信息系統(tǒng)論文O的A在企業(yè)運用

1、2009屆MBA信息管理論文OA管理信息系統(tǒng)姓 名： 學 號： 工作單位：信 箱： 摘 要辦公自動化(Office Automation,OA)以系統(tǒng)科學為理論基礎(chǔ),行為科學為主導,綜合運用信息技術(shù)來提高勞動生產(chǎn)率,改善內(nèi)部管理體制,促進企業(yè)基礎(chǔ)信息的融合,為企業(yè)快速準確的提供決策信息。通過運用信息技術(shù)改善企業(yè)績效，提高企業(yè)競爭力，已成了各行各業(yè)的共識，尤其在汽車工業(yè)相關(guān)的傳統(tǒng)工業(yè)，其特點和國際形勢決定了辦公自動化是我們發(fā)展的必由之路。本文重點討論了如何將日常工作流程與辦公系統(tǒng)相結(jié)合,以實現(xiàn)自定義業(yè)務流程的通用靈活的辦公自動化系統(tǒng)。本文首先分析了系統(tǒng)應用前的工作狀況，然后提出了流程優(yōu)化的方案，

2、最后結(jié)合實際業(yè)務需求,給出了一個結(jié)構(gòu)清晰、配置簡單的系統(tǒng)設(shè)計方案，并分析了系統(tǒng)應用后帶來的實際效果。關(guān)鍵詞：辦公自動化 信息技術(shù) 流程優(yōu)化 效率目 錄第一章 引言1.1 OA自動化辦公系統(tǒng)概述1.2 公司實施OA系統(tǒng)管理的意義第二章 公司實施OA前狀況研究2.1管理工作中目前存在的主要問題2.2 OA實施必要性分析第三章 制定OA方案3.1 網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)與安全3.2 結(jié)合OA系統(tǒng)進行流程優(yōu)化3.3 主要功能模塊介紹第四章 OA實施現(xiàn)狀4.1 實施成效4.2 改進建議第五章 總結(jié)參考文獻第一章 引 言1.1 OA自動化辦公系統(tǒng)概述通常，OA 就是辦公自動化，英文Office Automation的縮

3、寫。通過流程或特定環(huán)節(jié)與日常事務聯(lián)系在一起，使公文在流轉(zhuǎn)、審批、發(fā)布等方面提高效率，實現(xiàn)辦公管理規(guī)范化和信息規(guī)范化，降低企業(yè)運行成本的一套系統(tǒng)的統(tǒng)稱。    廣義面言，OA應該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)：    對于企業(yè)高層領(lǐng)導而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運用科學的數(shù)學模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導提供決策參考和依據(jù)；    對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)

4、”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率；    對于普通員工而言：OA是事務業(yè)務處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。1.2 公司實施OA系統(tǒng)管理的意義辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導的管理和決策。 通過實施OA系統(tǒng)管理實現(xiàn)了以下功能：(一)建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。(二)建立信息發(fā)

5、布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。(三)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單 位協(xié)同工作的效率。（四）實現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存

6、、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索 存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下 來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很

7、多培訓環(huán)節(jié)。（五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。（六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應該跟這些業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。（七）實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。第二章 公司實施OA前狀況研究21 日常辦公工作中

8、存在的主要問題 我公司是由一個國企和外資企業(yè)十五年前建立起來的，企業(yè)發(fā)展到今天，幾經(jīng)周折，公司的管理思想表現(xiàn)的很多元，各種管理制度、工作流程表現(xiàn)的繽紛異常，所以在管理上出現(xiàn)很多問題，尤其在日常辦公方面。主要表現(xiàn)以下：(一) 公司內(nèi)部沒有簡便、易操作的通信交流平臺。大家一有問題一般都是打電話，公司主管以上人員、大部分員工的電話費用全部由公司支付。有時會直接去找相關(guān)人員交流。這樣一來浪費了大量的電話費或工作時間。 (二)沒有信息發(fā)布的平臺。公司的信息發(fā)布主要依靠公司的公告欄，公司發(fā)布的大大小小信息都張貼在公告欄里，由于缺乏管理，公告欄經(jīng)常會混亂不堪。沒有大家發(fā)表建議、意見的地方，大家經(jīng)常有意見不知

