職業(yè)助理秘書的技能ppt課件

1、n午餐時(shí)間：中午午餐時(shí)間：中午 1212：00-1300-13：0000n你對(duì)本次培訓(xùn)的期待是什么？你對(duì)本次培訓(xùn)的期待是什么？告訴我，我將會(huì)忘卻；告訴我，我將會(huì)忘卻；教我怎么做，我也許會(huì)記?。唤涛以趺醋?，我也許會(huì)記??；讓我參與，我能夠牢記并理解。讓我參與，我能夠牢記并理解。假如您有一個(gè)蘋果，我也有一個(gè)，彼此交換后，假如您有一個(gè)蘋果，我也有一個(gè)，彼此交換后，各人仍是只有一個(gè)蘋果；各人仍是只有一個(gè)蘋果；假如您有一種思想，我也有一種，彼此交換后，假如您有一種思想，我也有一種，彼此交換后，我們每個(gè)人都有兩種思想。甚至，思想經(jīng)過碰撞我們每個(gè)人都有兩種思想。甚至，思想經(jīng)過碰撞后，還可以產(chǎn)生兩種思想之外的東

2、西。后，還可以產(chǎn)生兩種思想之外的東西。第一章第一章助理助理/秘書職業(yè)的職業(yè)化秘書職業(yè)的職業(yè)化第二章第二章電話溝通技巧電話溝通技巧第三章第三章檔案管理檔案管理第四章第四章時(shí)間管理時(shí)間管理第五章第五章溝通與協(xié)調(diào)的技能溝通與協(xié)調(diào)的技能1. 1. 什么是現(xiàn)代職業(yè)秘書什么是現(xiàn)代職業(yè)秘書/ /助理？助理？2 2職業(yè)秘書職業(yè)秘書/ /助理的作用助理的作用3 3職業(yè)秘書職業(yè)秘書/ /助理應(yīng)掌握的基本工作方法助理應(yīng)掌握的基本工作方法4 4職業(yè)秘書職業(yè)秘書/ /助理必備的工作工具助理必備的工作工具5. 5. 職業(yè)秘書職業(yè)秘書/ /助理應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)助理應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)6. 6. 職業(yè)化秘書人員與非職業(yè)秘書人員的

3、特點(diǎn)比較職業(yè)化秘書人員與非職業(yè)秘書人員的特點(diǎn)比較第一章第一章 助理助理/ /秘書職業(yè)的職業(yè)化秘書職業(yè)的職業(yè)化經(jīng)理助理與秘書經(jīng)理助理與秘書秘書與助理的職業(yè)化秘書與助理的職業(yè)化秘書與助理的職業(yè)化秘書與助理的職業(yè)化秘書與助理的職業(yè)化秘書與助理的職業(yè)化秘書秘書/ /助理的作用助理的作用 信息中心信息中心 協(xié)調(diào)部協(xié)調(diào)部 行政助理行政助理 代表企業(yè)的形象代表企業(yè)的形象 經(jīng)理的得力助手經(jīng)理的得力助手案例與練習(xí)案例與練習(xí)如果我是小遲，我是職業(yè)化的助理，我會(huì)怎么做？如果我是小遲，我是職業(yè)化的助理，我會(huì)怎么做？秘書秘書/ /助理的基本工作方法助理的基本工作方法合理布置辦公室合理布置辦公室日常工作有計(jì)劃、條理化日常

4、工作有計(jì)劃、條理化辦公設(shè)備使用、管理、維修辦公設(shè)備使用、管理、維修如何減少上級(jí)所遇到的干擾如何減少上級(jí)所遇到的干擾電電 話話 干干 擾擾突然來訪突然來訪秘書應(yīng)具備的職業(yè)工作工具秘書應(yīng)具備的職業(yè)工作工具* * 您的聲音、態(tài)度和姿勢您的聲音、態(tài)度和姿勢 * * 成功地樹立企業(yè)形象成功地樹立企業(yè)形象 如何職業(yè)化地接聽電話如何職業(yè)化地接聽電話 學(xué)會(huì)處理難應(yīng)付的情況學(xué)會(huì)處理難應(yīng)付的情況保持正確的姿勢，如同對(duì)方就在保持正確的姿勢，如同對(duì)方就在您面前一樣您面前一樣 等了很久，才找到要找的人 等了很久，才有人接電話 等待之后，被告知要找的人不在 聽到不客氣或者無精打采的聲音 等了很久，問題未得到解答 被轉(zhuǎn)了好

5、幾次，還不知應(yīng)該找誰解決問題 聽到“不的回答轉(zhuǎn)接電話轉(zhuǎn)接電話 接起電話自報(bào)家門時(shí)接起電話自報(bào)家門時(shí) 當(dāng)對(duì)方所找的人正在聽另一個(gè)電話時(shí)當(dāng)對(duì)方所找的人正在聽另一個(gè)電話時(shí) 當(dāng)對(duì)方所找的人無人接聽電話時(shí)當(dāng)對(duì)方所找的人無人接聽電話時(shí) 當(dāng)對(duì)方所找的人的電話一直占線時(shí)當(dāng)對(duì)方所找的人的電話一直占線時(shí)確認(rèn)來電方和來電意圖的電話用語確認(rèn)來電方和來電意圖的電話用語 如何獲得來電方的姓名如何獲得來電方的姓名 當(dāng)您沒聽清對(duì)方的姓名時(shí)當(dāng)您沒聽清對(duì)方的姓名時(shí) 當(dāng)來電方拒絕回答姓名或借口是私人電話時(shí)當(dāng)來電方拒絕回答姓名或借口是私人電話時(shí) 如何明確來電意圖如何明確來電意圖f.受其它部門支配的部門受其它部門支配的部門 (如：質(zhì)檢

