辦公費會議費等控制管理辦法(試行)

1、安順市煙草專賣局（公司）綜合管理體系文件辦公費會議費等控制管理辦法（試行）文件編號：ASYC/ZH-QD-CW-03版本：B/0受控標(biāo)識：|控制文件編制：趙劍琴審核：王學(xué)明批準(zhǔn)：徐銘2010年10月15日發(fā)布2010年10月15日實施安順市煙茸專賣局（公司）財務(wù)管理規(guī)范辦公費會議費等控制管理辦法（試行）文件編號ASYC/ZH-QD-CW-03版本B/0頁碼第1頁共6頁1.0總則1.1 目的為有效降低管理費用中可控費用的開支，提高費用使用效率，提高公司對費用的管理水平，依據(jù)公司預(yù)算管理辦法，費用核算辦法等規(guī)定，特制定本辦法。1.2 適用范圍本辦法所稱可控費用是指辦公費、會議費、水電費、車輛費用、

2、通訊費、修理費等。2.0通訊費控制2.1 本辦法所稱通訊費是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中發(fā)生的人員通訊費、辦公室固定電話費、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)通訊費等。2.1.1 人員通訊費用執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)按市局相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.1.2 辦公室固定電話費按照實際發(fā)生額按月進(jìn)行結(jié)算。2.1.3 電話費的控制：各縣（區(qū)）分公司、各中心應(yīng)確定一個部門專門負(fù)責(zé)，市局機關(guān)各科室發(fā)生的電話費由機關(guān)服務(wù)中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各部門不能用單位固定電話打與工作無關(guān)的電話。2.1.4 嚴(yán)格固定電話的通訊管理，負(fù)責(zé)管理的部門每月應(yīng)按時向通訊服務(wù)商索取通訊清單，對話費差異較大的，要根據(jù)通訊清單核查長途電話通訊記錄，一經(jīng)查實屬與工作無關(guān)的電話，費用將由其本人承

3、擔(dān)，單位不予報銷。2.1.5 電話費的結(jié)算必須按月進(jìn)行，不得故意拖延或跨月結(jié)算，不得虛開發(fā)票進(jìn)行虛假結(jié)算。3.0水電費控制3.1 本辦法所稱水電費是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程發(fā)生的水費和電費的總稱，企業(yè)職工食堂、職工宿舍發(fā)生的水費和電費應(yīng)從福利列支，不屬本辦法所稱水電費范圍。3.1.1 本著節(jié)約的原則，水電費由機關(guān)服務(wù)中心統(tǒng)一管理，分級繳納。3.1.2 在繳納水電費時，必須與相關(guān)部門（指水、電供應(yīng)商、單位內(nèi)部使用分表的部門）核對電表和水表上顯示數(shù)字，對有異常情況的，要查明原因，寫出說明安順市煙茸專賣局（公司）財務(wù)管理規(guī)范辦公費會議費等控制管理辦法（試行）文件編號ASYC/ZH-QD-CW-03版

4、本B/0頁碼第2頁共6頁3.1.3 對空調(diào)等高耗電機械、設(shè)備的運用，應(yīng)使用統(tǒng)一開放、集中管理的原則，根據(jù)天氣變化的情況，夏天溫度在28度以上使用空調(diào)，冬天溫度在6度以下使用空調(diào)。3.1.4 各部門應(yīng)嚴(yán)格電源開關(guān)制度，下班要及時關(guān)閉燈具、電腦、空調(diào)等，歸口管理部門將不定期對各部門的電源開關(guān)情況進(jìn)行檢查（被檢查部門，接到檢查通知后，安排人員在40分鐘內(nèi)開門，否則視同未關(guān)閉電源處理），對未及時關(guān)閉電源的部門進(jìn)行通報，根據(jù)相關(guān)管理辦法扣當(dāng)月績效分值。3.1.5 水龍頭盡量開小，用完隨手關(guān)閉；廁所的抽水馬桶應(yīng)在確保已經(jīng)關(guān)閉后才能離開；禁止用自來水沖洗公司車輛，嚴(yán)禁用自來水沖洗私家車。各部門如發(fā)現(xiàn)自來水管

