服裝廠業(yè)務(wù)部門與跟單的工作流程及職責

1、服裝廠業(yè)務(wù)部門與跟單的工作流程及職責信息來源:服裝工程網(wǎng)發(fā)布時間:2007-07-13字號:小中大業(yè)務(wù)員(跟單工作職責(1業(yè)務(wù)接單工作是公司組織生產(chǎn)的第一環(huán)節(jié),業(yè)務(wù)員工作的好壞直接關(guān)系到公司的形象,關(guān)系到公司接單的數(shù)量。因此業(yè)務(wù)員必須樹立以客戶為中心的思想,為客戶做好服務(wù)工作,為公司組織生產(chǎn)做好資料收集和信息傳遞工作。(2業(yè)務(wù)員要及時收發(fā)各種資料。收到客戶樣衣打樣單后首先要對打樣單進行登記,如打樣技術(shù)資料不全則及時通知客戶提交相關(guān)的打樣技術(shù)資料,并對收到的打樣技術(shù)資料進行登記。業(yè)務(wù)員通過打樣通知單來通知技術(shù)中心打樣,通知單上要明確打樣計劃完成時間,并在打樣單登記表中填寫實際完成時間和客戶批文時

2、間。在打樣期間業(yè)務(wù)員要做好客戶和技術(shù)中心的溝通工作,及時把各自的信息傳遞給對方。業(yè)務(wù)員要關(guān)注技術(shù)中心的打樣情況, 在客戶交期內(nèi)寄或送到客戶手里。收到客戶的確認意見(客戶批文后,及時反饋給技術(shù)科,業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶意見決定下一步的工作。(3業(yè)務(wù)員收到面輔料打樣單后,要對打樣單進行登記,業(yè)務(wù)員通過面輔料打樣通知單去通知供銷科聯(lián)系加工商打樣。通知單上要明確打樣計劃完成時間,并在打樣單登記表中填寫實際完成時間和客戶批文時間。業(yè)務(wù)員要關(guān)注面輔料的打樣情況, 在客戶交期內(nèi)寄或送到客戶手里。收到客戶的確認意見(客戶批文后,及時反饋給供銷科。(4業(yè)務(wù)員收到需報價的訂單后,立即準備報價資料,爭取科學(xué)、合理、準確、快

3、速地報價。業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的要求可進行快速報價和精確報價,快速報價的依據(jù)是經(jīng)驗值,主要有總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理完成,報價結(jié)果要記錄。精確報價可由業(yè)務(wù)員完成,面輔料的單耗由技術(shù)中心提供,面輔料的價格由供銷科提供,工繳、運費、配額費由經(jīng)驗值得到,通過系數(shù)調(diào)節(jié)款式數(shù)量、客戶因素等的最終報價,并編制成報價單,交總經(jīng)理審批后報給客戶,對報價結(jié)果進行記錄。(5業(yè)務(wù)員收到大貨訂單后,做好客戶訂單登記工作,根據(jù)貨期做訂單粗計劃安排,并通知有關(guān)部門。業(yè)務(wù)員應(yīng)負責確認客戶訂單的詳細信息,包括款式、尺寸、面輔料的供應(yīng)情況、包裝方法、交貨時間等信息的確認?？凸┟孑o料則要做客供計劃,要提醒客戶按計劃供貨。自購面輔料則根據(jù)技術(shù)中

4、心提供的用料單耗數(shù)據(jù),做需貨單,并提交給供銷科安排采購。業(yè)務(wù)員還要做好面輔料的樣品確認工作。(6業(yè)務(wù)員還要做好跟單工作,督促技術(shù)科、供銷科、生產(chǎn)科、生產(chǎn)車間按計劃完成任務(wù)。確保按期交貨。(7業(yè)務(wù)員在發(fā)運前要盡早做好單證工作,確保報關(guān)工作的順利完成。(8業(yè)務(wù)員還要做好應(yīng)收款的回款工作,及時收回客戶的欠款。(9業(yè)務(wù)員要做好客戶服務(wù)工作,對打樣下單情況進行統(tǒng)計分析,便于公司采取對策。服裝外貿(mào)工作流程介紹信息來源:微服網(wǎng)發(fā)布時間:2007-07-13字號:小中大一、工藝單1先對工藝單進行文字處理,翻譯成中文。2參照和對照往年的工藝單進行核對(主要指老客戶,研究是否有新的變化或者是有不對的地方,著重看一

5、下有無特殊要求,工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通,如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。3對著工藝單進行逐項檢查:(1首先是主料,如面料的品種、紗支、結(jié)構(gòu)、克重、顏色(特別注意特殊色,如麻灰;(2輔料,包括拉鏈(是否特指,如YKK、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭織布(應(yīng)注意是否需要染色、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。4對照工藝單認真研究英繡花及其它處理方式,如面料絲光、水洗、扎染等(有關(guān)HTP 訂單中對英繡花方面沒有詳細的資料,甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示,客戶只有一個要求:效果好就行。雖然客戶把這個權(quán)利給了工廠,但也給工廠帶來一定難度,要揣測客戶

