電梯維保行業(yè)管理軟件系統(tǒng)ERP操作手冊范本

1、. . . . 管理輕松一點、決策更勝一籌電梯維保行業(yè)管理軟件系統(tǒng)ERP操作手冊目 錄一、登陸31、用戶登錄32、系統(tǒng)登錄3二、基本操作41、常用圖標(biāo)42、單據(jù)的“增加”“刪除”“修改”操作5三、存貨管理71、物品檔案（電梯檔案、配件檔案、材料檔案，工具檔案。）72、普通出庫單113、普通入庫單124、庫存盤點單125、報表15四、銷售管理模塊151、合同管理152、結(jié)算單163、相關(guān)報表183、發(fā)票登記18五、采購模塊201、供應(yīng)商檔案202、采購合同單203、采購收貨單214、采購?fù)素泦?25、采購發(fā)票23六、人事工資模塊231、人事檔案232、員工借款登記24七、售后服務(wù)模塊251、保養(yǎng)

2、計劃252、保養(yǎng)登記263、報修單登記264、維修單登記26八、質(zhì)量管理271、質(zhì)檢登記272、相關(guān)報表28九、應(yīng)收應(yīng)付281、收款單282、付款單293、其它應(yīng)收應(yīng)付管理30十、系統(tǒng)維護(hù)31十一、審核中心32一、登陸1、用戶登錄 所有用戶使用本系統(tǒng)時都必須經(jīng)過身份驗證和確認(rèn)，才能進(jìn)行本系統(tǒng)操作。 服務(wù)器:SQL服務(wù)器名稱或者IP地址。(服務(wù)器名稱是：ufserver) 數(shù)據(jù)庫:軟件所使用的數(shù)據(jù)庫。(hz2013) 用戶名:操作用戶的名稱。(sa) 口 令:操作用戶進(jìn)入本系統(tǒng)的口令。(741852)2、系統(tǒng)登錄選擇部門名稱; 選擇用戶

3、名; 輸入密碼,按確定即可登陸;二、基本操作。1、常用圖標(biāo)增加：新增一個單據(jù)。 修改：對保存后沒有審核的單據(jù)進(jìn)行修改。刪除：對保存后沒有審核的單據(jù)進(jìn)行刪除。撤消：對增加、修改、刪除操作后且沒有保存操作前,對其操作的撤消。保存：對所做的操作進(jìn)行保存.在新增保存后會得到一個單號。查找：查詢滿足條件的記錄。設(shè)計:設(shè)計打印單據(jù)的樣式。預(yù)覽：預(yù)覽單據(jù)格式。打?。涸O(shè)置打印項引入：在新增的條件下引入單據(jù)。(所引入的單據(jù)必須是經(jīng)過審核傳遞清除的單據(jù)） 打開：打開已有的單據(jù)。（所打開的單據(jù)必須未經(jīng)過審核并沒傳遞過的單據(jù)）首條：跳至所開單據(jù)的第一條。上條：跳至當(dāng)前單據(jù)的上條記錄。下條：跳至當(dāng)前單據(jù)的下條

4、記錄。末條：跳至所開單據(jù)的最后一條。退出：退出當(dāng)前模塊庫存：顯示當(dāng)前庫存報表。分布：查看當(dāng)前庫存分布。帳目：查看當(dāng)前供需帳目。 審核當(dāng)前單據(jù)。反 對當(dāng)前單據(jù)進(jìn)行審核撤消。傳遞：對已經(jīng)審核的單據(jù)進(jìn)行傳遞，傳遞至下一個審核部門。導(dǎo)出：對列表、報表、單據(jù)導(dǎo)出至EXCEL文件。批量錄入：為減少重復(fù)工作.快速建立數(shù)據(jù)。附件：為各模塊添加各種文件.圖檔。2、單據(jù)的“增加”“刪除”“修改”操作操作說明：    單據(jù)增加：點擊菜單上的“”填寫單據(jù)頭,右鍵單擊表格在菜單中點擊，填寫明細(xì)信息或點擊，把不需要的項刪除，單據(jù)填寫完成后“”。   &

