建筑公司規(guī)章制度--文件資料管理

1、五、26文件和資料管理辦法為保證項(xiàng)目管理體系運(yùn)行中使用的文件和資料得到有效控 制，特制定本辦法。1適用范圍 本辦法適用于對(duì)公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全部 文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來(lái)文件和資料的控制。2職責(zé)2.1 經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施文件和資料管理辦法2.2 經(jīng)理辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目管理文件的收發(fā)， 文件和資料的貯存、管理和控制。2.3 企業(yè)管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理保證手冊(cè)和程序文件的發(fā)放和 控制，負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理體系運(yùn)行記錄 （施工技術(shù)資料除外 ） 的審核和 移交。2.4 各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料、作業(yè)指 導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改控制和管理。2.5 項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)

2、所接收的文件、資料和施工過(guò)程中形 成記錄的控制和管理。3文件和資料的類別3.1 項(xiàng)目管理手冊(cè)3.2 項(xiàng)目管理程序文件3.3 支持性文件 （ 公司內(nèi)部制定的有關(guān)項(xiàng)目管理體系運(yùn)行方 面的行政文件 ）4文件擬稿4.1 各職能部門按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)的文件。4.2 文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚。4.3 文件底稿應(yīng)保留，附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公 室綜合檔案室存檔備查。5文件和資料的批準(zhǔn)發(fā)布5.1 項(xiàng)目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導(dǎo) 審批，必要時(shí)，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支 持性文件范圍的國(guó)家法律法規(guī)以及上級(jí)部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦 法、文件等，由各

3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定。5.2 對(duì)項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場(chǎng)所， 都使用相應(yīng)文件的有效版本，及時(shí)撤出作廢文件。6文件和資料的編號(hào)和標(biāo)識(shí)6.l 文件和資料的編號(hào)按公司 文件和資料編號(hào)方法 執(zhí)行， 項(xiàng)目管理文件編號(hào)執(zhí)行公司公文處理辦法 。6.2 文件和資料的標(biāo)識(shí) 文件和資料分為“受控”和“非受控”兩種。管理手冊(cè)、程 序文件、行政文件由發(fā)放部門加蓋“受控”印章。其它受控文件 只列入受控文件清單 ，公司內(nèi)部均使用受控文件和資料。 “非 受控”文件和資料僅用于對(duì)外贈(zèng)閱。6.3 文件和資料的登記、發(fā)放和回收6.3.1 文件和資料的登記項(xiàng)目管理職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號(hào)、文件 名稱等項(xiàng)

4、目，填寫受控文件清單 。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計(jì)、 監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來(lái)往函件也要進(jìn)行登記。 按本單位 實(shí)際情況對(duì)文件、資料分門別類進(jìn)行登記。6.3.2 文件的發(fā)放6.3.2.1 文件的發(fā)放范圍，由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員 按規(guī)定發(fā)放， 收文人員在 發(fā)放回收登記表 上簽字， 以便備查。6.3.2.2 項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標(biāo)、指標(biāo) 及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并 填寫發(fā)放回收登記表 。6.3.2.3 各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理 辦公室綜合檔案室。6.3.3 文件和資料的回收6.3.3.1 資料員對(duì)被替代或作廢失效的文件和資料，按

5、發(fā) 放范圍及時(shí)回收，并在發(fā)放回收登記表上注明回收日期。6.3.3.2 資料員對(duì)調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回 收。6.3.3.3 項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí)，各職能部門對(duì)其領(lǐng)用的文件和 資料予以回收。7文件和資料的更改7.1 文件和資料內(nèi)容如需進(jìn)行更改，由制定該文件的部門負(fù) 責(zé)實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制。7.2 文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。若指 定其它部門或人員審批時(shí)， 該部門或人員要獲得原審批所依據(jù)的 有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改。7.3 文件更改時(shí)，與更改文件有關(guān)的其它所有文件的相關(guān)內(nèi) 容必須同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性。7.4 各職

6、能部門編制文件修改記錄 ，記錄文件的修改情況。8文件和資料的存檔8.1 項(xiàng)目管理職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一 次在用文件和資料的有效性，檢查結(jié)果填寫體系自檢記錄表 并報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室。8.2 作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將作廢文件 及時(shí)交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室， 并在登記此文件的相關(guān)表 格上標(biāo)識(shí)出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀。8.3 經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移 交的全部文件和資料。8.4 綜合檔案室于次年一季度前收回被替代或作廢失效的 管理文件。填寫文件銷毀 (留用 )申請(qǐng)表，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 統(tǒng)一銷毀。9文件和資料的管理9.1 職能部門編制本部門 受控文件清單 ，經(jīng)理辦公室匯總 編制公司受控文件清單 。項(xiàng)目經(jīng)理部建立本單位受控文件 清單。9.2 資料員要妥善保管文件和資料，防止丟失、損壞。9.3 文件和資料的借閱，填寫借閱登記表后方可借出。10標(biāo)準(zhǔn)表格(l) 發(fā)放回收登記表；(2) 借閱登記表；(3) 受控文件清單；(4) 文件銷毀 ( 留用) 審批表；(5) 文件修改記錄；體系運(yùn)行自檢記錄。313132受控文件清單編號(hào)：03-02登記單位:序號(hào)文件編號(hào)文件名稱份數(shù)備注注：文件作廢或換版時(shí)，在備注欄中注明333435體