會計檔案整理與歸檔方法范文

1、會計檔案整理與歸檔方法范文一、什么是會計檔案？會計檔案是指會計憑證 ，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。二、為何要建立會計檔案？為了加強(qiáng)會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定 ，制定本辦法。三、哪些單位需要建立會計檔案？國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織（以下簡稱各單位）,應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。四、對會計檔案的要求有哪些？各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔

2、案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。五、會計文件材料整理程序（一）、會計檔案的收集范圍：（1）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。（3）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。（二）、分類1、保管期限分類法：把會計文件材料憑證、帳簿、財務(wù)報告、其他類按照會計檔案的不同保管期限 分類，分為永久、 25年、1

3、5年、10年、5年、3年。2、類型分類法：將同一年度內(nèi)的會計核算專業(yè)材料分為憑證、帳簿、財務(wù)報告、其他四大類。3、年度分類法：按年度分類，如： 2006年，2007年，2008年等。4、年度一一組織機(jī)構(gòu)一一類型分類法即首先按年度分開；其次把一個年度內(nèi)形成的會計核算專業(yè)材料按組織機(jī)構(gòu)分開，然后在組織機(jī)構(gòu)內(nèi) 再分為憑證、帳簿、財務(wù)報告、其他四類。其優(yōu)點是能分別集中各機(jī)構(gòu)會計核算專業(yè)材料，便于財政機(jī)關(guān) 各部門的利用工作。這種分類法適用于總預(yù)算會計（財政機(jī)關(guān)）。5、年度一一會計類型一一會計核算專業(yè)材料類型分類法即首先按年度分開；其次把一個年度內(nèi)的會計核算專業(yè)材料先按會計類型（如：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅收計劃、稅

4、收會計、經(jīng)費(fèi)會計、稅收統(tǒng)計等）分開；然后將同類型的會計核算專業(yè)材料分成憑證、帳簿、財務(wù)報告、其他四類。其優(yōu)點是便于反映不同的會計活動，能將同類性質(zhì)的會計材料集中在一起，保持相互的內(nèi)在聯(lián) 系。這種方法多用于稅務(wù)、建設(shè)銀行等單位的會計。各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，固定使用一種分類方法，不應(yīng)輕易變動，以保持其一貫性，便于保 管和利用。（三）組卷1、會計憑證的組卷會計憑證按記帳憑證（后附原始憑證）順序（即時間順序），根據(jù)憑證數(shù)量的多少分為若干本，每本為一卷（2厘米左右為宜），按照多則分、少則合的基本整理方法，按日、旬、月整理裝訂成卷。裝訂時要去 掉金屬物，編上頁號，加上封面和封底。裝訂后，填寫封面和

5、脊背。2、會計帳簿的組卷同一會計年度內(nèi)按帳簿種類組卷，一本為一卷。其中整本為“死頁帳”的不必拆去空頁；活頁帳應(yīng)去掉空頁，將已記帳的帳頁依次編號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，貼上封面簽，裝訂成冊。3、財務(wù)報告的組卷財務(wù)報告按針對的時間組卷。首先，將本機(jī)關(guān)的財務(wù)報告與下屬單位的財務(wù)報告分開；其次，將年報、季報、月報分開，如果季報和月報數(shù)量少，可將其合并組卷。組卷時應(yīng)注意財務(wù)報告的文字材料，這些材 料是對會計報表的分析和說明，必須與會計報表在一起組卷，以保持內(nèi)容的密切聯(lián)系。財務(wù)報告用盒裝。并按規(guī)定填寫盒脊。(四)案卷排列與編號25年、15年、5年、3年分別排1、按照保管期限進(jìn)行分類的排列編號方法。即不分年

6、度的按永久、列編大流水案卷號。例如：2006年永久卷一共7卷，案卷號是1、2、3、4、5、6、7, 2007年永久卷又形成7卷要從8開始編號。2、按照類型進(jìn)行分類的排列編號方法。即先按憑證、帳簿、財務(wù)報告、其他分成四類，再在每一個 類里，以年度為先后順序分別排列編號。例如： 2006年形成12本憑證，案卷號從112,那2007年在 形成的憑證就從13開始編號。3、按照年度進(jìn)行分類的排列編號方法。年度內(nèi)會計專業(yè)材料可以按照保管期限從長到短進(jìn)行排列編號。案卷號為一年一個流水號，每年案卷號都是從1開始。4、按照年度一一組織機(jī)構(gòu)一一類型進(jìn)行分類的排列編號方法。例如：分別對2006年、(組織機(jī)構(gòu)的名稱

