中國太平洋保險(xiǎn)股份公司采購管理流程手冊(cè)

1、討論稿編制人：授權(quán)人:版本：生效日期：此手冊(cè)僅供太保使用和參考，未經(jīng)太保授權(quán)和許可，不得外傳5811142020232438383940434344454848505165656667727274758080818286868788目錄第一局部 概述1 定義與范圍2 組織架構(gòu)3 職能說明4 采購管理運(yùn)作分類第二局部業(yè)務(wù)流程201.11.2流程圖. 管理方法.，1.3流程描述.,采購申請(qǐng)及授權(quán)2.1流程圖.2.2管理方法.，2.3流程描述.,外包/租賃3.1流程圖.3.2管理方法.，3.3流程描述.,招標(biāo)競價(jià)米購.4.1流程圖.4.2管理方法.，4.3流程描述.,非招標(biāo)競價(jià)米購5.1流程圖.5.

2、2管理方法.，5.3流程描述.,例外采購6.1流程圖.6.2管理方法.，6.3流程描述.,分散米購7.1流程圖.7.2管理方法.，7.3流程描述.,合同訂立8.1流程圖.8.2管理方法.，8.3流程描述.,米購根底.423567959597981071071101111221221241251349合同管理9.1 流程圖9.2 管理方法10采購訂單管理10.1流程圖.10.2管理方法.10.3流程描述.11收貨與付款.11.1流程圖.11.2管理方法.11.3流程描述.第三局部采購人員管理9.3 流程描述1 采購人員道德建設(shè) 1341.1 流程圖 1341.2 管理方法 1351.3 流程描述

3、 1362 人員培訓(xùn) 1382.1 流程圖 1382.2 管理方法 1392.3 流程描述 140第四局部附件142附件1內(nèi)部制度索引 142采購目錄 143合同審批權(quán)限表 144采購審批權(quán)限表 145附件2新增/改良單據(jù)索引 146采購申請(qǐng)單 147合同申請(qǐng)表 148采購訂單 149采購檢驗(yàn)單 150合同修改審批表 151采購匯總申請(qǐng)表 152附件3內(nèi)部管理報(bào)告 153供給商資料收集清單 154供給商信息收集表 155授權(quán)供給商清單 156供給商選擇表 157合同公章使用記錄 158合同登記表 159合同借閱登記薄 160付款進(jìn)程表 161供給商交易評(píng)估記錄 162供給商考核報(bào)告 163培訓(xùn)

4、評(píng)估表樣本舉例 164培訓(xùn)分析報(bào)告樣本舉例 165采購管理報(bào)告 166附件4主要業(yè)績考核指標(biāo)樣本匯總 167概述定義與范圍采購的定義?采購是指企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中購置商品或接受勞 務(wù)供給并支付價(jià)款的活動(dòng)。?采購交易分為集中控制和分權(quán)控制兩種方式，應(yīng)根 據(jù)集中采購部門的規(guī)模及專業(yè)化水平，逐漸擴(kuò)大集 中采購的范圍，爭取最大限度的采購效率和收益改 進(jìn)。采購采購的范圍集中控制分權(quán)控制;集委中托例'分散勢(shì)采降低采購本錢,?集中采購是指為了發(fā)揮集中優(yōu)對(duì)采購目錄指定的采購對(duì)象實(shí)購的采購方式，集中采購可以根據(jù)采購金額、性質(zhì) 特點(diǎn)等采用招標(biāo)和非招標(biāo)競價(jià)方式。?分散采購是指采購對(duì)象不屬于采購目錄規(guī)定的范圍

5、，由各級(jí)公司分散執(zhí)行米購的米購方式，分散米 購主要以非招標(biāo)競價(jià)方式為主。?例外采購包括委托采購、偶然采購和緊急采購，在 例外采購情況下也應(yīng)盡量使用授權(quán)供給商。?委托采購是指采購中心將采購目錄中規(guī)定的工程委 托有關(guān)機(jī)構(gòu)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行米購。?偶然采購是指一次性的采購或者僅為一次性、非循 環(huán)使用產(chǎn)品或效勞的采購。?緊急采購是指由于不可預(yù)測(cè)的緊急情況，不可防止 的需要立即采購緊急的商品或效勞。購中心?本流程手冊(cè)的采購范圍主要包括以下內(nèi)容: ?固定資產(chǎn)工程基建汽車設(shè)備辦公家具等?低值易耗品辦公用品勞務(wù)用品等?專業(yè)效勞咨詢技術(shù)效勞業(yè)務(wù)宣傳廣告印刷電子商務(wù)網(wǎng)站設(shè)備托管電信線路衛(wèi)星通訊快遞清潔酒店票務(wù)維修等

6、?對(duì)于以上米購范圍內(nèi)的需求對(duì)象，米購中心和管理 層可以結(jié)合太?？傮w戰(zhàn)略，采用購置、外包、租賃 等多種方式。?本手冊(cè)對(duì)采購業(yè)務(wù)以及與之相關(guān)的財(cái)務(wù)控制進(jìn)行了 描述和規(guī)定，以采購委員會(huì)、采購中心職能為主， 同時(shí)對(duì)各級(jí)使用部門、策略方案部、財(cái)務(wù)中心、技 術(shù)部門、工程管理部、行政辦公室等多個(gè)相關(guān)接口 部門做出了標(biāo)準(zhǔn)。?此外，本流程手冊(cè)對(duì)采購道德風(fēng)險(xiǎn)的控制也進(jìn)行了 標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)計(jì)政策?采購確認(rèn)遵循權(quán)責(zé)發(fā)生制原那么，付款和費(fèi)用承當(dāng)根 據(jù)“收益原那么。米購原那么一般情況下，符合以下的9項(xiàng)米購指導(dǎo)原那么時(shí)，可以認(rèn) 為是一項(xiàng)資金利用率高，有價(jià)值的采購：1. 采購需求明確；使用部門明確采購需求及采購的目的，可以使采購

7、部門執(zhí)行采購更具有目的性。2. 采購工程擁有長遠(yuǎn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值米購部門執(zhí)行米購時(shí)必須考慮米購標(biāo)的的經(jīng)濟(jì)價(jià) 值，從長遠(yuǎn)考慮該項(xiàng)采購的未來價(jià)值。3. 采購必須做到及時(shí)采購部門應(yīng)及時(shí)完成采購工程，以滿足使用部門的需要。4. 采購消耗最少的管理資源采購應(yīng)充分利用共享效勞結(jié)構(gòu)，利用集中采購減少 管理本錢；5. 加速低風(fēng)險(xiǎn)的采購采購部門應(yīng)盡量簡化低風(fēng)險(xiǎn)采購流程，降低采購管理本錢；6. 采取招標(biāo)方式的集中采購對(duì)大宗采購和效勞咨詢工程，采購部門應(yīng)采用招標(biāo)方式選擇供給商，獲取較高利益；7. 鼓勵(lì)拓寬供給商渠道采購部門應(yīng)拓寬供給商渠道，廣泛收集供給商信息, 為實(shí)際采購操作提供廣泛的選擇余地；8. 整體的采購規(guī)劃采購部門

