EXCEL操作技巧訓(xùn)練PPT課件

1、1一.單元格的基本操作 單元格單元格是工作簿中最小的組成單位，每一行和列交叉處即為一個(gè)單元格。行用1、2、3等數(shù)字標(biāo)識，列用A、B、C等字母標(biāo)識。而單元格由它在工作表中的位置所標(biāo)識，命名規(guī)則：列號+行號名稱框：顯示當(dāng)前活動(dòng)單元格名稱第1頁/共30頁2一.單元格的基本操作2. 輸入和編輯數(shù)據(jù)u輸入數(shù)據(jù)u編輯單元格的內(nèi)容 雙擊待編輯數(shù)據(jù)所在的單元格（或按F2鍵）在單元格直接輸入在編輯欄中輸入編輯欄第2頁/共30頁3一.單元格的基本操作3. 特殊數(shù)據(jù)的輸入默認(rèn)情況下，數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)是右對齊，文本數(shù)據(jù)是左對齊 輸入分?jǐn)?shù) 按“整數(shù)位+空格+分?jǐn)?shù)”的形式輸入 例如要輸入“1/3”,可以輸入“0 1/3” 輸入日

2、期和時(shí)間 可以用“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分 例如要輸入“4月5日”，可以輸入“4/5”或者“4-5” 在Excel中，年份可以不輸入，系統(tǒng)默認(rèn)為用戶計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期中當(dāng)中的年份，也可以輸入年份后兩位，年份在00-29之間，表示2000-2029年；值在30-99之間，則表示1930-1999年第3頁/共30頁4一.單元格的基本操作 輸入0開頭的數(shù)據(jù) 按“單引號+數(shù)據(jù)”的方式 例如輸入“001”,輸入“001” 輸入11位以上的數(shù)據(jù) 在Excel中，輸入超過11位的數(shù)值，會自動(dòng)轉(zhuǎn)換為科學(xué)記數(shù)格式；如果超過15位的數(shù)值，會自動(dòng)將15位以后的數(shù)值轉(zhuǎn)換為“0” 方法同上 輸入“”等特殊

3、符號 插入特殊符號第4頁/共30頁5一.單元格的基本操作4. 自動(dòng)填充數(shù)據(jù)當(dāng)需要在若干連續(xù)的單元格中輸入相同數(shù)據(jù)或輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)或公式時(shí)，可使用Excel提供的自動(dòng)填充功能快速填充。填充柄選中一個(gè)單元格，右下角會出現(xiàn)一個(gè)小黑方塊，它就是填充柄。當(dāng)鼠標(biāo)指向填充柄，鼠標(biāo)指針會變成黑色的十字形，對填充柄可上下左右4個(gè)方向拖動(dòng)填充柄第5頁/共30頁6一.單元格的基本操作日期數(shù)據(jù)遞增填充：直接拖動(dòng)填充柄數(shù)字的遞增填充：Ctrl+拖動(dòng)填充柄創(chuàng)建自定義填充序列 步驟1.工具選項(xiàng)自定義序列 步驟2.在“自定義序列”列表框中，選中“新序列”，然后輸入新的序列，序列間每一項(xiàng)輸入完按回車 步驟3.整個(gè)序列輸入完畢

4、點(diǎn)“添加” 步驟4.單擊“確定”第6頁/共30頁7一.單元格的基本操作5. 單元格批注所謂批注就是為單元格鍵入的注釋 給單元格添加批注 方法一：選中單元格，插入批注 方法二：右擊單元格，在彈出的快捷菜單選“插 入批注” 編輯批注 方法一：選中有批注的單元格，插入編輯批注 方法二：右鍵快捷菜單中選“編輯批注” 刪除批注 選中有批注的單元格，編輯清除批注 第7頁/共30頁8一.單元格的基本操作6. 設(shè)置單元格格式方法一：格式單元格 方法二：右擊單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”方法三：Ctrl+1第8頁/共30頁9一.單元格的基本操作7. 合并單元格合并單元格是指由兩個(gè)或多個(gè)選定單元