6、的心態(tài),自己要主動去創(chuàng)新設(shè)計一些東西。在這點上,應(yīng)盡快適應(yīng)客戶的這種要求。二、核價認真研究完工藝單后,安排進行核價,即填寫核價單,在填寫核價單時一定要清晰、認真,經(jīng)過誰手該把關(guān)的沒把好關(guān)的要負首要責任;建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表,以便以后核價遇到相同的面料時,可按固定的工藝去填制核價單,英繡花價格最好也有價格一覽表。1核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度,主要是與染整廠溝通,落實確定后,明確面料有關(guān)資料,以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料,注意面料的紗支與克重的對比,方便用料的核算。2工藝室人員進行有關(guān)工藝用量的計算,此

7、時要對輔料情況(特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家,要對輔料的價格進一步落實好,以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異進行詳細解說,問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類,避免遺漏,客戶有特殊要求的,更是需要特別說明。3生產(chǎn)車間對照工藝單,進行生產(chǎn)量及加工費的計算,由于車間是參照工藝單進行計算,好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”,因此有條件的盡可能提供樣衣,對于工藝單上或是客戶特別指示的,要一并詳細告知(最好是書面生產(chǎn)部門,以便盡可能核算準確。4匯總資料,核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料進行核價,因此在客戶有特殊要求的時候,一定要有明確指示并做相關(guān)提醒,如面料有特殊要求(有無水洗等

8、,輔料比較奇特,英繡花價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里,以便以后備查.5報價時如對某些輔料及英繡花價格不明確的,報價時要注明所列輔料及英繡花的價格,如百家好事訂單經(jīng)常會指定輔料廠,而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測(客戶指定輔料,跟單員一定要注意,如果跟單員沒明確標注,跟單員要負主要責任;所有擔當學(xué)會看核價單上的資料,一定要看清楚,把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù);有特殊要求的,一定要告訴核價員。三、備樣一般來說,報完價后,如客戶覺得價格接近或者是可以接受,會要求安排備樣(原則上先談價格,后打樣;對新客戶原則上不備樣,備樣要收樣品費。備樣時主要注意(備樣時關(guān)鍵在于

9、保證交期及質(zhì)量,因此我們經(jīng)手的資料務(wù)必要準確,與客戶要求一致,才能保證樣品及時得到確認,避免重復(fù)返工:(一樣品1款式樣,一般來說款試樣主要是看做工的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。2確認樣,作為確認樣,客戶看重的是,顏色要對,輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好.因為一般來說,確認樣是給設(shè)計師看的,所以一定是好的和準確的,符合設(shè)計師口味的,此項工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費.3產(chǎn)前樣,一般來說是在大貨面料出來以后,為了保證大貨的準確性,在裁剪前,做給客戶看得樣品,代表大貨水平,也是客戶對大

10、伙的檢驗.為了生產(chǎn)的方便,要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對大貨的一切要求,避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失,安排起來一定要快。對于HTP訂單,大貨下來后,再安排做大貨產(chǎn)前樣,待產(chǎn)前樣確認后,進行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不要求打英繡花樣。4廣告樣,廣告樣一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣品,齊色齊碼,外觀效果要好,一定要起到門面作用(廣告樣必須提前安排,不能臨近再下備樣。5齊色樣,此項要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對于HTP的訂單,客戶要求在工藝單下達后,安排做銷售樣,而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替,樣衣發(fā)走后,安排核價、報價,然后等客戶確認意見。6水洗樣,要保證成衣水洗尺寸,

11、必須做好前提工作面料縮水率。7船樣,大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里,如該并入大貨收費的船樣未并入大貨,跟單員應(yīng)負主要責任。色樣1色樣制作要好看、及時,保存要完整,一式三份:自已必須留存一份,以免以后的生產(chǎn)過程中,對大貨的顏色進行核對,問明客戶是在自然光還是在燈光下對色,以便及時確認。2紗樣3布樣如麻灰:如客戶指定麻灰色號時,可與客戶溝通直接進行大貨生產(chǎn),如有客戶布樣,可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時,最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號,便于采供部門購紗。英繡花樣首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣,特別是繡花,繡花線一定要用正確顏色,如確有難度,可以與客戶溝通

12、,變通安排。英繡花資料必須保證準確,如顏色搭配、花型等,要及時同客戶溝通不明確的地方,爭取縮短確認周期(英繡花打確認樣時間:原則上從業(yè)務(wù)員將英繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應(yīng)將確認樣轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員,外協(xié)員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確,確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠,對確認樣跟單員也要進行檢查,由跟單員將確認樣寄給客戶確認,客戶確認后的確認樣要及時轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠,并做好交接記錄。外協(xié)員要對以前及以后外加工的英繡花價格等資料進行匯總,便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時方便查詢。輔料由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性,因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門,在此特別指出的是網(wǎng)絡(luò)查詢,重點是快!光客戶要求的

