總裁 辦作業(yè)手冊(cè)

1、總裁辦組建計(jì)劃書總裁辦公室作業(yè)手冊(cè) 目 錄 一、公司組織架構(gòu)圖 二、總裁辦工作要點(diǎn)概述 三、工作職責(zé)的說明 四、人員編制 五、職務(wù)說明書 六、總裁辦工作基本原則 七、總裁辦基本作業(yè)流程 八、工作流程圖及各項(xiàng)工作表單一、公司組織架構(gòu)圖（見附頁(yè)）二、總裁辦工作概述總裁辦公室從工作性質(zhì)上定性，主要是總裁/副總裁的執(zhí)行性、輔助性、綜合性辦公組織機(jī)構(gòu)，按照其主要工作內(nèi)容及在工作過程中所起到的作用，核心是完善如下幾個(gè)工作系統(tǒng)的建設(shè)：1、決策子系統(tǒng)。主要任務(wù)是以大量可靠的情報(bào)信息為依據(jù)，充分發(fā)揮決策者/決策團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)才智，對(duì)提交各種方案進(jìn)行系統(tǒng)分析，對(duì)比研究，權(quán)衡利弊，優(yōu)選方案。2、執(zhí)行及過程控制子系統(tǒng)。負(fù)

2、責(zé)貫徹落實(shí)決策者/決策團(tuán)隊(duì)所選擇方案的跟進(jìn)督辦，進(jìn)程管理。3、信息子系統(tǒng)。為決策者/團(tuán)隊(duì)提供決策信息匯總分析依據(jù)，在決策過程中，保證信息的準(zhǔn)確、真實(shí)、有效、及時(shí)，科學(xué)決策。4、反饋?zhàn)酉到y(tǒng)。構(gòu)建決策信息反饋的系統(tǒng)，當(dāng)執(zhí)行決策方案出現(xiàn)問題時(shí)，將重大問題反饋給決策者/決策團(tuán)隊(duì)，供總裁/副總裁/決策團(tuán)隊(duì)判斷是否需要及時(shí)修正、快速反應(yīng)。5、依據(jù)以上四個(gè)系統(tǒng)，設(shè)計(jì)合理高效的工作流程及制度。三、總裁辦工作職責(zé)說明1、負(fù)責(zé)各部門對(duì)總裁辦公會(huì)議決議及總裁/副總裁決定執(zhí)行的進(jìn)程督辦。2、負(fù)責(zé)在總裁/副總裁授權(quán)下，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的起草、制定、分解，并代表總裁/副總裁作過程管理。3、協(xié)調(diào)各部門，對(duì)公司經(jīng)

3、營(yíng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析匯總向總裁/副總裁呈報(bào)。4、根據(jù)總裁/副總裁指示，負(fù)責(zé)組織總裁辦工作會(huì)議。5、負(fù)責(zé)起草總裁/副總裁授意的工作計(jì)劃、總結(jié)、工作報(bào)告。6、組織起草總裁辦公室文件，并做好總裁/副總裁各項(xiàng)往來(lái)文件、上呈下達(dá)文件的立卷、歸檔、保管工作。7、經(jīng)總裁/副總裁授權(quán)，代表總裁/副總裁下達(dá)總裁工作任務(wù)書。8、負(fù)責(zé)總裁/副總裁時(shí)間管理及會(huì)晤接待事務(wù)安排。9、總裁的會(huì)議規(guī)劃管理。10、起草、頒布總裁令。四、人員編制總裁助理：1人，副總裁助理：1人，總裁秘書：1人，總計(jì)3人。五、職務(wù)說明書（一）、總裁助理職位名稱總裁助理部門名稱總裁辦直屬上司總裁、副總裁職務(wù)代理編制人數(shù)1人任用等級(jí)組 織 關(guān) 系 總裁

4、、副總裁事業(yè)部/分公司總經(jīng)理各部門總監(jiān)、經(jīng)理工 作 項(xiàng) 目 與 內(nèi) 容1、根據(jù)總裁/副總裁指示，負(fù)責(zé)組織召集總裁工作會(huì)議。以科學(xué)準(zhǔn)確的情報(bào)信息為依據(jù)，充分發(fā)揮決策團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)和才智，對(duì)提交各種方案進(jìn)行系統(tǒng)分析，對(duì)比研究，權(quán)衡利弊，優(yōu)選方案，形成會(huì)議決議。2、落實(shí)總裁/副總裁的各項(xiàng)指示和決議，經(jīng)總裁/副總裁授權(quán)，代表總裁/副總裁下達(dá)總裁工作任務(wù)書。進(jìn)行跟進(jìn)督辦。3、負(fù)責(zé)在總裁/副總裁授權(quán)下，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的起草、制定，并作過程管理。4、為總裁/副總裁會(huì)同各信息部門提供決策信息匯總分析依據(jù)，保證信息的準(zhǔn)確、真實(shí)、有效、及時(shí)，科學(xué)決策。5、負(fù)責(zé)決策信息反饋跟進(jìn)調(diào)研，將重大問題反饋給總裁/

