秘書高效工作的藝術(shù)與技巧

1、秘書高效工作的藝術(shù)與技巧秘書高效工作的藝術(shù)與技巧實際上，秘書的所有的事情都是瑣碎的，因此她（他）必須嚴(yán)謹(jǐn)，不然上司就非常尷尬、非常麻煩。我做總經(jīng)理時曾對我的秘書說，我作為一個總經(jīng)理我是很重要的，因為我是這個企業(yè)管理的核心，是這個企業(yè)管理的靈魂，所以你為我服務(wù)必須比別的崗位要更嚴(yán)謹(jǐn)、更到位。你可以算一下，企業(yè)每年為我付出的成本是你的34倍，企業(yè)花了更大的成本請我，因此細(xì)節(jié)上的事情，應(yīng)該更多的讓你去做。請秘書的目的，說白了就是為了解決上司的時間效率的問題，秘書是為了提升上司的時間效率，使上司的一些重復(fù)的、簡單的事情盡可能讓秘書為他做好，他的效率才更高。比如說，秘書必須在我之前上班，下班比我晚，秘書

2、就比別人上班時間更長，街上掃地的人不也早上四點就起來了? 我八點上班就準(zhǔn)時到辦公室，秘書要7點30分鐘到達。我的文件有一個詳細(xì)的清單，分四類：必須馬上批復(fù)的文件、必須看但不一定要回復(fù)的文件、可看可不看的文件、沒必要看的文件。大量的文件幫我把它分為四類，詳細(xì)的清單放在桌頭上，我必須知道我要處理哪些文件，次序是什么；再一個，要為我的筆記本電腦打開網(wǎng)絡(luò)，上我們的局域網(wǎng)、外網(wǎng)，要把昨天晚上到我今天沒上班之前的那一段時間網(wǎng)上給的我全部信息給我有效地整理成一份文檔，而不能讓我去在上面看，我是會用計算機，但是你作為秘書必須給我準(zhǔn)備好。我跟我的部下談事情，在寫字板上不斷地寫，所以我不太愿意用簡單的語言，但是我

3、非常討厭我的筆寫著寫著就因為沒有墨水而寫不出來了，秘書必須考慮這個問題，事先給我把筆充滿水。必須對秘書提出高效的要求，有一個高效的秘書才有一個高效的總經(jīng)理。你要知道，你在這個企業(yè)總經(jīng)理的崗位工作效率差，整個企業(yè)的效率就一定會差?？偨?jīng)理是企業(yè)管理人，如果你不去注意秘書的工作效率，你要提高企業(yè)效率是癡人說夢。和經(jīng)理打交道最多，跟經(jīng)理工作最密切的人是秘書，同時秘書崗位又是一個什么信息都了解的崗位，因此我對秘書的要求是苛刻的。秘書早晨上班要比我早，早走那不可能，必須在我之后下班；我走，秘書才能走；我不走，你是不能走的。如果你要考慮你自己還有很多事情，你沒有那么多的時間在班上，那你就不適合做一個秘書，秘

4、書做得好，也是可以迅速成為一個管理人才的。如果你有這種志向，就要付出比大家更多的努力，所以必須嚴(yán)格地訓(xùn)練秘書。日用品有限公司招聘日用品有限公司招聘 省辦事處秘書省辦事處秘書招聘職位描述:F1、辦事處日常行政及接待工作；2、掌握辦事處費用預(yù)算執(zhí)行情況；3、整理月工作計劃、月工作報告；4、準(zhǔn)確下達經(jīng)理的工作指示，協(xié)助經(jīng)理跟進各項工作的完成進度，做好與各部的溝通；5、代理商會議的組織、安排、執(zhí)行記錄工作；6、辦事處檔案管理；7、辦事處經(jīng)理差旅安排；8、辦事處資產(chǎn)管理工作；9、及時傳達總部最新信息。 一個秘書的煩惱 進這個公司是應(yīng)聘辦公室文員這個職位的，現(xiàn)在想想我純粹是個打雜的，我的工作大到為經(jīng)理服務(wù)

5、 ，小到清潔打 掃廁所。我是學(xué)外語的，我感覺我完全沒有發(fā)揮我自己的潛力，我的能力一天一天被我自己給淹沒了。在公司所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理所當(dāng)然的，沒人知覺，沒人表揚；做砸了，那就是太不應(yīng)該了，公司任何一個人都有權(quán)利說你。另一位秘書的工作(明細(xì)單)協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、其它部門服務(wù)的思想。辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）F 1. 1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2. 2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。做好辦公室

6、檔案收集、整理工作。3. 3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4. 4. 做好會議紀(jì)要。做好會議紀(jì)要。 5.5.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6. 6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。 7. 7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。做好公司宣傳專欄的組稿。9. 9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。10. 10. 做好公司食堂費用支出、流水

