ERP中的資金管理

1、 . . . ERP中的資金管理資金管理（Treasury）是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要容。圍繞企業(yè)生存，發(fā)展，獲利的很多問題都和資金管理相關(guān)，比如如何降低庫存是管理中極為關(guān)鍵的問題。降低庫存的一個主要目的就是盤活資金。為了獲得更多的資金用于企業(yè)的發(fā)展，向銀行貸款幾乎是每一個企業(yè)的必經(jīng)之路，但銀行貸款的利息卻又使企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)用急劇上升。即便是股份制企業(yè)，可以通過公開市場籌措到大量資金，但是面對資本市場，卻仍然存在一個投資回報(bào)的問題。如何平衡自有資金和借貸資金之間的關(guān)系，是企業(yè)面臨的一大課題。企業(yè)一方面要保持資金適當(dāng)?shù)牧鲃有砸詰?yīng)付到期的債務(wù)，另一方面又必須有效地降低資金占壓成本。在商貿(mào)企業(yè)中，高效的

2、資金流管理和物流管理構(gòu)成了企業(yè)的核心競爭力。如果能將每個業(yè)務(wù)部門乃至每一筆業(yè)務(wù)的資金占壓成本量化，那無疑將大增強(qiáng)績效考核和決策的科學(xué)性。這種需求在結(jié)構(gòu)龐大，產(chǎn)品線眾多 的企業(yè)里往往也會存在。ERP是現(xiàn)代企業(yè)的部管理平臺。除了人們熟知的MRP等管理工具之外，ERP為企業(yè)資金管理領(lǐng)域也提供了豐富的分析工具。目前國已經(jīng)有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)開始運(yùn)用ERP進(jìn)行資金管理，本文旨在介紹在ERP環(huán)境下，資金管理的各種概念，工具與其實(shí)現(xiàn)。集成環(huán)境下的資金管理ERP的一個重要特點(diǎn)是集成?，F(xiàn)代ERP系統(tǒng)在功能上涵蓋了企業(yè)運(yùn)作的所有方面。集成（Integration） 使得在ERP平臺上工作的人們用一個聲音說話，他們所面

3、對的是一套源頭唯一而且勾稽準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。ERP中的資金管理就是根植于這種集成環(huán)境下的。在我們詳細(xì)介紹資金管理所處的集成環(huán)境前，首先讓我們看一個重要的資金管理概念：一 會計(jì)科目的層次在財(cái)務(wù)會計(jì)中, 我們通常會對會計(jì)科目進(jìn)行一定的分類，比如資產(chǎn)類，負(fù)債類，權(quán)益類或損益類。但在資金管理中對于會計(jì)科目存在另一種視角。如圖一所示，會計(jì)科目被置于三個層次之上。ERP系統(tǒng)中資金管理對會計(jì)科目的分層使之相對于其他會計(jì)軟件確立了絕對的優(yōu)勢：即不需要任何人工分析，系統(tǒng)自動實(shí)時生成現(xiàn)金流量表。我們知道，國絕大多數(shù)會計(jì)軟件對于現(xiàn)金流量表的處理方法是在輸入會計(jì)分錄時，增加現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物科目的輸入容即指明每筆現(xiàn)金收支是屬

4、于那一個表項(xiàng)。這一方面增加了會計(jì)工作量，另一方面由于在每筆收付款時必須人工查找該筆往來最初產(chǎn)生的原因，使得輸入的準(zhǔn)確性大受影響。特別當(dāng)一筆收付款對應(yīng)多個表項(xiàng)時，如給供應(yīng)商付款時包括了貨款和增值稅兩個表項(xiàng)，這種方法要求將分錄中現(xiàn)金行手工計(jì)算并拆分成幾行，造成不必要的麻煩和錯誤。而ERP系統(tǒng)完全杜絕了此種方法的弊病。資金管理模塊將會計(jì)科目分為三個層次：現(xiàn)金層 包含貨幣資金和短期投資等科目，它相當(dāng)于我國企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則-現(xiàn)金流量表（本文中略作現(xiàn)金流量表）中對于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物 的定義。即庫存現(xiàn)金，能隨時支取的銀行存款和其他貨幣資金以與三個月到期的短期債券等期限短，流動性強(qiáng)，易于轉(zhuǎn)換為已知金額現(xiàn)金，價值變

5、動風(fēng)險(xiǎn)很小的投資。我們將在下一期的文章中介紹如何利用ERP中的資金管理概念實(shí)時生成現(xiàn)金流量表。收入支出層 包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。比如產(chǎn)品銷售收入代表了現(xiàn)金流入的起源，固定資產(chǎn)，庫存商品代表了現(xiàn)金流出的起源。而長期投資，應(yīng)交稅金的明細(xì)科目則分別代表了現(xiàn)金流入和流出。所有的權(quán)益類和損益類科目都應(yīng)包含在這一層。這一層對應(yīng)于現(xiàn)金流量表中現(xiàn)金流量的分類或者說直接反映了現(xiàn)金流量表表項(xiàng)一至四。即經(jīng)營活動，投資活動，籌資活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量以與匯率變動對現(xiàn)金的影響額（包括明細(xì)項(xiàng)目）。應(yīng)收應(yīng)付層 雖然稱為應(yīng)收應(yīng)付層，但它不僅包含應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款，而且還包含預(yù)收和預(yù)付帳款，其他應(yīng)收和應(yīng)付款，應(yīng)收和應(yīng)