8、應(yīng)通過共享效勞的構(gòu)架，設(shè)計(jì)符合全集團(tuán) 的整體采購規(guī)劃和采購流程， 在全集團(tuán)范圍內(nèi)統(tǒng)一 執(zhí)行。9. 采購應(yīng)合理躲避控制風(fēng)險(xiǎn)任何采購操作流程均應(yīng)以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制、躲避采購 風(fēng)險(xiǎn)為前提。組織架構(gòu)現(xiàn)狀行政路線集團(tuán)產(chǎn)/壽險(xiǎn)產(chǎn)/壽公分支公司，分支公司下級(jí)產(chǎn)/壽險(xiǎn)分支公司采購委員會(huì)行政辦公室FA管理中心|信息技術(shù)部 |行政辦公室"F 二行政辦公室!行政辦公室采購人員共享效勞路線建議結(jié)構(gòu)米購委員會(huì)米購中心集團(tuán)集團(tuán)行政辦公室產(chǎn)/壽險(xiǎn)總公 司寸比FA工程管理現(xiàn)狀結(jié)構(gòu) -部* *1,采購人員采購人員.采購人員行政路線專項(xiàng)采購采購人員 r | r bi r共享效勞/報(bào)告路線前集團(tuán)信息經(jīng)術(shù)開始設(shè)立采購委員會(huì)和采

9、購中心，-草擬米購寸米購目錄內(nèi)的房屋、辦公設(shè)備和比效勞工程實(shí)政行集中采購.eg目錄外仍由產(chǎn)/壽險(xiǎn)有關(guān)部門自行分散采購;缺乏進(jìn)一步的共享和集中控下級(jí)產(chǎn)/壽險(xiǎn)門 分支機(jī)構(gòu)產(chǎn)/壽險(xiǎn)分支M機(jī)構(gòu) F-共享職能，由集團(tuán)采購委員會(huì)和采購中丿 直接領(lǐng)導(dǎo)區(qū)域采購中心，為集團(tuán)、產(chǎn)/壽險(xiǎn)總公 其分支機(jī)構(gòu)提供采購效勞，以充分發(fā)揮集中采購優(yōu) 勢(shì)，保證公司采購管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，有效控制采購 風(fēng)，險(xiǎn)財(cái)務(wù)中心r略方案、固定資產(chǎn)管理中心、人事管 二理等部門密切支持和協(xié)助采購中心的工作，承當(dāng)購管理流程的相關(guān)控制職能。行政辦公室I采購人員司及流程手冊(cè)現(xiàn)狀可行性在建議結(jié)構(gòu)未建立之前，采購中心可以根據(jù)以下職能對(duì) 應(yīng)關(guān)系，利用本流程初步標(biāo)

10、準(zhǔn)采購業(yè)務(wù)：?申請(qǐng)管理建議職能架構(gòu)中，采購申請(qǐng)由集團(tuán)行政辦公室、信 息技術(shù)部、固定資產(chǎn)管理中心分別受理來自于集團(tuán)、 總公司、分支機(jī)構(gòu)中的采購申請(qǐng)，而目前集團(tuán)采購 中心面對(duì)五大接口，因此手冊(cè)中提及三大接口的職 能現(xiàn)階段可由五大接口完成。?采購預(yù)算與方案 本手冊(cè)前提條件是由策略方案部提供詳細(xì)的年度采 購預(yù)算。目前狀況下，采購預(yù)算尚需提高，采購中 心員工需要協(xié)助預(yù)算部門編制采購預(yù)算。?采購物品保管在建議的職能架構(gòu)中，將采購物品劃分為低值易耗 品和固定資產(chǎn)，低值易耗品和固定資產(chǎn)的實(shí)物管理 由各級(jí)公司行政辦公室保管員承當(dāng)。目前狀況下， 低值易耗品的管理可由辦公室負(fù)責(zé)，集團(tuán)固定資產(chǎn) 的實(shí)物管理由計(jì)財(cái)部固定

11、資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)，其他各 級(jí)公司固定資產(chǎn)的實(shí)物管理可由各級(jí)公司辦公室負(fù) 責(zé)，電腦設(shè)備的實(shí)物管理由各級(jí)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)。?財(cái)務(wù)在建議的職能框架中，由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的 付款、費(fèi)用分?jǐn)偤蜁?huì)計(jì)核算。目前狀況下，采購中 心采購業(yè)務(wù)的付款和會(huì)計(jì)核算可通知應(yīng)承當(dāng)采購成 本的分支公司計(jì)財(cái)部直接向供給商付款，并進(jìn)行會(huì) 計(jì)核算；如果由集團(tuán)代墊貨款的，可在應(yīng)承當(dāng)采購 本錢的各級(jí)公司簽署墊付確認(rèn)單后，由集團(tuán)計(jì)財(cái)部 向供給商墊付貨款，并進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，采購本錢通 過內(nèi)部往來報(bào)單分?jǐn)偟綉?yīng)承當(dāng)本錢的各級(jí)公司。職能說明米購委員會(huì)全體委員? 參加采購委員會(huì)定期和臨時(shí)會(huì)議；? 審定采購政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)操作流程，標(biāo)準(zhǔn)采購程序，建立

12、、健全采 購的內(nèi)部控制；? 審定集中采購方案、采購策略、采購標(biāo)準(zhǔn)和采購目錄、 標(biāo)準(zhǔn)采購合同， 最大限度節(jié)約采購本錢；? 審批和決策重大采購業(yè)務(wù)事項(xiàng)，審議采購工作報(bào)告，控制采購風(fēng)險(xiǎn)；? 監(jiān)督、指導(dǎo)、考核采購中心的工作，處理采購工作中的投訴事宜。米購委員會(huì)主任?召集和主持米購委員會(huì)定期和臨時(shí)會(huì)議；?參與米購方案、策略、政策和制度等議題的討論， 提出建議和意見，參與會(huì)議表決；?聽取會(huì)議建議和意見，總結(jié)并發(fā)布會(huì)議決議；?向高級(jí)管理層進(jìn)行工作匯報(bào)和意見溝通。集團(tuán)采購中心經(jīng)理?審批米購標(biāo)準(zhǔn)、米購目錄、授權(quán)供給商，標(biāo)準(zhǔn)米購 合同、采購業(yè)務(wù)報(bào)告、員工道德手冊(cè)；?審批供給商選擇表；?審批采購合同、訂單和采購交易

13、記錄；?定期向米購委員會(huì)匯報(bào)工作；?對(duì)采購中心的員工進(jìn)行考核。商務(wù)管理處?協(xié)助米購中心經(jīng)理草擬米購標(biāo)準(zhǔn)、米購目錄、授權(quán) 供給商，標(biāo)準(zhǔn)采購合同、采購業(yè)務(wù)報(bào)告、員工道德 手冊(cè)；?維護(hù)和更新采購數(shù)據(jù)庫；?協(xié)助制定全集團(tuán)的采購預(yù)算，根據(jù)采購預(yù)算編制采 購方案；?匯總采購申請(qǐng)，核對(duì)采購方案，分配采購任務(wù)；?管理米購文件、單據(jù)的歸檔和保存；?對(duì)區(qū)域采購協(xié)調(diào)員進(jìn)行官理和業(yè)績考核；專項(xiàng)采購處?收集、記錄、更新供給商信息；?根據(jù)職能分工執(zhí)行專項(xiàng)采購，確保供給商選擇、合 同、訂單、驗(yàn)收、付款等采購全過程的順利進(jìn)行；?對(duì)供給商業(yè)績進(jìn)行評(píng)估。招標(biāo)委員會(huì) 招標(biāo)臨時(shí)機(jī)構(gòu) 負(fù)責(zé)人?組織招標(biāo)委員會(huì)的日常工作，及時(shí)向管理層匯報(bào)

