2秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)

1、秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)（四級(jí)秘書）第一章 會(huì)議管理一、會(huì)前籌備（一）擬定會(huì)議議程和日程（二）確定會(huì)議召開的地點(diǎn)（三）布置會(huì)場(chǎng)（四）發(fā)布會(huì)議信息（五）安排食宿和交通（六）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓（七）準(zhǔn)備會(huì)議材料和用品（八）安排會(huì)議服務(wù)（九）檢查會(huì)議使用的設(shè)備設(shè)施擬定會(huì)議議程和日程1、會(huì)議議題、議程和日程的定義 議題：是會(huì)議要集中研究和討論的問題或事項(xiàng)。 議程：是對(duì)會(huì)議要研究或討論的問題（事項(xiàng)）的概略安排，是會(huì)議主持人主持會(huì)議的依據(jù)。 日程：是根據(jù)會(huì)議議程逐日作出的具體安排。通常以天為單位，將會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行分割，分別安排在不同的時(shí)段進(jìn)行，注重會(huì)議的舒張有度、勞逸結(jié)合，保障會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，收到好的結(jié)果。

2、2、如何制定會(huì)議議程（1）明確會(huì)議的主題（內(nèi)容）；（2）確定會(huì)議的時(shí)間；（3）確定與會(huì)人員和列席人員；（4）確定要研究和討論的議題（會(huì)議的每一項(xiàng)具體內(nèi)容）的先后順序； 此項(xiàng)須遵循的原則：輕重緩急原則；時(shí)間明確原則。（5）范例A、學(xué)院辦公會(huì)議議程B、慶典大會(huì)議程C、小型會(huì)議議程3、如何制定日程（1）編排原則習(xí)慣性原則集中性原則重點(diǎn)性原則（2）會(huì)議日程的格式通常采用表格式，包含以下要素：會(huì)議的名稱、會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)（大會(huì)地點(diǎn)、討論地點(diǎn)）、參會(huì)的人員、主持人、備注等要素在內(nèi)容上，除會(huì)議各項(xiàng)議程外，還要注意把會(huì)議的就餐、休息、參觀等事項(xiàng)列進(jìn)去。 （3）范例4、議程和日程的區(qū)別 見p.6-75、會(huì)議

3、議題、議程、日程的審批 一支筆原則；唯一性原則；計(jì)劃性原則；可行性原則。會(huì)議召開地點(diǎn)的選擇1、選擇會(huì)議地點(diǎn)要考慮的主要因素（1）會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模（2）會(huì)議組織者和與會(huì)者的實(shí)際需求（3）會(huì)議地點(diǎn)的交通、住宿、餐飲、休閑、購(gòu)物等情況；（4）會(huì)場(chǎng)的條件。（容量、燈光、音響、視頻等）2、選擇會(huì)場(chǎng)的主要要求（1）交通要便利；（2）會(huì)場(chǎng)的大小要與會(huì)議的規(guī)模相適應(yīng)（每人23M2左右）；（3）場(chǎng)地要有良好的設(shè)施設(shè)備；（4）環(huán)境要安靜；（5）有足夠的停車場(chǎng)；（6）合理的費(fèi)用。3、會(huì)議地點(diǎn)的確認(rèn)（1）實(shí)地檢查相關(guān)的條件和設(shè)施會(huì)場(chǎng)；住房；餐飲；交通；服務(wù)；會(huì)議的報(bào)到和參會(huì)者是否能夠方便地參加會(huì)議等等。事無巨細(xì)，越細(xì)

4、越好。 （2）談判和簽訂合同 詳見p.13.會(huì)場(chǎng)布置1、會(huì)場(chǎng)布局的內(nèi)容主席臺(tái)的設(shè)置座位的安排會(huì)場(chǎng)的裝飾相關(guān)設(shè)施的布置2、會(huì)場(chǎng)整體布局要求（1） 莊重、舒適，體現(xiàn)氣氛和會(huì)議主題；（2） 整體風(fēng)格和氛圍要與會(huì)議的性質(zhì)協(xié)調(diào)；（3） 大中型會(huì)議要突出中心，小型會(huì)議要集中，不能過于分散和零亂。3、會(huì)場(chǎng)整體布局的類型（1） 大型會(huì)議一般采用方形、半圓形布局；設(shè)置主席臺(tái)，主席臺(tái)面對(duì)與會(huì)者。（2） 中小型會(huì)議一般采用方拱形、半月形、圓形、長(zhǎng)方形、T字形等；一般不設(shè)主席臺(tái)，但須突出會(huì)議主持人或會(huì)議主席的位置。4、主席臺(tái)座次的安排 主席臺(tái)一般就座的是貴賓、主辦方負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)或主席團(tuán)成員。因此，座次非常重要，應(yīng)遵循

