘴吸吮筷子。不要把菜從盤子里直接夾入口中，應先放入自己的盤或碗里，然后再送入口中。不要把筷子架在公用的菜盤上，可架在筷架或自己的盤子上。 不要用自己的筷子為客人夾菜。有些人視為客人夾菜為一種禮節(jié)，其實沒有這個必要。用自己的筷子不衛(wèi)生，哪怕是用公筷也不太好，因為這樣一來，客人就必須吃下這道菜，可是他也許并不愛吃。談話時，不要拿著筷子比比劃劃。用公用匙盛滑溜、切得比較細小的菜肴，自己的匙只有沒

9、進過嘴的才可用來盛菜。用公用湯匙盛湯、調料，自己的湯匙只用來喝湯。用湯匙的時候，筷子就應該放下來。不應該“左右開弓”?？曜硬荒懿逶诿罪埻肜?，也不可橫放在碗或盤子上。 喝咖啡的時候，勺不能躺在杯子里，也不可用勺喝咖啡。（2）席間禮節(jié)1）“主不動，客不食?！痹诓妥狼白潞螅忠庞诖笸壬?，客人不可先于主人拿起筷子。要看第一主人的動作行事。不論男女，在餐桌不能梳理頭發(fā)。2）進餐時，不拿餐具的那只手不要垂下去，要扶著自己的碗或盤子。吃米飯及喝湯時要端起碗。身體略向前傾，胳膊肘不能上桌，不要趴在桌上。3）用公筷夾菜，或者請服務員分菜。4）吃饅頭時最好不要整個地咬，可以用手掰下約一口大小的一塊，放入口中。

10、5）吃面條、喝湯都不能發(fā)出吸吮的聲音。不論吃什么，都要閉嘴咀嚼，不能出聲。6）如果湯太燙，不要用口吹或用勺攪，放在一邊涼一涼再喝。7）不可站起來夾菜。放在遠處的菜轉到自己面前再夾。8)盡量不在餐桌上剔牙或用手伸到嘴里去掏。剔牙時要用一只手或餐巾遮擋一下。有人把牙簽插在牙縫里卻還對別人說話，這是非常粗俗無禮的。9）在席間要控制自己不要打嗝、咳嗽，不要發(fā)出異常的聲響。如果忍不住，就趕快用餐巾捂住嘴，頭轉向一邊，事后對旁邊人說聲“對不起”。10）餐桌中間的轉盤要順時針轉，每道菜上過之后，要先轉到主賓面前?？吹接腥藠A菜時就先等一等再轉。11）談話聲音不要過高，兩邊的人能聽清就夠了。宴請外賓時尤其要注意

11、這一點。12）與兩旁的人談話時，要把嘴里的飯菜咽下去再說，不要一邊嚼一邊說?？吹絼e人正在進食，就要等一等，先別和他講話。13）意外情況的處理方法。如果酒杯、飲料杯被碰翻的話，不要驚慌，趕快用餐巾擦拭。旁邊的人可以把自己的餐巾遞給他或幫他擦拭，主人可用手示意服務員幫忙，切勿大聲叫喊。其他的人就裝作沒看見，繼續(xù)談話或進食。這是最大限度減少當事人尷尬的禮貌做法。安排會議禮儀服務（一）工作人員服務禮儀1、挑選服務人員2、培訓服務人員3、執(zhí)行禮儀服務：發(fā)送請柬；接待（接站、報到）；引領；會場服務。（二）參會人員禮儀（p.35-36）檢查視聽設備應當注意的幾個環(huán)節(jié)：1、會議正式開始之前秘書一定要仔細檢查每