14、工 作；?組織招標(biāo)會(huì)議、競標(biāo)人評(píng)估、招標(biāo)談判和合同簽訂， 負(fù)責(zé)管理和記錄招標(biāo)進(jìn)程；?編制招標(biāo)總結(jié)報(bào)口。商務(wù)談判小 組重大工程 臨時(shí)機(jī)構(gòu)?收集供給商信息，選擇綜合本錢最低的供給商;?草擬采購合同和采購訂單；?對(duì)合同和訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。合同管理員?審核合同授權(quán)，填制和更新正式采購合同；?合同監(jiān)控與評(píng)估；?合同登記和保管。印章管理員?審核合同授權(quán)，加蓋合同印章；?印章保管和使用登記。區(qū)域采購 中心采購協(xié)調(diào)員?審核各級(jí)公司分散采購申請(qǐng)；?定期向集團(tuán)采購中心上報(bào)采購管理報(bào)告；?根據(jù)米購金額和米購量申請(qǐng)集中米購或區(qū)域米購各級(jí)公司 行政辦公 室采購員?向區(qū)域米購協(xié)調(diào)員申請(qǐng)分散米購；?定期向區(qū)域采購協(xié)調(diào)

15、員上報(bào)分散采購管理報(bào)告；?根據(jù)授權(quán)執(zhí)行分散采購流程相關(guān)協(xié)調(diào)職能采購申請(qǐng) 受理接口集團(tuán)工程管 理部?匯總基建工程米購申請(qǐng)?為工程采購提供專業(yè)意見部門集團(tuán)信息技 術(shù)部?匯總IT采購申請(qǐng)?為IT采購提供專業(yè)意見集團(tuán)行政辦公室?匯總其他采購申請(qǐng)策略方案部預(yù)算員?編制年度米購預(yù)算，提供給米購中心作為編制米購 方案的依據(jù)?對(duì)超預(yù)算采購申請(qǐng)進(jìn)行備案法律事務(wù)部法務(wù)經(jīng)理?審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的法律相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合 同的法律相關(guān)條款?協(xié)助處理合同糾紛財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)經(jīng)理?審核并批準(zhǔn)所有付款憑證?審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的財(cái)務(wù)相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合 同的財(cái)務(wù)相關(guān)條款財(cái)務(wù)中心應(yīng)付賬款會(huì) 計(jì)?對(duì)采購發(fā)票、檢驗(yàn)單、訂單進(jìn)行比對(duì)?按

16、照采購合同按時(shí)付款?編制與采購相關(guān)的會(huì)計(jì)分錄培訓(xùn)中心培訓(xùn)中心經(jīng) 理?制定采購相關(guān)的培訓(xùn)方案?組織采培培訓(xùn)?對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和分析采購管理運(yùn)作分類采購管理的運(yùn)作可分為:控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序?采購標(biāo)準(zhǔn)人內(nèi)監(jiān) 事部控 政審方 策計(jì)法 和 實(shí) 務(wù)權(quán) 限 和 責(zé) 任 分 配組 織 結(jié) 構(gòu)經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?米購目錄?采購策略?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?供給商數(shù)據(jù) 庫?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?采購數(shù)據(jù)庫?標(biāo)準(zhǔn)合同文 本?采購方案?分支機(jī)構(gòu)管 理?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立

17、復(fù)核? 授權(quán)?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?預(yù)算管理?文件設(shè)計(jì)和記錄?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格?組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法?內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)?采購申請(qǐng)?采購批準(zhǔn)? 外包/租賃決策?外包/租賃管 理?招標(biāo)準(zhǔn)備? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 資料管理和接 觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 文件設(shè)計(jì)和記 錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 資料管理和接 觸控制? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工? 文件設(shè)計(jì)和記 錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序監(jiān)控方法內(nèi)部審計(jì)人事政策和實(shí)務(wù)經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)

18、格組織結(jié)構(gòu)權(quán)限和責(zé)任分配?選擇供給商確定供給商?委托采購?偶然采購? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接 觸控制?獨(dú)立復(fù)核?授權(quán)?職責(zé)分工?文件設(shè)計(jì)和記 錄?資料管理和接 觸控制?獨(dú)立復(fù)核?授權(quán)?職責(zé)分工? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?招標(biāo)執(zhí)行?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?職責(zé)分工?招標(biāo)結(jié)果及 評(píng)估? 文件設(shè)計(jì)和記 錄? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?緊急采購?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?職責(zé)分工?分散采購?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?職責(zé)分工?合同草擬?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制?

19、獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序?審核人內(nèi)監(jiān)權(quán)組經(jīng) 事部控限織營 政審方和結(jié)管 策計(jì)法責(zé)構(gòu)理 和 任 的 實(shí) 分 觀 務(wù) 配 念?合同簽訂? 獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)? 職責(zé)分工?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?職責(zé)分工?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?職責(zé)分工?資料管理和接觸控制?職責(zé)分工?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核? 授權(quán)?職責(zé)分工?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制? 授權(quán)?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制? 授權(quán)?職責(zé)分工控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序?經(jīng)營管理的觀念、方法和風(fēng)格? 組織結(jié)構(gòu)?權(quán)限和責(zé)任分配?監(jiān)控方法? 內(nèi)部審計(jì)?人事政策和實(shí)務(wù)

20、?訂單跟蹤與 執(zhí)行?違約與爭議?訂單完成?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核?職責(zé)分工?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核?資料管理和接觸控制? 授權(quán)?獨(dú)立復(fù)核?職責(zé)分工?米購確認(rèn)?付款采購人員管理運(yùn)作分為:控制環(huán)境運(yùn)作分類具體工作控制程序人內(nèi)監(jiān)權(quán)組經(jīng) 事部控限織營 政審方和結(jié)管 策計(jì)法責(zé)構(gòu)理 和 任 的 實(shí) 分 觀 務(wù) 配 念制定員工道 德手冊(cè)?道德教育? 文件設(shè)計(jì)和記 錄? 資料管理和接 觸控制? 職責(zé)分工? 授權(quán)? 獨(dú)立復(fù)核? 職責(zé)分工? 授權(quán)?制定培訓(xùn)計(jì) 戈V?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制?職責(zé)分工? 授權(quán)?培訓(xùn)實(shí)施? 職責(zé)分工? 授權(quán)?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核?職責(zé)分工?資料管理和接觸

21、控制?獨(dú)立復(fù)核?職責(zé)分工?會(huì)計(jì)系統(tǒng)?資料管理和接觸控制?獨(dú)立復(fù)核?職責(zé)分工?會(huì)計(jì)系統(tǒng)?培訓(xùn)評(píng)估?文件設(shè)計(jì)和記錄?資料管理和接觸控制?職責(zé)分工?獨(dú)立復(fù)核米購根底業(yè)務(wù)流程流程圖草擬標(biāo)W布標(biāo)*建立采 購數(shù)據(jù)新 采購數(shù)生成I米購報(bào)建立供 應(yīng)商數(shù)更新供k I應(yīng)商數(shù)更新米*購數(shù)據(jù)更新 采購數(shù)收集供審批審批審批審批審批核更編制米 I購管理年度 米購計(jì)審核采 購管理收到I新需求采購管 I理報(bào)告發(fā)布采婷購管理報(bào)告匯總館I分析報(bào)告形成初嗚I細(xì)化米 購方案核審批審批審批業(yè)績考核管理方法管理原那么?本流程手冊(cè)的宗旨是使商品和效勞采購為整個(gè)太保集團(tuán)提供“最大的價(jià)值。采購中心可以使用量化本錢指標(biāo)，力 求獲得最正確的“交易