5、以下慣例：（1） 以職務(wù)高低和選舉結(jié)果排序，職務(wù)高者居中，爾后先左后右、由前至后依次排列。若是代表大會(huì)，還要遵循正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)的慣例。（2） 主持會(huì)議的有時(shí)可在前排邊座就座，有時(shí)依其職務(wù)順序就座。（3） 在每個(gè)座位的左（上）側(cè)放置座席牌。座次表要事先編制成表，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后印好，或發(fā)給代表本人，或張貼在主席臺(tái)入口處。5、場(chǎng)內(nèi)其他人的座次安排（1） 大中型會(huì)議：橫排法；豎排法；左右排列法。（場(chǎng)內(nèi)區(qū)域的劃分）（2） 小型會(huì)議：突出主持人、發(fā)言人；分清上下座。會(huì)議食宿交通的安排（一）確定接待規(guī)格的原則1、根據(jù)客人的身份和來訪的目的；2、上司具有最終決定權(quán)；3、對(duì)我方的利益和關(guān)系

6、的重大程度；4、參照以往接待規(guī)格。（二）接待計(jì)劃的擬定1、確定接待規(guī)格：接站，陪同，宴請(qǐng)的規(guī)格，賓館的等級(jí)，房間的標(biāo)準(zhǔn)，用車的標(biāo)準(zhǔn)等等。2、安排日程：宴請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員；會(huì)談（會(huì)見）的時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員；參觀訪問的地點(diǎn)、時(shí)間和陪同人員等等。3、預(yù)算相關(guān)經(jīng)費(fèi)（見p.94）4、確定接待工作人員和分工5、與本單位相關(guān)部門溝通6、與客人方溝通7、報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）接待車輛的安排1、原則人數(shù)少用小轎車，人多用大轎車；小轎車接待主賓，大轎車接待其他人員。2、乘車座次的安排和乘車次序（ppt001）3、團(tuán)隊(duì)的迎送禮節(jié)A、 迎接：事前制作大牌子；準(zhǔn)備鮮花；B、 見面：主人方先自我介紹，從職位高的

7、依次介紹；客人方介紹；主人方的司機(jī)或秘書幫助客人提較重的行禮，放到車上。C、 送別：提前話別，時(shí)間控制在半小時(shí)之內(nèi)；提前饋贈(zèng)禮品；提前告知送行的時(shí)間、車輛和人員；主人應(yīng)當(dāng)送別到機(jī)場(chǎng)或車站、碼頭。 4、食宿的安排1、 餐飲、住宿安排的原則（見p.2628）2、 預(yù)定餐廳和住宿房間（見p.103-104）3、 席位安排A、 桌次：以離主桌的遠(yuǎn)近來確定桌次的高低，一般為左低右高。桌上應(yīng)放置桌次牌。（見ppt.002）B、 座次：遵循左低右高的習(xí)慣。席上擺上席簽。國(guó)外的習(xí)慣為：以女主人為準(zhǔn)，男女穿插就座，主賓在女主人的右上方，主賓夫人的男主人的右上方，以后依次就座。中國(guó)的習(xí)慣：按職位高低就座。女主人通

8、常同主賓夫人并排就座，主賓就座于男主人的右上方。（見ppt.002）4、 進(jìn)餐的相關(guān)禮儀（見p.100-102）夾菜時(shí)，不可用筷子在盤子時(shí)挑挑揀揀，應(yīng)該在靠近自己的一邊夾。夾菜時(shí)，筷子上不可粘有飯粒，更不得用嘴吸吮筷子。不要把菜從盤子里直接夾入口中，應(yīng)先放入自己的盤或碗里，然后再送入口中。不要把筷子架在公用的菜盤上，可架在筷架或自己的盤子上。 不要用自己的筷子為客人夾菜。有些人視為客人夾菜為一種禮節(jié)，其實(shí)沒有這個(gè)必要。用自己的筷子不衛(wèi)生，哪怕是用公筷也不太好，因?yàn)檫@樣一來，客人就必須吃下這道菜，可是他也許并不愛吃。談話時(shí)，不要拿著筷子比比劃劃。用公用匙盛滑溜、切得比較細(xì)小的菜肴，自己的匙只有沒