7、帳登記，并對餐費做統(tǒng)做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。計及餐費的收納、保管。11. 11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12. 12. 接受其他臨時性工作。接受其他臨時性工作。 13. 13. 管理好員工人事檔案材料管理好員工人事檔案材料, , 建立、完善員工人事檔案建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。14. 14. 社會保險的投保、申領(lǐng)。社會保險的投保、申領(lǐng)。15. 15. 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。16. 16. 管理辦公各種財產(chǎn)管理辦公各種財產(chǎn), ,合

8、理使用并提高財產(chǎn)的使用效率合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率, ,提倡節(jié)儉。提倡節(jié)儉。來看另一位秘書（總經(jīng)理秘書）的感慨我們做的是翻譯，開會，會議記錄，接待，主持，組織活動，訂賓館，飛機票，文件的處理，財務(wù)報賬借款。另外就是配合其他部門的經(jīng)理一起工作，有時候還要負(fù)責(zé)總經(jīng)理的家人，包括他們住房的租賃，語言的不通，等等，感覺自己就像他的保姆.哎！我差點忘記了，我除了要做我所羅列的事情外，還要照顧老總的幾盆花。如果花死了，就說你沒按時澆水；如果花養(yǎng)活了，就說買的這種花本來就容易活。我想殺人了還沒完呢！還有呢，頭兒和頭兒家人（特別是外國人）的平常需要的信息資料、偶爾用到的信息資料、可能需要的信息資料、可能需

9、要的信息資料的相關(guān)信息資料（各種報表、就業(yè)證居住證護照簽證、航班信息、機場后勤、協(xié)議酒店、午餐、車輛維修、交通規(guī)則、家居和食品購買、保險甚至要和香港或者國外的商家打交道）都要時刻做好搜集整理儲存管理和更新， 不過，這樣的工作壓力，也只有外企的行管秘書助理才會有 再看看另一位秘書的經(jīng)驗 我被安排給公司里一個三級經(jīng)理做助理，當(dāng)然一切從打雜開始。打印、復(fù)印、發(fā)傳真、訂機票、安排酒店、寫通知，第一次做這樣的事情，會有不習(xí)慣的感覺，甚至開始懷疑自己是不是成了經(jīng)理的“保姆”。但時間一長，我發(fā)現(xiàn)即使是復(fù)印文件這樣的小事情也是有學(xué)問的。 一天，經(jīng)理讓我去復(fù)印一份機密文件。走進復(fù)印室，幾個同事正圍著復(fù)印機閑聊，

10、作為新人的我趕快走過去跟他們打招呼，絲毫沒有想到此刻自己的手里正抱著至關(guān)重要的保密文件。“咦，小劉，你手里拿的什么寶貝？快給我們看看”還沒有等我反應(yīng)過來，平常嘻嘻哈哈慣的姐姐們就從我的手里把文件搶了過去。我嚇得直喊：“你們不能看，是保密文件！”復(fù)印室里立刻安靜了下來，可張姐扔下一句，“人家現(xiàn)在可是經(jīng)理的秘書，別耽誤人家的秘密”，就拉著同事們走了。這件事情很快讓經(jīng)理知道，我被扣掉了當(dāng)月的獎金；而且那些同事從此對我也淡淡的，搞得我很郁悶。經(jīng)過這次教訓(xùn)，我真正體會到，秘書的工作看似都由小事構(gòu)成，可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以輕心的，里面都大有文章可做。這之后，我去參加了一次為期半年的秘書業(yè)務(wù)培

11、訓(xùn)，并考取了秘書高級職業(yè)資格證書。小結(jié)：秘書的工作內(nèi)容第一類：事務(wù)性的工作F處理信件F接聽電話F撰稿、寫報告F檔案管理F收發(fā)公文F回復(fù)電子郵件F拷貝文件F整理報章雜志F操作電報、傳真F接待訪客、招待客戶F安排上司約會F參加會議并做記錄F差旅安排第二類 管理性工作F辦公室管理F簡報F會計與財務(wù)F設(shè)備采購F第三類 溝通支援性工作F客戶服務(wù)F美工設(shè)計F媒體應(yīng)對F公關(guān)活動企劃F主持公司慶典F參加應(yīng)酬F外勤工作F其他主管臨時交辦事項秘書的工作內(nèi)容資深秘書的經(jīng)驗總結(jié)1、有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊F雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前

12、邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會感到你是一個好秘書。參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會感到你是一個好秘書。2、領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷F 如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點完成，對于按照要如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動。求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動。3、注意保密工作F秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。早一些時候知道

