學(xué)生信息管理系統(tǒng)論文：從辦公自動(dòng)化到學(xué)校信息化探索與實(shí)踐

1、學(xué)生信息管理系統(tǒng)論文:從辦公自動(dòng)化到學(xué)校信息化探索與 實(shí)踐摘要:本文針對(duì)學(xué)校、分校、家屬區(qū)、聯(lián)合辦學(xué)等地理位置 比較分散的學(xué)校實(shí)施辦公自動(dòng)化 (oA系統(tǒng),提出用多服務(wù)器 和改進(jìn)工作流等方法,實(shí)現(xiàn)異地協(xié)同辦公,并在實(shí)踐中得到 應(yīng)用。關(guān)鍵詞:學(xué)校辦公自動(dòng)化;網(wǎng)絡(luò);結(jié)構(gòu)工作流一、引言人們普遍使用計(jì)算機(jī)來(lái)提高個(gè)人工作效率,但是在需要 許多人一起協(xié)同工作的現(xiàn)代工作環(huán)境中,我們更需要提高我 們的整體工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)通訊基礎(chǔ)及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平 臺(tái),建設(shè)一個(gè)安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和辦公自 動(dòng)化、信息管理電子化系統(tǒng),為管理部門提供現(xiàn)代化的日常 辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和辦 公

2、事務(wù)處理自動(dòng)化,以提高辦公效率和管理水平,實(shí)現(xiàn)學(xué)校 各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化,增強(qiáng)檔案 部門文書檔案、人事檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)生檔案 等檔案的可管理性,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上招生和分配,實(shí)現(xiàn)信息的在線 查詢、借閱。最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙”辦公。二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以說(shuō)百家爭(zhēng)鳴,各有所 長(zhǎng),但是一般的 B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)都做得比較固定,也就是針對(duì) 某個(gè)行業(yè)甚至某個(gè)企業(yè)而開發(fā)的,有諸多的限制和代碼固 化, 不利于靈活的 OA 定制和客戶化 ! 而且很多 OA 系統(tǒng)都具 有相同的功能,只是表現(xiàn)手法和操作流程有所不同罷了。結(jié) 構(gòu)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)思想是開發(fā)一個(gè)底層的通用型 OA 平臺(tái),在

3、此 平臺(tái)下實(shí)現(xiàn) OA 系統(tǒng)的主要功能模塊的底層操作,這樣,當(dāng) 針對(duì)某個(gè)學(xué)?；蛘哒块T開發(fā) OA 系統(tǒng)時(shí),只需在此基礎(chǔ) 上稍加修改,就可以成為一套具有很強(qiáng)針對(duì)性的 OA 系統(tǒng), 這樣方便該系統(tǒng)的二次開發(fā),也方便于針對(duì)不通性質(zhì)部門單 位的 OA 系統(tǒng)的定制。底層通用型管理模塊是整個(gè) OA 系統(tǒng) 的基礎(chǔ),而應(yīng)用層模塊是面對(duì)用戶的,它是界面和業(yè)務(wù)邏輯 的結(jié)合體,針對(duì)不同學(xué)校將有所不同。1. 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)學(xué)校本部、家屬區(qū)、分校和聯(lián)合辦學(xué)學(xué)校都 已建立局域網(wǎng),且以學(xué)校本部為中心采用 DDN 專線與家屬 區(qū)和分校構(gòu)成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)。分校、家屬區(qū)和聯(lián)合辦學(xué)單位在 實(shí)施“辦公自動(dòng)化”后,將通過(guò)公用電話網(wǎng)接人學(xué)校網(wǎng)絡(luò)。

4、 實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息化有個(gè)漸進(jìn)和逐步深人的過(guò)程,每個(gè)學(xué)校都應(yīng) 該根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的學(xué)校信息化實(shí)施計(jì)劃。 2. 系統(tǒng)環(huán)境 (l服務(wù)器 (serve功配件配置 :ePuPlll以上機(jī)型 :內(nèi)存 slZM 以上 ; 硬盤 80G 以上操作系統(tǒng) :windowsNT4.0(sP6簡(jiǎn)體中文版軟件平臺(tái) :LotusDominoRS簡(jiǎn)體中文版辦公自動(dòng) 化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議 :TCPllP協(xié)議 (2客戶機(jī) (Clien一 配件配 置 :CPuPxll以上機(jī)型 ; 內(nèi)存一 28M 以上 ; 硬盤 20G 以上操作系 統(tǒng) :windows98SE簡(jiǎn)體中文版軟件平臺(tái) :腸 IusNo 一 esR53系 統(tǒng)特點(diǎn)助 tu