5、道、設(shè)備出現(xiàn)問題要及時向相關(guān)管理部門反映，盡量減少浪費；公司的管理部門應(yīng)指定責(zé)任人定期對所有用水管道進(jìn)行日常維護(hù)，對老化的供水管道應(yīng)及時進(jìn)行更換，防止跑冒滴漏，由于以上原因?qū)е吕速M，將追究有關(guān)的人員責(zé)任。3.1.6 費用結(jié)算手續(xù)要及時辦理，管理部門應(yīng)按月對所發(fā)生的水電費開票進(jìn)行結(jié)算，不得拖延或提前，不得人為調(diào)節(jié)費用，不得開具虛假發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。4.0辦公費控制4.1 本辦法所稱辦公費是指單位在日常辦公中發(fā)生的、經(jīng)常使用的一次性耗材和用品。4.1.1 辦公用品的采購按物資采購管理辦法（ASYC/ZH-QD-GL-38MT。4.1.2 對辦公用品采購的監(jiān)督按招標(biāo)采購活動廉政監(jiān)督工作實施辦法（試行）（

6、ASYC/ZH-QD-JC-22中第6.4.5條及6.4.6條執(zhí)行。市局（公司）機關(guān)各科室、各中心采購物資價值在1萬元以下的，由采購部門安排兩人以上進(jìn)行采購，相互監(jiān)督；采購物資價值在1萬元以上2萬元以下的，由市局監(jiān)察科派員參與監(jiān)督；采購物資價值超過2萬元以上直至達(dá)到招標(biāo)要求的，由廉政監(jiān)督工作小組進(jìn)行監(jiān)督?？h（區(qū)）局（分公司）采購物資價值在1萬元以下的，由縣（區(qū)）局（分公司）紀(jì)檢員參與監(jiān)督；1萬元以上未達(dá)到招投標(biāo)規(guī)定的，由縣（區(qū)）局（分公司）紀(jì)檢組長組織有關(guān)部門人員進(jìn)行監(jiān)督采購，達(dá)到招投標(biāo)規(guī)定的，一律按照招投標(biāo)管理辦法執(zhí)行。安順市煙茸專賣局（公司）財務(wù)管理規(guī)范辦公費會議費等控制管理辦法（試行）文

7、件編號ASYC/ZH-QD-CW-03版本B/0頁碼第3頁共6頁4.1.3 辦公物資的領(lǐng)用按市局相關(guān)領(lǐng)用規(guī)定執(zhí)行。4.1.4 各部門的辦公用品使用情況，歸口管理部門將不定期進(jìn)行實地檢查，檢查是否存在鋪張浪費的情況，對不節(jié)約的部門進(jìn)行通報，并將檢查結(jié)果報督察中心，根據(jù)相關(guān)管理辦法扣當(dāng)月績效分值o4.1.5 各部門需要使用的辦公用品，應(yīng)提前報機關(guān)服務(wù)中心，由機關(guān)服務(wù)中心統(tǒng)一進(jìn)行采購。因臨時急需使用的辦公用品，機關(guān)服務(wù)中心不能及時采購滿足需要的，事先報告機關(guān)服務(wù)中心后，可在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)先自行進(jìn)行采購。對未事先報告而擅自采購的,財務(wù)不予報銷，費用由采購部門自行承擔(dān)。4.1.6 當(dāng)月采購的辦公用品，當(dāng)月必

8、須進(jìn)行結(jié)算，不得拖延或提前，不得人為調(diào)節(jié)費用，不得開具虛假發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。5.0車輛費用控制5.1 本辦法所稱車輛費用主要包括車輛在運行過程中所消耗的汽油（柴油）油料費用、車輛維修保養(yǎng)費、洗車費、車輛保險費、審車費和其他相關(guān)費用。5.1.1 .1對車輛用油的控制，應(yīng)按照車輛屬性、車輛服務(wù)不同，對不同的車輛核定不同用油量，每年要對不同車輛的使用年限、車輛狀況等影響油耗的主要因素進(jìn)行審定，測算百公里耗油，按行駛路程結(jié)算，節(jié)約歸公，超支自付。5.1.2 油料管理人員應(yīng)根據(jù)車輛的使用情況，按月核定油卡金額，避免大量油卡滯留在駕駛員手中，因未被妥善保管而造成丟失。5.1.3 車輛主管部門應(yīng)定期組織測算車輛