22、或“性價(jià)比。?定期復(fù)核并更新采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄和標(biāo)準(zhǔn)采購合同。?不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低本錢、高質(zhì)量、優(yōu)質(zhì)效勞的供給商， 豐富授權(quán)供給商清單。?完整、平安地保存米購相關(guān)的文件資料，包括供給商資料、 報(bào)價(jià)、往來信函等。?建立并維護(hù)采購數(shù)據(jù)庫，對(duì)采購數(shù)據(jù)庫實(shí)行權(quán)限控制管理?制定詳細(xì)的采購方案，合理安排采購工作。?匯總和分析采購管理報(bào)告，根據(jù)采購管理報(bào)告信息逐步擴(kuò) 大集中米購范圍，加強(qiáng)集中米購力度。?公司必須設(shè)立統(tǒng)一正式的采購政策并定期更新采購標(biāo)準(zhǔn)流 程。管理職能集團(tuán)共享效勞-采購管理中心管理文件采購根底流程中包括以下文件：流程描述米購目錄建立采購目錄采購中心商務(wù) 管理處采購委員會(huì)附件1.1供給商資料 收

23、集清單收集供給商信息采購中心采購員采購中心經(jīng)理附件3.1供給商信息 收集表收集供給商信息采購中心采購員采購中心經(jīng)理附件3.2授權(quán)供給商 清單更新供給商數(shù)據(jù) 庫采購中心商務(wù) 管理處采購中心經(jīng)理附件3.3? 采購中心商務(wù)管理處收集和整理集團(tuán)、總公司 及其分支公司的采購歷史記錄，了解各使用部 門已使用產(chǎn)品的品牌、型號(hào)、價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、 效勞質(zhì)量等信息，聽取和記錄各級(jí)使用部門對(duì) 需求產(chǎn)品功能、質(zhì)量等相關(guān)品質(zhì)的要求，并根 據(jù)使用部門的品質(zhì)要求向供給商進(jìn)行咨詢。? 采購中心商務(wù)管理處總結(jié)歷史采購記錄、使用 部門反應(yīng)以及供給商咨詢建議后，初步擬定采 購標(biāo)準(zhǔn)，通過采購標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定采購對(duì)象的規(guī)格、 性能、質(zhì)量和售后

24、效勞要求等品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，向采 購中心經(jīng)理報(bào)告。低集團(tuán)采購中心 商務(wù)管理處收集整理 米購記錄1擬定 采購標(biāo)準(zhǔn)? 采購中心經(jīng)理進(jìn)一步修改采購標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同 的用途，決定不同的產(chǎn)品功能，既保證產(chǎn)品符 合使用部門的使用要求，同時(shí)也考慮本錢的節(jié) 約，去除不必要的功能。? 采購中心經(jīng)理修改采購標(biāo)準(zhǔn)草稿后，將初稿發(fā) 送相關(guān)使用部門，再次征詢意見，與使用部門 充分討論和溝通。? 采購中心經(jīng)理根據(jù)各使用部門的反應(yīng)意見相關(guān) 采購標(biāo)準(zhǔn)，將修改后的采購標(biāo)準(zhǔn)草案交采購委 員會(huì)審批。低集團(tuán)采購中心 經(jīng)理1-審批一? 采購委員會(huì)審核采購中心經(jīng)理提交的采購標(biāo) 準(zhǔn)，對(duì)采購標(biāo)準(zhǔn)的合理性進(jìn)行審核，如果對(duì)采 購標(biāo)準(zhǔn)存在異議，采購委員會(huì)將

25、意見與采購中 心經(jīng)理充分溝通，由采購中心對(duì)采購標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行 修改和補(bǔ)充；如果采購委員會(huì)批準(zhǔn)采購標(biāo)準(zhǔn)， 那么授權(quán)采購標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布。高米購委員會(huì)公布 采購標(biāo)準(zhǔn)? 集團(tuán)采購中心經(jīng)理將審批通過的采購標(biāo)準(zhǔn)下發(fā) 集團(tuán)、總公司和各級(jí)分支機(jī)構(gòu)，并通知商務(wù)管 理處將采購標(biāo)準(zhǔn)整理并設(shè)置到采購數(shù)據(jù)庫中。? 在實(shí)際業(yè)務(wù)過程中，集團(tuán)米購中心和區(qū)域米購 中心采購人員必須根據(jù)采購標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購，不 符合采購標(biāo)準(zhǔn)的采購，須由采購中心經(jīng)理審批， 由實(shí)物管理處備案。? 隨著使用部門需求的變化和產(chǎn)品技術(shù)的更新， 采購中心商務(wù)管理處應(yīng)根據(jù)采購中心經(jīng)理的指 令，及時(shí)的更新采購標(biāo)準(zhǔn)。低集團(tuán)采購中心 經(jīng)理1米購目錄準(zhǔn) 備? 根據(jù)以前年度的采購方案和

26、歷史采購交易數(shù)據(jù) 庫，比擬集中采購和非集中采購的本錢，并充 分考慮采購中心的管理能力，對(duì)采購對(duì)象進(jìn)行 分析，選岀能夠通過集中采購節(jié)省本錢的采購 對(duì)象作為采購目錄的內(nèi)容。低集團(tuán)采購中心 商務(wù)管理處1草擬 米購目錄? 集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處草擬 采購目錄，明確 實(shí)行集中采購的采購對(duì)象清單。中/集團(tuán)采購中心 商務(wù)管理處采購目錄-附件1.1P1-審批-? 采購中心經(jīng)理審核采購目錄和審批權(quán)限表，對(duì) 具體采購對(duì)象的選擇進(jìn)行詳細(xì)的合理性審核， 如果對(duì)目錄內(nèi)容存在異議，采購中心經(jīng)理與采 購中心商務(wù)管理處充分溝通，由采購中心商務(wù) 管理處對(duì)采購目錄進(jìn)行修改和補(bǔ)充；如果采購 中心經(jīng)理批準(zhǔn)采購目錄，那么將采購目錄交采

27、購 委員會(huì)審批。? 采購委員會(huì)委員審核采購目錄，對(duì)具體采購對(duì) 象的選擇進(jìn)行詳細(xì)的合理性審核，如果對(duì)目錄高集團(tuán)采購中心經(jīng)理采購委員會(huì)最高管理層內(nèi)容存在異議，采購委員會(huì)將意見與采購中心 經(jīng)理充分溝通，由采購中心對(duì)采購目錄進(jìn)行修 改和補(bǔ)充；如果采購委員會(huì)批準(zhǔn)采購目錄，那么 將采購目錄交集團(tuán)最高管理層審批。? 集團(tuán)最高管理層對(duì)采購目錄進(jìn)行整體性復(fù)核， 如果對(duì)目錄內(nèi)容存在異議，最高管理層將意見 交采購委員會(huì)復(fù)議；如果最高管理層批準(zhǔn)采購 目錄，那么在采購目錄上批示，同意發(fā)布。 發(fā)布采購目錄? 集團(tuán)采購中心經(jīng)理將審批通過的采購目錄下發(fā) 集團(tuán)、總公司和各級(jí)分支機(jī)構(gòu)，并通知商務(wù)管 理處將采購標(biāo)準(zhǔn)整理并歸入采購數(shù)

