物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書文件資料管理制度

1、規(guī)章制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-636編號：_物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書文件資料管理制度審核：_時間：_單位：_物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書文件資料管理制度用戶指南：該規(guī)章制度資料適用于管理中，通過編訂企業(yè)的章程、議事規(guī)則、生產(chǎn)經(jīng)營運作、監(jiān)督、員工的行為規(guī)范，再在運作中實踐得到不斷的完善，使經(jīng)營管理中議事有法可依?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書：文件、資料管理制度1 目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。2適用

2、范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。3 職責3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。3.2 綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。3.3 辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。4相關(guān)文件文件控制程序 Q/PH-QP-4.2.3質(zhì)量記錄控制程序 Q/PH-QP-4.2.45工作程序和管理辦法5.1 文件的產(chǎn)生5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使

3、用印制文件登記表（QR-WD01-02-01）。5.2文件、資料的類別5.2.1 受控文件a) 內(nèi)業(yè)資料；b）圖紙資料；c) 按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件；d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件；e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議；f) 業(yè)主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財產(chǎn)，由綜合管理部管理與控制，具體執(zhí)行顧客財產(chǎn)控制程序Q/PH-QP-7.5.4）。管理與控制具體執(zhí)行文件控制程序（ Q/PH-QP-4.2.3）。5.2.2非受控文件與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理，辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為：a)內(nèi)行文

4、、外行文: 1b) 未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2c) 與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3d) 未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4e) 行業(yè)標準性文件: 5f) 照片、錄像帶:6g) 電腦貯存:75.3文件、資料目錄的索引號X-X.X-XX文件盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類別編碼5.4文件、資料歸檔與管理5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。5.4.3 辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，

5、并建立存檔備案資料目錄（QR-WD01-02-02），注明文件類別、索引號、份數(shù)等，如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。5.5 文件、資料的發(fā)放5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放，由辦公室制定文件分發(fā)登記表（QR-WD01-02-03），注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等，并要求領(lǐng)用人在文件分發(fā)登記表上簽領(lǐng)，以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回，同時作好文件的補救工作。5.6 文件資料的調(diào)用、借閱與歸還5.6.1借閱者應(yīng)在文件、資

6、料借閱登記表（QR-WD01-02-04）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續(xù)5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應(yīng)闡述受損原因，并在文件、資料借閱登記表的備注欄上注明，因人為因素造成的應(yīng)追究當事人的責任。4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定a） A級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議，公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。b）B級機密文件資料：業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用

7、與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。c）C級機密文件資料：內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。e) 業(yè)主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。f）外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門，如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合，但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件，由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。g) 以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。5.7

8、文件的復(fù)制、破損和丟失5.7.1未經(jīng)允許，不得隨意復(fù)印公司的文件資料，如因工作需要復(fù)印文件，須經(jīng)辦公室主任批準，并在文件復(fù)印登記表（QR-WD01-02-05）上填寫復(fù)印文件的名稱，復(fù)印數(shù)量，并簽名。5.7.2 文件使用人應(yīng)對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應(yīng)填寫文件補發(fā)申請表（QR-WD01-02-06），由辦公室主任批準，辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件，并應(yīng)給予新的分發(fā)號，新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。5.8 文件、資料的更新文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換，保證在使用處獲得有效版本。5.9 文件的作廢與銷毀5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經(jīng)過總經(jīng)

9、理過期審批后給予作廢或銷毀處理。5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應(yīng)向上級匯報，經(jīng)總經(jīng)理審批后，給予作廢處理。5.9.3 作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監(jiān)督。5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件，應(yīng)在作廢、銷毀文件登記表（QR-WD01-02-07）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢，并向各部門書面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。6 使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1印制文件登記表 QR-WD01-02-01辦公室一年2存檔備案資料目錄 QR-WD01-02-02辦公室長期3文件分發(fā)登記表 QR-WD01-02-03辦公室一年4文件、資料借閱登