13、，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。4、負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作F當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領(lǐng)導(dǎo)面前火上加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡加油，而要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的?？煜?，別人會以為秘書的行動是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。5、平時多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料F領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有

14、關(guān)資料及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會對他領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會對他的決策有參考價值。的決策有參考價值。6、善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見F對領(lǐng)導(dǎo)的批評或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同對領(lǐng)導(dǎo)的批評或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。7、不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀F輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導(dǎo)會從內(nèi)輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導(dǎo)會從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議

15、論是非的事。上面各位秘書的經(jīng)驗告訴我們做一個優(yōu)秀的秘書真的很難。但是，通過努力是可以做到的。接下來我們來看一段崔冰老接下來我們來看一段崔冰老師的錄像。接下去我們將進師的錄像。接下去我們將進一步講講秘書如何高效率地一步講講秘書如何高效率地應(yīng)付各項工作。應(yīng)付各項工作。利器之法一做好基本準(zhǔn)備工作做好基本準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。選用質(zhì)量較好的訂書機并注意維護，使之處于良好狀態(tài)；曲別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方剪刀、裁紙刀放在順手地方。信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。保管好工作所需要的計算器等辦公用品。辦公室、會議室、辦公桌、保險柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套

16、。利器之法二工具書及資料工具書及資料F一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。F常用的政策規(guī)定、條令、制度等,特別是和本職工作關(guān)系密切的要準(zhǔn)備好。如果某些政策規(guī)定文件不能個人保存,則分類記住什么單位、什么時間制發(fā)的,什么文件號,用的時候很快就能借到。F有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。F飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。F中國地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊。F與本職工作有關(guān)的表格。F 招數(shù)2：小小記事本秘書的工作，大到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，小到發(fā)文件、打掃衛(wèi)生、通知開會，比較繁雜。辦好一件事，理所當(dāng)然，算不上成績，但如果把一件事忘了，那就可能影響大局。人的精力是有

17、限的，有時又受到外界的干擾，要把什么事情都記住，只靠腦子是不行的，需要借助工具。在諸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小筆記本。招數(shù)2：小小記事本秘書人員可以用這個小本子記錄當(dāng)日自己的主要活動；本單位的大事；領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情；別人交辦的事情或者反映的情況;自己想到的事情和對完成好任務(wù)的設(shè)想等。把事情記錄下來后，經(jīng)?？匆豢矗笔埋R上辦，要領(lǐng)導(dǎo)點頭的事情，及時報告。記載的方法不必太正規(guī)，字跡自己能看懂就行了，但事情的時間、地點、人物等就需要如實記載。一般情況下，一件事情一記，辦完一件劃掉一件。這樣，工作的事情就不容易忘記了。除了要適當(dāng)記錄之外，秘書工作中還要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做

18、的事情回想一遍，有什么不周到，第二天盡量彌補。招數(shù)3：有效管理時間有效管理時間加強時間的計劃性加強時間的計劃性對工作事務(wù)進行分析對工作事務(wù)進行分析合理安排工作日程，注意勞逸結(jié)合合理安排工作日程，注意勞逸結(jié)合明確工作目標(biāo)，專心致志工作明確工作目標(biāo)，專心致志工作分析自己的時間障礙，提高時間效率。 秘書工作的繁、雜、散，決定了秘書必須具有秘書工作的繁、雜、散，決定了秘書必須具有正確的時間觀念，重視時間效率，合理、有效利正確的時間觀念，重視時間效率，合理、有效利用時間，才能事半功倍。有效利用時間的方法表用時間，才能事半功倍。有效利用時間的方法表現(xiàn)在以下方面：現(xiàn)在以下方面：時間的計劃性秘書有效利用時間必

19、須做好計劃，根據(jù)任務(wù)的重要性和緊迫性安排優(yōu)先次序去進行。也就是應(yīng)根據(jù)工作的輕重緩急來決定處理次序，秘書必須能夠正確估計每件事的性質(zhì)、對上司的影響；并掌握事情的急迫程度以及處理每件事所需要的時間。事情還沒有考慮周全就倉促行動，或者不按照計劃隨意行事，則可能欲速則不達。秘書工作可以包含無數(shù)的計劃：時間和任務(wù)計劃（季度、月、周計劃）、大會計劃、商務(wù)旅行計劃、項目計劃等等。要強調(diào)的是：確定目標(biāo)是計劃思考的出發(fā)點。時間的計劃性所謂計劃，就是什么時間干什么、怎么干、達到什么結(jié)果。計劃，有心里想的，有見諸于文字的。在執(zhí)行過程中可能會有變化。秘書工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細(xì)計劃很難做到，但大體