28、據(jù)庫。? 在實(shí)際業(yè)務(wù)過程中，隨著采購中心集中采購服 務(wù)的不斷完善，采購中心商務(wù)管理處應(yīng)逐步擴(kuò) 大集中采購范圍，根據(jù)采購中心經(jīng)理的指令， 及時(shí)的更新采購目錄。低集團(tuán)采購中心 經(jīng)理草擬采購策略? 集團(tuán)采購中心經(jīng)理與采購中心成員進(jìn)行充分溝 通，在太保集團(tuán)總體開展戰(zhàn)略的根底上，草擬 采購業(yè)務(wù)的策略，采購策略一般包括但不僅 限于：通過外包/租賃戰(zhàn)略，降低整體 投資和經(jīng)營本錢，獲得更高價(jià)值 的、更具彈性化的、更集成化的 效勞，突出主業(yè)，形成更大的競 爭優(yōu)勢(shì)，獲得更大的股東權(quán)益。米購中心應(yīng)根據(jù)太保的頭際情 況草擬適合實(shí)施外包/租賃戰(zhàn)略 的業(yè)務(wù)/效勞對(duì)象，例如： 效勞中心、電子商務(wù)網(wǎng)站設(shè)備托 管、電信線路、衛(wèi)

29、星通訊、設(shè)備 維護(hù)，辦公/營業(yè)用房、物業(yè)管 理、職工住宅、車輛等方面。通過對(duì)供給商按價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn) 仃分類，對(duì)每一類供給商制疋不 同的采購策略，例如：? 通過集中采購，選擇采購價(jià)格比擬 低、風(fēng)險(xiǎn)小的供給商? 不再使用采購效益低、風(fēng)險(xiǎn)高的供 應(yīng)商? 對(duì)于價(jià)格比擬高、風(fēng)險(xiǎn)小的采購對(duì) 象，必須努力降低采購本錢，提高米購效率，進(jìn)行集中競價(jià)米購? 對(duì)于價(jià)值高、風(fēng)險(xiǎn)高的供給商，同 時(shí)又沒有其他可替代的選擇，應(yīng)該 努力和供給商結(jié)成同盟或長期伙 伴關(guān)系或簽訂長期合同，加強(qiáng)供給 鏈管理中集團(tuán)采購中心 經(jīng)理? 采購中心經(jīng)理將采購策略草案遞交采購委員會(huì) 討論和審核。1審批1? 采購委員會(huì)委員討論和審核采購策略，對(duì)具體

30、 采購策略的合理性、現(xiàn)實(shí)性進(jìn)行研究，如果對(duì) 采購策略存在異議，采購委員會(huì)將意見與采購 中心經(jīng)理充分溝通，由采購中心對(duì)采購策略進(jìn) 行修改和補(bǔ)充；如果采購委員會(huì)批準(zhǔn)采購策略， 那么批準(zhǔn)公布采購策略。高米購委員會(huì)1發(fā)布 采購策略? 采購中心經(jīng)理將采購委員會(huì)批準(zhǔn)通過的采購策 略向采購中心人員和各級(jí)公司采購相關(guān)人員進(jìn) 行宣導(dǎo)和培訓(xùn)，確保各級(jí)采購人員充分理解采 購策略的內(nèi)容，在實(shí)際工作中貫徹采購策略的 內(nèi)容。集團(tuán)采購中心 經(jīng)理?米購中心助理建立供給商數(shù)據(jù)庫， 供給商數(shù)據(jù)庫主要包括授權(quán)和非授 權(quán)供給商清單、相關(guān)供給商資料。 供給商清單包括授權(quán)供給商的根本 信息，如供給商名稱、類型、編號(hào)、 地址、聯(lián)系人、聯(lián)系

31、方式、營運(yùn)規(guī) 模、技術(shù)力量、質(zhì)量認(rèn)證等；供給 商資料包括供給商歷史報(bào)價(jià)記錄、 背景資料、供給商評(píng)估記錄等。中集團(tuán)采購中心 商務(wù)管理處建立供給商數(shù)據(jù)庫?采購中心專項(xiàng)采購處采購員集中 米購在日常工作中，應(yīng)致力于發(fā) 現(xiàn)提供低本錢、高質(zhì)量商品/效勞的 供給商，開掘供給商的途經(jīng)可以通 過查詢各種媒體廣告、同業(yè)推薦、 發(fā)布招標(biāo)公告、向?qū)I(yè)采購代理咨 詢，獎(jiǎng)勵(lì)公司內(nèi)部人員提供信息、 由申請(qǐng)米購部門推薦等形式。?采購員在發(fā)現(xiàn)這些供給商后，應(yīng)聯(lián) 絡(luò)供給商，根據(jù) 供給商資料收集清 單的規(guī)定，要求供給商提供最新的 報(bào)價(jià)單，產(chǎn)品目錄，公司簡介、公 司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、 產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書復(fù)印件等相關(guān)資 料，并

32、填寫供給商信息收集表；?供給商信息應(yīng)具備標(biāo)準(zhǔn)性，便于不中集團(tuán)采購中心 專項(xiàng)采購處收集供給商信息供給商資料收 集清單-附件3.1丿供給商信息收 集表-附件同的供給商之間進(jìn)行比擬。?對(duì)于重大米購的供給商，米購員應(yīng) 對(duì)供給商進(jìn)行實(shí)地訪問，編制實(shí)地 訪冋?qǐng)?bào)告；通過收集第二方信息進(jìn) 一步了解與核實(shí)供給商的實(shí)力和服 務(wù)質(zhì)量。?采購員匯總收集的資料，填寫供給 商信息收集表。?米購員將供給商信息收集表和供給 商資料交采購中心經(jīng)理審批。1 審批?米購中心經(jīng)理審核供給商信息收集 表和供給商資料，對(duì)供給商的資質(zhì) 進(jìn)行評(píng)估，篩選有價(jià)值的供給商資 料，作為授權(quán)供給商納入供給商數(shù) 據(jù)庫，篩選完成后在供給商信息收 集表簽子

33、確認(rèn)。高集團(tuán)采購中心 經(jīng)理更新供給商 數(shù)據(jù)庫?采購員將經(jīng)過采購中心經(jīng)理審批后 的供給商資料和供給商信息收集表 交給采購中心商務(wù)管理處。采購中 心商務(wù)管理處助理檢查供給商信息 收集表是否經(jīng)過授權(quán)，并填寫供給 商資料清單，檢查是否清單列示的 重要文件均已收集整齊，如果資料 沒有收集完整，米購員應(yīng)進(jìn)一步收 集資料。?米購中心商務(wù)管理處助理對(duì)供給商 進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，并將通過審批的供 應(yīng)商資料存入供給商數(shù)據(jù)庫的 授權(quán) 供給商清單，將未通過審批的供給 商資料存入供給商數(shù)據(jù)庫的非授權(quán) 供給商清單。系統(tǒng)條件下，應(yīng)由 系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)供給商連續(xù)編號(hào)，并可 以根據(jù)供給商名稱、產(chǎn)品類型等信 息進(jìn)行自動(dòng)查詢供給商數(shù)據(jù)庫應(yīng) 注