5、副總裁，快速反應(yīng)判斷是否需要跟進(jìn)修正方案。6、組建神秘員工團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)總裁/副總裁提名的儲(chǔ)備干部梯隊(duì)培養(yǎng)，開展切實(shí)有效的神秘員工活動(dòng)。引導(dǎo)神秘員工的使命和責(zé)任意識(shí)。7、經(jīng)總裁/副總裁提名，確認(rèn)神秘顧客，并做好相關(guān)座談交流工作。 8、對(duì)總裁/副總裁工作年、季、月、周、日工作時(shí)間做好規(guī)劃，對(duì)公司各部門周、月工作目標(biāo)/計(jì)劃/任務(wù)進(jìn)行有效組織、考核和結(jié)果監(jiān)控。 9、經(jīng)總裁/副總裁授權(quán)，代表總裁、副總裁參加外部公共事務(wù)。 10、經(jīng)總裁/副總裁授權(quán)組織總裁例行/專題辦公會(huì)議、會(huì)簽文件。 11、負(fù)責(zé)總裁、副總裁會(huì)議規(guī)劃管理。相 關(guān) 制 度 工作中需注意的要點(diǎn)： 1、對(duì)總裁、副總裁交辦工作及時(shí)安排、協(xié)調(diào)處理。

6、2、嚴(yán)守保密原則，如有泄露情況發(fā)生，視情節(jié)處以200元-500元罰款。情節(jié)嚴(yán)重者予以降職、降薪甚至辭退處理。 3、如有因個(gè)人疏忽造成的工作滯后，或因個(gè)人行為給公司帶來(lái)不良影響和損失，視情節(jié)處以200-500元罰款。情節(jié)嚴(yán)重者予以降職、降薪甚至辭退處理。資 格 條 件1、 具有一定領(lǐng)導(dǎo)能力及系統(tǒng)分析能力，善溝通、協(xié)調(diào)、處理人際關(guān)系。2、 文字功底深厚，可完成各項(xiàng)年度計(jì)劃及對(duì)內(nèi)對(duì)外的匯報(bào)材料。3、 本科以上學(xué)歷，企業(yè)管理專業(yè)優(yōu)先。4、 年齡35周歲以下。5、 曾任職大中型企業(yè)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)三年以上或任職本公司經(jīng)理/總監(jiān)工作一年以上。六、總裁辦工作基本原則（一）、準(zhǔn)確原則。辦文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況要實(shí)

7、、主意要慎。（二）、迅速原則。講求時(shí)限、縮短周期、講求實(shí)效、簡(jiǎn)化過程。（三）、保密原則。知密不泄、絕口不提。（四）、客觀公正。七、總裁辦基本作業(yè)流程（一）、總裁/副總裁時(shí)間、會(huì)晤規(guī)劃管理1、目的：（1）、有利于提高總裁/副總裁時(shí)間效率和工作會(huì)晤效率。（2）、有利于提高公司中層管理者的時(shí)間效率和工作效率。2、具體工作流程：（1）、總裁/副總裁將本周工作要事及三日內(nèi)時(shí)間規(guī)劃要序告知總裁辦工作人員。（2）、由總裁辦工作人員制定總裁/副總裁當(dāng)日、次日及本周要點(diǎn)、本月要點(diǎn)工作時(shí)間計(jì)劃表。（3）、根據(jù)總裁/副總裁本日、次日、本周、本月要點(diǎn)工作事宜做好提示和相關(guān)的準(zhǔn)備工作。（4）、根據(jù)總裁/副總裁本日及次日

8、工作時(shí)間，依據(jù)輕重緩急安排合理的總裁/副總裁的面談和會(huì)議時(shí)間規(guī)劃，并通知各部門工作人員具體會(huì)議時(shí)間或會(huì)談時(shí)間，節(jié)約工作人員的時(shí)間，提升效率。（5）、根據(jù)總裁會(huì)晤/會(huì)議時(shí)間表的時(shí)間排序，做好總裁會(huì)晤/會(huì)議提醒，杜絕超時(shí)現(xiàn)象。（6）、如有必要時(shí)，負(fù)責(zé)總裁座機(jī)及手提電話的接聽紀(jì)要。 （二）、總裁/副總裁電郵管理 1、目的：（1）、有利于提高總裁/副總裁時(shí)間效率和處理電子郵件的效率。（2）、有利于提高公司中層管理者的工作效率，便于在最短時(shí)間內(nèi)得到總裁/副總裁的反饋回復(fù)信息。2、具體工作流程：（1）、設(shè)立總裁/副總裁公務(wù)郵箱，郵箱地址為（2）、公司管理者要養(yǎng)成用郵件匯報(bào)工作的工作習(xí)慣。如能用郵件說明、匯

