辦公室信息資源管理

1、.項目十二項目十二 辦公室信息資源管理辦公室信息資源管理 . 任務(wù)一：信息資源的收集任務(wù)一：信息資源的收集 （一）信息收集的范圍（一）信息收集的范圍 信息是事物存在的方式或運(yùn)動狀態(tài)的直接或間接信息是事物存在的方式或運(yùn)動狀態(tài)的直接或間接的反映。信息工作程序包括：收集、整理、傳輸、的反映。信息工作程序包括：收集、整理、傳輸、存儲、反饋和利用。存儲、反饋和利用。 （二）選擇信息收集方法和渠道（二）選擇信息收集方法和渠道 1信息收集的方法信息收集的方法 （1）觀察法。）觀察法。. （2）閱讀法。）閱讀法。 （3）詢問法。）詢問法。 （4）問卷法。）問卷法。 （5）網(wǎng)絡(luò)法。）網(wǎng)絡(luò)法。 （6）交換法。）交

2、換法。 （7）購置法。）購置法。. 2信息收集的渠道信息收集的渠道 （1）大眾傳播媒介渠道。）大眾傳播媒介渠道。 （2）圖書館。）圖書館。 （3）互聯(lián)網(wǎng)渠道。）互聯(lián)網(wǎng)渠道。 （4）供應(yīng)商和客戶。）供應(yīng)商和客戶。 （5）貿(mào)易交流渠道。）貿(mào)易交流渠道。 （6）信息機(jī)構(gòu)渠道。）信息機(jī)構(gòu)渠道。 （7）關(guān)系渠道。）關(guān)系渠道。 （8）調(diào)查渠道。）調(diào)查渠道。. 任務(wù)二信息資源的加工與存儲任務(wù)二信息資源的加工與存儲 （一）信息的加工（一）信息的加工 1信息的篩選信息的篩選 （1）辦公室常備的信息資料）辦公室常備的信息資料 （2）閱讀篩選信息資料的方法）閱讀篩選信息資料的方法 （3）信息篩選的工作程序）信息篩選

3、的工作程序 第一，看來源。第一，看來源。 第二，看標(biāo)題第二，看標(biāo)題 第三，看正文。第三，看正文。 第四，決定取舍。第四，決定取舍。.2信息的分類信息的分類信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，分門別類地組織起來的信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，分門別類地組織起來的一種科學(xué)方法。一種科學(xué)方法。（1）信息分類的方法）信息分類的方法信息分類方法主要有：字母分類法；地區(qū)分類法主題分類法是數(shù)字分信息分類方法主要有：字母分類法；地區(qū)分類法主題分類法是數(shù)字分類法時間分類法。類法時間分類法。（2）信息分類的工作程序）信息分類的工作程序熟悉信息內(nèi)容。熟悉信息內(nèi)容。選擇分類方法。根據(jù)各種

4、信息分類方法的特點(diǎn)進(jìn)行選擇。選擇分類方法。根據(jù)各種信息分類方法的特點(diǎn)進(jìn)行選擇。辨類。就是對信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別。辨類。就是對信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別。歸類。對收集的信息分門別類地組織起來，使信息條理化。歸類。對收集的信息分門別類地組織起來，使信息條理化。（3）注意事項）注意事項要利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別；要建立交叉參照卡。要利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別；要建立交叉參照卡。3信息的校核信息的校核. （二）信息存儲（二）信息存儲 信息存儲是用科學(xué)的管理方法，將有保存價值的信息系統(tǒng)化，以信息存儲是用科學(xué)的管理方法，將有保存價值的信息系統(tǒng)化，以便日后利用。便日后利用。 1信息存儲的

5、載體信息存儲的載體 （1）紙質(zhì)載體。）紙質(zhì)載體。 （2）磁性載體。磁性載體的類型主要有：軟盤；硬盤；磁）磁性載體。磁性載體的類型主要有：軟盤；硬盤；磁帶；光盤；縮微品。帶；光盤；縮微品。 2信息存儲的裝具與設(shè)備信息存儲的裝具與設(shè)備 信息存儲裝具與設(shè)備有：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜與文信息存儲裝具與設(shè)備有：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜與文件架件架(如：直式文件柜、橫式文件柜、敞開式資料架、卡片式儲存如：直式文件柜、橫式文件柜、敞開式資料架、卡片式儲存柜、顯露式文件柜柜、顯露式文件柜)。. 3信息存儲管理系統(tǒng)信息存儲管理系統(tǒng) 信息存儲管理系統(tǒng)有：（信息存儲管理系統(tǒng)有：（1）信息集中管理系統(tǒng)；

6、（）信息集中管理系統(tǒng)；（2）信息分散管理系統(tǒng)；（信息分散管理系統(tǒng)；（3）信息計算機(jī)輔助管理系統(tǒng)）信息計算機(jī)輔助管理系統(tǒng) 4信息存儲的要求信息存儲的要求 （1）選擇有使用價值的信息存儲。）選擇有使用價值的信息存儲。 （2）按信息內(nèi)容確定存儲期，對過期的信息及時進(jìn)行）按信息內(nèi)容確定存儲期，對過期的信息及時進(jìn)行調(diào)整和清理。調(diào)整和清理。 （3）分類存儲信息。）分類存儲信息。 （4）防止存儲信息受到損壞、失密。）防止存儲信息受到損壞、失密。 （5）信息的存儲要便于查找和利用。）信息的存儲要便于查找和利用。. 5.信息存儲的程序信息存儲的程序 （1）登記，建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映信息存儲情況。）登記