5、sDo 而 no/Notes是先進(jìn)的單一架構(gòu)的文檔數(shù)據(jù)庫(kù) 和電子郵件系統(tǒng), 具有強(qiáng)大的工作流機(jī)制、 便捷的復(fù)制手段、 可靠的安全機(jī)制以及對(duì) In , e,技術(shù)全面的支持,是實(shí)現(xiàn)學(xué) 校辦公自動(dòng)化的理想平臺(tái)。 每個(gè)局域網(wǎng)都配置 Dominoserver , 在學(xué)校里 Notes 用戶通過(guò)局域網(wǎng)連接所屬的 Doninoserver 訪 問(wèn)信息資源。遠(yuǎn)離局域網(wǎng)的 Notes 用戶,設(shè)置通過(guò)電話遠(yuǎn)程 連接 Dolnilloserver ,進(jìn)行 Noles 用戶與 Domin erVe:復(fù)制, 廉價(jià)地實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程資源本地訪問(wèn)。 Doninoserver 之間通過(guò)定時(shí) 復(fù)制,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交換。為了提高復(fù)制速度,

6、不同服務(wù)器 之間的復(fù)制時(shí)間可以錯(cuò)開,充分利用 DDN 專線的帶寬。 3. 通用型管理模塊功能劃分針對(duì)于這個(gè)底層模塊,它并 不需要實(shí)現(xiàn)實(shí)際的功能,它主要是負(fù)責(zé)完成應(yīng)用層交付的任 務(wù)和與底層數(shù)據(jù)庫(kù)交換數(shù)據(jù),所以它的功能是比較抽象的、 統(tǒng)一的和可擴(kuò)展的。雖然如此,我們還是將這個(gè)模塊按不同 的功能細(xì)分。所以我們的底層管理模塊針對(duì)于這些情況,主 要分為八大功能子模塊 :(l公文管理公文管理主要負(fù)責(zé)公文 的發(fā)送與接受工作,發(fā)送流程按照流程定制來(lái)完成,所以還 包括流程定制功能。這三大塊是 OA 的核心部分,實(shí)現(xiàn)也最 為復(fù)雜,特別是流程定制功能,是一個(gè)非常靈活的模塊,它 決定了該 OA 系統(tǒng)的效率和可用性。

7、(2郵件管理郵件管理主 要功能是發(fā)送與接受內(nèi)部郵件, 發(fā)送與接受外部郵件 (外部郵 件服務(wù)器必須支持 Pop3 ,郵件需要存入數(shù)據(jù)庫(kù),以便今后 瀏覽查詢。 (3表單管理表單管理是一個(gè)輔助性模塊,基本上 在其他所有模塊都有可能用大它的功能,它主要是實(shí)現(xiàn)表單 模板的定制,表單的存儲(chǔ),打印等功能。在一個(gè)學(xué)校,表單 是很重要的一個(gè)東西,它在辦公過(guò)程中出現(xiàn)的頻率緊次于公 文,所以這個(gè)模塊也非常重要,并且表單的定制與打印是一 個(gè)技術(shù)難點(diǎn)。 (4檔案管理檔案管理功能是對(duì)準(zhǔn)備歸檔的公文 或者學(xué)校各類文件、指示、資料、學(xué)生檔案等的一個(gè)合理存 儲(chǔ)與查閱功能,針對(duì)于復(fù)雜的分類和查閱權(quán)限,實(shí)現(xiàn)合理存 取、管理的基本功

