O程序文件文件與資料控制程序

1、目 的：對公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所及時獲得并文彳發(fā)放編號：牛和資料控常（受出程序照文件專用章）編寫日期批準(zhǔn)日期修改記錄版號修改號修改內(nèi)容概要（或原因）修改人批準(zhǔn)人匕k效日期A0首次發(fā)行正確使用各類有效的文件和資料。二適應(yīng)范圍：適用公司所有質(zhì)量體系文件和資料。三職 責(zé)：文件體系推行3.1.1 依公司組織系統(tǒng)，各級單位主管為文件體系的推動責(zé)任者。3.1.2 文控中心歸屬于綜合計劃部。職務(wù)劃分3.2.1 推動責(zé)任者3.2.1.1 制訂所負(fù)責(zé)工作之相關(guān)文件。3.2.1.2 依權(quán)限范圍確實審核相關(guān)文件。3.2.1.3 教育并督導(dǎo)文件實施。3.2.1.4 檢討并依現(xiàn)況修正文件。

2、3.2.2 文控中心負(fù)責(zé)文件的編號、分派、回收、存盤、影印以及更改銷毀 等控制工作。文件和記錄的保存3.3.1 文控中心負(fù)責(zé)保存體系文件原件，并編寫質(zhì)量記錄匯總表，備案 各類記錄的樣本。3.3.2 各部門文件資料管理員負(fù)責(zé)對本部門的記錄進(jìn)行整理、歸檔。3.3.3 品質(zhì)部負(fù)責(zé)保存管理評審報告，質(zhì)量審核報告，不合格報告，糾正措施報告、預(yù)防措施報告。3.3.4 客服科負(fù)責(zé)保存客戶投訴處理報告。四定 義：文件和資料：信息及其承載體，典型的有書寫紙和電子郵件形式 （如質(zhì)量手冊， 程序文件，各種圖表等），通常統(tǒng)稱為文件。DCC: Document Control Center文件控制中心。受控文件：指質(zhì)量

3、體系在推導(dǎo)實施中所涉及和形成與產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量文件，當(dāng)此類文件用作操作、評審、計劃、行動等活動的依據(jù)時需接受控制，此類文件稱為受控文件，受控文件須接受更新處理。非受控文件：當(dāng)文件不作活動的依據(jù)，而只作為參考時，不需接受控制，此類 文件為非受控文件，亦稱為“管理外文件”。版本：對文件作出其最新發(fā)布狀態(tài)的標(biāo)識，在文件上用“版本 /版次”、“生 效日期”、“發(fā)布日期”等表示。五工作程序：擬案提出5.1.1 相關(guān)部門人員依實際需求制定新文件，現(xiàn)有文件有因不適宜而要求 修改者，原責(zé)任部門依實際修訂，并填寫“文件新建/更改申請單”。5.1.2 凡公司所屬之員工均有權(quán)提出與其工作相關(guān)文件之新建 /更改建議。5

4、.1.3 文件擬案的提出應(yīng)依規(guī)定之標(biāo)準(zhǔn)格式書寫。審查及批準(zhǔn)文件擬定好后，附上文件封面表格，由責(zé)任部門主管審核簽章，再經(jīng)相關(guān) 部門主管會審簽章。 一級文件最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)；二級文件由管理者代表批 準(zhǔn)；其它文件由責(zé)任部門主管批準(zhǔn)。批準(zhǔn)完成的文件，由制訂部門送交文控中心，文控中心對文件編號、版本/版 次及生效日期進(jìn)行確認(rèn)無誤后按文件發(fā)放規(guī)定進(jìn)行影印并向相關(guān)部門蓋章 發(fā)行，發(fā)行時要求文件接收者在“文件分發(fā)/回收履歷表”上簽收及作好記 錄。若非規(guī)定發(fā)放部門有文件使用需求，可提出文件申請 ，經(jīng)管理者代表審 核同意，文控中心方可蓋章發(fā)布并作好記錄。分發(fā)至各部門的文件，各部門應(yīng)自行整理，妥善保管。有效受控文件

