工程物資采購管理制度

1、.青島博海建設(shè)集團(tuán)有限公司-管理制度醫(yī)學(xué)教育綜合樓工程物資采購管理制度批準(zhǔn)：審核：編制：青島博海建設(shè)集團(tuán)有限公司二一五年十月. v.工程物資采購管理制度第一章總則第一條 為了加強(qiáng)公司的工程物資采購管理，規(guī)范工程物資采購工作的程序和標(biāo)準(zhǔn)，防范和降低工程物資采購中的風(fēng)險，保障公司經(jīng)營的效率和效益，根據(jù)相關(guān)法規(guī)的規(guī)定，特制定本制度。第二條 本制度中的工程物資是指公司施工項(xiàng)目所需要的、由公司采購的材料和設(shè)備，包括：工程材料、工程用設(shè)備、工程用施工設(shè)備。公司購買的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內(nèi)。第三條 本制度適用于公司的所有施工項(xiàng)目。第二章部門設(shè)置與職責(zé)分工第四條 需求部門項(xiàng)目部是工

2、程物資的需求部門，負(fù)責(zé)提出的物資需求長期規(guī)劃和物資需求申請、及時提交物資長期需求規(guī)劃和近期需求申請、審核供應(yīng)商、與供應(yīng)商技術(shù)交流、物資驗(yàn)收和物資后續(xù)管理等工作。第五條 采購執(zhí)行部門物資部是工程物資采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)按照需求部門的計(jì)劃組織采購、采購合同管理、監(jiān)督供應(yīng)商執(zhí)行狀況、工程物資采購信息傳遞、物資驗(yàn)收和交接、建立采購臺賬、建立合格供應(yīng)商檔案、提出采購付款申請等工作。第六條 采購審核部門集團(tuán)供應(yīng)公司是工程材料采購價格的審核部門，負(fù)責(zé)收集并依據(jù)公司采購的歷史價格、外部市場價格、專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的價格等可比較信息對采購價格進(jìn)行獨(dú)立審核。第七條 采購審批部門按照集團(tuán)公司的采購審批程序執(zhí)行。第八條 采

3、購監(jiān)督部門簽證部是工程物資采購工作的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對采購內(nèi)部控制、采購工作執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。合同部、財(cái)務(wù)部對采購付款情況進(jìn)行監(jiān)督。第三章采購程序與工作標(biāo)準(zhǔn)第九條 月度采購計(jì)劃需求部門每月根據(jù)工程設(shè)計(jì)和施工進(jìn)度編制月度物資需求計(jì)劃，每月按時將計(jì)劃提交給物資部。物資部根據(jù)上報的計(jì)劃，進(jìn)行匯總，形成月度采購計(jì)劃，報公司計(jì)劃會議審閱。審閱通過后，物資部根據(jù)月度物資采購計(jì)劃套用計(jì)劃或定額價格提出資金支付計(jì)劃，提交資金管理部落實(shí)采購資金，并統(tǒng)籌做好人員安排、時間安排等采購準(zhǔn)備工作。第十條 需求申請1、需求部門根據(jù)月度物資需求計(jì)劃按照統(tǒng)一格式編制物資需求申請表。物資需求申請應(yīng)分類填寫，按照施工單位和類別連續(xù)

4、編號，要求內(nèi)容準(zhǔn)確、明晰、完整，需求部門對申請的正確性和合理性負(fù)責(zé)。2、需求部門應(yīng)在以下規(guī)定時間內(nèi)分別上報給物資部。材料類別提前申報天數(shù)（相對于擬進(jìn)場時間） 每月申報日期建筑材料10天10日、20日、30鋼材10天1日、10日、20日管材、電氣、電纜等其他材料15天1日、15日零星設(shè)備15天1日、15日小型設(shè)備30天15日中型設(shè)備根據(jù)設(shè)備生產(chǎn)周期和項(xiàng)目進(jìn)展情況適當(dāng)提前申報隨時大型設(shè)備3、物資需求申請?zhí)峤晃镔Y部前應(yīng)由施工單位、監(jiān)理公司、需求部門的工程人員和項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字。但下列情況必須經(jīng)過特殊審批后方可提交給物資部：1）提前申報天數(shù)少于規(guī)定時間的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；2）未能在規(guī)定的申報日期申報

5、的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；3）沒有列入月度物資需求計(jì)劃的大、中型設(shè)備，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批；4）沒有列入月度物資需求計(jì)劃的其他物資，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5）各施工單位、各部門必須按日期申報物資需求申請；6）定價詢價工作單位、各部門必須已工作聯(lián)系單的形式，并注明材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量。第十一條 采購申請物資部收到需求部門上報的物資需求申請表后，進(jìn)行審核并匯總，編制采購申請表。采購申請表應(yīng)分類填寫，每類連續(xù)編號，并注明擬采取的采購方式。1、公司招標(biāo)采購方式：單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上并且根據(jù)實(shí)際情況可以進(jìn)行招標(biāo)的，將采購申請表提交給合同部進(jìn)行招標(biāo)，物資部、合同部、需求部門按照集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定共同

