使用表格制作“公司員工通訊錄“

1、第第5章章 使用表格制作使用表格制作“公司員工通訊錄公司員工通訊錄”盡管盡管word 2003的表格功能比不過的表格功能比不過excel 2003這這種專門的表格處理軟件，但是種專門的表格處理軟件，但是word可以制作并可以制作并處理簡(jiǎn)單的表格。處理簡(jiǎn)單的表格。本章中，將會(huì)使用本章中，將會(huì)使用word 2003提供的表格功能來提供的表格功能來生成生成“公司員工通訊錄公司員工通訊錄”，包括表格的創(chuàng)建、信，包括表格的創(chuàng)建、信息的輸入和編輯、美化表格等內(nèi)容。息的輸入和編輯、美化表格等內(nèi)容。n5.1 表格的組成與創(chuàng)建表格的組成與創(chuàng)建n1.表格的組成表格的組成n表格是由行、列和單元格組成的，在每個(gè)單元格

2、表格是由行、列和單元格組成的，在每個(gè)單元格中可以輸入需要的數(shù)據(jù)和文字，這樣就可以將復(fù)中可以輸入需要的數(shù)據(jù)和文字，這樣就可以將復(fù)雜的關(guān)系更有規(guī)律的表示出來。雜的關(guān)系更有規(guī)律的表示出來。n2.表格的創(chuàng)建表格的創(chuàng)建n在在word 2003中有中有3種創(chuàng)建表格的方法。根據(jù)情種創(chuàng)建表格的方法。根據(jù)情況靈活選擇適當(dāng)?shù)姆绞侥軌蚝芸焐晌覀冃枰臎r靈活選擇適當(dāng)?shù)姆绞侥軌蚝芸焐晌覀冃枰谋砀瘛１砀?。n方法方法1 利用快捷按鈕創(chuàng)建簡(jiǎn)單表格。利用快捷按鈕創(chuàng)建簡(jiǎn)單表格。n在在“常用常用”工具欄上單擊工具欄上單擊“插入表格插入表格”按鈕，在按鈕，在彈出的菜單中移動(dòng)鼠標(biāo)選擇待創(chuàng)建表格的行數(shù)和彈出的菜單中移動(dòng)鼠標(biāo)選擇待創(chuàng)

3、建表格的行數(shù)和列數(shù)。列數(shù)。 n方法方法2 利用利用“插入插入”命令創(chuàng)建任意行列數(shù)的標(biāo)命令創(chuàng)建任意行列數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)表格。準(zhǔn)表格。n在菜單欄上單擊在菜單欄上單擊“表格表格插入插入表格表格”命令，在命令，在彈出的彈出的“插入表格插入表格”對(duì)話框中，除了可以任意對(duì)話框中，除了可以任意設(shè)定表格的行列數(shù)，還能夠設(shè)定設(shè)定表格的行列數(shù)，還能夠設(shè)定“自動(dòng)調(diào)整自動(dòng)調(diào)整”操作區(qū)域。操作區(qū)域。n方法方法3 手動(dòng)繪制任意形狀的不規(guī)則表格。手動(dòng)繪制任意形狀的不規(guī)則表格。n5.2 創(chuàng)建公司員工通訊錄創(chuàng)建公司員工通訊錄n掌握了表格的建立方法后就可以制作一些簡(jiǎn)單的掌握了表格的建立方法后就可以制作一些簡(jiǎn)單的表格了。下面以創(chuàng)建表格了。

4、下面以創(chuàng)建“公司員工通訊錄公司員工通訊錄”為例說為例說明一個(gè)完整表格的制作方法。明一個(gè)完整表格的制作方法。n5.2.1 創(chuàng)建通訊錄構(gòu)架創(chuàng)建通訊錄構(gòu)架n員工通訊錄的字段名一般包括姓名、性別、所在員工通訊錄的字段名一般包括姓名、性別、所在部門、聯(lián)系方式等，表格的列數(shù)是確定的，行數(shù)部門、聯(lián)系方式等，表格的列數(shù)是確定的，行數(shù)則根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。則根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。n要?jiǎng)?chuàng)建員工通訊錄表格，可以按照如下步驟進(jìn)行。要?jiǎng)?chuàng)建員工通訊錄表格，可以按照如下步驟進(jìn)行。n步驟步驟1 在菜單欄上單擊在菜單欄上單擊“表格表格插入插入表格表格”命令命令或在或在“表格和邊框表格和邊框”工具欄上單擊工具欄上單擊“插入表格