5、上應(yīng)蓋有 文控中心受控章，原件應(yīng)蓋原件章。屬修改的文件于發(fā)放新版本或版次的同時，應(yīng)收回對應(yīng)之舊版本（次）文件， 并做好收、發(fā)記錄。收回之舊版本文件，除正本蓋“作廢”字樣，予以適當(dāng)保存外，其余作廢文件 由文控中心統(tǒng)一銷毀并做好“文件銷毀記錄”，其銷毀方式可用碎紙方式， 以供回收利用，或焚燒處理以防誤用。如文件由于丟失等原因不能收回時，丟失者應(yīng)將情況書面報告管理者代 表，文控中心可聲明該文件作廢，以防誤用。當(dāng)文件不作為活動依據(jù)，只作參考時，執(zhí)行單位可向文控中心申請并經(jīng)管理者 代表批準(zhǔn)后，復(fù)印原稿按管理外文件發(fā)行，發(fā)行同時須加蓋“非受控文件” 章，管理外文件不再隨版本或版次更新而更換。發(fā)往外部的文件

6、（圖紙或技術(shù)資料）需要更改為pdf格式，且防止打印、復(fù)制。 受控文件及資料種類：5.9.1 一級文件：質(zhì)量手冊5.9.2 二級文件：程序文件5.9.3 三級文件：品保工作文件（如：作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范）5.9.4 四級文件：窗體、記錄。5.9.5 圖面及客戶規(guī)格資料。教育：各有關(guān)部門接到新/修訂文件后，部門主管應(yīng)依文件內(nèi)容指導(dǎo)所屬員 工于定期內(nèi)完成該項教育培訓(xùn)工作，并作好培訓(xùn)記錄。實施5.11.1 新文件經(jīng)培訓(xùn)后，正式實施，部門主管應(yīng)負(fù)責(zé)督導(dǎo)。5.11.2 部門主管應(yīng)依文件之實施，考核掌握本部門體系執(zhí)行情況。5.11.3 新文件應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后才開始實施，但于緊急特殊情況下，可由 批

7、準(zhǔn)者先行以臨時文件實施（臨時文件發(fā)行時須蓋“臨時文件”章, 文件有效期為一個月），正式文件則依規(guī)定程序辦理。修訂文件與資料出現(xiàn)不適宜需要修訂時，由相關(guān)或制定部門適時提出具體之修訂方案，并填寫“文件新建/更改申請單”，經(jīng)相關(guān)人員審批好后，交文控 中心按規(guī)定執(zhí)行。5.12.1 、二級文件之修訂1）文件需修訂時，由申請部門填寫“文件新建/更改申請單”，經(jīng)權(quán) 責(zé)部門主管審核，相關(guān)部門主管審議后，再交公司總經(jīng)理/管理者 代表批準(zhǔn)后，送至文控中心控制發(fā)行。2）文件的修訂經(jīng)審核批準(zhǔn)后，文控中心應(yīng)及時作好”文件更改記錄 表”，并作好發(fā)放、回收及銷毀等記錄。3）文件禁止手寫改動，禁止亂簽名，刪除，涂改，標(biāo)識。5

8、.12.2 三級文件之修訂1）三級文件之更改，由申請部門填寫“文件新建/更改申請單”，經(jīng)相 關(guān)部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)，交文控中心控制發(fā)行。2）對于臨時發(fā)行的受控文件，及不便換版本之小更改，經(jīng)文件更改中 請和相關(guān)部門主管審核后，文控中心可將更改的內(nèi)容打印后貼于需更改 的位置上，并于其右上角加蓋“文控中心更改章”后加以發(fā)行。3）文件禁止手寫改動，禁止亂簽名，刪除，涂改，標(biāo)識。公司質(zhì)量體系文件及編號原則5.13.1 公司質(zhì)量體系文件分四個層次，即一級文件（品保手冊），二級文件 （程序文件），三級文件（各類指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等）,四級文件為 窗體、記錄。一級文件質(zhì)量方針及質(zhì)量運(yùn)行原則等活動二級文件

9、公司內(nèi)統(tǒng)一的動作原則（when,具體的動作方法 品保體系運(yùn)行之證據(jù)where, who)三級文件四級文件record & form） "5.13.2 體系文件的格式。（如附件）5.13.3 文件與資料的編號原則根據(jù)質(zhì)量體系文件編號原則及格式的規(guī) 定5.13.3.1 文件編碼的基本組成：一級文件：質(zhì)量手冊事業(yè)部代碼+文件類別二級文件： 程序文件：事業(yè)部代碼+文件類別三級文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、工作指示、作業(yè)指導(dǎo)書、控制計劃等文件。事業(yè)部代碼+部門代碼-文件類別-流水號四級文件：質(zhì)量體系相關(guān)表格：事業(yè)部代碼+部門代碼-流水號本體系事業(yè)部代碼為：“ AL”5.13.3.