9、道該如何反饋。 (三)工作流程無法實現(xiàn)自動化。在辦公過程中有很多工作需要多部門之間進行協(xié)同工作，各部門都存在著大量流程化的工作，往往出現(xiàn)一個工作需要發(fā)起部門一直推動，經(jīng)常催那些協(xié)作部門，可是由于大家工作都比較忙，所以一些工作經(jīng)常出現(xiàn)停滯不前，極大的影響了工作效率。（四）文檔管理混亂。各部門都有自己的文檔，由于缺乏管理各部門文檔管理不規(guī)范。文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。22 OA實施必要性分析（一） 工作需要隨著公司的壯大，公司的業(yè)務不斷的擴大，工作程序越來越多，工作也變的越來越復雜，在管理工作中出現(xiàn)了大量的矛盾，企業(yè)的發(fā)展需求要求我們必須努力改變現(xiàn)狀，努力改善那些阻礙工作進行的方

10、面。第一：規(guī)范公司的管理手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。第二：提升公司辦公效率手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。第三：加強信息溝通和共享在手工時代，部門與部門之間無法進行充分的信息共享與傳遞，所以導致很多重復性的工作。同時企業(yè)很多事務是需要跨部門運作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個平臺來支撐。而OA是很高的工具，借助這一平臺，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。第四：知識的沉淀和痕跡的保留對任何企業(yè)來說，都會有員工流失，都會有新

11、的員工進來。流失的員工對于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務崗位的員工。企業(yè)需要有一個平臺來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進，避免企業(yè)造成損失。同時對于新員工培養(yǎng)成一個適崗的員工，企業(yè)需要花費很大的代價，如果通過OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓時間，并節(jié)省公司的培訓費用。第五：加強對員工日常行為的考核很多企業(yè)對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進行動態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)

12、在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。所以O(shè)A不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。（二）公司全員要求對于企業(yè)高層領(lǐng)導而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運用科學的數(shù)學模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率；對于普通員工而言：OA是事務業(yè)務處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使

13、之準確、高效，愉快地工作。第三章 制定OA方案1 網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)與安全 1.1 公司OA系統(tǒng)網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)圖辦公網(wǎng)交換機OA SERVER FILE SERVER DNS SERVER 備份磁帶機工作用戶Internet網(wǎng)康行為管理 1.2 網(wǎng)絡安全 公司采取的網(wǎng)絡安全措施： （1） 安裝防火墻在Internet網(wǎng)與Intranet網(wǎng)之間建立防火墻對流經(jīng)它的網(wǎng)絡通信進行掃描，過濾掉一些攻擊，關(guān)閉不使用的端口。而且它還能禁止特定端口的流出通信，封鎖特洛伊木馬。最后，它可以禁止來自特殊站點的訪問，從而防止來自不明入侵者的所有通信。（2） 安裝網(wǎng)康上網(wǎng)行為管理在Internet網(wǎng)連入公司Intranet網(wǎng)之前設(shè)

14、置網(wǎng)康上網(wǎng)行為管理設(shè)備，以規(guī)范公司上網(wǎng)行為，其作用主要有以下幾方面：a) 網(wǎng)頁訪問過濾企業(yè)可以根據(jù)行業(yè)特征、業(yè)務需要和企業(yè)文化來制定個性化的網(wǎng)頁訪問策略，過濾非工作網(wǎng)頁。b) 網(wǎng)絡應用控制企業(yè)可以制定有效的網(wǎng)絡應用控制策略，封堵與業(yè)務無關(guān)的網(wǎng)絡應用，引導員工在合適的時間做合適的事。c) 帶寬流量管理企業(yè)可以制定精細的帶寬管理策略，對不同崗位的員工、不同網(wǎng)絡應用劃分帶寬通道，并設(shè)定優(yōu)先級，合理利用有限的帶寬資源，節(jié)省投入成本。 d) 信息內(nèi)容審計企業(yè)可以制定全面的信息收發(fā)監(jiān)控策略，有效控制關(guān)鍵信息的傳播范圍，以及避免可能引起的法律風險。 e) 上網(wǎng)行為分析企業(yè)可以實時了解、統(tǒng)計、分析互聯(lián)網(wǎng)使用狀