9、百公里耗油，隨時進(jìn)行監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)問題，及時提醒，限期糾正。并定期對同類車型的車輛耗油量以及行車路程對比公開，公開內(nèi)容為：每臺車的百公里耗油、審定油耗、上月實際、年度實際、上年同期、當(dāng)月行車路程等。5.1.4 車輛油耗的報銷，由車輛管理部門根據(jù)里程表、油耗標(biāo)準(zhǔn)、加油時間、加油數(shù)量、用車記錄進(jìn)行復(fù)核，經(jīng)車輛部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)安順市煙茸專賣局（公司）財務(wù)管理規(guī)范辦公費會議費等控制管理辦法（試行）文件編號ASYC/ZH-QD-CW-03版本B/0頁碼第4頁共6頁5.1.5 過路費、洗車費由駕駛?cè)藛T每月匯總報銷一次，車輛管理部門根據(jù)派車記錄進(jìn)行復(fù)核，經(jīng)車輛部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后按照審批程序進(jìn)行報銷。5.

10、1.6 車輛維修保養(yǎng)前必須提出書面報告，說明維修保養(yǎng)的原因和預(yù)計費用；車輛管理部門應(yīng)對所報告內(nèi)容進(jìn)行審核，對需修理的車輛進(jìn)行實地核實并簽出修理意見，經(jīng)相關(guān)人員研究確認(rèn)需要維修的，應(yīng)在車輛主管部門指定的車輛維修廠家進(jìn)行維修，沒有指定維修廠家的，車輛主管部門應(yīng)根據(jù)車型、維修項目，采用詢價、比價或競標(biāo)的方式確定車輛送修的維修保養(yǎng)廠家；在維修過程中，車輛管理部門要對其進(jìn)行監(jiān)督，確保維修質(zhì)量符合要求；維修結(jié)束后，送修人及車輛管理部門人員應(yīng)對維修車輛進(jìn)行技術(shù)鑒定，檢驗合格，收回更換的舊部件，并核定維修費用的合理性、準(zhǔn)確性，方可在維修廠家的單據(jù)上簽字，控制部門負(fù)責(zé)人對費用的真實性負(fù)責(zé)。5.1.7 車輛保險費

11、和車輛年審費由車輛部門根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一進(jìn)行辦理。5.1.8 油耗費用、車輛過路費用的報銷，必須經(jīng)用車人在有關(guān)單據(jù)上簽字確認(rèn)后,交油料管理人員審核登記，最后按照有關(guān)報銷流程進(jìn)行報銷。5.1.9 私車公用發(fā)生的費用單位一律不予報銷，對私車公用的安全責(zé)任由個人自行負(fù)責(zé)。6.0修理費控制6.1 本辦法所稱修理費是用于支付修理工人的工時費，維修房屋、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備等的材料費，主要包括對房屋建筑物、辦公設(shè)備、制暖設(shè)備、機械設(shè)備等的維修費用。6.1.1 加強設(shè)備維修的責(zé)任鑒定，資產(chǎn)管理部門在接到設(shè)備維修申請時，結(jié)合實際情況對維修費用進(jìn)行鑒定，凡鑒定屬人員原因造成損壞的由責(zé)任人承擔(dān)相關(guān)費用；凡由于用、

12、借、私自轉(zhuǎn)交造成損壞無法確認(rèn)責(zé)任的，由領(lǐng)用人承擔(dān)；凡部門設(shè)備損壞無法確認(rèn)責(zé)任的，由部門資產(chǎn)管理人員或部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)；凡未經(jīng)管理人員許可，不按照規(guī)定開啟設(shè)備以及私自亂搭、亂接，造成設(shè)備損壞的，由使用部門承擔(dān)；凡未到報廢期限的設(shè)備經(jīng)鑒定屬于人為原因造成報廢的，由責(zé)任人承擔(dān)相關(guān)費用。安順市煙茸專賣局（公司）財務(wù)管理規(guī)范辦公費會議費等控制管理辦法（試行）文件編號ASYC/ZH-QD-CW-03版本B/0頁碼第5頁共6頁6.1.2 各部門在設(shè)備發(fā)生不正常運轉(zhuǎn)時，需要進(jìn)行維修的，必須填據(jù)“設(shè)備維修申請單”到資產(chǎn)管理部門申請維修，未得到資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一進(jìn)行維修的，費用一律不予報銷。6.1.3 資產(chǎn)管理部門接

