合同管理操作手冊-初版

1、江蘇省蘇中建設(shè)集團股份有限公司應(yīng) 用 手 冊（合同管理）南通浪潮通用軟件有限公司目 錄第一章 相關(guān)內(nèi)容規(guī)定21.1 項目分類21.1.1 一類工程21.1.2 二類工程21.2 合同編碼21.2.1 代碼結(jié)構(gòu)及表示方法21.2.2 應(yīng)用舉例21.3 評審流程31.3.1 一類主合同評審31.3.1.1 流程文字描述31.3.1.2 流程圖示31.3.2 二類主合同評審31.3.2.1 流程文字描述31.3.2.2 流程圖示31.3.3 分合同評審41.3.3.1 流程文字描述41.3.3.2 流程圖示41.3.4 顧客意見處理評審41.3.4.1 流程文字描述41.3.4.2 流程圖示4第二章

2、 基礎(chǔ)信息維護52.1 項目單位維護“甲方單位/乙方單位/相關(guān)單位”52.2 評審流程繪制“流程設(shè)計器”62.2.1 流程設(shè)計器下載62.2.2 流程編輯62.2.3 必須修改內(nèi)容72.3 流程保存72.4 審批流設(shè)置8第三章 合同信息維護“主合同管理/分合同管理”9第四章 合同評審114.1 流程啟動114.2 新建會簽11第五章 合同信息管理145.1 基本信息145.2 合同交底155.3 領(lǐng)導(dǎo)意見155.4 合同條款165.5 變更165.6 進度175.7 發(fā)票、索賠、爭議、保函175.8 審批記錄195.9 相關(guān)文件19第六章 公司級合同管理216.1 合同信息管理216.2 合同

3、查詢21第七章 顧客意見處理237.1 顧客意見處理237.2 顧客意見處理查詢23第八章 往來信息管理25第九章 施工進度表27第十章 業(yè)績資料平臺2810.1 榮譽庫2810.2 項目庫29第十一章 督辦31合同管理流程圖：角色定義：項目部資料員：維護合同詳細信息。分公司合同員：起草項目合同、分合同、顧客意見處理、往來信息管理、業(yè)績資料平臺、起草合同審批流程?？偣竞贤瑔T：督辦、顧客意見處理、業(yè)績資料平臺。分公司領(lǐng)導(dǎo)：進行合同審批、瀏覽本公司的合同臺帳及分類統(tǒng)計、瀏覽顧客意見處理、業(yè)績資料平臺?？偣绢I(lǐng)導(dǎo)：進行合同審批、瀏覽全公司的合同臺帳及分類統(tǒng)計、瀏覽顧客意見處理、業(yè)績資料平臺。第一章

4、 相關(guān)內(nèi)容規(guī)定1.1 項目分類1.1.1 一類工程范圍：合同總造價1億元及以上，或建筑面積10萬平方米及以上；1.1.2 二類工程范圍：合同總造價1億元以下，且建筑面積10萬平方米以下。1.2 合同編碼1.2.1 代碼結(jié)構(gòu)及表示方法合同編號采用四層數(shù)字表示。代碼結(jié)構(gòu)為：第1層第2層第3層第4層合同分類合同類型項目編號合同流水號主合同為1，分合同為2主分合同類型廣夢項目信息的項目編號，與財務(wù)帳套編號一致01-99（1） 第一層：合同分類，表示項目合同分類代碼的識別符，1為主合同，2為分合同；（2） 第二層：合同類型，表示項目合同類型代碼的識別符；（3）第三層：項目編號，表示項目代碼，通過廣夢項目