15、況，并根據(jù)分析結(jié)果對管理策略做調(diào)整和優(yōu)化。借助上網(wǎng)行為管理產(chǎn)品，為企業(yè)制定行之有效的“上網(wǎng)安檢”規(guī)則，從而幫助企業(yè)提升工作效率、優(yōu)化帶寬使用、加強信息安全、降低安全威脅、規(guī)避法律風險、保護IT投資，并建立更加安全、健康、和諧的互聯(lián)網(wǎng)使用環(huán)境。3.2 結(jié)合OA系統(tǒng)進行流程優(yōu)化公司結(jié)合OA系統(tǒng)的實施，逐漸規(guī)范了公司各部門各項辦公流程，現(xiàn)以“公司級文件公布”為例說明系統(tǒng)的實施有效的促進了公司辦公流程的優(yōu)化。辦公流程優(yōu)化表現(xiàn)：（1）流程更加科學，管理更加有效；（2）提高工作效率；改善前：總經(jīng)理經(jīng)營會議直接領(lǐng)導工會起草部門起草/修訂審核審核批準學習文件發(fā)放至部門NGNG改善后：直接領(lǐng)導總經(jīng)理經(jīng)營會議工會

16、起草部門NG發(fā)布文件批準審核審核起草/修訂組織討論NG匯總、分析意見匯總、分析意見NGNG發(fā)布實施收集意見存檔審核批準審核3.3 主要功能模塊介紹（1） 協(xié)同工作 可以設(shè)置工作流程、發(fā)起協(xié)同事項并管理協(xié)同。包括項目：新建事項、待發(fā)事項、代辦/已辦事項、超期督辦、流程管理 主界面如下：（2） 公文管理滿足單位發(fā)布公文、接收公文及檔案管理的需求。對收文、發(fā)文進行管理，包括督辦、交換和統(tǒng)計。主界面如下：（3）電子郵件新建郵件、收件箱、發(fā)件箱、草稿箱、垃圾箱及查找郵件。主界面如下：（4） 日程/計劃/會議 記錄個人日程安排，查看他人日程安排；會議通知會被自動寫入日程表中。 主界面如下：（5）公共信息單

17、位內(nèi)的公共信息園地。針對某一部份人發(fā)布的普遍性信息，也被歸納入公共信息范圍，如針對全部部門經(jīng)理發(fā)布的通知。主界面如下：第四章 OA實施現(xiàn)狀4.1 實施成效(一) 公司內(nèi)部建立了通信交流平臺OA建立了通信交流平臺，使得公司內(nèi)部的交流變得容易而經(jīng)濟。 (二)建立了信息發(fā)布的平臺，加強了信息溝通和共享在OA系統(tǒng)上有信息發(fā)布平臺，大家有什么意見或建議可以進行反映，大家可以通過公告發(fā)起討論等。通過信息平臺的建立，加強了信息溝通和共享，促進了公司和諧。(三)辦公工作流程實現(xiàn)了自動化，提升公司辦公效率在辦公過程中有很多工作需要多部門之間進行協(xié)同工作，各部門都存在著大量流程化的工作，通過OA協(xié)作工作管理，大家

18、能很有序的進行工作，提升公司辦公效率。（四）加強了文檔管理，加強了知識的沉淀OA系統(tǒng)建有自動化保存系統(tǒng)，各部門自己的文檔都可以設(shè)置權(quán)限進行管理，規(guī)范了公司文檔管理。文檔的保存、共享、使用和再利用變得十分簡單、易行?？傊?，通過OA的有效實施，加強了管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。4.2 改進建議（一） 加強對信息平臺的管理 公司的信息平臺建立的目的是溝通之用，都后來逐漸變成了大家聊天的工具。 所以在這方面應制定相關(guān)的管理制度，以規(guī)范其使用，保證信息平臺的有效使用。（二） 關(guān)于文檔管理 在文檔管理中，由于沒有對文檔進行分級管理，所以在權(quán)限設(shè)置時比較混亂，沒有統(tǒng)一的規(guī)則，不利于管理。所以應對文檔根據(jù)其重要性進行分級管理，規(guī)范權(quán)限設(shè)置。（三） 增強與其他系統(tǒng)管理軟件的兼容性 目前的OA版本無法實現(xiàn)與其他系統(tǒng)管理的有機結(jié)合，增加了管理方面的工作。 公司將結(jié)合公司實際，同OA公司緊密合作，提高公司OA系統(tǒng)與其他系統(tǒng)軟件的兼容性。第五章 總結(jié)自2008年公司實施OA系統(tǒng)2年來，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位