20、上有個安排是可以辦到的。制定計劃應(yīng)列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時間干什么。出了長計劃以外，還有短安排。秘書工作繁雜瑣碎，要想不出大錯，事先一定要多做準(zhǔn)備。寬打窄用，辦事才能從容。計劃制定后，要盡可能按計劃執(zhí)行，并及時反饋和修正。時間的計劃性秘書應(yīng)根據(jù)任務(wù)的重要性和緊迫性安排優(yōu)先次序進行。以事情的重要性和緊急性為標(biāo)準(zhǔn)，秘書應(yīng)該把應(yīng)該做的事情分為：重要重要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急緊急緊急重要重要不緊急不緊急不重要不重要緊緊 急急不重要不重要不緊急不緊急 重重 要要秘書應(yīng)該先選擇重要且緊急的事，接著處理緊急但不重要的事，然后做重要但不緊急的事，最后確定是否需要做不重要也不緊急

21、的事。這就是秘書處理事務(wù)所應(yīng)遵循的區(qū)分輕重緩急的原則。小張是星輝集團公司新來的秘書。這天早上一進辦公室，辦公室主任就讓她整理一份材料，明天下班之前交給他，說下個星期開會要用。她估摸了一下，差不多3萬字，有20多頁。剛從辦公室主任的辦公室出來，她還沒來得及坐下，周總來電話，說今天下午2點他要與財務(wù)總監(jiān)、市場總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓她通知他們幾個。剛放下電話，機要室就送來一份傳真；傳真是一個代理商發(fā)來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下。她剛看完傳真，主任又來電話，說田副總下個月初到電視臺為一周財經(jīng)觀察做嘉賓的事，由于時間關(guān)系他不去了，讓她給打個電話通知對方；她剛喘口氣，人力資

22、源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最后期限。一上班就遇到這么多事，要處理好的確要講究技巧。首先應(yīng)當(dāng)分清這些工作的輕重緩急，根據(jù)輕重緩急安排它們的順序，制定工作計劃。請同學(xué)們思考一下，該以怎樣的順序應(yīng)對以上各項事情？參考思路小張這天早晨的幾項工作應(yīng)當(dāng)這么劃分：給主任寫報告是今天應(yīng)該完成的工作；通知總監(jiān)開會是馬上處理的工作；把傳真交給具體經(jīng)辦人是今天必須完成的工作；給電視臺打電話是可以稍后完成，放到明天也可以的工作；參加檔案培訓(xùn)的工作也不著急。建議做法首先到行政部門預(yù)定4人開會用的小會議室，之后與3位總監(jiān)聯(lián)系；周總下午開會的事落實好之后，就去辦公室主任

23、的辦公室，將傳真給主任過目，聽取主任對這份傳真的指示，馬上把它轉(zhuǎn)給具體的經(jīng)辦人，把傳真的事辦妥了，就趕緊給主任寫報告，爭取在下午之前把報告寫出來；至于參加檔案培訓(xùn)報名和給電視臺打電話的事不急，記在本子上，明天什么時候有空再去辦也不遲。總之，正確的時間管理會給秘書帶來以下好處：F擁有比一天更多的東西，首先是更多的時間。F避免不必要的身心壓力。F為創(chuàng)造性獲得更多的自由發(fā)展余地。F得到更多的業(yè)余時間。F用更少的時間創(chuàng)造出更多的工作成果。F將成功地結(jié)束一天的工作，感到愉快和滿意。F將以更多的責(zé)任心開始新的工作日，并且工作得更加得心應(yīng)手。記住拖延工作就意味著負(fù)擔(dān)！從下面提到的做起，做時間管理的高手制定書

24、面的翌日時間表，更好地弄清情況，減輕不必要的思想負(fù)擔(dān)。積極開始新的一天，包括享受一頓美味的早餐。只專注任務(wù)，不被瑣事轉(zhuǎn)移方向。首先處理“不愉快”的任務(wù)。檢查一周工作效率高的時間段。將所有必須處理的活動記入任務(wù)本。建議：將已辦好的任務(wù)刪除。你會為此感到驕傲，因而更加積極！用核查清單工作。這特別適用與商談、旅行準(zhǔn)備、任務(wù)和項目檢查等。分析自己的工作事務(wù)秘書的工作有受支配的部分，如上司委派的或部門分配的工作，也有屬于自己支配的部分，如分內(nèi)的日常工作。秘書要學(xué)會善于安排，受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散做。此外，秘書還要學(xué)會善于控制某些工

