加強基礎工作推進檔案管理現(xiàn)代化

1、加強根底工作推進檔案管理現(xiàn)代化檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業(yè)的設備，只有對管理方法進展不斷的創(chuàng)新，才能進步檔案管理的效率，才能進步檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現(xiàn)代化開展，相關工作部門需要做好根底工作，解決檔案管理根底工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，進步檔案管理人員的效勞質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以進步檔案管理程度，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化。1 檔案管理根底工作存在的問題隨著社會的不斷開展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。

2、我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進展保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且效勞熱情不高，在工作中以不喪失案卷為工作準那么，這使得我國檔案根底工作程度比較低。在很多檔案館中，都存在檔案管理不標準的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設置時存在不標準操作的情況。有的案卷標題不標準，在制定標題時沒有考慮案卷的內(nèi)容，標題無

3、法準確反映案卷的內(nèi)容，這些標題一般都存在缺少根本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于進步檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標準進展整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于進步空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館根底工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，進步工作的效率與質(zhì)量。2 加強檔案管理根底程度2.1

4、 做好普查以及檔案整理工作在對檔案館的案卷進展搜集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原那么，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進展剔除，要定期對檔案進展整理與檢查，做好檔案的更新工作，防止出現(xiàn)案卷重復或者檔案喪失的問題。在對案卷進展普查的過程中，需要做好更新工作，要進步檔案的利用率，還要保證檔案的價值。2.2 保證案卷整理的標準性檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大進步了，檔案館的工作人員要定期對案卷進展整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的標準性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進展細致的檢查，做到案卷的形式標準化。2.3 統(tǒng)一分類號

5、在整個檔案管理工作中，對檔案進展統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作可以按照統(tǒng)一的標準。到達相對標準的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好根底。2.4 標準題名和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在詳細的工作過程中，一定要標準題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進展后期的查證;將題名不標準不全面的檔案進展檢查和補充。盡量進步案卷題名的標準化要求，保證檢索的查準率。3 推進檔案管理現(xiàn)代化3.1 分清主次進展檔案管理工作的最終

6、目的就是更好地為社會效勞，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些那么是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能進步檔案管理工作的效率。3.2 著錄分級次在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進展著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進展案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進展文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，那么進展文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又進步了效率。3.3 利用好檔案原根底對于

7、那些案卷根底較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔、“案件等那么可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有根底可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地進步著錄速度。3.4 使用“關鍵詞“主題詞雖然有標準統(tǒng)一的成效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊?我們認為，可以采取以“關鍵詞替代“主題詞的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關鍵詞進展標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進展處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，進步效率。檔案管理事業(yè)在開展的過程中，需要進步檔案資源的利用率，在搜集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了進步工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案根底工作的質(zhì)量，這樣才能進步檔案館的現(xiàn)代化開展程度。檔案管理人員要重視根底工作，要保證操作的標準性，對