9、報(bào)工作事宜的，盡量減少會(huì)談時(shí)間。（3）、由總裁辦工作人員每日9：00、11：00、15：00、17：00四次接收郵件信息并匯總，按照呈報(bào)郵件事項(xiàng)的輕重緩急向總裁/副總裁匯報(bào)，并由總裁/副總裁請(qǐng)示回復(fù)意見后回復(fù)。（4）、以上郵件由總裁/副總裁裁定，如需面談溝通，由總裁辦秘書通知呈報(bào)人。（5）、如需召集相關(guān)會(huì)議，則按照相關(guān)總裁辦公會(huì)議的召集組織程序進(jìn)行。 （三）、總裁/副總裁會(huì)議規(guī)劃管理1、目的：（1）、有利于提高總裁/副總裁時(shí)間效率和工作會(huì)議效率。（2）、有利于提高公司管理團(tuán)隊(duì)的會(huì)議效率。2、會(huì)議類型：（1）、周例會(huì) 會(huì)議召集：總裁辦 會(huì)議時(shí)間：每周一09：0011：00 與會(huì)人員：各部門經(jīng)理、

10、主管 注意要點(diǎn)： A會(huì)前（周五）與會(huì)人員要填寫本周工作要點(diǎn)任務(wù)表單 B周一至周四，總裁辦督導(dǎo)任務(wù)表單工作的完成情況 C各部門對(duì)于未完成事宜要做以說明，并確認(rèn)下周的解決時(shí)限 會(huì)議重點(diǎn)： A、各部門經(jīng)理、主管匯報(bào)前一周工作的完成情況（或工作進(jìn)展情況），重點(diǎn)為遇到哪些問題。 B、部門經(jīng)理、主管匯報(bào)下一周的工作安排，并提前提交工作開展所需其它部門配合的事宜申請(qǐng)。 C、總裁辦對(duì)前一周各部門的工作督辦情況進(jìn)行總結(jié)，確定存在問題工作的解決方案和支持方案。 D、總裁/副總裁安排、部署下一周工作。 準(zhǔn)備工作 A、參加周會(huì)的人員需提前5分鐘到達(dá)會(huì)議室。 B、總裁秘書做好會(huì)議紀(jì)要。 C、如確認(rèn)決議，總裁辦將會(huì)議決議

11、當(dāng)日內(nèi)下發(fā)到相關(guān)部門，如有任務(wù)分配并附任務(wù)書，備檔處理。 日例會(huì)、月例會(huì)、公司季度經(jīng)濟(jì)管理分析會(huì)議等內(nèi)容、形式同周例會(huì)。（2）、總裁辦公專題會(huì)議 會(huì)議主席、召集人：總裁辦 會(huì)議時(shí)間：總裁辦負(fù)責(zé)確認(rèn)并通知 與會(huì)人員：總裁/副總裁授權(quán)參與人員 會(huì)議主題：需總裁辦公會(huì)議專題解決之事宜 準(zhǔn)備工作： A由部門提出總裁辦公會(huì)議申請(qǐng)，申請(qǐng)部門需撰寫專題會(huì)議須討論的內(nèi)容、擬定執(zhí)行方案、需參會(huì)人員等報(bào)總裁辦，經(jīng)總裁/副總裁審批，確認(rèn)會(huì)議時(shí)間。 B如審批同意，則由總裁辦下發(fā)通知召集相關(guān)與會(huì)人員進(jìn)行討論。 C形成會(huì)議決議后，由提請(qǐng)部門或決議授權(quán)主責(zé)部門負(fù)責(zé)實(shí)施，總裁辦負(fù)責(zé)過程的跟進(jìn)督導(dǎo)。 D落實(shí)結(jié)果向總裁/副總裁進(jìn)

12、行信息反饋。 總裁辦整理會(huì)議紀(jì)要并做歸檔、備案處理。（四）會(huì)議決策程序?yàn)樽龊脮?huì)議的高效率管理，應(yīng)明確會(huì)議中的決策原則1、開拓型程序具有風(fēng)險(xiǎn)性和不確定性工作活動(dòng)的決策。具體包括四個(gè)基本步驟：確定問題所在、提出目標(biāo)；發(fā)現(xiàn)和探索擬定各種可能的行動(dòng)方案；從各項(xiàng)方案中優(yōu)選最佳；執(zhí)行和檢查。提出目標(biāo)優(yōu)選最佳方案發(fā)現(xiàn)各種可能方案修訂目標(biāo)發(fā)現(xiàn)或補(bǔ)充新方案執(zhí)行方案 2、邏輯型程序按照邏輯關(guān)系形成的會(huì)議方法和步驟（1）、問題闡述，擺明問題，給出全部沿革過程和資料，提出問題來(lái)由。（2）、目標(biāo)選擇，選擇具有評(píng)價(jià)功能的目標(biāo)，以解決上一步所提出的問題，并作為評(píng)價(jià)依據(jù)。（3）、系統(tǒng)的綜合，對(duì)可能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的各種方案、任務(wù)、管理措施進(jìn)行綜合。（4）、系統(tǒng)分析，深入理解和分析即將采用的管理措施，與整個(gè)問題系統(tǒng)的相互關(guān)系，包括制作各種模型（財(cái)務(wù)模型）。（5）、最優(yōu)化，最佳方案的優(yōu)選排隊(duì)。（6）、決策，確定一種或幾種值得采用的或進(jìn)一步考慮的方案（包括應(yīng)