25、作。（如接待來訪、打電話等。）合理安排工作日程，勞逸結(jié)合秘書應(yīng)合理安排工作日程，精心編制領(lǐng)導(dǎo)、上司和自己的工作日程表。秘書應(yīng)盡量把最重要的工作安排在一天里最有效率的時間段內(nèi)做，在精力狀況較差時處理一些較為輕松的事。勞逸結(jié)合也非常重要。工作日程中應(yīng)適當(dāng)插入休息、思考的時間。業(yè)余也應(yīng)培養(yǎng)健康的興趣愛好，以調(diào)節(jié)身心。體育運動可以消除工作疲勞，所以應(yīng)將足夠的體育運動納入計劃。明確工作目標(biāo)，專心致志工作做事一定要專心致志，心無旁騖，養(yǎng)成派出干擾，不輕易被周圍事物吸引的習(xí)慣。換句話說，就是保持焦點，一次只做一件事，一個時期只有一個重點。同時，秘書還要注意學(xué)會學(xué)會拒絕，尤其是不能勝任、勉為其難的事情，學(xué)會放

26、棄不必要的活動。秘書還應(yīng)當(dāng)分析自己的時間障礙，提高時間效率所謂時間障礙就是導(dǎo)致時間浪費的多種因素。秘書要經(jīng)常檢討自己的工作方式和時間管理方式，根除不良習(xí)慣，提高時間效率。要力戒辦事拖拉，心不在焉的不良習(xí)慣。學(xué)會提高說話的效率，講話之前要先準(zhǔn)備，言簡意賅，直入主題；及時處理辦公室的文件資料；各種工具和資料放置有序 招數(shù)4：充分利用辦公自動化設(shè)備秘書必須學(xué)會并熟練使用各項辦公自動化設(shè)備，包括通訊工具，以提高工作效率。秘書還應(yīng)利用各種辦公自動化設(shè)備收集、處理、存儲信息，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提高辦事效率。秘書還應(yīng)學(xué)會辦公自動化設(shè)備的基本消缺工作，能簡單排除故障，添加耗材?？晒﹨⒖嫉慕?jīng)驗周密的工作準(zhǔn)備，認(rèn)真

27、地計劃好每天的工作安排；和老總商定需要優(yōu)先執(zhí)行的任務(wù)，確定和標(biāo)明特別重要的、時間緊迫的任務(wù)；堅持充分利用時間，設(shè)法利用比較空閑的時間；要學(xué)著和各種干擾打交道，盡量少浪費時間；可供參考的經(jīng)驗善于尋求人員方面的支援；將屬于你工作職責(zé)范圍內(nèi)的各項活動全部清楚地列舉出來；從開列的任務(wù)中找出重復(fù)的活動；為每項錯綜復(fù)雜、不斷重復(fù)的活動制定出一份簡要的工作手冊；將這些共組清單存放在一個卷宗或文件夾內(nèi)，并應(yīng)在它的前面添加上目錄。總結(jié)處理好日常事務(wù)是秘書人員的基本功。辦公事日常事務(wù)是非常重要的綜合性工作，這些事務(wù)看起來平凡、瑣碎，似乎微不足道，卻直接影響著領(lǐng)導(dǎo)和單位的工作成效，影響著單位和領(lǐng)導(dǎo)的形象，甚至能影響

28、單位的內(nèi)外關(guān)系。辦公事務(wù)的處理看似瑣碎，其實也有程序與標(biāo)準(zhǔn)的要求，正所謂熟能生巧。對待辦公事日常事務(wù)不能因其事小，事雜或事急而不為，也不能因其事可能引起非議而不為。做好秘書日常工作的最佳境界 把舉足輕重的事做到無懈可擊。把舉足輕重的事做到無懈可擊。 把微不足道的事做到完美無缺。把微不足道的事做到完美無缺。做好秘書工作的原則避免以主管的口氣傳達命令，也就是傳達要有技巧。避免以主管的口氣傳達命令，也就是傳達要有技巧。秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，在傳達的口吻上，絕不能以主管的秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，在傳達的口吻上，絕不能以主管的命令語氣交代員工。相反地，要從中折沖，將主管命令語氣交代員工。相反地，要從中折沖，將主管原本強硬

29、的命令口氣改為請托的語氣說出。原本強硬的命令口氣改為請托的語氣說出。不要介入主管和其他人員之間的關(guān)系。例如在報告不要介入主管和其他人員之間的關(guān)系。例如在報告工作之外加入評點。工作之外加入評點。接受命令或指令時要弄明白。不要因為主管太忙或接受命令或指令時要弄明白。不要因為主管太忙或太兇而不敢問。要知道，事情做錯了更要挨罵。太兇而不敢問。要知道，事情做錯了更要挨罵。不要看不起主管。不要以為自己年輕、學(xué)歷高就看不要看不起主管。不要以為自己年輕、學(xué)歷高就看輕主管，認(rèn)為他們不過如此。輕主管，認(rèn)為他們不過如此。不貪小便宜、不打小報告、不濫用職權(quán)。不貪小便宜、不打小報告、不濫用職權(quán)。一個資深秘書的分析（qi

