實訓：會議方案制定簡潔

1、實訓：會議方案制訂職業(yè)情景中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現銷售額 8 億元人民幣，產品30 出口海外，并不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業(yè)的先進水平。 為適應生產規(guī)模的進一步擴大， 去年底，該公司又擴建了 1 萬平方米廠房，增加了 3 條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了 100 萬臺。產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定8月8日一 10 日在上海市召開一次全國代理商會議，由公司

2、總經理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景；研發(fā)部經理介紹、演示新產品的性能、核心技術及測試結果；生產部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產能力及生產情況； 銷售部總監(jiān)介紹公司產品的銷售情況；公司主管副總經理就下一步銷售策略、 銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最后表彰 50 家優(yōu)秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業(yè)，利用一個晚上的時間舉辦一場聯(lián)歡晚會，安排代表游覽上海市內的幾個景點。為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上海國際會議中心。同時各部門抽調10 人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括準備會

3、議所需文件、材料，寄發(fā)會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯(lián)系上海國際會議中心及旅游景點，預訂返程車、船、機票，邀1請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會，購置禮品等?？偨浝磉€特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。根據公司領導的意見， 張副經理立即從各部門抽調了 10 位同志成立了大會籌備處，并召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。要求：1為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。會議方案一會議組織（一）主辦單位：中迅顯示器有限公司（二）特邀成員：中迅顯示器有限公司各部門負責人、全國中迅顯示器代理商（三）會議地點：上海國際會議中心（四）會議時間：8

4、 月 8-10 日二會議內容（一）會議題目：中迅顯示器有限公司全國代理商聯(lián)席會議（二）會議主題： 讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題。（三）會議流程：公司總經理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景；2研發(fā)部經理介紹、演示新產品的性能、核心技術及測試結果；生產部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產能力及生產情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產品的銷售情況；公司主管副總經理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言；東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗；表彰 50 家優(yōu)秀代理商。（四）會議活動：公司參觀聯(lián)歡晚會游覽上海市內的幾個著名景點2根

5、據會議的規(guī)模、層次和主題，會議籌備處應具體劃分哪幾個小組展開準備工作。秘書組。主要負責會議文件的準備、 起草、印發(fā)、清退、立卷歸檔工作。并負責會議通知和組織工作，負責報到、編排會議議程、日程安排座次等事項。組織組。主要承辦代表資格審查工作和選舉方面的工作。起草代表資格審查報告和選舉辦法，編制代表名冊、選舉程序，設計和印制選票，印發(fā)候選人情況介紹或簡歷等。3簡報組。負責各與會人員發(fā)言的記錄和簡報、快報的編寫、印發(fā)；記錄會議過程中提到的意見、建議。提案組。主要負責受理會議期間與會者提出的各種提案和議案。宣傳組。主要負責會議的對外宣傳工作，包括：制定會議的宣傳與公關工作計劃并組織實施，組織、安排、協(xié)

6、調記者的采訪活動，統(tǒng)一向媒體提供會議的宣傳與公關工和計劃并組織實施，組織、安排、協(xié)調記者的采訪活動，統(tǒng)一向媒體提供會議的新聞稿，承辦新聞發(fā)布會或記者招待會，負責會議音像資料的錄制和管理工作等。總務組。主要負責會議的接站、報到、簽到、票務、食宿、參觀瀏覽、文娛活動、車輛調度、會場安排與布置、設備保障、用品發(fā)放與管理、經費預算與籌措、財務管理、現場急救等方面的工作。保衛(wèi)組。主要負責會議期間的安全保衛(wèi)工作。聯(lián)絡組。主要負責會議期間的聯(lián)絡工作。3以籌備處的名義提交一份本次會議經費預算方案報總經理審批。會議的經費項目預算會議費：場地租金、茶水費、設備租金等；資料費：包括文具費和資料印刷等費用；食宿費；4

7、旅游費：景點門票費等；交通費；其他費用：禮品、獎狀費、媒體費等；4請根據會議的內容制作一份會議日程表(要有日期、時間、內容安排、地點、參加入、負責人、備注等項)。日期時間內容安排地點參加人負責人備注會議大張副經8： 30報到全體廳理總經理講9： 009 ：30會議室全體話上張副經午9： 4011:50參觀企業(yè)全體理上海會8月8日12:00午餐議中心全體餐廳研發(fā)部經2： 003 ：30會議室全體下理介紹午生產部總3 ： 405:40會議室全體監(jiān)介紹晚6： 00晚餐上海會全體5上議中心餐廳娛樂中張副經7： 30聯(lián)歡晚會全體心理上海會7： 30早餐議中心全體餐廳銷售部總9 ： 0010 ： 30會議

8、室全體上監(jiān)介紹午公司主管10 ： 4011:40會議室全體副總經理上海會8 月 9日12： 00午餐議中心全體餐廳游覽上海下張副經2： 00旅游全體市內的幾午理個景點上海會晚6： 00晚餐議中心全體上餐廳上上海會8月10日7： 30早餐全體午議中心6餐廳東北銷售9 ： 0010 ： 00代表介紹會議室全體經驗華北銷售10： 0011 ： 00代表介紹會議室全體經驗華南銷售11： 0012 ： 00代表介紹會議室全體經驗上海會12： 00午餐議中心全體餐廳表彰 50張副經3： 005 ：00表彰大會會議室全體家優(yōu)秀代理理商上海會張副經5： 30聚餐議中心全體理餐廳8： 00離會全體5請根據會議內

9、容擬寫一份會議通知。7會議通知為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定，于8 月 8 日至 8 月10 日在上海國際會議中心舉行中迅顯示器有限公司的全國代理商會議。假如您不能如期參加會議，請在 8 月 6 日之前打電話到張副經理告知。 現將有關事項通知如下：一、出席會議人員公司各位股東、總經理、全國各地區(qū)的代理商、主管副總經理、張副經理，各單位負責人。二、會議時間、地點會議定于8 月 8 日 上海國際會議中心 召開，會期3 天。各市出席會議人員于8月 8 日上午 8 ： 30 到 上海國際會議中心 報到。三、其他事項

10、（一）請與會人員提前一天到上海國際會議中心安排好住宿。（二） 8 月 8 日上午，請與會人員提前十五分鐘持會議通知到上海國際會議中心報到。附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張令人滿意的旅行指導地圖和一份便于在上海會議中心旁停放車輛的說明。很高興地歡迎你們都來出席我們公司的這個重要的計劃會議。附件：議事日程8地圖中迅顯示器有限公司二零一零年八月一日6請你根據有關內容代總經理擬一份發(fā)言稿。發(fā)言稿各位分銷商朋友：各位與會的同志們，大家上午好。感謝大家能夠從百忙之中參加這次全國代理商會議。相信大家都知道我們公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一。去年我們公司實現銷售額8 億元人民幣，這個一個非常好的成績。而且產品30 出口海外，并不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業(yè)的先進水平，我知道這些成果都有賴大家的團結和努力。大家的艱辛， 我都看在眼里， 就是因為大家的不斷努力，我們公司才能不斷的壯大。為適應生產規(guī)模的進一步擴大， 去年底，我們公司又擴建了1 萬平方米廠房，增加了 3 條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了100 萬臺，使9產量不斷增加。產量不斷增加同時，我們也必須對銷售進行全方位的跟進。目前，我們公司在全國設有300 多個代理商。 這次召開會