行政辦公綜合管理辦法

1、行政辦公綜合管理辦法第一章 總 則第一條 為加強公司治理，規(guī)范公司行政辦公及綜合管理秩序，做好來賓接待管理、員工言行規(guī)范、鑰匙管理及衛(wèi)生管理工作，制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司及其分、子公司。第二章 來賓接待管理第三條 做好來賓接待管理工作利于樹立公司良好形象，展示公司精神面貌，改善公司內(nèi)外環(huán)境，爭取各屆支持合作。來賓接待管理工作包括：主要任務(wù)、基本原則、程序規(guī)范、有關(guān)要求等。第四條 主要任務(wù)有：（一）安排客戶實地考察、調(diào)研交流等活動。（二）安排業(yè)務(wù)合伙人的業(yè)務(wù)交流、意向簽約等活動。（三）安排有關(guān)企業(yè)的業(yè)務(wù)合作、意向簽約等活動。（四）公司重要會議的會務(wù)工作。（五）協(xié)助公司公關(guān)工作。第五條

2、 基本原則是：（一）堅持顧全大局原則。強化公關(guān)意識，加大工作力度，注重公司形象，提高公司聲譽。（二）堅持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則。按制度和程序辦事，克服隨意性，既使用通俗易懂的有效溝通方式，又注重公司形象、禮儀和程序性，做到有禮有節(jié)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（三）堅持厲行節(jié)約、量力而行原則。應(yīng)根據(jù)來賓身份、人數(shù)和目的，確定公司陪同人員數(shù)量和招待物品配置，既要熱情周到，又不能鋪張浪費。（四）堅持對口接待原則。綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)保障一般性接待工作，重要接待任務(wù)和其他部門聯(lián)系的接待任務(wù)，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和部門對口接待，綜合事務(wù)部予以配合。第六條 程序規(guī)范包括：（一）日常接待工作程序1、接待前的準(zhǔn)備工作有：（1）了解和熟悉來賓基本

3、情況。（2）制訂和落實接待計劃，商定活動日程。（3）做好其他細(xì)節(jié)工作。2、接待中的服務(wù)工作有：（1）安排專人迎接來賓。（2）引導(dǎo)來賓進(jìn)入接待房間。（3）安排領(lǐng)導(dǎo)與來賓見面會談。（4）按照領(lǐng)導(dǎo)要求組織相關(guān)工作。（5）按照領(lǐng)導(dǎo)要求安排就餐、送行等。3、接待后的收尾工作有：（1）誠懇征求來賓對接待工作的意見，并詢問有無需要接待人員辦理的事項。（2）請示領(lǐng)導(dǎo)是否安排電話、登門等回訪。（二）日常接待工作規(guī)范1、接打電話時，要使用文明語言，如“您好”、“請問貴姓”、“您找哪位”、“請稍候”、“謝謝”等禮貌用語。2、打電話之前，要準(zhǔn)備好記錄用紙、筆或其他所需文件資料，不能等電話接通后再去找上述物品，讓對方拿

4、著聽筒等候。3、當(dāng)來賓到訪時，應(yīng)熱情迎接，主動引導(dǎo)來賓參觀或到會議室交談，要防止出現(xiàn)讓來賓長久等候無人過問的情況。如本人有事離開工作崗位，應(yīng)將辦公桌上的文件資料保管好，以免泄密或丟失。4、宴請來賓時，應(yīng)根據(jù)宴請性質(zhì)和規(guī)模不同，分為工作餐、聚餐和宴會，并根據(jù)來賓身份，確定不同人員陪同，按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第七條 有關(guān)要求：（一）周密計劃、順暢高效。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及來賓要求，認(rèn)真設(shè)計流程圖、日程表，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、安全圓滿。（二）嚴(yán)守規(guī)定、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。授權(quán)范圍以外，任何人不得擅自向來賓做出任何決定和承諾，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，私自安排的宴請等接待費用，一律不予報銷。（三）注重形象、展示風(fēng)貌。著裝整潔大方，談吐風(fēng)趣幽默，

5、舉止優(yōu)雅得體，服務(wù)熱情周到，以展示公司的良好形象和精神風(fēng)貌。（四）定期培訓(xùn)、提升素質(zhì)。公司定期組織全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，熟悉接待常識，掌握禮儀規(guī)范，了解風(fēng)土民情，提高能力素質(zhì)。第三章 員工言行規(guī)范第八條 員工個人形象是公司整體形象的重要組成部分，每個員工的言行都是公司形象的反映與體現(xiàn)。熱情禮貌的言行不僅體現(xiàn)出公司員工的綜合素質(zhì)，更體現(xiàn)出公司深厚的文化底蘊。員工言行規(guī)范主要包括：言談規(guī)范、介紹規(guī)范、握手規(guī)范、名片使用、引導(dǎo)客人規(guī)范、吸煙規(guī)范、電梯使用規(guī)范等。第九條 言談規(guī)范應(yīng)做到：（一）恰當(dāng)稱呼他人。在社交場合，無論新朋友還是老朋友，都應(yīng)稱呼對方姓氏加頭銜或職稱，這是對他人最基本的尊重。（二）使