5、格創(chuàng)建的單個(gè)單元格方法一：使用“合并及居中”按鈕 方法二：格式單元格,打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項(xiàng)卡第9頁/共30頁10一.單元格的基本操作8. 繪制斜線表頭使用邊框中的對角線繪制 例如：繪制如圖所示的表頭 步驟1.先輸入右上端文本“科目”， Alt+Enter,再輸入左下端文 本“姓名” 步驟2.右擊單元格，在彈出的快捷 菜單中選“設(shè)置單元格格式” 步驟3.在打開的對話框中，選“邊 框”選項(xiàng)卡，選擇合適的邊框 線，點(diǎn)“確定”第10頁/共30頁11一.單元格的基本操作使用繪圖工具繪制 例如：繪制如圖所示的表頭第11頁/共30頁12一.單元格的基本操作9. 清除單元格格式或內(nèi)容步驟

6、1.選定單元格 全部（清除格式和內(nèi)容） 格式（僅清除格式） 內(nèi)容（能清除公式和數(shù)據(jù)，格式仍在）步驟2.編輯清除第12頁/共30頁13二.條件格式 條件格式的概念 條件格式是指當(dāng)指定條件為真時(shí)，Excel自動(dòng)應(yīng)用于單元格的格式，如單元格底紋或字體顏色等。 條件格式的優(yōu)點(diǎn)：直觀地查看和分析數(shù)據(jù)強(qiáng)調(diào)異常值2. 添加條件格式 步驟1：選中要添加條件格式的單元格 步驟2：“格式” “條件格式”第13頁/共30頁14三.排序 排序規(guī)則 在Excel中，可以對一列或多列的數(shù)據(jù)按文本、數(shù)字以及日期和時(shí)間進(jìn)行升序或降序排序。還可按筆劃、月份或星期等進(jìn)行排序。大多數(shù)排序操作時(shí)針對列進(jìn)行的。2. 按單列進(jìn)行排序方法

7、一：使用工具欄“排序”按鈕步驟1：選中需要排序的數(shù)據(jù)列中任一單元格步驟2：單擊“常用”工具欄上的排序按鈕升序降序第14頁/共30頁15三.排序方法二：使用 “排序”對話框步驟1：選中需要排序的數(shù)據(jù)列中任一單元格步驟2：“數(shù)據(jù)” “排序”，打開排序?qū)υ捒虿襟E3：在“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選中相應(yīng)選項(xiàng)，并選擇是降序還是升序步驟4：點(diǎn)“確定”第15頁/共30頁16三.排序3. 按多個(gè)列進(jìn)行排序步驟1：選中需要排序的數(shù)據(jù)列中任一單元格步驟2：“數(shù)據(jù)” “排序”，打開排序?qū)υ捒虿襟E3：在“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇相應(yīng)選項(xiàng)，并選擇是降序還是升序步驟4：在“次要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇相應(yīng)選項(xiàng)，并選擇降序或

8、升序步驟5：點(diǎn)“確定”最多可按3個(gè)關(guān)鍵字排序第16頁/共30頁17三.排序4. 按筆劃排序步驟1：選中需要排序的數(shù)據(jù)列中任一單元格步驟2：“數(shù)據(jù)” “排序”，打開排序?qū)υ捒虿襟E3：在“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇相應(yīng)選項(xiàng)，并選擇是降序還是升序步驟4：點(diǎn)“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對話框，選擇“筆劃排序”步驟5：點(diǎn)“確定”第17頁/共30頁18四.分類匯總 分類匯總概念 分類匯總就是對數(shù)據(jù)清單的某一字段，按某種分類方式進(jìn)行匯總并顯示出來。匯總方式主要有求和、求平均、求最大數(shù)等。使用分類匯總功能，可在數(shù)據(jù)清單的基礎(chǔ)上方便地生成分類匯總表，使數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)簡便易行。2. 建立分類匯總分類匯總包括對單個(gè)字段