10、2 部門代碼規(guī)定如下：部門代碼由一個大寫的英文字母第十四事業(yè)部：綜合計劃部：P技術(shù)工程部：E品質(zhì)部：Q模具部：T生產(chǎn)部：M市場與客服部：S 總經(jīng)理室：G5.13.3.3 文件類別碼A.質(zhì)量體系文件類別編碼質(zhì)量手冊：QM (QAULITY MANUAL程序文件：QP (QAULITY PROCEDURE )控制計戈U： CP (CONTROL PLAN設(shè)計類文件：D (DESIGN DUCUMENTS標(biāo)準(zhǔn)類(包括原材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備參數(shù)等)：S (SPECIFICATION工作指示： WI (WORK INSTRUCTION作業(yè)指導(dǎo)書：OI (OPERATION INST

11、RUCTION客戶承認(rèn)圖：K珞戶代號出貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)：S珞戶代號訂單說明書：以客戶代號為準(zhǔn)工程更改類文件：ECN其它類：O (OTHERB.流水號流水號從0001起編，原則上順號編，不可跳號。C.版本號：以字母 A、B、G DZD.修改號：以數(shù)字0、1、2、3 ，E.頁碼：圭面頁為0,正文用如：1/5、2/5、3/5-形式表示。5.13.3.3 其它原則A.擬定、審核、批準(zhǔn)須相關(guān)責(zé)任人筆簽。B.生效日期由批準(zhǔn)人準(zhǔn)確填寫。C修改記錄：準(zhǔn)確記錄舊版本文件的修改原因、修改人、生效 日期。文件的管理5.14.1 除特殊狀況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)外,任何人不得擅自修改、影印、傳真 或拿出廠外。5.14.2 正式文件上

12、不得加以標(biāo)記或書寫任何文字符號。5.14.3 文控中心負(fù)責(zé)受控文件的最新有效版本清單”文件控制一覽表”， 將其電子文件放在公共盤上，以供使用者核對所使用之文件是否為 最新版本。5.14.4 公司的專利資料保存在閱覽室內(nèi)。閱覽室對專利資料進(jìn)行統(tǒng)一保 管、按專利號登記在閱覽室專利一覽表 上。閱覽室定期對專利 的保存狀況進(jìn)行檢查，保存專利資料的完整性。任何專利資料原則 上只能在閱覽室閱讀，不能帶出或復(fù)印。5.14.5 電子文檔受控文件的控制A.公司的文件受控主要采用紙張形式，對于無法用紙張進(jìn)行受控 的文件如工程圖紙、軟件等，可采用電子文檔文件（如PDFi件等）形式進(jìn)行受控。B.由文件制定部門以軟盤或

13、電子郵件的形式將文件傳送至文控中 心，并注明文件名稱、文件編號、版號、修改號及生效日期等。 軟件受控時需提交的文件包括源程序、編譯后的可執(zhí)行文件以 及相應(yīng)軟件的流程圖，其中源程序及可執(zhí)行文件為電子文檔， 流程圖為紙張文檔。5.14.6 在對質(zhì)量體系有效運(yùn)行起重要作用的各個場所，為了保證得到相應(yīng)文件的有效版本，文控中心負(fù)責(zé)制訂文件有效版本檢查計劃，根據(jù)檢查計劃對各相關(guān)部門進(jìn)行文件有效版本的檢查。原則上每季度的 檢查對象需含蓋所有ISO9000涉及的部門，檢查內(nèi)容含蓋該部門所 有系統(tǒng)文件。對于丟失文件的部門，開具“廠內(nèi)質(zhì)量異常通知及處 理單”，經(jīng)責(zé)任部門主管確認(rèn)問題根源及責(zé)任歸屬，并由責(zé)任部門人員

14、主導(dǎo)改正措施及定期追蹤回報文控中心與管理階層。文件有效 版本檢查結(jié)果，交管理者代表審核。5.14.7 外來文件的管理5.14.7.1 所有外來文件均由文控中心負(fù)責(zé)控制，各權(quán)責(zé)單位負(fù)責(zé)收集，保存期限為有效期加一個日歷年。具體如下:1）客戶標(biāo)準(zhǔn)：由技術(shù)工程、品保收集，經(jīng)公司轉(zhuǎn)化為內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)后，由文控中心蓋受控和發(fā)行章發(fā)行，原件由文控中心保存。2）圖紙要求由業(yè)務(wù)部門作為對外窗口收集，轉(zhuǎn)技術(shù)工程部處理，由技術(shù)工程部轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)圖紙，經(jīng)文控中心蓋受控和發(fā)行章發(fā)行。3）標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)由技術(shù)工程部負(fù)責(zé)發(fā)行并保存；4）工業(yè)安全衛(wèi)生法令由綜合計劃部負(fù)責(zé)收集，由文控中心發(fā)行并保存。5）所有圖紙類文件最小用 A3紙發(fā)行。6