30、qi）樓上的，我仔細(xì)看了你寫工作內(nèi)容?？粗鴶?shù)字很吃驚，但是靜下來覺得還可以。工作要注意條理性，我不清楚你有多大？但是年輕人多干些沒有什么不好。我說的是真的。我現(xiàn)在的職位是行政主管。我來幫你分析一下：一、從你寫的工作內(nèi)容看確實很繁多，而且在大公司應(yīng)該分為四個職能，它們分別是：1.前臺 2.行政專員 3.文員 4.人事專員二、工作的項目雖多，但不一定同一時間做所有的事情！三、你們公司是什么性質(zhì)？人員多少？你在哪個部門做事？（如果是私營企業(yè)這是很正常，一人多能嘛）四、年輕人多學(xué)習(xí)，多工作，才能獲得更多的收入。五、根據(jù)你自己當(dāng)初的應(yīng)聘職位，擬定一個職位說明書，報請主管批示。要學(xué)會自己保護好自己。舉例子

31、：我個人就是個很好的例子。我以前在一個很大IT公司（很知名的企業(yè)）工作。我的職位是前臺，但是我所做的工作確實前臺與行政管理。一個人要做22項工作，而且就在前臺不能離人的情況下，也要把行政工作做完，做好。你要知道前臺和行政是兩個概念。一般別人的下班時間是早8：30-晚5：00。而我下班時間是早8：30-凌晨12：00，白天做前臺，晚上坐行政。這樣干了將近一年，而后我跳槽了。我不后悔以前所付出的種種，因為我今天收獲了。到了中等公司，我做了主管，薪水翻了2倍。我很感謝以前那種工作待遇。真的，年輕人付出總有回報的。相信我！ 另一位秘書的勸慰平和的心態(tài)是很重要，我現(xiàn)在是在我們公司的駐京辦事處，平常就9個

32、人，300多平米，也是一樣的辦公室里的活全包。我連網(wǎng)管的活都干了。你能想象我天天打扮的漂漂亮亮的還得鉆桌子嘛！不過我相信，付出是會有回報的！ 其他秘書的體會（一）我的第一份工作也是很忙的，不當(dāng)要做前臺兼行政，還要兼做訪問員督導(dǎo)，我做了一年多，一周只休息一天，后來覺得太累了，不干了，現(xiàn)在的第三份工作，我做總經(jīng)理秘書兼管行政，是家民營公司，80多人的公司，只有我和前臺兩個人做，不但要把執(zhí)行做好，還要想如何有更好的管理方法。在這個時候我就非常感謝第一家公司的鍛煉，那里讓我完成了工作的第一階段做事，第二階段執(zhí)行，所以現(xiàn)在我可以穩(wěn)穩(wěn)的去學(xué)第三個階段管理。所以你不要急，事情多是好事，先把執(zhí)行做好，多去思考

33、，自然而然以后會做到管理的。 其他秘書的體會（二）我倒是認(rèn)為，工作多了不僅對自身是一種鍛煉更是生活的豐富和充實。先介紹一下我自己：我在一家私營的廣告公司做總經(jīng)理秘書。我的工作也主要有以下方面：1. 接聽電話；接待經(jīng)理的來訪客人。2. 負(fù)責(zé)簡單通知、獎罰制度的起草3、檔案等文件的整理和總經(jīng)理室的清潔衛(wèi)生。4. 做好經(jīng)理例會的會議紀(jì)要。5. 負(fù)責(zé)經(jīng)理的郵件的轉(zhuǎn)發(fā)。6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。7. 負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放及管理。8. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。9.經(jīng)理臨時交辦的各項任務(wù)。 我們經(jīng)理是一個健忘的人，他的東西經(jīng)常都會找不到，這是我最頭疼的問題。這項工作我已經(jīng)做

34、了將近二、三年了，不過，做上這項工作以后，我改變了許多。起初性格比較內(nèi)向，現(xiàn)在變得開朗了。以前文字功底差一些，現(xiàn)在通過努力和學(xué)習(xí)，現(xiàn)在有所提高。對事情的處理能力也相應(yīng)的提高了。其他秘書的工作內(nèi)容（一）我也是行政文員,我提一下我的工作雜務(wù):1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的簽收。4. 做好公司宣傳專欄的組稿。5. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。6. 接受其他臨時性工作。7. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。8. 社會保險的

