廣西路網(wǎng)項(xiàng)目公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法

1、廣西路網(wǎng)項(xiàng)目公路工程竣工文件材料收集立卷歸檔管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范我區(qū)路網(wǎng)項(xiàng)目公路工程竣工文件材料 立卷歸檔的管理工作,保證我區(qū)路網(wǎng)項(xiàng)目公路工程檔案管理質(zhì)量和 竣工文件材料的完整與準(zhǔn)確,根據(jù)交通部公路工程竣工文件立卷 歸檔管理辦法 (交辦發(fā) 2001390號 、 公路工程竣 (交 工驗(yàn)收辦 法 (交通部令 2004年第 3號 、 關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣工驗(yàn)收 辦法有關(guān)事宜的通知 (交公路發(fā) 2004446號的精神,結(jié)合我區(qū) 路網(wǎng)項(xiàng)目公路工程建設(shè)的具體情況,特制定廣西路網(wǎng)項(xiàng)目公路工 程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法 ,以下簡稱辦法 。第二條 本辦法適用于由自治區(qū)公路管理局為項(xiàng)

2、目法人的公路 建設(shè)項(xiàng)目,以及由其他項(xiàng)目法人完成的公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)工程必須送 交由自治區(qū)公路管理局歸檔的公路工程竣工文件材料。第三條 本辦法所稱公路工程竣工文件材料是指按交通部公 路工程竣 (交 工驗(yàn)收辦法 (交通部令 2004年第 3號 、 關(guān)于貫徹 執(zhí)行公路工程竣工驗(yàn)收辦法有關(guān)事宜的通知 (交公路發(fā) 2004446號所規(guī)定的公路工程竣工檔案目錄及內(nèi)容,含公路工程(包括新 建、改建公路工程、獨(dú)立的公路橋梁、公路遂道自建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng) 開始直至竣工驗(yàn)收過程中所形成的具有保存、查考利用價值的文字材料、圖紙圖表、聲像材料等各種形式的文件材料。第四條 公路工程各參建單位(公路管理局、建設(shè)辦、監(jiān)理單 位、設(shè)計

3、單位、施工單位應(yīng)根據(jù)本辦法的要求,建立竣工文 件材料管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制與管理檢查制度,配備專職檔案人員和檔案 設(shè)備,落實(shí)管理與檢查制度,按管理責(zé)任完成其負(fù)責(zé)工作的竣工文 件材料收集、立卷、歸檔工作;檔案管理部門按管理權(quán)限對有關(guān)單 位公路工程竣工文件材料收集、立卷、歸檔工作的完成情況進(jìn)行指 導(dǎo)、檢查及監(jiān)督,確保公路工程檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。 第五條 公路工程竣工文件材料的收集、立卷、歸檔應(yīng)遵循公 路工程文件材料自然形成規(guī)律和成套性的原則,分類科學(xué),便于查 找利用。第二章 參建單位職責(zé)第六條 自治區(qū)公路管理局對負(fù)責(zé)管理的建設(shè)項(xiàng)目由檔案管理 部門進(jìn)行檢查指導(dǎo), 并制定考核管理辦法, 納入路網(wǎng)建

4、設(shè)考核內(nèi)容。 第七條 公路工程建設(shè)單位(項(xiàng)目法人、建設(shè)辦在招標(biāo)文件 及與其他參建單位應(yīng)在有關(guān)合同中明確公路工程竣工文件材料的形 成、整理和組卷要求。項(xiàng)目建設(shè)辦公室在文件材料的形成過程中加 強(qiáng)檢查監(jiān)督,完成關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣工驗(yàn)收辦法有關(guān)事宜 的通知 (交公路發(fā) 2004446號所規(guī)定的公路工程竣工檔案目錄 及內(nèi)容 (下同 的第一部分綜合文件,第二部分決算與審計文件,第 五部分科研、新技術(shù)資料等的收集、立卷、歸檔工作。工程竣工時負(fù)責(zé)按有關(guān)規(guī)定將建設(shè)項(xiàng)目的全部竣工文件收集完整并歸檔,編制 檔案工作執(zhí)行報告,在竣工驗(yàn)收前提出專項(xiàng)驗(yàn)收申請,竣工驗(yàn)收后 在規(guī)定的時間內(nèi)向檔案保管單位移交。第八條 公路