5、信息的項目編號，必須保持與財務(wù)帳套編號一致；（4）第四層：合同流水號，表示按“項目編號”的同一“合同類型”，進行升序排列的項目合同流水號。1.2.2 應(yīng)用舉例項目名稱：蘇中建設(shè)南京分公司常州公司某建筑項目2008年簽訂主合同，合同類型施工總承包，施工合同唯一。代碼： 14XXXXXX01= 1 4 XXXXXX 01代碼的含義：1-（合同分類）主合同的合同分類為“1”；4-（合同類型）施工總承包的合同類型為“4”；XXXXXX-（項目部代碼）本項目的項目編號為“XXXXXX”；01-（項目合同流水號）唯一或第一份合同編號為“01”。1.3 評審流程1.3.1 一類主合同評審1.3.1.1 流程

6、文字描述分公司合同管理員錄入項目負責人評審分公司評審市場部評審總公司評審公司總經(jīng)濟師分管負責人歸檔1.3.1.2 流程圖示一類主合同評審流程1.3.2 二類主合同評審1.3.2.1 流程文字描述分公司合同管理員錄入項目負責人評審分公司評審分公司經(jīng)理審批分管負責人歸檔1.3.2.2 流程圖示二類主合同評審流程1.3.3 分合同評審1.3.3.1 流程文字描述項目部合同管理員錄入項目部管理員評審項目管理部負責人評審分公司經(jīng)理評審歸檔1.3.3.2 流程圖示分合同評審流程1.3.4 顧客意見處理評審1.3.4.1 流程文字描述總公司或分公司人員錄入相關(guān)部門處理評審（質(zhì)安部、法律事務(wù)部、市場營銷部）分

7、公司處理評審項目部處理評審歸檔1.3.4.2 流程圖示顧客意見處理評審流程第二章 基礎(chǔ)信息維護此欄目由分公司信息員進行管理維護。2.1 項目單位維護“甲方單位/乙方單位/相關(guān)單位”在創(chuàng)建項目前，首先需要維護所需的相關(guān)單位，如“業(yè)主單位”、“設(shè)計單位”等。1、選擇往來單位信息管理：所有的往來單位都在往來單位信息管理中，將所有涉及的有關(guān)單位維護進來，統(tǒng)一管理。所有的單位從財務(wù)系統(tǒng)中維護，如果在往來單位信息管理中找不到相關(guān)的單位，找財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)中維護。2、選中某條數(shù)據(jù)，雙擊打開，錄入往來單位基本信息，錄入完成選擇“保存”，如有附件可支持上傳附件。2.2 評審流程繪制“流程設(shè)計器”2.2.1 流

8、程設(shè)計器下載2.2.2 流程編輯1、登錄流程設(shè)計器，啟動流程設(shè)計器，首先點擊“數(shù)據(jù)庫連接”，選擇“加載已有流程清單”，在流程設(shè)計器中點擊“打開流程”，找到預(yù)先設(shè)置的流程模板。2、此流程模板為標準流程，各區(qū)域公司可以根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整，實現(xiàn)本區(qū)域公司內(nèi)的合同評審。例如：增加新流程節(jié)點、根據(jù)實際情況調(diào)整走向（節(jié)點連線）、修改節(jié)點名稱/屬性等。2.2.3 必須修改內(nèi)容除了過程節(jié)點可以調(diào)整外，有幾處必須根據(jù)實際情況進行修改：1、“節(jié)點處理人”：雙擊其中一個過程節(jié)點，比如“分公司評審”，在工作者頁面選擇本區(qū)域公司的實際操作人員，可以是單人也可以是多個人。注：其他節(jié)點都應(yīng)根據(jù)情況落實確定。2、“路程

9、屬性”：點擊流程屬性節(jié)點，修改相應(yīng)信息，選擇該節(jié)點的上一節(jié)點。2.3 流程保存以上所有操作都是對本機流程的操作，因此需要保存到服務(wù)器上去。修改完成后點擊“檢查當前以保存是否完整”按鈕，如果沒有問題，點擊“保存流程”中。 主合同的審批流程名稱定義為XX分公司主合同一類審批流以及XX分公司主合同二類審批流； 分合同的審批流程名稱定義為XX分公司XX項目管理部分合同審批流； 審批流名稱定義為XXX顧客意見處理審批流（XXX可為XX分公司或者集團總部）；2.4 審批流設(shè)置當審批流設(shè)置完成之后，需要將對應(yīng)的審批流和具體的單位以及單據(jù)掛鉤，因此需要進行審批流設(shè)置。選擇具體的單位，然后單據(jù)類型選擇（主合同、