6、用禮貌用語。在受到對方贊揚或幫助時應(yīng)當(dāng)表示感謝；在打擾或妨礙別人時，應(yīng)表示歉意；在指稱陌生的第三者時，應(yīng)使用“那位先生”、“那位女士”等稱呼。（三）適時寒暄問候。正式交談前的寒暄問候是展開話題的重要手段。寒暄問候時應(yīng)選取大家共同感興趣的話題，避免涉及個人隱私或敏感話題。（四）注重交談禮儀。態(tài)度誠懇、語言親切，不要插入、打斷、諷刺、模仿他人說話；語氣平和、語調(diào)平穩(wěn)，不要言語過激或玩笑過分；掌握分寸、注意忌諱，切記交談六不問（年齡、婚姻、住址、收入、經(jīng)歷、信仰）。第十條 介紹規(guī)范應(yīng)做到：（一）介紹時，應(yīng)將被介紹人的姓名、單位、職務(wù)、職稱等介紹清楚，如“某某經(jīng)理，這位是某某公司某某部經(jīng)理某某先生”。

7、（二）介紹時，應(yīng)先將職位低者介紹給職位高者，先將主人介紹給客人，先將男士介紹給女士。（三）介紹時，應(yīng)將手心向上、五指并攏，指向被介紹者。第十一條 握手規(guī)范應(yīng)做到：（一）初次見面握手時，不應(yīng)握滿全手，僅握手指部位即可。（二）握手時，伸出右手，上身直立微向前傾，目光平視對方，點頭致意。（三）握手力度應(yīng)適中，力度太輕給人感覺無誠意，太重給人感覺過于魯莽。（四）握手時間一般在3秒鐘以內(nèi)，握一兩下即可。（五）如戴有手套，一定要脫掉手套再與對方握手。（六）通常由年長者、職位高者、上級先伸手發(fā)出握手信號，年輕者、職位低者、下級再伸出手與之呼應(yīng)。（七）平級男士和女士之間，一定要女士先伸出手，男士再握其手。（八

8、）握手時切忌搶握，或者交叉相握。第十二條 名片使用應(yīng)做到：（一）與他人交換名片時，應(yīng)雙手遞上，身體微向前躬，手臂高度略與胸齊，并使用規(guī)范用語：“我叫××，這是我的名片”。（二）若想得到對方名片，可使用的規(guī)范用語為：“如果您方便，請留張名片給我”。（三）接受名片時，雙手接過對方名片仔細(xì)看一遍，細(xì)心收好，切忌隨意丟放。（四）若發(fā)現(xiàn)名片上有不認(rèn)識的字或不理解的內(nèi)容，應(yīng)虛心求教，避免引起誤會。第十三條 引導(dǎo)客人規(guī)范應(yīng)做到：（一）引導(dǎo)途中，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人側(cè)前方，若被引導(dǎo)的是一群人，引導(dǎo)者應(yīng)靈活處理，一般應(yīng)在最前面的人的側(cè)前方。（二）指引方向時，右臂伸出，小臂與上臂略成直角，掌心向上

9、，拇指微向內(nèi)屈，四指并攏伸直，指向所去方向。（三）上樓梯時，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人后面。（四）下樓梯時，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人前面。（五）若有我方人員不認(rèn)識的客人來訪，引導(dǎo)者應(yīng)相互介紹，順序一般是先介紹我方人員給客人，再介紹客人給我方人員。第十四條 吸煙規(guī)范應(yīng)做到：（一）工作時間不能在公共辦公區(qū)內(nèi)吸煙，可以到總裁室、事業(yè)發(fā)展部辦公室或樓前等地方吸煙。（二）若有訪客欲吸煙，在征得對方同意后，可到總裁室、事業(yè)發(fā)展部辦公室吸煙。（三）在公共活動場合不宜吸煙，若要吸煙，先看有無禁煙警示及煙缸等，再考慮是否吸煙。第十五條 電梯使用規(guī)范應(yīng)做到：（一）進(jìn)入電梯時，讓客人或領(lǐng)導(dǎo)先入，如果人較多，應(yīng)注意用手按住電梯按鈕以使