5、工程設(shè)計單位負(fù)責(zé)按檔案管理的要求,完成公路 工程竣工檔案目錄第一部分綜合文件中的設(shè)計文件的收集、整理、 立卷工作,并送建設(shè)辦統(tǒng)一歸檔。第九條 監(jiān)理單位負(fù)責(zé)按檔案管理的要求,完成公路工程竣工 檔案目錄第三部分監(jiān)理資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,并在 交工驗(yàn)收前送建設(shè)辦統(tǒng)一歸檔。第十條 施工單位負(fù)責(zé)按檔案管理的要求,完成公路工程竣工 檔案目錄第四部分施工資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,并在 交工驗(yàn)收前送建設(shè)辦統(tǒng)一歸檔。第十一條 各參建單位在建設(shè)過程中,要接受檔案管理部門的 檢查指導(dǎo);公路工程交工驗(yàn)收前,公路工程參建單位要按照本辦 法的要求,完成竣工文件材料的編制工作,并按規(guī)定向檔案管理 部門申

6、請驗(yàn)收。公路工程申請竣工驗(yàn)收前,建設(shè)辦應(yīng)向檔案接收的 最上級交通主管部門或公路管理部門申請檔案驗(yàn)收,驗(yàn)收合格方可 申請竣工驗(yàn)收。由自治區(qū)公路管理局組織驗(yàn)收的公路建設(shè)項(xiàng)目,由 綜合檔案室組織公路接養(yǎng)單位的檔案管理部門對有關(guān)竣工文件材料 立卷歸檔工作進(jìn)行驗(yàn)收,并提出驗(yàn)收報告。第三章 公路工程竣工文件材料的收集整理第十二條 公路工程檔案,是指該工程從項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、 審批、勘察設(shè)計、施工到竣工投入使用,全過程中所形成的具有查 考利用價值的各種載體的文件材料,都應(yīng)收集齊全,歸入公路工程 成套檔案。其具體范圍及收集整理單位按廣西路網(wǎng)項(xiàng)目公路工程 竣工文件材料歸檔范圍、收集整理單位、保管期限表 (附件一

7、 執(zhí) 行。第十三條 公路工程竣工文件材料由建設(shè)單位 (建設(shè)辦 、 勘察 設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位,按照公路工程竣工驗(yàn)收辦法所規(guī)定的內(nèi) 容,由文件材料形成單位按檔案管理的要求分別進(jìn)行編制組卷,其 編制費(fèi)用分別由施工、設(shè)計、監(jiān)理、項(xiàng)目法人承擔(dān)。第十四條 歸檔文件材料,必須書寫工整,字跡、線條清楚, 紙張便于長期保管,格式統(tǒng)一 ; 電子文檔僅作為補(bǔ)充或備份。 文件材料格式以 A4紙為準(zhǔn),規(guī)格為 297210mm ,需要時也可 使用 A3紙。 文件材料格式小于 A4紙者,可復(fù)制到 A4紙上,或者 兩張表格印在一張 A4紙上。案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。禁 止使用熱敏紙、鉛筆、圓珠

8、筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等不易 長久保存的書寫工具書寫。凡收集到由易褪色書寫材料制成的文件材料必須復(fù)印,并將復(fù) 印件附在原件后保存。第十五條 公路工程竣工圖歸檔應(yīng)符合下列要求:(一竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確反映竣工路線、路基、路面、橋 梁、隧道、涵洞、防護(hù)、互通式立交工程、安全設(shè)施等全部施工實(shí)際造型和特征。(二施工圖沒有變動的,由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋 竣工圖章(式樣見附件二作為竣工圖;凡有一般性圖紙變更及符 合杠改或劃改要求的變更的,可在原圖上修改,并加蓋竣工圖章作 為竣工圖。(三凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布臵等重大改變及圖面變更面積超 過 10%的,應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。(四竣工圖圖

9、章由施工單位自行刻制,圖章內(nèi)技術(shù)負(fù)責(zé)人、 編制人、監(jiān)理單位、監(jiān)理人、編制日期等內(nèi)容均應(yīng)親筆簽認(rèn),不得 刻制。 竣工圖章蓋在每張竣工圖標(biāo)題欄附近空白處, 使用紅色印泥。 同一個圖名有數(shù)張圖紙的竣工圖,如平面圖,縱斷面圖等竣工圖的 圖標(biāo)可繪制在最后一張圖上, 但每張竣工圖右上角需繪制圖表號 (式 樣見附件三 ,背面左下角加蓋竣工圖章。(五重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不再編入竣工圖中,但必 須在圖紙目錄中列出設(shè)計圖號,指明該圖所在位臵并在編制說明中 注明。(六圖紙可以按 297mm 210mm 或 297mm 420mm 折疊,底圖 不折疊,平放在專用底圖柜內(nèi),大于 1號的底圖也可卷放裝筒。 第十六條