34、意保密，未經(jīng)授權(quán)其他任何人不 得接觸和更改供給商數(shù)據(jù)庫信息。中d1集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處授權(quán)供給商清1單-附件建立米購數(shù)據(jù)庫? 米購中心助理建立米購數(shù)據(jù)庫，米 購數(shù)據(jù)庫包括采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、 供給商數(shù)據(jù)庫，采購交易數(shù)據(jù)庫等 一系列米購相關(guān)控制信息。低集團(tuán)采購中心 商務(wù)管理處?米購中心在信息技術(shù)人員的支持下，不斷完善和定期更新采購數(shù)據(jù) 庫，靈活的將采購數(shù)據(jù)庫中的采購 標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、供給商數(shù)據(jù)庫、 采購交易記錄等模塊的內(nèi)容聯(lián)系起 來，完善米購管理系統(tǒng)的自動(dòng)化控 制。更新采購數(shù)據(jù)?采購中心專項(xiàng)采購處采購員在日常 業(yè)務(wù)過程中記錄采購交易信息，包 括合同/訂單、申請(qǐng)部門編號(hào)和名 稱、供給商選擇途經(jīng)、

35、供給商編號(hào) 和名稱、付款銀行帳號(hào)、供給商聯(lián) 系記錄、供給商父貨期、米購物品 編號(hào)，采購金額、單價(jià)、數(shù)量、質(zhì) 量，采購經(jīng)辦人，訂單完成狀態(tài)， 供給商父易評(píng)估記錄等。?商務(wù)管理處和專項(xiàng)采購處在日常業(yè) 務(wù)過程中收集使用部門對(duì)已米購產(chǎn) 品的反應(yīng)意見和新的采購需求以及 新的供給商信息，向米購中心經(jīng)理 匯報(bào)；將米購父易的相關(guān)信息在父 易過程中逐步輸入采購數(shù)據(jù)庫。中集團(tuán)采購中心 專項(xiàng)采購處商 務(wù)管理處1 審批?采購中心經(jīng)理對(duì)使用部門對(duì)已采購 產(chǎn)品的反應(yīng)意見和新米購需求信息 進(jìn)行分析，如果采購經(jīng)理認(rèn)為有必 要更新米購標(biāo)準(zhǔn)或米購目錄，米購 中心經(jīng)理應(yīng)向采購委員會(huì)提出書面 申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)后，通知商務(wù)管理 處更新采

36、購數(shù)據(jù)庫中的采購目錄、 米購標(biāo)準(zhǔn)的信息。?采購中心經(jīng)理審核采購員提供的新 的供給商信息，審批提供后，通知 商務(wù)管理處更新供給商數(shù)據(jù)庫和采 購數(shù)據(jù)庫。?采購中心經(jīng)理審核采購數(shù)據(jù)庫中的 采購交易記錄和采購員提供的交易 相關(guān)文件資料，審批通過后，通知高集團(tuán)采購中心 經(jīng)理商務(wù)管理處在米購數(shù)據(jù)庫中確認(rèn)交 易記錄。1更新采購 數(shù)據(jù)庫?商務(wù)管理處助理根據(jù)采購中心經(jīng)理 和相應(yīng)授權(quán)人的書面批準(zhǔn)，更新采 購數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)文件資料根據(jù)數(shù) 據(jù)庫編號(hào)存檔保存。?采購數(shù)據(jù)庫應(yīng)注意保密，未經(jīng)授權(quán) 其他任何人不得接觸和更改數(shù)據(jù)庫 信息。中集團(tuán)采購中心 商務(wù)管理處1生成 采購報(bào)告?商務(wù)管理處助理根據(jù)采購數(shù)據(jù)庫的 信息生成各種米

37、購業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和分析 報(bào)告，如供給商業(yè)績報(bào)告、米購成 本節(jié)約分析報(bào)告等。低集團(tuán)采購中心 商務(wù)管理處草擬標(biāo)準(zhǔn)采購合同?集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處根據(jù)國家 有關(guān)合同管理制度及集團(tuán)的合同管 理要求草擬標(biāo)準(zhǔn)采購合同樣本。?商務(wù)管理處針對(duì)不同的采購對(duì)象和 性質(zhì)擬定需使用相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)格式的文 本，主要的種類包括但不限于：房屋構(gòu)建產(chǎn)品采購效勞采購房屋租賃設(shè)備租賃合同，等。?標(biāo)準(zhǔn)合同文本詳細(xì)規(guī)定的內(nèi)容主要 有：合同雙方的全稱、地址、 、 法人代表合同標(biāo)的物：商品或效勞描述、 規(guī)格、數(shù)量運(yùn)送及交貨方式和期限支付事項(xiàng)：付款金額、付款方式 合同有效期限集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處合同雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、 糾紛處理簽約人姓名簽章、

38、簽約時(shí)間、地 點(diǎn)，等；?商務(wù)管理處助理定期復(fù)核標(biāo)準(zhǔn)合同 至少一年一次，修改標(biāo)準(zhǔn)合同 文本草案，使之適應(yīng)市場的變化， 確保公司的最大利益。修改的合同 條款必須參照標(biāo)準(zhǔn)文本審定的要求 通過審批程序。1 審批?集團(tuán)采購中心經(jīng)理審核標(biāo)準(zhǔn)合同文 本，審核無誤后，簽字批準(zhǔn)。?商務(wù)管理處將采購中心經(jīng)理審批通 過的標(biāo)準(zhǔn)文本草案交集團(tuán)法律事務(wù) 部、財(cái)務(wù)中心等相關(guān)部門進(jìn)行審核， 就條款內(nèi)容與商務(wù)管理處充分溝 通，從專業(yè)角度提出修改意見，其 中：法律事務(wù)部審核合同條款、內(nèi)容 的合法性、嚴(yán)密性、可行性等， 法律參謀出具專業(yè)意見，確保標(biāo) 準(zhǔn)合同文件格式的合法合規(guī)； 財(cái)務(wù)中心審核相關(guān)的結(jié)算支付 條款，以保證合同明確相關(guān)的

39、產(chǎn) 權(quán)確認(rèn)及必須提供的適當(dāng)原始 憑證，如租賃必須提供租賃專用 心TFFF卒發(fā)票等。?采購中心采購經(jīng)理將根據(jù)法務(wù)和財(cái) 務(wù)部門意見修改后的標(biāo)準(zhǔn)合同文本 草案交采購委員會(huì)審批。采購委員 會(huì)委員審核標(biāo)準(zhǔn)合同文本草案內(nèi) 容，如果對(duì)文本內(nèi)容有異議，那么與 采購經(jīng)理進(jìn)行溝通，由商務(wù)管理處 進(jìn)行修改；如果審核通過，那么批準(zhǔn) 標(biāo)準(zhǔn)文本投入使用。高相關(guān)部門和管理層發(fā)布標(biāo)準(zhǔn) 同文?采購中心將已經(jīng)審核確定的標(biāo)準(zhǔn)合 同以文件形式通知下屬負(fù)責(zé)合同簽 訂、合同蓋章的部門，以保證全集 團(tuán)使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)合同；?米購中心將標(biāo)準(zhǔn)合同下發(fā)至有權(quán)簽 訂合同的分支機(jī)構(gòu)，合同上必須加 蓋“樣本章；低集團(tuán)采購中心 經(jīng)理?米購中心負(fù)責(zé)人組織具