10、所有人順利進(jìn)入。（二）在電梯內(nèi)盡量站成凹形，以方便后入者。（三）電梯內(nèi)空間較小，一般不宜交談。（四）出電梯時，應(yīng)讓客人或領(lǐng)導(dǎo)先行，若自己站在門口而同行者又較多，則應(yīng)先出電梯，按住電梯按鈕，等候他人出來。（五）不得在電梯內(nèi)丟放垃圾。第四章 鑰匙管理第十六條 公司鑰匙由綜合事務(wù)部統(tǒng)一管理、配制，各子公司和各部門鑰匙由各子公司和各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。第十七條 公司門禁外安全鎖鑰匙配制若干把，由公司領(lǐng)導(dǎo)和指定的專人保管。第十八條 檔案柜鑰匙由各部門指定專人保管，不得隨意配制或借給他人使用，否則負(fù)連帶賠償責(zé)任。第十九條 各部門辦公區(qū)內(nèi)鑰匙由各部門指定專人保管。第二十條 各工位的抽屜鑰匙由所在工位人員

11、負(fù)責(zé)保管。第二十一條 各工位的抽屜備用鑰匙由綜合事務(wù)部統(tǒng)一保管，以備急需。第二十二條 鑰匙保管人應(yīng)遵守以下規(guī)定，否則公司所受損失由保管人負(fù)賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予處罰：（一）離職時應(yīng)將公司鑰匙交回綜合事務(wù)部。（二）鑰匙遺失時，應(yīng)立即報告所在部門負(fù)責(zé)人。（三）未經(jīng)綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，不得隨意配制鑰匙。（四）不得隨意把鑰匙借給外人使用。第五章 衛(wèi)生管理第二十三條 舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境，可以展示公司良好形象，激發(fā)員工工作活力，不斷提升工作質(zhì)量。衛(wèi)生管理工作主要包括：衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、個人工位衛(wèi)生、公共衛(wèi)生維護、衛(wèi)生區(qū)域劃分等。第二十四條 衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)是：（一）門窗(玻璃、窗臺、窗欞、窗簾)上無浮塵，地

12、面無污物、污水、浮土。（二）四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵。（三）水杯、文件夾、文件柜等桌面物品擺放整齊，辦公桌上無浮塵，椅子擺放到位，個人隔斷干凈整潔。（四）個人柜、公用柜內(nèi)外無浮塵、污跡，柜內(nèi)物品排列整齊、無灰塵，柜頂及表面保持潔凈、無灰塵、無污跡。（五）電腦、打印機等設(shè)備保養(yǎng)良好，擺放端正，無灰塵、浮土。（六）辦公室墻面、地面清潔干凈，無雜物、無異味。第二十五條 個人工位衛(wèi)生應(yīng)做到：（一）員工上班前5分鐘打掃個人工位衛(wèi)生，整理文件及物品，保持辦公桌及桌面、個人柜物品整潔整齊。（二）個人物品、辦公桌椅、文件柜、更衣柜等衛(wèi)生由個人負(fù)責(zé)。（三）離開個人工位時，應(yīng)將座椅復(fù)位放好，桌面物

13、品擺放整齊，下班時關(guān)閉電腦等電源插座。（四）公司保密文件或資料應(yīng)及時入柜保管，不得長時間放置在辦公桌上。（五）公司墻壁不得懸掛、張貼個人物品。第二十六條 公共衛(wèi)生維護應(yīng)做到：（一）注意保持地面、墻面及公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公環(huán)境干凈整潔，不得亂丟垃圾，不得隨地吐痰，不得胡亂張貼。（二）保持室內(nèi)空氣清新，不得在公共區(qū)域內(nèi)抽煙、脫鞋、吃有異味的食物等。（三）使用會議室人員要愛護會議室設(shè)施，保持會議室整潔，結(jié)束使用后要把座椅復(fù)歸原位、擺放整齊，及時清理使用產(chǎn)生的垃圾，關(guān)閉電腦、投影、照明、空調(diào)等電器。（四）上班前各區(qū)域負(fù)責(zé)部門應(yīng)把開水燒好。（五）不能亂倒茶水，不要把水灑到桌面和地面上。（六）垃圾桶必須套上垃圾袋使用，并及時傾倒。（七）抹布使用后必須清洗干凈、疊好歸位，笤帚、簸箕、吸塵器等器具用后復(fù)位。（八）每日最后離開公司的人員，負(fù)責(zé)檢查電源、電腦、照明、空調(diào)等是否關(guān)閉，關(guān)好窗戶，鎖好大門。（九）辦公區(qū)內(nèi)擺放的綠植由綜合事務(wù)部每周進(jìn)行一次修剪、澆水、清潔等日常維護。（十）地毯清洗由綜合事務(wù)部每季度安排一次，各部門留人配合。第二十七條 衛(wèi)生區(qū)域劃分：（一）各部門負(fù)責(zé)的衛(wèi)生區(qū)域每日上班前打掃一次，并傾倒垃