12、一個環(huán)節(jié)，對相關設備進行預演；2、對一些重要的、容易出故障的設備要有備份；3、對重要設備要熟悉其使用方法，出了問題要自己能夠快速排除故障；特別專業(yè)的，要有一個專業(yè)人士在場，或者有一個救急的通道；4、在會議進行中，設備如果出現(xiàn)故障，無論其難易，都不要手忙腳亂，尤其是不要讓與會人員和發(fā)言人參與緊急搶修。二、會中服務（一） 會議值班（二） 接待新聞媒體（三） 作會議記錄（四） 收集會議意見和建議（五） 編發(fā)會議簡報（六） 安排集體合影第四節(jié) 辦公用品與設備的使用和管理一、辦公用品的管理（一）庫存最大庫存量、最小庫存、再訂貨量（二）庫存控制有效控制庫存量，實現(xiàn)辦公用品的有效管理，達到“兩個不必要”（資

13、金不被不必要的庫存占用、空間不用來儲存不必要的物品）。（三）庫存控制的作用 P164.（四）辦公用品管理的注意事項 p169.二、數(shù)碼相機的使用（一）了解數(shù)碼相機的幾個專業(yè)術語 CCD，分辨率，光學變焦與數(shù)碼變焦，相當感光度（ISO），白平衡，色彩位數(shù)。（二）了解與成像質量有關的幾個因素光線，光圈，快門，鏡頭，焦距，測光，圖像格式，存儲卡，光學取景器，LCD顯示屏，閃光燈，電池。 （三）數(shù)碼相機的工作原理（四）數(shù)碼相機與傳統(tǒng)相機的區(qū)別（五）數(shù)碼相機的保養(yǎng)（六）使用數(shù)碼相機應注意的問題三、掃描儀的使用（一）理解幾個術語 Dpi（分辨率）：圖像每英寸所含有的像素。 Bit（色彩位數(shù)）：每個像素點上

14、顏色的數(shù)據(jù)位數(shù)。 點陣圖 OCR（二）掃描儀的工作原理（三）使用掃描儀應注意的事項四、光盤刻錄機的使用（一）光盤的分類CD與DVD，CD-R與CD-RW。（二）了解幾個與刻錄機性能相關的幾個指標倍速：傳輸數(shù)據(jù)的速度，1X表示1秒鐘傳輸150k數(shù)據(jù)?？啼浰俣?、擦寫速度、讀取速度。緩存：暫時存放數(shù)據(jù)的空間或能力。兼容性：硬件和軟件兼容。（三）刻錄機工作的原理（四）使用注意事項五、投影儀的使用（一）掌握幾個影響投影質量的指標分辨率（物理分辨率）：800×600，1024×768，1280×1024。流明：“l(fā)ight out”，光通量單位,即單位時間內光源輻射產(chǎn)生視覺響

15、應強弱的能力,單位是流明，是投影儀亮度的指標。對比度：亮區(qū)與暗區(qū)的比例，即畫面明暗變化的范圍和大小。帶寬：設備運行的頻率范圍和頻率寬度，影響設備的分辨率、對比度和電子聚焦等性能。均勻度：畫面中心區(qū)域與四周的亮度差異。（二）使用注意事項六、攝像機的使用（一）數(shù)字攝像機與模擬攝像機的區(qū)別（二）攝像機的維護（三）DV數(shù)碼采集第五節(jié) 信息管理一、信息的收集（一）信息的特征客觀性，時效性，可塑性，共享性，依附性，傳遞性，無限性。（二）信息的分類（三）信息工作信息的收集、整理、傳遞、存儲、反饋、利用。（四）信息收集的渠道（五）收集信息的要求 價值性，時效性，層次性，針對性，全面性。（六）怎樣收集信息二、信息的篩選（一）篩選信息的方法 留意標題，復印、剪裁，摘記，標記說明。（二）篩選信息的要求 1.選擇對工作有指導意義、與工作或業(yè)務相關的信息； 2.收集帶傾向性、動向性和突發(fā)性的信息； 3.帶預見性、能夠為決策提供超前服務的信息； 4.注意剔除虛假、過時、重復、缺少實際內