40、體執(zhí)行人員 進(jìn)行培訓(xùn)，著重說明合同的種類及 重要條款以保證合同簽訂人員熟悉 使用標(biāo)準(zhǔn)合同，合同審核人員了解 合同的審核要點(diǎn)，合同蓋章人員了 解合同的審批權(quán)限及流程。年度采購方案細(xì)化采購方案商務(wù)管理處從策略方案部得到通過管理層審批 和各級(jí)公司各級(jí)部門確認(rèn)的采購預(yù)算，整理岀 適用集中米購對(duì)象，按米購對(duì)象分類，匯總和 統(tǒng)計(jì)采購對(duì)象的需求數(shù)量和需求時(shí)間，編制年 度采購方案，并將年度采購方案數(shù)據(jù)分發(fā)到對(duì) 口的專項(xiàng)采購處。專項(xiàng)采購處根據(jù)年度采購方案數(shù)據(jù)，安排各自 的采購工作，編制細(xì)化的采購方案細(xì)化到季 度、月度等，包括各類采購對(duì)象的采購批次、 米購數(shù)量、米購時(shí)間表、米購方案和米購責(zé)任 人等內(nèi)容。商務(wù)管理處

41、匯總采購方案，交采購中心經(jīng)理審 核。審批形成初步 采購方案采購中心經(jīng)理審核采購方案，對(duì)采購方案的合 理性進(jìn)行審核，如果對(duì)采購方案的安排有異議, 采購中心經(jīng)理與采購中心商務(wù)管理處、各專項(xiàng) 米購處充分溝通，由商務(wù)管理處和各專項(xiàng)米購 處對(duì)采購方案進(jìn)行修改和補(bǔ)充；如果采購中心 經(jīng)理批準(zhǔn)采購方案。集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處收集各專項(xiàng)采購處通 過審批的的采購方案，匯總整理成采購中心的 采購方案。集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處集團(tuán)采購中心采購專項(xiàng)處集團(tuán)采購中心 經(jīng)理集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處收到新需求在米購方案的具體實(shí)施過程中，米購中心商務(wù) 管理處時(shí)刻收集新的采購需求，如相關(guān)授權(quán)人 審批通過的預(yù)算外工程、申請(qǐng)部門要求更改采

42、 購時(shí)間和批次數(shù)量等。集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處復(fù)核更新采購方案商務(wù)管理處根據(jù)新的采購需求，及時(shí)對(duì)采購計(jì) 劃進(jìn)行變更。集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處在采購工作的過程中 根據(jù)實(shí)際情況不斷細(xì)化和完善采購方案，確保 采購方案滿足使用部門的需求，同時(shí)節(jié)約采購 本錢，控制采購風(fēng)險(xiǎn)。商務(wù)管理處更新和細(xì)化采購方案后，及時(shí)將更 新的采購方案分發(fā)給相關(guān)的專項(xiàng)采購處。集團(tuán)采購中心商務(wù)管理處集團(tuán)采購中心中求，并與相關(guān)部門管理人員進(jìn)行充分溝通，草 擬采購管理報(bào)告草案，設(shè)計(jì)采購管理報(bào)表的內(nèi) 容、格式，規(guī)定報(bào)表報(bào)送時(shí)間、編制職責(zé)等。管理報(bào)告的編制程序和方法詳見內(nèi)部管理報(bào) 告流程 采購管理 報(bào)告草案商務(wù)管理處審批發(fā)布采購 管理報(bào)告編制

43、米購 管理報(bào)告報(bào)告匯總分析采購中心經(jīng)理對(duì)采購管理報(bào)告的報(bào)表和編制及 報(bào)送制度草案進(jìn)行審核，如果對(duì)報(bào)表和編制及 報(bào)送制度存在異議，采購中心經(jīng)理與商務(wù)管理 處充分溝通，由商務(wù)管理處對(duì)草案進(jìn)行修改和 補(bǔ)充；如果采購中心經(jīng)理批準(zhǔn)草案，那么將草案 交采購委員會(huì)審批。采購委員會(huì)委員審核采購管理報(bào)表的報(bào)表和編 制及報(bào)送制度草案，如果對(duì)草案內(nèi)容存在異議, 采購委員會(huì)將意見與采購中心經(jīng)理充分溝通， 由采購中心對(duì)草案進(jìn)行修改和補(bǔ)充；如果采購 委員會(huì)批準(zhǔn)采購目錄，那么批準(zhǔn)草案發(fā)布實(shí)施。 采購中心經(jīng)理將采購委員會(huì)批準(zhǔn)通過的采購管 理報(bào)告的報(bào)表和編制及報(bào)送制度向采購中心人 員、分支機(jī)構(gòu)相關(guān)人員進(jìn)行宣導(dǎo)和培訓(xùn)，確保 各級(jí)

44、人員充分理解采購管理報(bào)告的報(bào)表和編制 及報(bào)送制度的內(nèi)容，在實(shí)際工作中根據(jù)規(guī)定進(jìn) 行操作。分支機(jī)構(gòu)采購人員根據(jù)采購管理報(bào)告的報(bào)表和 編制及報(bào)送制度的規(guī)定，編制相關(guān)報(bào)表，報(bào)送 所在區(qū)域的區(qū)域采購中心。區(qū)域采購中心將采購管理報(bào)告匯總，報(bào)送上級(jí) 區(qū)域中心，層層上報(bào)，最終匯總到集團(tuán)采購中 心的商務(wù)管理處。商務(wù)管理處將分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的采購管理報(bào)告進(jìn) 行匯總和分析，編制采購中心的采購管理業(yè)績 報(bào)告，并根據(jù)分析結(jié)果，提岀調(diào)整集中采購目 錄等建議，報(bào)送采購中心經(jīng)理審核。審核采購 管理報(bào)告采購中心經(jīng)理審核采購管理報(bào)告，在業(yè)務(wù)會(huì)議 上與各級(jí)管理人員就管理報(bào)告中問題和分析結(jié) 果進(jìn)行詳細(xì)的討論，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題， 擬

45、定解決方案，組織方案實(shí)施。業(yè)績考核采購中心根據(jù)各分支機(jī)構(gòu)的采購管理業(yè)績，定 期對(duì)區(qū)域采購專項(xiàng)采購協(xié)調(diào)員的工作進(jìn)行業(yè)績 考核。采購委員會(huì)定期聽取采購中心的工作報(bào)告，定 期對(duì)米購中心的業(yè)績進(jìn)行考核。采購委員會(huì) 集團(tuán)采購中心 經(jīng)理集團(tuán)采購中心 經(jīng)理各級(jí)公司相關(guān) 人員/區(qū)域采購中心集團(tuán)采管理報(bào)心經(jīng)理附件1.3集團(tuán)采購中心 經(jīng)理采購申請(qǐng)及授權(quán)流程圖注：本步驟主要說明非固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)程序； 固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)程序參見固定 資產(chǎn)管理流程。管理方法管理原那么？采購申請(qǐng)需遵照年初經(jīng)審批的年度采購方案執(zhí)行， 依據(jù)預(yù)算指標(biāo)，得到財(cái)務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)；如有超預(yù)算的采購事項(xiàng)， 應(yīng)得到預(yù)算負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并交策略方案部備案；?設(shè)