9、和多個(gè)字段的匯總。步驟1：先對數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序（對某字段進(jìn)行分類匯總，就先對其進(jìn)行排序）步驟2：“數(shù)據(jù)” “分類匯總”去掉此復(fù)選項(xiàng)，還可以嵌套使用分類匯總第18頁/共30頁19五.篩選 篩選概念篩選時(shí)查找和處理區(qū)域鎮(zhèn)南關(guān)數(shù)據(jù)子集的快捷方法。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對某列指定，篩選會嚴(yán)格揀選需要的數(shù)據(jù)，其余的所有內(nèi)容都會隱藏起來。Excel提供了兩種篩選方式：自動(dòng)篩選（適合簡單條件）和高級篩選（適合復(fù)雜條件）自動(dòng)篩選步驟1：單擊要篩選的數(shù)據(jù)中的任一單元格步驟2：“數(shù)據(jù)” “自動(dòng)篩選”第19頁/共30頁20五. 篩選高級篩選步驟1：先輸入要篩選的復(fù)雜條件步驟2：“數(shù)據(jù)” “高級篩選

10、”第20頁/共30頁21六.公式與函數(shù) 公式概念公式是單元格中的一系列數(shù)值、單元格引用、名稱或運(yùn)算符的組合，可生成新的值。簡單地說，公式是對工作表的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式。公式總是以等號（=）開始。2. 函數(shù)函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些被稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。3. 函數(shù)的結(jié)構(gòu) =SUM(D1:D5,F1:F5)函數(shù)名稱參數(shù)用圓括號括起來，參數(shù)間用半角逗號分隔函數(shù)參數(shù)公式含義：對D1至D5及F1至F5單元格數(shù)值進(jìn)行求和。第21頁/共30頁22六.公式與函數(shù)4. 參數(shù)函數(shù)中常用的參數(shù)可以使數(shù)字、文本、邏輯值（TRUE或FALSE）、單元格應(yīng)用和名稱等。5. 嵌套函數(shù)

11、=IF(AVERAGE(A2:A5)50,SUM(A2:A5),0)兩個(gè)嵌套函數(shù)公式含義：如果A2至A5單元格數(shù)值平均值大于50，那么就對A2至A5單元格數(shù)值進(jìn)行求和，否則顯示0。第22頁/共30頁23六.公式和函數(shù)6.單元格和區(qū)域引用引用名稱表示方法示例特征相對引用列號行號A2公式被復(fù)制時(shí)，單元格引用會隨之改變絕對引用$列號$行號$A$2公式被復(fù)制時(shí)，單元格引用不變混合引用列號$行號A$2公式被復(fù)制時(shí)，單元格引用列隨之改變，行不變$列號行號$A2公式被復(fù)制時(shí)，單元格引用列不變，行隨之改變?nèi)S引用工作表名！單元格名Sheet2!$A2、Sheet1:Sheet3!A2第23頁/共30頁24六.公式和函數(shù)7. 使用“插入函數(shù)”對話框方法一：單擊工具欄上的“插入函數(shù)”按鈕方法二：“插入” “函數(shù)”方法三：快捷鍵“Shift+F3”第24頁/共30頁25六.公式和函數(shù)8. 常用函數(shù)介紹SUMIF根據(jù)指定條件對若干單元格求和=SUMIF($B$2:$B$5,”=男”，$C$2:$C$5)INT將數(shù)字向下舍入為最接近的整數(shù)公式含義：B2至B5單元格中，找出男性數(shù)據(jù)，然后對C2至C5相應(yīng)單元格數(shù)值進(jìn)行求和第25頁/共30頁26AND如果所有參數(shù)均為TRUE,則返回TRUEIF執(zhí)行真假值判斷IF函數(shù)是使用頻率較高的函數(shù)，可以嵌套7層第26頁/共30頁27