6、完成采購工作，具體采購程序詳見公司招投標(biāo)管理制度；2、非公司招標(biāo)方式：1）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上，但根據(jù)實(shí)際情況本次無法進(jìn)行招標(biāo)采購的，物資部將采購申請表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)供應(yīng)公司審核并批準(zhǔn)后，執(zhí)行采購程序。2）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以下的，物資部根據(jù)集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購。第十二條 尋找供應(yīng)商物資部、各部門應(yīng)尋找不少于5家供應(yīng)商(采購金額在10萬元以下的不少于3家)。供應(yīng)商少于規(guī)定數(shù)量的，物資部應(yīng)向集團(tuán)供應(yīng)公司書面報告原因，集團(tuán)供應(yīng)公司審核批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。需求部門應(yīng)向物資部推薦供應(yīng)商。特別是首次購買和技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，推薦的供應(yīng)商應(yīng)不少于3家。物資部尋找供應(yīng)商應(yīng)遵循以下原則

7、：1、應(yīng)根據(jù)成本效益原則，盡量多尋找供應(yīng)商參與洽談；2、重復(fù)采購的，應(yīng)在公司的合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中優(yōu)先選擇供應(yīng)商；3、同類產(chǎn)品采購中，應(yīng)不斷更新采購供應(yīng)商，不得長期保持不變。第十三條 供應(yīng)商評定物資部收集尋找供應(yīng)商的資質(zhì)、資格等能夠表明供應(yīng)商實(shí)力和水平的資料，與需求部門、審計(jì)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)共同對供應(yīng)商進(jìn)行資格評定，篩選出符合要求的供應(yīng)商。物資部將符合要求的新增供應(yīng)商添加到公司的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中。第十四條 信息傳遞與溝通物資部負(fù)責(zé)收集、整理采購信息，傳遞給評定合格的供應(yīng)商，并接受和回答供應(yīng)商提出的疑問。采購信息一般包含以下內(nèi)容：1、產(chǎn)品信息：包括產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號、標(biāo)準(zhǔn)、品牌要求、產(chǎn)

8、地要求等關(guān)于產(chǎn)品的信息，由物資部根據(jù)需求部門的需求計(jì)劃編制。2、商務(wù)信息：包括付款方式、付款期限、要求的供貨時間、對供應(yīng)商違約的制約條款等除價格之外的信息，由物資部根據(jù)集團(tuán)公司的采購政策編制。3、技術(shù)信息：包括產(chǎn)品采用的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、運(yùn)行要求等技術(shù)信息，由需要部門負(fù)責(zé)編制后交給物資部。第十五條 技術(shù)交流需要技術(shù)交流的，物資部組織需求部門與供應(yīng)商以合適的方式進(jìn)行技術(shù)交流，物資部對技術(shù)交流的組織工作負(fù)責(zé)，需求部門對技術(shù)交流的效果負(fù)責(zé)。技術(shù)交流后形成技術(shù)交流記錄，物資部、需求部門、供應(yīng)商在記錄上簽字后交物資部存檔。在技術(shù)交流過程中，需求部門應(yīng)會同物資部對參與的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步的了解和審查，評估

9、供應(yīng)商的能力和水平，篩選出參與商務(wù)報價的供應(yīng)商。第十六條 商務(wù)報價在供應(yīng)商充分了解和明確采購信息的基礎(chǔ)上，物資部組織供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)報價。物資部可以采取以下方式取得供應(yīng)商的商務(wù)報價：1、協(xié)商定價物資部與供應(yīng)商一一進(jìn)行協(xié)商議價，供應(yīng)商確定報價后向公司提供書面的報價表。物資部根據(jù)供應(yīng)商的報價編制報價匯總表，并注明擬選擇的供應(yīng)商和價格。2、集中競價由公司相關(guān)部門共同組成競價小組，負(fù)責(zé)召集供應(yīng)商參與集中競價，取得供應(yīng)商的書面報價文件。集中競價過程如下：1）組成競價小組：競價小組一般由物資部、需求部門、審計(jì)部派員組成，是負(fù)責(zé)集中競價的臨時組織，由物資部牽頭組織開展工作；2）發(fā)放集中競價通知：物資部在確定集

10、中競價時間、地點(diǎn)、人員安排后，通知供應(yīng)商參與集中競價；3）確認(rèn)采購信息：供應(yīng)商按照要求參加集中競價，競價小組負(fù)責(zé)召集。供應(yīng)商現(xiàn)場確認(rèn)對產(chǎn)品信息、商務(wù)條款、技術(shù)條款已經(jīng)知曉，并在響應(yīng)函上簽字確認(rèn)。4）競價準(zhǔn)備：競價小組宣布競價規(guī)則，發(fā)放報價表。5）競價：供應(yīng)商現(xiàn)場填寫發(fā)放的報價表，交給集中競價小組。集中競價小組可以根據(jù)實(shí)際情況公布集中競價最低價格，安排供應(yīng)商進(jìn)行競價，競價輪數(shù)由集中競價小組確定。6）簽署集中競價結(jié)果文件：最后一輪競價結(jié)束后，集中競價小組根據(jù)最后一輪的報價表編制報價匯總表，并注明擬選擇的供應(yīng)商和價格。集中競價小組參與人員在報價匯總表上簽字，連同供貨商填寫的原始報價表交物資部存檔。第