9、進(jìn)過嘴的才可用來盛菜。用公用湯匙盛湯、調(diào)料，自己的湯匙只用來喝湯。用湯匙的時(shí)候，筷子就應(yīng)該放下來。不應(yīng)該“左右開弓”。筷子不能插在米飯碗里，也不可橫放在碗或盤子上。 喝咖啡的時(shí)候，勺不能躺在杯子里，也不可用勺喝咖啡。（2）席間禮節(jié)1）“主不動(dòng)，客不食?！痹诓妥狼白潞?，手要放于大腿上，客人不可先于主人拿起筷子。要看第一主人的動(dòng)作行事。不論男女，在餐桌不能梳理頭發(fā)。2）進(jìn)餐時(shí)，不拿餐具的那只手不要垂下去，要扶著自己的碗或盤子。吃米飯及喝湯時(shí)要端起碗。身體略向前傾，胳膊肘不能上桌，不要趴在桌上。3）用公筷夾菜，或者請(qǐng)服務(wù)員分菜。4）吃饅頭時(shí)最好不要整個(gè)地咬，可以用手掰下約一口大小的一塊，放入口中。

10、5）吃面條、喝湯都不能發(fā)出吸吮的聲音。不論吃什么，都要閉嘴咀嚼，不能出聲。6）如果湯太燙，不要用口吹或用勺攪，放在一邊涼一涼再喝。7）不可站起來夾菜。放在遠(yuǎn)處的菜轉(zhuǎn)到自己面前再夾。8)盡量不在餐桌上剔牙或用手伸到嘴里去掏。剔牙時(shí)要用一只手或餐巾遮擋一下。有人把牙簽插在牙縫里卻還對(duì)別人說話，這是非常粗俗無禮的。9）在席間要控制自己不要打嗝、咳嗽，不要發(fā)出異常的聲響。如果忍不住，就趕快用餐巾捂住嘴，頭轉(zhuǎn)向一邊，事后對(duì)旁邊人說聲“對(duì)不起”。10）餐桌中間的轉(zhuǎn)盤要順時(shí)針轉(zhuǎn)，每道菜上過之后，要先轉(zhuǎn)到主賓面前?？吹接腥藠A菜時(shí)就先等一等再轉(zhuǎn)。11）談話聲音不要過高，兩邊的人能聽清就夠了。宴請(qǐng)外賓時(shí)尤其要注意

11、這一點(diǎn)。12）與兩旁的人談話時(shí)，要把嘴里的飯菜咽下去再說，不要一邊嚼一邊說。看到別人正在進(jìn)食，就要等一等，先別和他講話。13）意外情況的處理方法。如果酒杯、飲料杯被碰翻的話，不要驚慌，趕快用餐巾擦拭。旁邊的人可以把自己的餐巾遞給他或幫他擦拭，主人可用手示意服務(wù)員幫忙，切勿大聲叫喊。其他的人就裝作沒看見，繼續(xù)談話或進(jìn)食。這是最大限度減少當(dāng)事人尷尬的禮貌做法。安排會(huì)議禮儀服務(wù)（一）工作人員服務(wù)禮儀1、挑選服務(wù)人員2、培訓(xùn)服務(wù)人員3、執(zhí)行禮儀服務(wù)：發(fā)送請(qǐng)柬；接待（接站、報(bào)到）；引領(lǐng)；會(huì)場(chǎng)服務(wù)。（二）參會(huì)人員禮儀（p.35-36）檢查視聽設(shè)備應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)：1、會(huì)議正式開始之前秘書一定要仔細(xì)檢查每

12、一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行預(yù)演；2、對(duì)一些重要的、容易出故障的設(shè)備要有備份；3、對(duì)重要設(shè)備要熟悉其使用方法，出了問題要自己能夠快速排除故障；特別專業(yè)的，要有一個(gè)專業(yè)人士在場(chǎng)，或者有一個(gè)救急的通道；4、在會(huì)議進(jìn)行中，設(shè)備如果出現(xiàn)故障，無論其難易，都不要手忙腳亂，尤其是不要讓與會(huì)人員和發(fā)言人參與緊急搶修。二、會(huì)中服務(wù)（一） 會(huì)議值班（二） 接待新聞媒體（三） 作會(huì)議記錄（四） 收集會(huì)議意見和建議（五） 編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（六） 安排集體合影第四節(jié) 辦公用品與設(shè)備的使用和管理一、辦公用品的管理（一）庫(kù)存最大庫(kù)存量、最小庫(kù)存、再訂貨量（二）庫(kù)存控制有效控制庫(kù)存量，實(shí)現(xiàn)辦公用品的有效管理，達(dá)到“兩個(gè)不必要”（資