5、插入表格”按鈕，并在彈出的下拉菜單中選擇按鈕，并在彈出的下拉菜單中選擇“插入表格插入表格”命令，命令， n步驟步驟2 在彈出的在彈出的“插入表格插入表格”對(duì)話框中將對(duì)話框中將“列列數(shù)數(shù)”設(shè)定為設(shè)定為“8”，“行數(shù)行數(shù)”設(shè)定為設(shè)定為“10”，其，其他則沿用默認(rèn)設(shè)置，最后單擊他則沿用默認(rèn)設(shè)置，最后單擊“確定確定”按鈕按鈕 ，執(zhí)行完以上命令之后，就會(huì)在光標(biāo)所在的文字執(zhí)行完以上命令之后，就會(huì)在光標(biāo)所在的文字插入一個(gè)滿足要求的表格，如下圖所示。插入一個(gè)滿足要求的表格，如下圖所示。 n步驟步驟3 標(biāo)準(zhǔn)表格建立完畢之后，則需要根據(jù)需標(biāo)準(zhǔn)表格建立完畢之后，則需要根據(jù)需要來改變表格的形狀。通訊錄的最頂端顯示公要

6、來改變表格的形狀。通訊錄的最頂端顯示公司的名稱，所以需要將第一行合并為一個(gè)單元司的名稱，所以需要將第一行合并為一個(gè)單元格。具體方法是拖動(dòng)鼠標(biāo)選中第一行，然后在格。具體方法是拖動(dòng)鼠標(biāo)選中第一行，然后在“表格和邊框表格和邊框”工具欄上單擊工具欄上單擊“合并單元格合并單元格”按鈕；按鈕；n步驟步驟4 通訊錄的第二行一般用來顯示制作人和通訊錄的第二行一般用來顯示制作人和制作時(shí)間，因此需要對(duì)第二行進(jìn)行合并單元格制作時(shí)間，因此需要對(duì)第二行進(jìn)行合并單元格操作，將它平均分成兩個(gè)單元格。具體的操作操作，將它平均分成兩個(gè)單元格。具體的操作方法和步驟方法和步驟3相同相同 。n5.2.2向表格中輸入數(shù)據(jù)向表格中輸入數(shù)

7、據(jù)n表格建立好之后，就可以向表格中輸入數(shù)據(jù)。首先輸入標(biāo)題和通訊錄的各字段名等信息，完成后的效果如下圖所示。將文本信息都輸入到了表格中后的效果 n5.3美化公司員工通訊錄美化公司員工通訊錄n可以看到在上一個(gè)小節(jié)中制作的通訊錄無論字體還是樣式都顯得呆板，在這一小節(jié)中將對(duì)它進(jìn)行“美化”，讓其“漂亮”起來。n5.3.1調(diào)整表格的字體格式調(diào)整表格的字體格式n對(duì)于一張表格來說，如果所采用的字體格式都一樣，會(huì)顯得主題不夠明確，內(nèi)容不夠清晰，顯然上一小節(jié)所建的通信錄就犯了這個(gè)毛病，但是可以使用下面的方法改進(jìn)。n1.設(shè)定單元格對(duì)齊方式設(shè)定單元格對(duì)齊方式n通訊錄的標(biāo)題以及一些字段需要將其內(nèi)容顯示在單元格的正中央。

8、具體的操作方法是選中需要居中顯示的單元格，然后在“表格和邊框”工具欄上單擊“單元格對(duì)齊方式”下拉按鈕，并在彈出的下拉菜單中選擇“中部居中” 。n在下拉菜單中還包含其他的文本對(duì)齊方式，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇。經(jīng)過居中調(diào)整之后的表格外觀如下圖所示。n2.設(shè)置字體格式設(shè)置字體格式n步驟步驟1 選中第一行中的文本，然后在選中第一行中的文本，然后在“格式格式”工具欄上將工具欄上將“字號(hào)字號(hào)”設(shè)定為設(shè)定為“小二小二”，并將，并將“字體字體”設(shè)定為設(shè)定為“華文新魏華文新魏” ；n步驟步驟2 調(diào)整第二行文本的字體格式。首先選中調(diào)整第二行文本的字體格式。首先選中其中的文本，然后在其中的文本，然后在“格式格式”

9、工具欄上將工具欄上將“字字號(hào)號(hào)”設(shè)置為設(shè)置為“小四小四”，并將，并將“字體字體”設(shè)定為設(shè)定為“幼圓幼圓”；n步驟步驟3 設(shè)置字段和行標(biāo)的格式。首先選中它們，設(shè)置字段和行標(biāo)的格式。首先選中它們，然后在然后在“格式格式”工具欄上將工具欄上將“字號(hào)字號(hào)”大小設(shè)置大小設(shè)置為為“11”，然后將，然后將“字體字體”設(shè)定為設(shè)定為“華文新華文新魏魏” 。n步驟步驟4 選中通訊錄的具體內(nèi)容，然后在選中通訊錄的具體內(nèi)容，然后在“格式格式”工具欄上將工具欄上將“字體字體”設(shè)置為設(shè)置為“黑體黑體”， 將最將最后一行文本的后一行文本的“字體字體”設(shè)置為設(shè)置為“幼圓幼圓”，并將，并將“字號(hào)字號(hào)”大小設(shè)置為大小設(shè)置為“小四