6、部門、如：質(zhì)檢部門、后勤部門后勤部門)一種實(shí)用有效的檔案管理是使上級(jí)、我自己、同事及一種實(shí)用有效的檔案管理是使上級(jí)、我自己、同事及合作伙伴能夠：合作伙伴能夠：查找到所需要的信息；查找到所需要的信息；并且并且將文件正確歸檔。將文件正確歸檔。迅速地迅速地字母順序系統(tǒng)字母順序系統(tǒng)數(shù)字順序系統(tǒng)數(shù)字順序系統(tǒng)科目檔案系統(tǒng)科目檔案系統(tǒng)* *信息傳遞與交流工具信息傳遞與交流工具“趕快，趕快型趕快，趕快型“強(qiáng)大型強(qiáng)大型“完美主義型完美主義型“取悅他人型取悅他人型“竭盡全力型竭盡全力型個(gè)人工作計(jì)劃個(gè)人工作計(jì)劃 “什么時(shí)候制訂工作計(jì)劃 如何制訂工作計(jì)劃 制訂工作計(jì)劃的基本原則及注意事項(xiàng)練習(xí)：自我分析表練習(xí)：自我分析

7、表是誰占用了時(shí)間？是誰占用了時(shí)間？如何制訂工作計(jì)劃如何制訂工作計(jì)劃v用用“自我分析表反映目前工作現(xiàn)狀工作內(nèi)容、時(shí)間自我分析表反映目前工作現(xiàn)狀工作內(nèi)容、時(shí)間分配、工作中斷及原因）分配、工作中斷及原因）v做必要的單項(xiàng)分析，找出效率不高的原因做必要的單項(xiàng)分析，找出效率不高的原因v根據(jù)單項(xiàng)分析：根據(jù)單項(xiàng)分析：v重新排列工作內(nèi)容的先后次序重新排列工作內(nèi)容的先后次序v重新估計(jì)每項(xiàng)工作任務(wù)需要的合理時(shí)間重新估計(jì)每項(xiàng)工作任務(wù)需要的合理時(shí)間v重新估計(jì)每天應(yīng)預(yù)留重新估計(jì)每天應(yīng)預(yù)留“工作中斷的合理時(shí)間工作中斷的合理時(shí)間制訂工作計(jì)劃的基本原則制訂工作計(jì)劃的基本原則v任務(wù)優(yōu)先權(quán)的分配原則任務(wù)優(yōu)先權(quán)的分配原則v對(duì)于秘書工

8、作，是用對(duì)于秘書工作，是用“期限來衡量期限來衡量“緊急程緊急程度的度的v同類工作集中處理同類工作集中處理v順應(yīng)自己的生物鐘順應(yīng)自己的生物鐘v工作量大的任務(wù)，化整為零工作量大的任務(wù)，化整為零v給給“工作中斷合理預(yù)留時(shí)間工作中斷合理預(yù)留時(shí)間v每天下班前檢查當(dāng)天計(jì)劃完成情況每天下班前檢查當(dāng)天計(jì)劃完成情況v擬訂日計(jì)劃，排出優(yōu)先次序擬訂日計(jì)劃，排出優(yōu)先次序v2/82/8原則：原則：20%20%的時(shí)間，的時(shí)間，80%80%的成果的成果v確定時(shí)限，自我激勵(lì)在計(jì)劃表中打鉤）確定時(shí)限，自我激勵(lì)在計(jì)劃表中打鉤）v設(shè)定設(shè)定“請勿打擾時(shí)段請勿打擾時(shí)段v要事不拖欠要事不拖欠v快速讀文件快速讀文件v集中復(fù)電集中復(fù)電v婉拒

9、婉拒v善用零星時(shí)間善用零星時(shí)間1234567891010987654321A AB BC CD D有效的時(shí)間管理工具有效的時(shí)間管理工具記事簿記事簿應(yīng)辦事宜備忘錄應(yīng)辦事宜備忘錄日辦公事務(wù)夾日辦公事務(wù)夾信息傳遞工具信息傳遞工具n問答條問答條n請示條請示條n文件傳閱單文件傳閱單n來電記錄條來電記錄條真笨呀！他在說什么？發(fā)送方發(fā)送方接收方接收方反響反響信息信息特定溝通模式特定溝通模式溝通的目的溝通的目的1).1).將信息傳遞出去將信息傳遞出去2).2).被理解被理解3).3).被接收被接收4).4).有所反饋有所反饋溝通的原則* 簡 單* 清 楚* 直 接* 準(zhǔn) 確溝通的基本方法溝通的基本方法5W1H5W1H法法1).1).溝通的動(dòng)機(jī)溝通的動(dòng)機(jī)whywhy）2).2).接收方是誰接收方是誰whowho）3).3).傳遞什么信息傳遞什么信息whatwhat）4).4).何時(shí)何地何時(shí)何地(when,where)(when,where)5).5).怎樣溝通怎樣溝通(how)(how)我所知道的我所知道的我所想說的我所想說的我所說的我所說的他所想聽的他所想聽的他所聽到的他所聽到的他所理解的他所理解的他所接受的他所接受的他所記住的他所記住的100%100%90%90%70%70%40%40%10%-30%10%-30%* *張紙上記下來張紙上記下來“被動(dòng)形狀被動(dòng)形