13、到申請后，應(yīng)對相關(guān)責(zé)任進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行處理，對屬于保修期內(nèi)的設(shè)備，直接聯(lián)系廠家維修，超過保修期的，先與維修站聯(lián)系，確定維修費用，然后根據(jù)審批權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)進(jìn)行維修。6.1.4 各部門應(yīng)加大對辦公設(shè)備等的日常維護(hù)，杜絕以修代保、缺項維護(hù)等不良現(xiàn)象的發(fā)生，并對固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備進(jìn)行定期檢查，提前了解設(shè)備運行動態(tài)狀況，掌握設(shè)備頻發(fā)故障點。6.1.5 對重大的房屋維修事項，必須依據(jù)年初的預(yù)算情況進(jìn)行，對無預(yù)算或超預(yù)算的維修，需擬出詳細(xì)的維修預(yù)算清單，由公司預(yù)算管理領(lǐng)導(dǎo)小組討論通過，再報經(jīng)市局（公司）預(yù)算管理委員會批準(zhǔn)后方可進(jìn)行維修。在維修的過程中，對重大維修事項，由資產(chǎn)管理部門牽頭，組織

14、相關(guān)專業(yè)部門和職能部門一起進(jìn)行詢價、比價和招投標(biāo)，最后確定和完成相關(guān)維修事宜。7.0會議費控制7.1 本辦法所稱會議費是企業(yè)參加各種會議交納的會務(wù)費和自辦各種會議發(fā)生的費用，主要包括參會費、交通費、住宿費、伙食費。7.1.1 各單位、中心、部門應(yīng)嚴(yán)格控制外出會議，對外出會議的內(nèi)容等進(jìn)行有效評估，減少參加無關(guān)緊要會議的次數(shù)，并事前按照審批程序進(jìn)行報批，有效降低會議費支出。7.1.2 各部門應(yīng)嚴(yán)格審核每一個會議參會人數(shù)及參會者的資格，能少去的堅決不多去，能不去的堅決不去，合理控制會務(wù)費的支出。7.1.3 會議文件明確會議費用的，按照通知所列金額進(jìn)行結(jié)算，會議主辦方統(tǒng)一安排食宿的，會議期間的住宿費、

15、伙食補助費按照會議主辦的規(guī)定開支，會議主辦單位不安排食宿和在途期間的住宿費和伙食費，參照公司差旅費管理辦法執(zhí)行。7.1.4 公司內(nèi)部組織的各項會議，盡量召開視頻會議，減少會議資料的打印安順市煙茸專賣局（公司）財務(wù)管理規(guī)范辦公費會議費等控制管理辦法（試行）文件編號ASYC/ZH-QD-CW-03版本B/0頁碼第6頁共6頁8.0可控費用報銷、監(jiān)督管理8.1 各預(yù)算執(zhí)行或使用部門發(fā)生相關(guān)費用后，必須由經(jīng)辦人如實填寫相關(guān)內(nèi)容，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后報歸口管理部門審核登記。8.2 歸口管理部門在審核有關(guān)內(nèi)容時，主要審核費用是否超預(yù)算，對需要事先經(jīng)歸口管理部門同意的事項是否在事前進(jìn)行中報，所填列的內(nèi)容是否屬實等。8.3 各縣（區(qū)）局按照本辦法中規(guī)定的支出范圍、支出標(biāo)準(zhǔn)，并在預(yù)算范圍內(nèi)憑合格、合法的發(fā)票、票據(jù)，按費用報銷審批要求，手續(xù)完善后到財務(wù)報銷，月終應(yīng)按歸口管理部門要求，報送費用使用情況表，未按要求填報的單位，歸口管理部門有權(quán)在預(yù)算考評中扣分；重大費用或預(yù)算外開支，需要經(jīng)上級歸口管理部門審核的，必須經(jīng)各縣（區(qū)）分公