46、立采購申請(qǐng)審批的權(quán)限級(jí)別并嚴(yán)格遵守；?本步驟主要說明非固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)程序； 固定資產(chǎn)采購 申請(qǐng)程序參見固定資產(chǎn)管理流程。管理職能各級(jí)公司管理層管理文件采購申請(qǐng)及授權(quán)流程中包括以下文件：流程描述米購申請(qǐng)單提出申請(qǐng)申請(qǐng)部門相應(yīng)授權(quán)人附件2.1員工采購匯總申采購匯總采購受理采購中心附件2.7請(qǐng)表接口部門采購審批權(quán)審批管理層管理層附件1.3限表""提出 申請(qǐng)?各級(jí)公司的使用部門員工申請(qǐng) 人根據(jù)日常經(jīng)營活動(dòng)需要和經(jīng)批 準(zhǔn)的年度米購預(yù)算，提出米購申 請(qǐng)。低11.1申請(qǐng)人填制采購申請(qǐng)單?各級(jí)公司的申請(qǐng)部門申請(qǐng)人填制 采購申請(qǐng)單，詳細(xì)寫明申請(qǐng)部門、 部門編號(hào)、申請(qǐng)理由、工程編號(hào)、 采購對(duì)

47、象、名稱、型號(hào)、用途、功 能要求、需求日期、預(yù)算使用情況 和數(shù)量。?米購申請(qǐng)單一式兩聯(lián)存根聯(lián)采購聯(lián)。?對(duì)于咨詢、技術(shù)效勞、業(yè)務(wù)宣傳、中申請(qǐng)人采購申請(qǐng)單-附件2.1廣告、印刷、租賃、快遞、清潔、 酒店、票務(wù)、維修等專業(yè)效勞的采 購，申請(qǐng)人在提供采購申請(qǐng)單同 時(shí)，還應(yīng)附上詳細(xì)的需求說明書。?需求說明書應(yīng)詳細(xì)說明效勞的目 的、對(duì)效勞的具體要求、估計(jì)總價(jià) 以及其他相關(guān)信息，并根據(jù)不同的 效勞附上其他的相關(guān)資料，如工程 企劃書等。檢查采購目錄?申請(qǐng)人檢查米購目錄，明確米購對(duì) 象的米購執(zhí)行權(quán)限和方式，如果屬 于米購目錄上規(guī)疋屬于分散米購、 偶然采購、緊急采購方式的范圍， 申請(qǐng)人執(zhí)行相應(yīng)采購流程。低申請(qǐng)人批

48、?采購申請(qǐng)人根據(jù)采購審批權(quán)限表 將采購申請(qǐng)書交相關(guān)授權(quán)人進(jìn)行 審批，并附上的年度預(yù)算表，注明 對(duì)應(yīng)的預(yù)算工程；如果采購申請(qǐng)超 出預(yù)算，在米購申請(qǐng)單上注明超預(yù) 算原因。?相關(guān)授權(quán)人審核采購申請(qǐng)，對(duì)采購 的物品或效勞進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)其合 理性和必要性；同時(shí)，對(duì)照附上的 年度預(yù)算表，復(fù)核申請(qǐng)是否符合預(yù) 算，決定是否批準(zhǔn)超預(yù)算申請(qǐng)。?相關(guān)授權(quán)人確認(rèn)米購申請(qǐng)后，在米 購申請(qǐng)單上簽字交公司財(cái)務(wù)經(jīng)理 進(jìn)行預(yù)算審核；如對(duì)申請(qǐng)有異議， 那么在申請(qǐng)書上批示原因，退回申請(qǐng) 人進(jìn)行處理。高各級(jí)公司相應(yīng) 授權(quán)人采購審批權(quán)限1表附件1.3F算審核?公司財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)米購申請(qǐng)進(jìn)行預(yù) 算復(fù)核，檢查采購申請(qǐng)是否超出預(yù) 算，如果屬于預(yù)

49、算內(nèi)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)經(jīng) 理填寫米購申請(qǐng)單上的預(yù)算情況 信息，在預(yù)算欄內(nèi)簽字；如果采購 申請(qǐng)超出預(yù)算，財(cái)務(wù)經(jīng)理將超預(yù)算高財(cái)務(wù)經(jīng)理的采購申請(qǐng)交相應(yīng)預(yù)算負(fù)責(zé)人審 批。F批?預(yù)算負(fù)責(zé)人分析超預(yù)算米購工程 的合理性，復(fù)核無誤后批準(zhǔn)簽字， 并將復(fù)印件報(bào)送策略方案部備案； 如果認(rèn)為采購工程不合理，那么將采 購申請(qǐng)表退回申請(qǐng)部門。高預(yù)算負(fù)責(zé)人卜算備案-?策略方案部預(yù)算員對(duì)超出預(yù)算的 米購申請(qǐng)進(jìn)行備案，作為預(yù)算差異 分析的備查資料。中11.3策略方案部預(yù)算員F購匯總-?米購申請(qǐng)人根據(jù)米購對(duì)象，將米購 申請(qǐng)?zhí)峤幌鄳?yīng)的采購申請(qǐng)受理接 口部門，受理接口部門匯總采購申 請(qǐng)，編制采購申請(qǐng)匯總表后，遞交 集團(tuán)采購中心進(jìn)行匯總采購

50、。?目前，相關(guān)IT的采購申請(qǐng)由各級(jí) 信息技術(shù)部進(jìn)行層層匯總，由集團(tuán) 信息技術(shù)部最終匯總；相關(guān)非IT 相關(guān)的固定資產(chǎn)采購由各級(jí)固定 資產(chǎn)管理員層層匯總，由集團(tuán)固定 資產(chǎn)管理中心匯總；低值易耗品和 效勞類采購由各級(jí)辦公室層層匯 總，由集團(tuán)、產(chǎn)/壽險(xiǎn)總公司辦公 室最終匯總。_低采購申請(qǐng)受理接口部門采購申請(qǐng)匯總 表-附件27J?將來，隨著米購受理接口部門職能 的日趨完善和采購管理系統(tǒng)的建 立，集團(tuán)信息技術(shù)部、工程管理部、 行政辦公室將通過聯(lián)網(wǎng)的采購管 理系統(tǒng)直接接收米購申請(qǐng)，米購管 理系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)采購權(quán)限、預(yù)算復(fù) 核、審批權(quán)限進(jìn)行控制，自動(dòng)匯總 和報(bào)送米購申請(qǐng)，以加快米購申請(qǐng) 的受理效率。卜行采購-?采購中心商務(wù)管理處接收和整理 采購申請(qǐng)表，核對(duì)采購方案后，根 據(jù)米購對(duì)象的類型，將米購申請(qǐng)分 配給相應(yīng)專項(xiàng)米購處進(jìn)行米購。?對(duì)于超出采購預(yù)算和采購方案的 采購工程，商務(wù)管理處將其作為專高采購中心商務(wù) 管理處項(xiàng)采購工程，更新采購方案，專項(xiàng) 安排米購。外包/租賃流程圖需求溝通與質(zhì)量控制1r申請(qǐng)付款質(zhì)量反應(yīng)管理方法管理原那么?通過外包租賃降低經(jīng)營本錢，取得更高價(jià)值、更具彈性、 更集成化的效勞，集中精力提高主業(yè)競爭力，提高經(jīng)營效 率和效益。? 一般，管理