10、 為方便建設(shè)過程中收集、檢查及竣工文件材料的整 理 , 在施工過程中形成的監(jiān)理、施工文件材料應(yīng)按進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用 及其他分別用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒收集保管;工程質(zhì)量文件應(yīng)按分項(xiàng)工程依 工序進(jìn)行收集保管,工程質(zhì)量文件包括測量、試驗(yàn)、施工過程作業(yè) 必須的記錄(施工記錄 、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄(質(zhì)量自檢 、工序檢驗(yàn)申請與審批記錄及質(zhì)量管理過程中對質(zhì)量問題、事故處理的指令與檢 查記錄和往來文件(參見附件十二 。第四章 公路工程竣工文件材料的整理立卷第十七條 案卷應(yīng)由案卷封面和卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文 件及備考表組成。第十八條 公路工程竣工文件材料歸檔前的整理組卷應(yīng)遵循公 路工程文件材料自然形成規(guī)律和成套性的原則,分類

11、科學(xué),便于查 找利用。(一 公路工程的前期準(zhǔn)備階段、設(shè)計階段、工程交、竣工驗(yàn)收 階段、監(jiān)理過程所形成的文件材料及工程管理性文件材料應(yīng)根據(jù)文 件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容、問題、專業(yè)分別整理組卷; (二 公路工程施工階段形成的監(jiān)理、施工文件材料應(yīng)按路線進(jìn) 行方向結(jié)合單位工程(或分部工程、分項(xiàng)工程分別整理組卷。 (三 監(jiān)理、施工文件材料在竣工文件的整理組卷時,需將保存 期(永久、長期、短期的資料分開按組卷要求分別組卷;組卷時 可按一個分項(xiàng)(或分部工程組卷,文件材料較少的按一個單位工 程或多個相同的單位工程組卷亦可,不得將單位工程(分部工程 名稱不同的文件材料組卷,方便題名與歸檔。第十九條 卷內(nèi)文件

12、材料的排列應(yīng)按同一管理內(nèi)容的每個事 件、文件依時間順序排列,但監(jiān)理、施工的按同類分項(xiàng)工程質(zhì)量文 件優(yōu)先按里程樁號順序,在分項(xiàng)工程內(nèi)按工序與完成時間順序的先后次序排列。第二十條 卷內(nèi)目錄(式樣見附件四是案卷內(nèi)文件材料的檢 索工具, 案卷內(nèi)每件文件材料題名均應(yīng)按順序填寫完整 ; 監(jiān)理、 施工 文件中的各分項(xiàng)工程的目錄只要是同類的分項(xiàng)僅列第一個分項(xiàng)工程 的全部文件名錄 , 其他同類型記錄文件基本一樣的 , 只需列分項(xiàng)工程 名及該項(xiàng)才有的記錄文件名。每件文件的目錄由下列項(xiàng)目組成: (一序號,填寫文件排列的順序號,用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依 次標(biāo)注;(二文件編號,填寫文件材料的文號或圖樣的圖號;(三責(zé)任者,

13、填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者, 可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡稱;(四文件材料題名,應(yīng)填寫文件材料標(biāo)題的全稱,沒有標(biāo)題 或標(biāo)題不能說明文件材料內(nèi)容的,應(yīng)自擬標(biāo)題,標(biāo)題應(yīng)簡明、概要; (五日期,是指文件材料或該文件材料集合的形成日期(或 起止日期 ;(六頁號,填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號,最終件要 注起止號。頁號的編號方法是在有文字或圖樣材料正面的右下角、 反面的左下角填寫頁號,卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。如所 歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊的材料,已編有頁號的只 需在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料的首頁之前。第二十一條 備考表(式樣見附件五排列在卷內(nèi)文件材料