7、)、憑證，2006、(組織機(jī)構(gòu)名稱)、帳簿進(jìn)行排列編號。5、年度一一會計類型一一會計核算專業(yè)材料類型進(jìn)行分類的排列編號方法。例如：分別對2006年的稅收計劃的憑證，2006年的稅收計劃的帳簿，2006年的稅收計劃的財務(wù)報告，2006年的稅收計劃的其他； 2006年的稅收會計的憑證 等進(jìn)行排列編號。會計檔案排列方法很多，而且各有利弊，各單位應(yīng)選擇適合本單位的排列方法，要注意方便適用，選 定后不要隨意變動。(五)編制目錄會計檔案應(yīng)編制案卷目錄1、目錄表的填寫(1)順序號。如果按保管期限和類型分類，順序號與案卷號是相同的，按年度分類順序號是大流水號，案卷號是一年一個流水號。(2)案卷號。同排列編號。

8、(3)原憑證號。憑證上會計人員登記的原憑證號從幾至幾的號，如：本月共形成兩本憑證，第一本從 1 10那第二本就從11至終止號。(4)案卷標(biāo)題。按會計檔案案卷上的題名填寫，如：黑河市檔案局2006年總帳；黑河市檔案局 2006年度財務(wù)報告；黑河市檔案局2006年會計憑證。(5)卷內(nèi)材料起止時間。 填寫卷內(nèi)會計核算專業(yè)材料的起止時間，如：20060101-20061231; 20060101 20060331。也可在年、月、日的阿拉伯?dāng)?shù)字間加“.”如：2006.1.1 -2006.12.31 。(6)張數(shù)。卷內(nèi)共有的張數(shù)。(7)保管期限。填寫所劃分的保管期限。如：永久， 15年。(8)備注。一般不

9、填，留待會計檔案歸檔后有變化時填寫。2、目錄的裝訂會計=r,會計檔案封面及脊背格式:般用塑料或硬紙封面裝訂,月份會計檔案保管期限全宗號目錄號案卷號憑證號冊號全宗號：檔案館給定每個全宗的代碼。案卷目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。目錄號的編制：按檔案科所給的目錄號填寫。六、會計檔案的移交各單位每年形成的會計檔案 ，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求 ，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保 管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管三年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移 交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移

10、交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交按手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號，冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清

11、冊上簽名或者蓋章。七、會計檔案的保管與利用各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一年算起。采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的, 在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門

12、或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管, 法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的 , 從其規(guī)定 。單位分立后原單位存續(xù)的 , 其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管, 其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的 , 其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館 代管 , 各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證 , 應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存, 并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案, 應(yīng)當(dāng)由原單位保管, 承接業(yè)務(wù)單位可查閱 , 復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān) 的會計檔案, 對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證 , 應(yīng)當(dāng)單

13、獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 八、會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案, 可以按照以下程序銷毀：（ 一 ） 由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見 , 編制會計檔案銷毀清冊 , 列明銷毀會計檔案的名 稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（ 二 ） 單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（ 三 ） 銷毀會計檔案時 , 應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時, 應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。（ 四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前 , 應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列

14、內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后 , 應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章, 并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證 , 不得銷毀 , 應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷 , 保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案, 應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位, 其保管期滿的會計檔案不得銷毀。九、其他注意事項我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。 駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)（ 簡稱境外單位）的會計檔案, 應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。預(yù)算、計劃、制度等文件材料, 應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定 , 不

15、適用本辦法。各省、自治區(qū)、直轄市人民政府財政部門、檔案管理部門 , 國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門 , 中國人民解放軍總后勤部 , 可以根據(jù)本辦法的規(guī)定, 結(jié)合本地區(qū)、本部門的具體情況, 制定實施辦法, 報財政部和國家檔案局備案。附表一：企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表附表二：財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表附表一：企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表一 會計憑證類1 原始憑證15 年2 記賬憑證15 年3 匯總憑證 15 年二 會計賬簿類4 總賬 15 年 包括日記賬5 明細(xì)賬15 年6 日記賬15 年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25 年7 固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5 年8

16、輔助賬簿 15 年三 財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告9 月、季度財務(wù)報告3 年 包括文字分析10 年度財務(wù)報告（決算） 永久 包括文字分析四 其他類11 會計移交清冊 15 年12 會計檔案保管清冊永久13 會計檔案銷毀清冊永久14 銀行余額調(diào)節(jié)表5 年15 銀行對賬單5 年附表二：財政總預(yù)算、行政單位, 事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表財政總預(yù)算行政單位事業(yè)單位 稅收會計一 會計憑證類1 國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證 10 年2 各收入機(jī)關(guān)編送的報表10 年3 行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證 15 年 包括原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表4 各種完稅憑證和繳、退庫憑證 15 年 繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2 年5 財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證 15 年 包括：撥款憑證和其他會計憑證6 農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證 15 年二 會計賬簿類7 日記賬 15 年8 總賬 15 年9 稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬25 年10 明細(xì)分類、分戶賬或登記簿 15 年11 現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25 年12 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報廢清理后保管5 年三 財務(wù)報告類13 財政總預(yù)算永久14 行政