15、）外來文件為外部制定之標(biāo)準(zhǔn) ，不得擅自修改、影印、傳真或揣出廠外。5.14.7.2 外來文件的編號原則為：IP- - 版本號k開發(fā)案號>客戶代碼說明:文件類別1)文件類別：IP即“外來文件”；2)客戶代碼：當(dāng)業(yè)務(wù)有新客戶進(jìn)入時，且新客戶提出報價要求， 則業(yè)務(wù)及時對新客戶進(jìn)行編號，編號原則為按客戶進(jìn)入的先 后順序，以流水號編碼；3)開發(fā)案號：按該客戶的開發(fā)的產(chǎn)品順序以流水號登記；版本號：按客戶文件版本號執(zhí)行。所有受控文件禁止私自復(fù)印，如有需要向文控中心申請。質(zhì)量記錄的管理5.15.1 記錄的形式及要求各種質(zhì)量記錄使用公司規(guī)定的格式。質(zhì)量記錄表格由各使用部門自行編制，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，交格式

16、樣本到文控中心備案并登記在質(zhì)量記錄匯總表中，各項質(zhì)量記錄及圖表須可清楚識別 ，并且易于閱讀、執(zhí)行及評核。5.15.2 各項質(zhì)量記錄須經(jīng)主管審核。5.15.3 質(zhì)量記錄樣式的更改由要求更改部填寫“文件新建/更改申請單”，批準(zhǔn)后的交至文控中心，由文控中心對質(zhì)量記錄匯總表進(jìn)行相應(yīng)的修改，及時發(fā)放最新的表單和新的匯總表，使用部門應(yīng)確認(rèn)所用表格與匯總表的表格版號、內(nèi)容一致。5.15.4 各單位對各項質(zhì)量記錄應(yīng)提供適當(dāng)之儲存場所，用指定活頁夾分類歸檔，并妥善保管,以防記錄之損壞、變質(zhì)及遺失。質(zhì)量與環(huán)境記錄裝滿夾后之整份記錄，可另外存放于紙箱，但須于外箱清楚標(biāo)示。5.15.5 各單位質(zhì)量記錄之保管方式，應(yīng)便

17、于有關(guān)人員取閱。5.15.6 各項質(zhì)量記錄保存（可長于此期限）。5.15.6.1 生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件，工模具記錄，采購單和合同評審服務(wù)記錄必須為零件在現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)中規(guī)定的使用期再加上一年。5.15.6.2 質(zhì)量性能記錄（如控制圖等）必須在產(chǎn)生當(dāng)年加一年保留。5.15.6.3 內(nèi)部質(zhì)量體系審核和管理評審記錄必須保留三年。5.15.6.4 外來的記錄（如供應(yīng)商提供的原材料出廠檢驗報告、計量檢定報告等）由相 關(guān)部門保存，一般保存期限為2年各項質(zhì)量記錄如逾保存期限，應(yīng)送文控中心統(tǒng)一或經(jīng)文控中心授權(quán)銷毀。品質(zhì)部因應(yīng)客戶需求于出貨時附質(zhì)量記錄須按客戶指定或協(xié)議格式提供，并清楚于外箱固定位置標(biāo)示文件數(shù)據(jù)所在，正本則須妥善保存?zhèn)洳椤Ｓ涗浿辽侔ㄓ涗洷４娌块T和期限表中所列的各項，若各部門為需要證明其它質(zhì)量工作或滿足客戶或公司管理層要求，應(yīng)在各部門"記錄登記表"作出 明確登記。如果質(zhì)量記錄填寫錯誤需修改，必須按統(tǒng)一方式修改，以維護(hù)質(zhì)量記錄真實性。修改方式統(tǒng)一訂為在錯誤記錄上用單杠或雙杠輕輕劃去，另在錯誤記錄附近（上下左右）寫上正確記錄，并簽上修改者姓名及日期。例：張揚(yáng)在將溫度“110C”錯寫為“100C”，將其更正為“ 100C 110 C"，張揚(yáng)。