11、十七條 價格審核物資部將報價匯總表報集團(tuán)供應(yīng)公司，集團(tuán)供應(yīng)公司對采購價格進(jìn)行審核并簽批意見。第十八條 價格審批價格審核完畢后，物資部將報價匯總表及相應(yīng)資料報給公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。第十九條 通知供應(yīng)商公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，物資部編制連續(xù)編號的采購訂單，報物資部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，將采購訂單發(fā)給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商按照約定送貨。第二十條 簽訂合同公司原則上應(yīng)與供應(yīng)商就每一筆采購簽訂供銷合同。根據(jù)實(shí)際情況不能簽訂合同的，應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)。物資部合同管理員根據(jù)采購審批結(jié)果，起草合同。需求部門負(fù)責(zé)提供合同的技術(shù)條款，技術(shù)條款應(yīng)與相關(guān)方簽字的技術(shù)交流記錄一致。合同起草完畢，合同管理員報物資部經(jīng)理、公

12、司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，辦公室簽章，合同正式簽署。合同管理詳見公司的合同管理辦法。第二十一條 通知收貨與供應(yīng)商達(dá)成供應(yīng)協(xié)議后，物資部將采購訂單副本傳遞給需求部門、物資部保管員等相關(guān)單位和人員，通知其預(yù)計(jì)送貨時間，使其做好收貨準(zhǔn)備。第二十二條 驗(yàn)收與交接物資部保管員、需求部門、施工單位、監(jiān)管部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收和交接，具體分工和程序詳見工程物資管理制度。物資驗(yàn)收入庫或交接后，接收人應(yīng)當(dāng)將收貨信息及時反饋給物資部。第二十三條 掛賬與付款供應(yīng)商執(zhí)行訂單完畢后開立銷售發(fā)票，發(fā)票必須注明采購訂單，并與采購訂單一一對應(yīng)，不可將多張采購訂單的產(chǎn)品混在一起開立發(fā)票；供應(yīng)商將發(fā)票交給物資部采購

13、員，采購員根據(jù)采購訂單和報價匯總表進(jìn)行審核后，按照公司的審批程序進(jìn)行審批，審批完成后到財(cái)務(wù)部辦理掛賬。根據(jù)與供應(yīng)商的約定需要付款時，采購員填寫付款申請書，按照公司的付款審批程序進(jìn)行審批，審批完成交財(cái)務(wù)部辦理付款事宜。第四章采購檔案管理第二十四條 采購文檔物資部應(yīng)做好采購文檔的檔案管理工作，采購工作中的以下文檔應(yīng)按照采購訂單批次整理歸檔：1、 物資需求申請；2、 采購申請；3、 產(chǎn)品商務(wù)文件、技術(shù)文件，技術(shù)交流記錄；4、 報價表和報價匯總表；5、 采購訂單；6、 采購合同；7、 驗(yàn)收報告。第二十五條 采購臺賬物資部應(yīng)建立采購臺賬，采購員將各個采購階段的信息記錄于采購臺賬。物資部可以按照供應(yīng)商、物

14、資名稱、訂單號等不同索引進(jìn)行查詢，以加強(qiáng)對采購的管理和對采購信息的利用。采購階段需要的記錄信息需求計(jì)劃階段需求計(jì)劃編號、需求單位、施工單位、聯(lián)系人、負(fù)責(zé)人；產(chǎn)品品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、進(jìn)場開始時間、進(jìn)場中止時間等。采購階段供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式；訂單編號、合同編號、協(xié)議數(shù)量、協(xié)議價格、協(xié)議送貨時間等。交貨階段交貨日期、入庫單號、送貨數(shù)量、應(yīng)付金額；延誤原因、短缺原因、質(zhì)量狀況；收貨人等信息。付款階段發(fā)票號碼、發(fā)票金額、付款日期、付款金額、應(yīng)付余額等。各個階段其他特殊事項(xiàng)等采購臺賬應(yīng)定期與供應(yīng)商、材料保管員、材料會計(jì)、財(cái)務(wù)部等相關(guān)各方進(jìn)行核對，核對不一致的應(yīng)及時查找原因并進(jìn)行處理。第五章監(jiān)督與考核第二十六條 監(jiān)督審計(jì)部負(fù)責(zé)參與采購內(nèi)部控制制度的建立，并監(jiān)督其運(yùn)行狀況，提出修改和完善意見；審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督采購執(zhí)行工作過程，并有權(quán)對采購工作進(jìn)行檢查，根據(jù)檢查結(jié)果，向公司高層領(lǐng)導(dǎo)提出處理和考核建議。第二十七條 考核1、物資部應(yīng)收集整理以下信息，并向公司負(fù)責(zé)考核的部門提出考核建議：1）需求部門提出的需求計(jì)劃是否準(zhǔn)確、需求計(jì)劃