5、#160;單據(jù)修改：點擊菜單上的“”打開要修改的單據(jù)(只包括未審核的單據(jù))“”,修改完畢“”。    單據(jù)刪除：點擊菜單上的“”打開要刪除的單據(jù)(只包括未審核的單據(jù))“”刪除完畢“”。注意事項：    單據(jù)保存之后，必須要在“審核單據(jù)”里進(jìn)行審核、各級部門依次傳遞完畢之后，才能使單據(jù)生效，否則庫存和財務(wù)帳不會發(fā)生改變。    單據(jù)操作-“”操作有兩個作用：為了錄入方便和為操作的單據(jù)提供依據(jù)。    如果“”后窗口中沒有自己要修改、刪除的

6、單據(jù)，則說明此單據(jù)已經(jīng)審核過了不能進(jìn)行刪除，要修改或刪除請在“審核中心”中將單據(jù)找回并進(jìn)行反審核。    單據(jù)刪除后那么單據(jù)的單號也將被刪除。即以后此單的單號將不存在。    如果單據(jù)在修改或刪除過后，沒有進(jìn)行保存，修改刪除操作無效。    單據(jù)是誰制單的，只能由誰打開刪除。（制單人為系統(tǒng)的登錄人）    如果制單人因某種原因辭職，而所經(jīng)辦的單據(jù)沒有處理完畢，此時要想進(jìn)行修改，請通過信息管理員將密碼修改，然后本部門的主管，以制單人的身份

7、登錄，將其單據(jù)進(jìn)行修改或刪除。 單據(jù)數(shù)據(jù)錄入在所有的單據(jù)中都有表頭數(shù)據(jù)項和表里數(shù)據(jù)項，在錄入時如果能很好的掌握其輸入方法，能大大提高工作效率。表頭項數(shù)據(jù)錄入：    錄入時可以用點擊鼠標(biāo)方法在使光標(biāo)在不同的字段中移動，也可用鍵盤上的“TAB”鍵移動光標(biāo)到不同的字段上。    然后進(jìn)行字段容輸入，如果碰到字段的容只能選擇下拉框的容時，可用鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，也可通過光標(biāo)的上下移動鍵進(jìn)行選擇。開一單據(jù)時在單據(jù)中窗口中首選顯示的是當(dāng)前系統(tǒng)日期。更改日期有兩種方法：1. 直接在“制單日期”欄中的日期編輯框中按照系統(tǒng)日期的格式輸入

8、新的日期。2. 選中 在所有單據(jù)中都要進(jìn)行制單日期輸入，每打日期中的具體“年份”“月份”“日”，（選中后會出藍(lán)底白字），然后通過點擊制單日期的編輯框中的“”“ ”鍵，或者通過鍵盤中的上下光標(biāo)鍵，來增加減少“年份”“月份”“日”數(shù)目。 表里項數(shù)據(jù)錄入：增加表項記錄，將光標(biāo)在表項里點擊鼠標(biāo)的右鍵，選擇并點擊“”，光標(biāo)將自動跳動到物品編碼一欄下，直接輸入物品編碼，或者模糊查詢得出物品編碼，再用鼠標(biāo)移動光標(biāo)或者用“回車鍵”進(jìn)行移動光標(biāo)，到下一個字段下進(jìn)行輸入字段的容。刪除表項記錄，將光標(biāo)放到每條記錄前的“”上點擊鼠標(biāo)的左鍵，發(fā)現(xiàn)此記錄從黑色的底，此時表示選中這條記錄，點擊鼠標(biāo)右鍵, 選擇并點