6、付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務(wù)存在的臨時狀態(tài)。它對應(yīng)現(xiàn)金流量表 指南中計(jì)算各表項(xiàng)時的調(diào)整項(xiàng)。ERP中的資金管理模塊是一個數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)。通過對財(cái)務(wù)會計(jì)中的科目分層，財(cái)務(wù)會計(jì)的帳務(wù)處理被自動地轉(zhuǎn)換成了資金管理的語言。下文我們將詳細(xì)介紹這種轉(zhuǎn)換。完成從財(cái)務(wù)會計(jì)數(shù)據(jù)到資金管理數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換并不需要額外的數(shù)據(jù)輸入工作。這樣一方面減少了日常財(cái)務(wù)工作的負(fù)荷，另一方面保證了財(cái)務(wù)會計(jì)和資金管理兩個領(lǐng)域信息的一致。在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中，財(cái)務(wù)會計(jì)模塊會定義會計(jì)科目表。與此同時，資金管理模塊需要對所有的科目進(jìn)行上述的分層。二 集成中的資金管理科目分層之后，我們看一看資金管理是

7、怎樣集成到整個ERP中的。如圖二所示，在資金管理的上方是ERP中業(yè)務(wù)和物流(Logistics)的各個模塊：銷售，生產(chǎn)，采購和庫存管理。整個業(yè)務(wù)流程很難一言概括，也不是本文的重點(diǎn)，因此我們僅做簡要介紹作為本篇的背景：企業(yè)銷售人員進(jìn)行各種售前活動，簽定銷售合同。ERP運(yùn)行MPS和MRP，生成生產(chǎn)定單和采購申請，分別由生產(chǎn)部門和采購部門完成。而庫存管理部門通過系統(tǒng)集成管理庫存，如采購合同收貨，生產(chǎn)定單的收發(fā)貨和銷售發(fā)貨。采購合同的完成需經(jīng)過收貨入庫和供應(yīng)商發(fā)票校驗(yàn)等步驟，最終系統(tǒng)根據(jù)付款條款生成付款建議，由出納審核后正式付款。同樣的，銷售合同必須經(jīng)過銷售發(fā)貨和財(cái)務(wù)部開票等步驟，風(fēng)險(xiǎn)管理部門根據(jù)公司

8、政策進(jìn)行催款和對帳，最終收到貨款。ERP通過整合企業(yè)部流程，規(guī)信息流轉(zhuǎn)，保證了各部門的協(xié)同工作。在上述流程運(yùn)轉(zhuǎn)中，有些業(yè)務(wù)行為需要用會計(jì)的語言記錄下來，如銷售環(huán)節(jié)的開票，發(fā)貨，收款以與采購環(huán)節(jié)的收貨，發(fā)票校驗(yàn)和付款。這時業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的集成體現(xiàn)在ERP的自動記帳功能上系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息在會計(jì)模塊中自動產(chǎn)生會計(jì)分錄并更新帳簿。圖二中的黑色箭頭就代表了自動記帳，而箭頭指向的圓環(huán)表示生成的會計(jì)分錄根據(jù)科目的三個層次又被轉(zhuǎn)換成了資金管理的語言。例如當(dāng)庫存管理部門針對某銷售合同發(fā)貨出庫時，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)出的商品，發(fā)出商品的庫存地等信息自動生成 借：產(chǎn)品銷售成本 貸：庫存商品 金額為該批次產(chǎn)品成本的會計(jì)分

9、錄。由于產(chǎn)品銷售成本和庫存商品同屬資金管理中收入支出層 ，因此這筆憑證不會在資金管理中產(chǎn)生影響。又如當(dāng)財(cái)務(wù)參照該次發(fā)貨在系統(tǒng)中生成發(fā)票時，系統(tǒng)將自動生成 借：應(yīng)收帳款-該客戶明細(xì) 貸：產(chǎn)品銷售收入 貸：應(yīng)交稅金 的會計(jì)分錄。由于應(yīng)收帳款屬于應(yīng)收應(yīng)付層 ，而產(chǎn)品銷售收入和應(yīng)交稅金都屬于收入支出層 。因此這筆業(yè)務(wù)會對資金管理產(chǎn)生影響，但此時還沒有形成現(xiàn)金流。最后當(dāng)收到銷售貨款時財(cái)務(wù)在系統(tǒng)中輸入會計(jì)分錄 借：銀行存款 貸：應(yīng)收帳款-該客戶明細(xì)。銀行存款屬于現(xiàn)金層 ，而應(yīng)收帳款屬于應(yīng)收應(yīng)付層 ，因此這筆業(yè)務(wù)也會對資金管理產(chǎn)生影響，而且已經(jīng)形成了現(xiàn)金流。從上述三個例子中，我們可以看到系統(tǒng)判斷一筆分錄是否對資金管理產(chǎn)生影響取決于該筆分錄的各個行項(xiàng)目是否跨越了不同的會計(jì)科目層次。我們將在下一期文章中的資金管理狀態(tài) 中作詳