10、小四”，這樣所有的字，這樣所有的字體格式就設(shè)置完成了，最后的效果如下圖所示。體格式就設(shè)置完成了，最后的效果如下圖所示。 n5.3.2 設(shè)置表格的邊框和底紋設(shè)置表格的邊框和底紋n步驟步驟1 將光標(biāo)移動(dòng)到表格中的任意位置，然后將光標(biāo)移動(dòng)到表格中的任意位置，然后在菜單欄上單擊在菜單欄上單擊“表格表格表格屬性表格屬性”命令或右命令或右擊該表格，在彈出的快捷菜單中單擊擊該表格，在彈出的快捷菜單中單擊“表格屬表格屬性性”命令；命令；n步驟步驟2 在彈出的在彈出的“表格屬性表格屬性”對(duì)話框包括對(duì)話框包括“表表格格”、“行行”、“列列”和和“單元格單元格”四張選項(xiàng)四張選項(xiàng)卡。打開卡。打開“表格表格”選項(xiàng)卡，并

11、在窗口的下方單選項(xiàng)卡，并在窗口的下方單擊擊“邊框和底紋邊框和底紋”按鈕；按鈕；n步驟步驟3 在彈出的在彈出的“邊框和底紋邊框和底紋”對(duì)話框中打開對(duì)話框中打開“邊框邊框”選項(xiàng)卡，然后設(shè)置邊框方式為選項(xiàng)卡，然后設(shè)置邊框方式為“全全部部”，并將，并將“線型線型”設(shè)置為雙實(shí)線，其他沿用設(shè)置為雙實(shí)線，其他沿用默認(rèn)設(shè)置，最后單擊默認(rèn)設(shè)置，最后單擊“確定確定”按鈕，效果如下按鈕，效果如下圖。圖。n2.底紋的添加底紋的添加n用不同的底紋來區(qū)分字段和內(nèi)容，使整張表格更加美觀，具體的操作步驟如下。n步驟1 選中表格第3行，然后在“表格和邊框”工具欄上單擊“底紋顏色”按鈕旁邊的下拉按鈕，并在彈出的下拉菜單中選擇“紫

12、羅蘭”；n步驟2 選中行標(biāo)號(hào)，然后在“表格和邊框”工具欄上的“底紋顏色”下拉菜單中選擇“灰色-80%” n步驟3 選中第二行，然后將其底紋顏色設(shè)置為“深藍(lán)” ；n步驟4 選中通訊錄的內(nèi)容部分，然后將其底紋顏色設(shè)置為“深綠”；n最后將標(biāo)題的底紋顏色設(shè)置為“深紅”，得到的效果如下圖所示。n5.3.3 對(duì)表格應(yīng)用樣式對(duì)表格應(yīng)用樣式nword 2003為用戶提供了豐富的表格樣式，將這些為用戶提供了豐富的表格樣式，將這些建立好的樣式應(yīng)用到表格上就能直接得到美觀大方建立好的樣式應(yīng)用到表格上就能直接得到美觀大方的表格，節(jié)省了很多設(shè)置的時(shí)間。的表格，節(jié)省了很多設(shè)置的時(shí)間。n具體的操作方法是首先將光標(biāo)移動(dòng)到表格

13、上之內(nèi)，具體的操作方法是首先將光標(biāo)移動(dòng)到表格上之內(nèi)，然后在然后在“表格和邊框表格和邊框”工具欄上單擊工具欄上單擊“自動(dòng)套用格自動(dòng)套用格式樣式式樣式”按鈕按鈕 ，在彈出的，在彈出的“表格自動(dòng)套用格式表格自動(dòng)套用格式”對(duì)對(duì)話框中的話框中的“表格樣式表格樣式”列表框中選擇一種樣式，例列表框中選擇一種樣式，例如如“彩色型彩色型2”，然后取消對(duì)，然后取消對(duì)“首列首列”和和“末列末列”復(fù)復(fù)選框的勾選，即不將樣式應(yīng)用到首列和末列。最后選框的勾選，即不將樣式應(yīng)用到首列和末列。最后單擊單擊“應(yīng)用應(yīng)用”按鈕。按鈕。 n5.3.4 對(duì)表格中記錄進(jìn)行排序?qū)Ρ砀裰杏涗涍M(jìn)行排序n例如，要對(duì)員工通訊錄中的記錄按照例如，要對(duì)員工通訊錄中的記錄按照“所在部所在部門門”字段進(jìn)行排序，具體的操作步驟如