9、擊“”，選中的明細(xì)刪除。三、存貨管理1、物品檔案（電梯檔案、配件檔案、材料檔案，工具檔案。）功能介紹：本模塊用來記錄您公司物品的編碼、名稱、規(guī)格、類型、標(biāo)準(zhǔn)成本、計劃成本(進(jìn)價)、銷售價、最高庫存、最低庫存等資料，方便您對以后所發(fā)生的單據(jù)查詢。進(jìn)入界面：新增物品資料一、輸入基本信息：單擊工具欄上的“”按鈕，光標(biāo)將自動跳到基本資料頁面中的物品編碼一欄中。然后輸入物品編碼等信息。每一種物品類型的屬性是不同的。如果我們要增加電梯檔案，鼠標(biāo)要定位到電梯檔案，再點擊“增加”。增加其他物品檔案，則鼠標(biāo)定位到其他物品類型。二、物品類型：物品的類型定義，屬于什么類型的。物品類型在系統(tǒng)選項中進(jìn)行定義。三、圖片：

10、只有在“基本信息”輸入完且保存后，且物品圖片已經(jīng)掃描好存放在某個位置后才能進(jìn)行加載圖片。加載圖片的步驟：在“圖片”選項框中選擇圖片的存放的位置（產(chǎn)品圖樣A、B、C）-點擊“”-打開圖片-。：指的是將圖片從系統(tǒng)中刪除。：指的是按比列放大或縮小圖片去預(yù)覽圖片。四、列表顯示：物品顯示方式為列表。五、報表電梯檔案查詢凡是在報表里雙擊物品編碼時，都會彈出一個顯示物品相關(guān)信息的窗口，用戶可以看到物品圖片（如果加載了圖片），附件（雙擊附件可看詳細(xì)容）。修改物品資料對物品容進(jìn)行，唯一物品編碼不能更改外，其他容都是可修改的，但是我們不建議修改。（物品編碼可通過物料管理模塊里的這個功能進(jìn)行編碼的轉(zhuǎn)換）刪除物品資料

11、對物品資料進(jìn)行刪除，如果物品在系統(tǒng)單據(jù)中被引用，那么將不能刪除。2、普通出庫單功能介紹：指的是非采購出庫，例如：借還出庫。（注意：根據(jù)和眾電梯部流程，我們的普通出庫單同時用來開銷售出庫，這里的普通出庫單只記庫存帳，當(dāng)財務(wù)人員開結(jié)算單時，引入銷售類型的出庫單，并保存審核之后財務(wù)帳才記上。）操作說明：常規(guī)操作：包括了“增加”“修改”“刪除”“打開” “保存”。· 出庫單經(jīng)過審核傳遞完畢后，庫存會自動減少。 · 出庫單的簽證號填好之后，在開結(jié)算單時會引入到結(jié)算單的明細(xì)里。3、普通入庫單功能介紹：指的是非采購的入庫，例如：借還入庫。庫存盤點也是通過普通入庫單進(jìn)行調(diào)整的。操作說明：常

12、規(guī)操作：包括了“增加”“修改”“刪除”“打開”“保存”。· 普通入庫單經(jīng)過審核傳遞完畢后，庫存會自動增加。 · 當(dāng)進(jìn)行庫存盤點時，如果有盤虧盤盈，則會進(jìn)行盤點調(diào)整（詳見庫存盤點）。盤點調(diào)整是通過普通入庫單進(jìn)行調(diào)整的。操作過程是：進(jìn)入普通入庫單后，單擊“打開”盤點調(diào)整單，會發(fā)現(xiàn)在普通入庫單中的普通入庫類型自動為“盤點調(diào)帳”，備注中注明盤點調(diào)整。 · 普通入庫單的單證號可自動生成：在基礎(chǔ)資料倉庫中，填入簡寫，則該倉庫的普通入庫單的單證號便會自動生成 4、庫存盤點單功能介紹：庫存盤點可進(jìn)行臨時盤點、月末盤點、季度盤點。庫存盤點時首先進(jìn)行盤點數(shù)的錄入，然后進(jìn)行核對（核對的