35、投保、申領(lǐng)。9. 統(tǒng)計每月考勤并做帳，留底。10. 購買零星辦公用品。還有網(wǎng)管的活計 。其他秘書的工作內(nèi)容（三）（1）客戶來訪接待及安排。（2） 負(fù)責(zé)公司所有來電接聽及記錄。（3） 辦公用品及日常所需物資的采購（4） 公司所需票務(wù)信息及訂購（5） 總經(jīng)理住處清潔衛(wèi)生工作跟進（6） 負(fù)責(zé)公司傳真收發(fā)和派送。（7） 日常掛號信及快遞收發(fā)（8） 負(fù)責(zé)公司日常飲用水（9） 日常外出物品的放行辦理（10） 電信通訊手續(xù)辦理和維護（11） 每月快遞底單之核對（12） 負(fù)責(zé)每天報紙文信的派送擺放（13） 負(fù)責(zé)辦公區(qū)域固定資產(chǎn)的登記維護。（14） 負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境綠化清潔的維護督促（15） 負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度

36、以及司機費用核對（16） 客戶日常退貨登記提取及費用報銷（17） 公司內(nèi)部所需印刷品的訂制（卡片及常用表單）（18） 負(fù)責(zé)日常物流文件、東莞文件、香港文件的收發(fā)登記派送二、協(xié)助財務(wù)工作三、協(xié)助人事工作 其他秘書的工作內(nèi)容（四） 直接上級：總經(jīng)理 主要職責(zé)：1、輔助總經(jīng)理對公司行政部、業(yè)務(wù)部、設(shè)計部、財務(wù)部的全面領(lǐng)導(dǎo)。2、制定短期、中期、長期公司整體發(fā)展規(guī)劃與戰(zhàn)略，并提供分析報告。3、控制下屬部門的經(jīng)費支出，對下屬部門經(jīng)理的任免向總經(jīng)理提供意見與建議。4、制定下屬部門的工作規(guī)范與主要考核條例。5、根據(jù)公司業(yè)績決定合理的薪酬分配方案，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。6、有效管理辦公室，使辦公環(huán)境整潔，辦公秩序井然

37、，辦公效率高，工作質(zhì)量優(yōu)良。7、對公司文件及檔案資料監(jiān)督和管理。8、完成由總經(jīng)理根據(jù)公司發(fā)展需要而規(guī)定的其他任務(wù)，并由總經(jīng)理直接負(fù)責(zé)。 其他秘書的工作內(nèi)容（五）這是總經(jīng)理助理崗位職責(zé)負(fù)責(zé)各類辦公用品、器具與設(shè)備、勞衛(wèi)用品、車用材料和節(jié)日禮品及實物福利品的采購工作。 根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，按時按量購進貨品，要求貨比三家、降低成本、秉公辦事、不謀私利。 負(fù)責(zé)公司信紙、信封、名片、業(yè)務(wù)禮品和企業(yè)形象所需印刷的定制工作，確保質(zhì)量和時間要求。 對購進物品保存質(zhì)保書、保修單，對使用中的問題負(fù)責(zé)，并及進與廠商聯(lián)系解決。 對購進物品做好移交驗收工作，提供合法齊全的原始發(fā)票及附有的技術(shù)說明書。 主辦或協(xié)辦向有關(guān)政

38、府部門的項目申報、年檢、申領(lǐng)各類證照，完成批文手續(xù)及出境手續(xù) 等事宜。 具體辦理來賓食宿安排、購票和迎送事宜，以及公司重大活動和聯(lián)誼活動的后勤總務(wù)保障。 必要時充任臨時駕駛員完成緊急用車任務(wù)。 完成行政部部長臨時交辦的其他任務(wù)。 其他秘書的工作內(nèi)容（六）我在公司雖然是文員，但是我覺得自己很像在做好多好多工作：1. 接聽電話；接待經(jīng)理的來訪客人。2. 負(fù)責(zé)簡單通知、獎罰制度的起草。3、檔案等文件的整理和董事 長事、總經(jīng)理室、副總辦公室的客人接待。4. 做好經(jīng)理例會的會議紀(jì)要。5. 負(fù)責(zé)經(jīng)理的郵件的轉(zhuǎn)發(fā)。6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。7. 負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放及管理。8. 按照公司印信管理規(guī)

39、定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。9.經(jīng)理臨時交辦的各項任務(wù)。10、打出公司文件的所有工作，包括排版、打印、復(fù)印，保括例會通知、會議發(fā)放，還有報紙發(fā)放。11、公司所有工程圖紙保存、記錄12、幫助其他部門修打印機、電腦13、接聽其他部門的電話14、負(fù)責(zé)車間飲用水的發(fā)放15、負(fù)責(zé)管理車輛管理16、公司總報表的填寫17、幫助銷售方面做合同，18、保存銷售資質(zhì)、并管理資質(zhì)材料 我的工作多還是少，我真的不知道，在這里工作雖然多，但是我覺得還是很喜歡這個工作的，多點就多點吧，只要開心就好了。 其他秘書的體會（一）總之經(jīng)歷過一些事，和隨著年齡增長，就明白做什么工作都是一樣，一樣的苦，看別人挑擔(dān)不吃力嗎？我想一個