10、分合同或者顧客意見處理），流程選擇匹配的流程（例如單據(jù)類型為主合同，流程就為對應(yīng)的XX分公司的一類合同或者二類合同），最后點保存即可。第三章 合同信息維護“主合同管理/分合同管理”此欄目由分公司合同管理員進行管理維護。1、作為項目的主合同和分合同錄入，需要確定合同的類型，是“項目主合同”還是“項目分合同”，然后選擇主合同下的“主合同信息登記”還是分合同下的“分合同信息登記”。2、選擇項目后填寫主合同或者分合同的相關(guān)信息。主合同的基本信息直接輸入，分合同需要先選擇對應(yīng)的主合同，然后再輸入相關(guān)的基本信息。注：合同編碼嚴格遵守“1.2”的相關(guān)規(guī)定，此處需要與財務(wù)系統(tǒng)掛接，因此保證編碼的格式統(tǒng)一及唯一

11、性；“合同名稱”根據(jù)合同類型、項目名稱等輸入。3、 合同的資金信息、甲方信息、乙方信息等相應(yīng)錄入，然后點擊“保存”。第四章 合同評審此欄目由分公司合同員啟動流程，分公司領(lǐng)導(dǎo)、總公司領(lǐng)導(dǎo)參與評審。4.1 流程啟動合同基本信息完成后，并且上傳相關(guān)附件，應(yīng)當首先進行合同評審，首先點擊“提交”。4.2 新建會簽1、選擇“該所需要流轉(zhuǎn)的評審流程”（如果只有一個流程，就自動跳轉(zhuǎn)到相關(guān)審批人員），然后點擊“保存”。注：評審流程的詳細描述參見“合同評審流程”，各分公司可以單獨繪制；任務(wù)名稱盡量簡介、明了、統(tǒng)一。2、 當審批流提交到對應(yīng)的人員審批時，打開主任的待辦任務(wù)的“更多”，在未處理中可以看到目前需要審批的

12、單據(jù)。注：由于廣夢系統(tǒng)和合同管理的待辦任務(wù)進行集成，可以直接在廣夢系統(tǒng)中的待辦任務(wù)直接打開相關(guān)需要審批的內(nèi)容。3、 打開審批單據(jù)之后，點擊“審核”，進入審批界面，填寫相關(guān)的審批意見，并且上傳相關(guān)的附件，然后選擇“同意”即是流程繼續(xù)往下跳轉(zhuǎn)，選擇“停辦”即是流程停止，將合同退回重新編輯修改，選擇“駁回審批節(jié)點”即是可以返回到已經(jīng)審批過的節(jié)點，然后選擇“完成”。注：審批意見有時候填寫過多，會導(dǎo)致在列表中顯示不完整，可以雙擊對應(yīng)的審批意見，會出現(xiàn)彈出框，顯示完整的審批意見。第五章 合同信息管理此欄目由項目部資料員進行操作維護。點擊主合同中的“主合同信息管理”或分合同中的“分合同信息管理”，進入合同列

13、表界面，通過查詢找到對應(yīng)的合同，然后雙擊進入，進行詳細信息的補充。注：主合同審批完成在之后，需要進入主合同的詳細信息界面，進入基本信息，點擊“確認”，將合同中的相關(guān)信息回填到廣夢系統(tǒng)中的項目信息中。5.1 基本信息此處為在合同維護時的基本信息，這里并不能修改。5.2 合同交底相關(guān)人員可以在此添加合同交底情況并且上傳附件，確認人針對具體的合同交底點擊確認。5.3 領(lǐng)導(dǎo)意見1、領(lǐng)導(dǎo)編寫意見可以點擊“新增”；2、相關(guān)人員回復(fù)意見，選中一條意見后點擊“意見回復(fù)”即可；5.4 合同條款點擊“附件”，可以將合同相關(guān)的合同條款進行上傳。5.5 變更點擊“新增”，可以將變更的相關(guān)信息進行填寫，然后保存。5.6