13、方式有部分核對和全部核對），核對之后點擊審核。審核時軟件會提示您系統(tǒng)自動生成一普通入庫單，然后您把該普通入庫單審核掉，盤點結(jié)束。當(dāng)需要盤點的物品很多時，可以快速盤點，把事先準(zhǔn)備好的excel數(shù)據(jù)（物品編碼和盤點數(shù)量）復(fù)制好，然后鼠標(biāo)右擊明細(xì)行，選擇導(dǎo)入數(shù)據(jù)，然后點擊從剪切板粘貼數(shù)據(jù)，再確定，然后保存單據(jù)、核對、審核。注意事項：第一點：盤點日期要填真實盤點庫存的日期，第二點：盤點是分倉庫盤點的，注意倉庫不要選錯。操作說明：常規(guī)操作：包括了“增加”“修改”“刪除”“打開”“保存”。其中打開選項中有未調(diào)整盤點表、已調(diào)整盤點表快照庫存盤點表。· 錄入盤點日期、倉庫、盤點的物品（盤點物品應(yīng)為庫

14、存中的實際物品）數(shù)量，金額。 · 錄入完后，單擊工具欄上的“保存”。生成一未調(diào)整盤點單。 · 單擊工具欄上的“”旁的向下箭頭選擇“部分核對”或“全部核對”。（建議選擇部分核對）· 指的是你所錄的盤點物品與帳上的同一物品進(jìn)行核對。核對完后其得帳上數(shù)，差數(shù)。 · 指的是你所錄的盤點物品與帳上的所有物品進(jìn)行核對。如果在物品帳上有某物品帳目，而你進(jìn)行盤點錄入時又沒有錄入其盤點數(shù)量，則系統(tǒng)默認(rèn)這種物品的盤點數(shù)量為零。 · 核對完后，如果想調(diào)整這盤點表，只要單擊工具欄上“”，則自動生成一“已調(diào)整的盤點單”，核對且審核的盤點單據(jù)，將成為已調(diào)整盤點單。

15、83; 在“普通入庫單”中打開盤點單，會在備注中看到此庫存盤點單號，盤點時間。· 這普通入庫單經(jīng)過審核記帳后，調(diào)整成功。以后帳上的數(shù)目其實就是庫存的實際數(shù)。 · 如果庫存盤點后核對后，所有記錄的差數(shù)為零，則表示無需調(diào)整。所以盤點單在審核時會提示你無需調(diào)整。 · 所生成的調(diào)整單，只調(diào)整有差異的物品。 只有審核生成的普通入庫調(diào)整單，才能使物品的庫存數(shù)與帳上數(shù)一樣。5、報表進(jìn)出存明細(xì)查詢是物品所有的進(jìn)出庫單據(jù)的明細(xì)查詢。進(jìn)出存匯總是按月查詢物品的期初、本期出入數(shù)，本期出入金、本期余數(shù)和余額。庫存報表是查詢物品當(dāng)前的庫存情況。倉庫進(jìn)出存匯總按日期是按日期查詢查詢物品的期初

16、、本期出入數(shù)，本期出入金、本期余數(shù)和余額。單據(jù)狀態(tài)查詢是查詢所有單據(jù)目前所處的位置，審核情況，開單人。四、銷售管理模塊1、合同管理功能介紹：安裝合同、維保合同、工程合同等其他合同都在這里進(jìn)行登記。操作說明：常規(guī)操作：包括了“增加”“修改”“刪除”“打開”“保存”。如圖所示：我們首先填表頭信息：選擇客戶、合同類型等其他相關(guān)信息然后填表項信息：選擇對應(yīng)的設(shè)備編號，回款批次等信息。合同新增保存之后，審核，系統(tǒng)會自動生成一已經(jīng)審核好的其他應(yīng)收款單據(jù)，那么合同金額會掛到對應(yīng)客戶（工程名稱）的賬戶上，就是形成應(yīng)收款。我們可以通過應(yīng)收應(yīng)付模塊里的客戶應(yīng)收總賬、客戶對賬明細(xì)這兩個報表來查詢客戶帳的情況。合同保