40、真正有能力的人，做什么職位都是心態(tài)放正，認(rèn)真做好。至少我現(xiàn)在這么認(rèn)為，雖然我認(rèn)為現(xiàn)在做的有些屈才，不過能做好他，保障生活，做自己想做的事還是覺得開心既然做了就要保持開心，開心也要做不開心也要做。做事真的講究心態(tài)，我想現(xiàn)在我是臥薪嘗膽，人都要經(jīng)歷過苦才能有大成就。對自己能耐，對自己忍受力的考驗，過了幾年，一定會有所改變。 其他秘書的感慨（二）其實,什么工作不難呢,行政有行政的難處,銷售有銷售頭疼的問題,搞技術(shù)的也要面臨他們自己的問題。關(guān)鍵是自己的態(tài)度,不要覺得自己在單位中是不重要的就好。我的工作說起來比樓主多。我們是辦事處。我呢,財務(wù),商務(wù),市場,行政.都要做,可我還是覺得比以前當(dāng)銷售時輕松多了

41、,最起碼沒有了業(yè)務(wù)量的壓力。還有一點,我覺得一定要搞好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)對你這個崗位,對你這個人的態(tài)度,決定了你在公司里可利用到的資源和同事們對你工作的態(tài)度和支持度。 其他秘書的感慨（三）在所有人的眼里都會覺得前臺只是一個花瓶，一個擺設(shè)。不就是接接電話，給客人倒個水嘛！有人會覺得前臺這個職位很低，會讓人看不起，再吃青春飯。其實真的不是這樣的。我大學(xué)畢業(yè)進入企業(yè)，首先選擇了前臺這個職位。因為前臺工作可以接觸到很多的人，無論是公司內(nèi)部員工還是外來的客戶。就此一點可以增加人際關(guān)系交流，因為你不知道哪一天你會和哪個人有工作上的合作往來。再有，就算你是碩士生也好，博士后也好，你不一定會使用前臺的總控電話

42、機，說白了，如果總控電話響鈴，你只會接聽，但是你并不知道按哪個鍵進行轉(zhuǎn)接。這些都要學(xué)習(xí)。學(xué)會了就是經(jīng)驗。還有就是什么叫做電話轉(zhuǎn)接成功？這個成功的含義也很深，不是轉(zhuǎn)到位且有人接聽、就算成功了，而是在短時間內(nèi)轉(zhuǎn)接用語以及轉(zhuǎn)接速度、轉(zhuǎn)接準(zhǔn)確率到位，這才是成功。所以每一項新的工作（哪怕是最不起眼的工作），只要你去接受，它便是一門新的課程。小的工作經(jīng)驗積累成多就會變成你的工作閱歷。 Qiqi的經(jīng)歷我們公司買了新的寫字樓，房產(chǎn)問題是老板最關(guān)心的問題。如果花了錢而拿不到房產(chǎn)，那么每天都要提心吊膽的。辦理商品房買賣房產(chǎn)的過程很繁瑣很麻煩。這個過程需要經(jīng)過-開發(fā)商-測繪公司-地稅局-房屋買賣交易所。如果想省事情

43、可以找一家房屋產(chǎn)權(quán)代辦。這個可以很輕松地拿到辦公樓的房屋產(chǎn)權(quán)證。而且代辦費用也不是很高1000元左右。但是我并沒有這么做，明知道很麻煩，但是自己還是親自做了。我這樣做的原因有四點：1.辦理房產(chǎn)需要和本公司財務(wù)部協(xié)調(diào)，因為牽扯工商營業(yè)執(zhí)照、地稅、組織機構(gòu)代碼認(rèn)證書原件的帶出，這些也就是家底。如有遺失公司會遇到麻煩。但卻可以鍛煉自己的工作細(xì)心以及跨部門的協(xié)調(diào)能力。2.通過辦理房產(chǎn)可以進一步了解老板對自己的信任程度，包括委托書、老板自己身份證件。3.給自己一個學(xué)習(xí)鍛煉的機會。也許下次跳槽時，考官就會問題寫字樓買賣、裝修、房產(chǎn)之類的問題。因為現(xiàn)在的企業(yè)喜歡多面手。4.只有自己親自嘗試過、才能知道如何體恤下屬，一件事情的周折性，和辦理這樣事情所需要的工時，以及用心情況。只有這樣績效考核才能是客觀性的。辦理我們公司的房屋產(chǎn)權(quán)，我只用了兩個下午的時間。我們公司財務(wù)下午1：30才辦公，上午不辦公。到了地稅局和房屋產(chǎn)權(quán)交易大廳排號需要3個小時