8、能。 (5人事管理人事管理功能主要包括 :教工資料管理,教工薪資管理,教工考勤管理,教工權(quán)限管 理,部門機(jī)構(gòu)管理,部門任命管理等等科室內(nèi)部人事管理的 所有功能。 (6日程安排日程安排是辦公系統(tǒng)的一個(gè)必不可少 的輔助功能,可分為個(gè)人日程,部門日程,學(xué)校校歷等。 (7公共信息管理公共信息包含 :學(xué)校新聞、文檔、教工論壇、學(xué) 生論壇、資料下載等功能,主要是針對(duì)所有部門的一個(gè)共用 系統(tǒng), 該系統(tǒng)可以采用傳統(tǒng)模式, 如論壇可以采用 BBS 系統(tǒng) 等,底層主要是統(tǒng)一規(guī)范,提供基本功能。 (8會(huì)議管理會(huì)岱 以寸于任何一個(gè)學(xué)校都是重要的,而會(huì)議的形式隨著網(wǎng)絡(luò)的 發(fā)展也變得多樣化起來(lái),除了傳統(tǒng)的會(huì)議,還有網(wǎng)絡(luò)會(huì)

9、議, 視頻會(huì)議等新型會(huì)議方式,使得相隔甚遠(yuǎn)的人之間也可以有 了當(dāng)面交流的環(huán)境。對(duì)于相隔較遠(yuǎn)的部門,如學(xué)校與分校之 間的交流建議采用非視頻的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議,因?yàn)檫@個(gè)即可以滿足 網(wǎng)速,也可以滿足交流得需求。對(duì)于處于同一個(gè)校園的各部 門,建議使用視頻會(huì)議。這八大功能子模塊都是 OA 系統(tǒng)的 基礎(chǔ),在此之上,我們可以創(chuàng)建更多的功能和輔助,可以使 得 OA 的定制變得輕松而豐富。三、技術(shù)關(guān)鍵1設(shè)置多臺(tái) Do 而 noserver 每個(gè)局域網(wǎng)都有一臺(tái) Domin 。 阮到 er. 管理本局域網(wǎng)的郵件收發(fā),同時(shí)定時(shí)與其他 Do 而 noserver 進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)制,實(shí)現(xiàn)信息交流。其特點(diǎn)如下 :(1提高 Notes

10、用戶收發(fā)郵件的響應(yīng)速度,使系統(tǒng)更實(shí)用。 (2提高整 個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性,一旦哪個(gè)局域網(wǎng)或通訊線路發(fā) 生故障,除發(fā)生故障的局域網(wǎng)受到影響以外,其他 Note 。用 戶仍然可以正常使用。 (3簡(jiǎn)化備份方案。在實(shí)際使用辦公自 動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行的測(cè)試表明,直接訪問(wèn)遠(yuǎn)程 D 。而 noserver 其 響應(yīng)時(shí)間可達(dá)數(shù)分種, 而訪問(wèn)本局域網(wǎng)的 Dominoserver 只需 數(shù)秒,顯然對(duì)于學(xué)校用戶合適的響應(yīng)時(shí)間是系統(tǒng)成功的基本 條件。 2.制定工作流辦公自動(dòng)化的核心之一是制定工作流。合 理、有序的工作流能提高工作效率，使協(xié)同工作更流暢。工 作流有兩個(gè)主要形式:并行與串行，并行工作流是幾個(gè) Note。 用戶可以同時(shí)對(duì)一個(gè)文檔進(jìn)行處理，串行工作流每次只能有 一個(gè)用戶處理該文檔。在多 Do 而-noserver 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的 OA 系統(tǒng)，一個(gè)文檔在每臺(tái) Dominoserver 都有其復(fù)本，如果工作 流設(shè)置不當(dāng)，不同 DOminose 刊 er 上的復(fù)本同時(shí)被修改，會(huì) 造成復(fù)制沖突。四、結(jié)束語(yǔ)如果說(shuō)建成學(xué)校網(wǎng)絡(luò)是物理層面 上的溝通，那么辦公自動(dòng)化系統(tǒng)則是在應(yīng)用層面上密切了用 戶之間的聯(lián)系。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施成功的關(guān)鍵是根據(jù)每個(gè) 學(xué)校傳遞實(shí)際情況，尊重學(xué)校管理特點(diǎn)。在學(xué)校信息化的諸 多領(lǐng)域中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是比