17、存之后就會根據(jù)合同容形成收款批次提醒報表、合同到期提醒。2、結(jié)算單功能介紹：配件更換結(jié)算單、維修結(jié)算單、混合結(jié)算單都在這里進(jìn)行登記，單據(jù)開好審核之后，客戶相對應(yīng)的應(yīng)收款就會自動生成。操作說明：常規(guī)操作：包括了“增加”“修改”“刪除”“打開”“保存”。如圖所示：點擊增加，然后點擊引入“出庫單”，則相關(guān)信息都會引過來，然后再填寫其他信息（選擇對應(yīng)的設(shè)備編號）3、相關(guān)報表3、發(fā)票登記功能介紹：客戶付款之前會提出開發(fā)票的要求，用戶可以在這里進(jìn)行登記，然后打印出發(fā)票給客戶。操作說明：常規(guī)操作：包括了“增加”“修改”“刪除”“打開”“保存”。第一：當(dāng)合同回款時，點擊增加，“引入”所要收取的款項明細(xì)，如圖（

18、1）、圖（2）.第二：當(dāng)結(jié)算單回款時，點擊增加，選擇客戶，填寫發(fā)票，發(fā)票類別，然后明細(xì)選擇結(jié)算單回款（如下圖3），填寫結(jié)算金額，保存。圖（1）圖（2）圖（3）五、采購模塊1、供應(yīng)商檔案供應(yīng)商檔案跟客戶檔案類似，不做特別說明2、采購合同單采購合同新增與之前的單據(jù)都類似。3、采購收貨單當(dāng)從供應(yīng)商那里采購新的物品，新增一采購收貨單，審核之后，則庫存會增加，應(yīng)付款也會掛上。當(dāng)結(jié)算方式選擇“現(xiàn)金”時，則系統(tǒng)會自動生成一收款單并且已經(jīng)審核。4、采購?fù)素泦?、采購發(fā)票六、人事工資模塊1、人事檔案功能介紹：該模塊用來登記公司的員工信息，方便管理員工檔案。填寫了出生年月則會生成“員工生日提醒”，填寫了操作證審證

19、日期則會生成“技術(shù)人員的操作證審證日期提醒”。2、員工借款登記功能介紹：用來登記部員工向公司借款。對應(yīng)的報表：在備注一欄，我們可以進(jìn)行批注，在備注這一欄右擊，選擇“修改容”，對于借款已經(jīng)還款的記錄我們批注“已歸還”。七、售后服務(wù)模塊1、保養(yǎng)計劃2、保養(yǎng)登記保養(yǎng)登記引入保養(yǎng)計劃。3、報修單登記4、維修單登記維修人員外出維修回來填一下維修單，把維修的情況登記一下，方便了解電梯的情況。八、質(zhì)量管理1、質(zhì)檢登記功能介紹：質(zhì)檢登記是用來登記每臺設(shè)備的檢驗情況，新增質(zhì)檢登記，點擊引入年檢到期電梯 ，會把每個月的年檢到期電梯引入過來，然后保存。2、相關(guān)報表九、應(yīng)收應(yīng)付1、收款單功能介紹：收款單指的是對收款數(shù)據(jù)的已收管理。收款單審核后，可以在“客戶財務(wù)總帳”中看到客戶的“結(jié)算”數(shù)目增加。錄入方法:單據(jù)的增加、修改、刪除操作 1、單據(jù)的增加：       點擊菜單上的“增加”填寫單據(jù)頭,右鍵單擊表格,點擊增加明細(xì)，填寫明細(xì)信息“保存”  2、單據(jù)的修改     點擊菜單上的