13、輔料確有一定難度時,及時與客戶協(xié)商處理意見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總,便于以后出現(xiàn)同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單,輔料多而且雜,要特別注意染色問題,如梭織布,人字帶等;還有一些輔料雖然好找,但達不到輔料廠的起訂量,工廠不愿意做,本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風,因此,應(yīng)在打樣時,就考慮找一些好做.好找的輔料,減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質(zhì)量好,因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的,以后再遇到此類輔料時能有據(jù)可查。輔料打確認樣時間:原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應(yīng)將確認樣寄給客戶確認。四、合同的執(zhí)行在征得客戶同意

14、或簽定合同并確認客戶已執(zhí)行合同后(如開L/C、電匯、預(yù)付款等,以L/C結(jié)算的,要盡快催信用證,以預(yù)付款結(jié)算的,款要及時催,以電匯結(jié)算的,風險較大,通常適用于老客戶。下達生產(chǎn)通知單,生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確,并在指令下達后落實相關(guān)部門在合理的時間內(nèi)接收到了正確的指令,并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計劃,監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進行,保證其順暢。如有客戶資料未到時,要及時與相關(guān)部門和客戶進行溝通和調(diào)解,做出最合理的生產(chǎn)計劃。五、確認在合同簽定后,對于擔當來說,確認工作是最重要的。在安排確認時,要掌握以下幾條原則:a首先排列生產(chǎn)計劃,盤查確認點,首先要清點好輔料,核對好來料顏色是否一致,

15、特別是對主、輔料的盤查,保證生產(chǎn)安期順利開始。b監(jiān)督和督促生產(chǎn)計劃,確認所有保證生產(chǎn)順利進行的有關(guān)指示,書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P(guān)部門的責任人心中,并已得到認真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達,對生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問題進行監(jiān)督、反饋,對于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題要及時和客戶進行溝通和處理。c核對所有來物,與客戶確認意見相符一致。d要注意客戶的變更,如面料顏色、合同數(shù)量,如出現(xiàn)變更,要在第一時間內(nèi)通知生產(chǎn)部門,減少不必要的損失。六、合同的跟蹤在合同的執(zhí)行過程中,要準時填報跟單表,及時給客戶報告生產(chǎn)進度,并要及時匯總資料,整理訂單,避免出現(xiàn)疏漏的地方,并及時與客戶和生

16、產(chǎn)部門溝通,對出現(xiàn)的意外情況要及時處理,如上報、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取補救措施等。在臨近交期時,如生產(chǎn)過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執(zhí)行時,必須事先通知客戶;當大貨生產(chǎn)過程中,縫制、印花、繡花等出現(xiàn)防礙生產(chǎn)順利進行時,一定要及時通知客戶(同時發(fā)樣給客戶采取有關(guān)補救措施。為了大貨生產(chǎn)能夠順利進行,首先要及時去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時,除了溝通之外,還應(yīng)有書面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進度情況告訴客戶,并提醒有可能影響交期,同時,要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還可能存在的問題,要及時匯總情況,尤其是輔料。品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產(chǎn)品進行檢驗,并出

17、具驗貨報告單(對于發(fā)現(xiàn)的問題要提出整改建議和防范措施;客戶來我司驗貨時,品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨,并做好記錄。七、出貨根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后結(jié)果,及時安排出貨(HTP的客戶可能不止一個,他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求,應(yīng)當引起注意,并以書面形式下達給車間1出貨時間、數(shù)量、入貨時間,及時通知相關(guān)部門(根據(jù)入貨通知時間及時安排發(fā)貨,如不能保證交貨,衣時同船運公司或客戶協(xié)商處理2訂艙、報關(guān)3辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)4船樣及相關(guān)事宜,船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。八、發(fā)票的開具及貨款回收國際業(yè)務(wù)部單證員負責外銷產(chǎn)品發(fā)票的開具,并負責填寫開具外銷發(fā)票的相關(guān)表格;國際業(yè)務(wù)部核算員負責內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，由跟單員負責填寫開具內(nèi)銷發(fā)票的相關(guān)表格。 跟單員負責內(nèi)銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉(zhuǎn)。對于外銷產(chǎn)品 貨款的結(jié)算方面，信用證結(jié)算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對 信用證的內(nèi)容進行審核；電匯方式結(jié)算的，要在發(fā)貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失 的發(fā)生。 九、報帳 對于我部門負責的采購及加工業(yè)務(wù)， 要及時與生產(chǎn)廠進行對帳， 在業(yè)務(wù)結(jié)束確認無