14、 進度此處用來描述合同的執(zhí)行進度或項目的執(zhí)行進度，點擊“新增”，填寫相關(guān)內(nèi)容，點保存。5.7 發(fā)票、索賠、爭議、保函發(fā)票、索賠、爭議、保函等欄目按照實際情況進行填報。5.8 審批記錄這里專門用來查看該合同的評審記錄，可以了解當時評審人的具體操作及修改意見，附件為審批過程中評審人上傳的附件。5.9 相關(guān)文件建立類別，分門別類的進行附件上傳，并可下載瀏覽。第六章 公司級合同管理此欄目由分公司領(lǐng)導(dǎo)、總公司領(lǐng)導(dǎo)進行瀏覽查閱。6.1 合同信息管理合同信息管理是對整個蘇中集團所有合同的匯總。即在此模塊中可以管理和維護所有的合同信息。根據(jù)授權(quán)范圍的不同，各個用戶看到的內(nèi)容也不同，例如南京分公司的授權(quán)用戶他只

15、能看到本分公司以內(nèi)的各種合同。例如南京分公司的權(quán)限用戶就只能看到南京分公司的所有合同臺帳。選擇合同后雙擊合同，也可以像合同過程管理一樣瀏覽、管理和維護合同的具體內(nèi)容。6.2 合同查詢合同查詢模塊中建立了多種的查詢條件，根據(jù)合同的名稱、編號、狀態(tài)、甲乙雙方以及簽訂金額等等，都可以查詢到在此條件范圍內(nèi)的合同，而且各個查詢條件還支持模糊查詢。合同查詢到以后，用戶可以瀏覽合同的詳細信息。第七章 顧客意見處理此欄目由分公司或總公司人員管理維護。7.1 顧客意見處理打開顧客意見處理，然后點擊新增，將顧客意見處理界面的內(nèi)容填寫完整，點擊保存，然后上傳附件，最后提交。7.2 顧客意見處理查詢顧客意見處理查詢模

16、塊中建立了多種的查詢條件，根據(jù)狀態(tài)、項目名稱以及類別等等，都可以查詢到在此條件范圍內(nèi)的顧客意見處理記錄，而且各個查詢條件還支持模糊查詢。顧客意見處理查詢到以后，用戶可以雙擊瀏覽顧客意見處理記錄的詳細信息。第八章 往來信息管理此欄目由分公司人員管理維護。在創(chuàng)建項目前，首先需要維護所需的相關(guān)單位，如“業(yè)主單位”、“設(shè)計單位”等。1、選擇往來單位信息管理：所有的往來單位都在往來單位信息管理中，將所有涉及的有關(guān)單位維護進來，統(tǒng)一管理。所有的單位從財務(wù)系統(tǒng)中維護，如果在往來單位信息管理中找不到相關(guān)的單位，找財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)中維護。2、選中某條數(shù)據(jù)，雙擊打開，錄入往來單位基本信息，錄入完成選擇“保存”，如有附件可支持上傳附件。第九章 施工進度表此欄目由分公司或總公司人員管理維護。合同的基本信息粉色字體填寫完整，以及合同的進度填寫完整，可以自動生成施工進度表。打開施工進度表，輸入需要查詢的年度和月度，點擊查詢即可。第十章 業(yè)績資料平臺此欄目由分公司或總公司人員管理維護。10.1 榮譽庫此處主要上傳企業(yè)榮譽以及項目榮譽相關(guān)文件。1. 打開榮譽庫之后，點擊新增，然后填寫相關(guān)內(nèi)容，點擊保存即可。2. 榮譽庫可以通過榮譽名稱，類別等信息進行模糊查詢，在查詢結(jié)果，雙擊具體的榮譽記錄，可以