14、的 尾頁之后。其內(nèi)容應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。第二十二條 公路工程歸檔文字材料應(yīng)去掉金屬物并采用三孔 一線方法(孔距 80mm 裝訂, 裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊。 對批語、 簽注意見寫在文件裝訂線上的,應(yīng)予以粘貼補(bǔ)寬,對紙張規(guī)格大小 差別較大的文件應(yīng)適當(dāng)補(bǔ)貼或折疊。圖紙可不裝訂,但每份需加蓋 檔號章 (式樣見附件六 。 檔號章內(nèi)容包括該份文件所在案卷的檔號 和在本案卷中所在頁次。第二十三條 案卷封面(式樣見附件七由下列項(xiàng)目組成: (一案卷題名,應(yīng)包括公路工程建設(shè)項(xiàng)目的名稱、起訖里程、 單位工程(含分部、分項(xiàng)名稱及文件名稱(文件名稱指本卷文件 主要內(nèi)

15、容的名稱 , 如屬橋梁、 隧道等工程項(xiàng)目, 還應(yīng)同時標(biāo)明結(jié)構(gòu)、 部位的名稱。案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出案卷的基本內(nèi)容;(二立卷單位,是指案卷形成單位;施工單位為合同簽訂單 位。(三起止日期,是指案卷形成日期(包括起止日期 ;(四保管期限,由各接收保管單位按本辦法劃定的保管期限 填寫;(五密級,依據(jù)保密規(guī)定填寫;(六檔號,由各接收保管單位填寫檔案分類號和案卷順序號 (立卷單位不填寫 ;(七檔案館號(立卷單位不填寫 。案卷脊背(式樣見附件八需填寫案卷題名、檔號及保管期限。 (填寫方法同上 。第二十四條 檔案盒、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要 求。公路工程竣工文件材料立卷后一律統(tǒng)一使用卷內(nèi)表格和檔案

16、 盒,檔案盒必須使用由檔案管理部門統(tǒng)一監(jiān)制的標(biāo)準(zhǔn)檔案盒。做到 案卷和檔案盒厚薄一致,大小相等。檔案盒的外表面規(guī)格為:305mm 220mm, 厚度分別為 20、 30、 40、 50、 60mm 五種。檔案盒用牛皮紙雙裱壓制,也可用黃板紙制作,外裱牛皮紙。 案卷外封面規(guī)格與卷盒外表尺寸相同。案卷內(nèi)封面、 卷內(nèi)目錄、 卷內(nèi)備考表用 70g/m2以上白色書寫紙 制作。脊背規(guī)格與卷盒的長度和厚度相同, 300mm 20(30、 40、 50、 60 毫米。脊背制作用 150 g/m2白色書寫紙,案卷脊背格式也可以直接印 在檔案盒脊背上。第五章 公路工程竣工文件驗(yàn)收與檔案移交第二十五條 勘察設(shè)計單位、

17、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在交工驗(yàn) 收前向建設(shè)單位 (建設(shè)辦 移交所有經(jīng)系統(tǒng)整理過的竣工文件材料, 建設(shè)單位(建設(shè)辦負(fù)責(zé)按本辦法的要求進(jìn)行自檢合格后歸檔。 第二十六條 建設(shè)單位(建設(shè)辦應(yīng)當(dāng)將各有關(guān)單位移交的竣 工文件檔案進(jìn)行整理,對本項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生的所有案卷按照工程進(jìn)展或里程順序即按立項(xiàng)、工可、設(shè)計、施工、竣工的先后順序結(jié)合里 程順序,對案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列,并用鉛筆在封面和卷脊編寫案卷流 水號;其中施工階段形成的施工文件材料案卷依路線進(jìn)行方向,按 照路基、路面、橋梁、隧道、互通立交工程、交通安全設(shè)施及收費(fèi) 站、養(yǎng)護(hù)站房建工程的順序分別進(jìn)行排列。編出總目錄,寫出竣工 文件檔案執(zhí)行情況報告 (內(nèi)容見附件九 , 向自治區(qū)公路管理局提交 驗(yàn)收申請報告。第二十七條 檔案驗(yàn)收部門在收到建設(shè)單位的驗(yàn)收申請報告 后,應(yīng)按規(guī)定及時組織有關(guān)單位進(jìn)行驗(yàn)收并提交驗(yàn)收報告。驗(yàn)收費(fèi) 用由建設(shè)辦負(fù)責(zé)。第二十八條 建設(shè)單位(建設(shè)辦負(fù)責(zé)按檔案驗(yàn)收提出的要求 進(jìn)行完善后,填寫好竣工文件檔案移交目錄(式樣見附件十和竣 工文件檔案移交簽證單 (式樣見附件十一 , 在工程通過竣工驗(yàn)收后 三個月內(nèi)向各有關(guān)接收保管單位(區(qū)交通廳、區(qū)公路管理局和市級 公路局檔案部門辦理移交手續(xù)。第二十