7、，建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映信息存儲情況。 （2）編碼，登記存儲的信息要進(jìn)行科學(xué)的編碼。信息編碼的方法）編碼，登記存儲的信息要進(jìn)行科學(xué)的編碼。信息編碼的方法有：順序編碼法和分組編號法。有：順序編碼法和分組編號法。 （3）排列，對經(jīng)過編碼的信息要進(jìn)行有序化的存放排列。）排列，對經(jīng)過編碼的信息要進(jìn)行有序化的存放排列。 （4）保存，方式有手工存儲，計算機(jī)存儲，電子化存儲和縮微膠）保存，方式有手工存儲，計算機(jī)存儲，電子化存儲和縮微膠片存儲。片存儲。 （5）保管。做到防火、防潮、防高溫、防蟲害，防失密、泄密、）保管。做到防火、防潮、防高溫、防蟲害，防失密、泄密、盜竊，定期或不定期進(jìn)行清點(diǎn)。盜竊，定期

8、或不定期進(jìn)行清點(diǎn)。 . 任務(wù)三信息資源的傳輸與安全任務(wù)三信息資源的傳輸與安全 （一）信息傳輸（一）信息傳輸 1確定傳輸信息的內(nèi)容確定傳輸信息的內(nèi)容 2選擇并確定傳輸信息的形式選擇并確定傳輸信息的形式 傳輸信息的形式主要有：傳輸信息的形式主要有： （1）信件；（）信件；（2）備忘錄；（）備忘錄；（3）報告；（）報告；（4）通知；）通知；（5）指示；（）指示；（6）新聞稿；（）新聞稿；（7）企業(yè)內(nèi)部刊物；（）企業(yè)內(nèi)部刊物；（8）傳閱單；（傳閱單；（9）新聞發(fā)布會；（）新聞發(fā)布會；（10）聲明；（）聲明；（11）直接）直接郵件。郵件。. 3確定傳輸信息的方法確定傳輸信息的方法 （1）語言傳輸；（）語

9、言傳輸；（2）文字傳輸；（）文字傳輸；（3）電訊傳輸；（）電訊傳輸；（4）可視化輔助物傳輸?？梢暬o助物傳輸。 4進(jìn)行信息傳輸進(jìn)行信息傳輸 5確認(rèn)信息傳輸質(zhì)量確認(rèn)信息傳輸質(zhì)量 （二）信息的保密（二）信息的保密 1.信息保密的內(nèi)容信息保密的內(nèi)容 主要包括文件保密、會議保密、涉外保密、經(jīng)濟(jì)保密和主要包括文件保密、會議保密、涉外保密、經(jīng)濟(jì)保密和人事保密幾方面的內(nèi)容。人事保密幾方面的內(nèi)容。. （1）文件保密）文件保密 （2）會議保密）會議保密 （3）涉外保密）涉外保密 （4）經(jīng)濟(jì)保密）經(jīng)濟(jì)保密 （5）人事保密）人事保密 2.不同載體信息的保密措施不同載體信息的保密措施. 3.保密工作的具體要求保密工作

10、的具體要求 （1）加強(qiáng)文件的管理）加強(qiáng)文件的管理 嚴(yán)格按照嚴(yán)格按照關(guān)于閱讀中共中央和國務(wù)院有關(guān)文關(guān)于閱讀中共中央和國務(wù)院有關(guān)文件資料的規(guī)定件資料的規(guī)定，做好借閱工作。，做好借閱工作。 機(jī)密文件每半年進(jìn)行一次清理，凡屬保密性的機(jī)密文件每半年進(jìn)行一次清理，凡屬保密性的文件均應(yīng)由機(jī)要室或相關(guān)部門指定專人保管，不文件均應(yīng)由機(jī)要室或相關(guān)部門指定專人保管，不得散落在個人手里。得散落在個人手里。 機(jī)密文件和資料，均應(yīng)按年度清理上繳或銷毀。機(jī)密文件和資料，均應(yīng)按年度清理上繳或銷毀。. 凡機(jī)要文件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得外傳外借，更凡機(jī)要文件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得外傳外借，更不能復(fù)印給其他單位和個人。不能復(fù)印給其他單位和

11、個人。 接待外事工作，要堅持原則，友好接待，防止接待外事工作，要堅持原則，友好接待，防止失密、泄密。失密、泄密。 傳達(dá)室要建立會客登記制度，嚴(yán)防竊密人員混傳達(dá)室要建立會客登記制度，嚴(yán)防竊密人員混進(jìn)企業(yè)內(nèi)部竊取文件資料。進(jìn)企業(yè)內(nèi)部竊取文件資料。 上下班要對桌面上的文件進(jìn)行清查。上下班要對桌面上的文件進(jìn)行清查。. 打印、傳真、復(fù)印文件時，要履行部門負(fù)責(zé)人打印、傳真、復(fù)印文件時，要履行部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)簽注手續(xù)，私人不得印制或傳真?；蝾I(lǐng)導(dǎo)簽注手續(xù)，私人不得印制或傳真。 （2）做到）做到保密守則保密守則的的“八不八不” 不該說的機(jī)密，絕對不說；不該問的機(jī)密，絕對不該說的機(jī)密，絕對不說；不該問的機(jī)密，絕對不問；不該看的機(jī)密，絕對不看；不該記錄的機(jī)不問；不該看的機(jī)密，絕對不看；不該記錄的機(jī)密，絕對不記錄；不在非保密本上記錄機(jī)密；不密，絕對不記錄；不在非保密本上記錄機(jī)密；不在私人通信中涉及各種機(jī)密；不在公共場所和家在私人通信中涉及各種機(jī)密；不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；不攜帶機(jī)密材料屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；不攜帶機(jī)密材料展覽、參觀、