13、金不被不必要的庫(kù)存占用、空間不用來儲(chǔ)存不必要的物品）。（三）庫(kù)存控制的作用 P164.（四）辦公用品管理的注意事項(xiàng) p169.二、數(shù)碼相機(jī)的使用（一）了解數(shù)碼相機(jī)的幾個(gè)專業(yè)術(shù)語(yǔ) CCD，分辨率，光學(xué)變焦與數(shù)碼變焦，相當(dāng)感光度（ISO），白平衡，色彩位數(shù)。（二）了解與成像質(zhì)量有關(guān)的幾個(gè)因素光線，光圈，快門，鏡頭，焦距，測(cè)光，圖像格式，存儲(chǔ)卡，光學(xué)取景器，LCD顯示屏，閃光燈，電池。 （三）數(shù)碼相機(jī)的工作原理（四）數(shù)碼相機(jī)與傳統(tǒng)相機(jī)的區(qū)別（五）數(shù)碼相機(jī)的保養(yǎng)（六）使用數(shù)碼相機(jī)應(yīng)注意的問題三、掃描儀的使用（一）理解幾個(gè)術(shù)語(yǔ) Dpi（分辨率）：圖像每英寸所含有的像素。 Bit（色彩位數(shù)）：每個(gè)像素點(diǎn)上

14、顏色的數(shù)據(jù)位數(shù)。 點(diǎn)陣圖 OCR（二）掃描儀的工作原理（三）使用掃描儀應(yīng)注意的事項(xiàng)四、光盤刻錄機(jī)的使用（一）光盤的分類CD與DVD，CD-R與CD-RW。（二）了解幾個(gè)與刻錄機(jī)性能相關(guān)的幾個(gè)指標(biāo)倍速：傳輸數(shù)據(jù)的速度，1X表示1秒鐘傳輸150k數(shù)據(jù)?？啼浰俣?、擦寫速度、讀取速度。緩存：暫時(shí)存放數(shù)據(jù)的空間或能力。兼容性：硬件和軟件兼容。（三）刻錄機(jī)工作的原理（四）使用注意事項(xiàng)五、投影儀的使用（一）掌握幾個(gè)影響投影質(zhì)量的指標(biāo)分辨率（物理分辨率）：800×600，1024×768，1280×1024。流明：“l(fā)ight out”，光通量單位,即單位時(shí)間內(nèi)光源輻射產(chǎn)生視覺響

15、應(yīng)強(qiáng)弱的能力,單位是流明，是投影儀亮度的指標(biāo)。對(duì)比度：亮區(qū)與暗區(qū)的比例，即畫面明暗變化的范圍和大小。帶寬：設(shè)備運(yùn)行的頻率范圍和頻率寬度，影響設(shè)備的分辨率、對(duì)比度和電子聚焦等性能。均勻度：畫面中心區(qū)域與四周的亮度差異。（二）使用注意事項(xiàng)六、攝像機(jī)的使用（一）數(shù)字?jǐn)z像機(jī)與模擬攝像機(jī)的區(qū)別（二）攝像機(jī)的維護(hù)（三）DV數(shù)碼采集第五節(jié) 信息管理一、信息的收集（一）信息的特征客觀性，時(shí)效性，可塑性，共享性，依附性，傳遞性，無限性。（二）信息的分類（三）信息工作信息的收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋、利用。（四）信息收集的渠道（五）收集信息的要求 價(jià)值性，時(shí)效性，層次性，針對(duì)性，全面性。（六）怎樣收集信息二、信息的篩選（一）篩選信息的方法 留意標(biāo)題，復(fù)印、剪裁，摘記，標(biāo)記說明。（二）篩選信息的要求 1.選擇對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與工作或業(yè)務(wù)相關(guān)的信息； 2.收集帶傾向性、動(dòng)向性和突發(fā)性的信息； 3.帶預(yù)見性、能夠?yàn)闆Q策提供超前服務(wù)的信息； 4.注意剔除虛假、過時(shí)、重復(fù)、缺少實(shí)際內(nèi)